Notai e firma elettronica: regole e documenti di applicazione

Le leggi che fanno da base all'utilizzo della firma elettronica da parte del notaio sono sostanzialmente tre:

• Il regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014), ovvero la legge europea che ha uniformato e armonizzato la questione della firma elettronica in tutti i paesi membri, creando un quadro normativo comune. Introduce la figura del prestatore di servizi fiduciari qualificati, ovvero l'ente o azienda che, aderendo a specifici requisiti tecnici, è autorizzato a emettere sottoscrizioni elettroniche. Inoltre, descrive le diverse tipologie di firma elettronica e le loro caratteristiche.
• Il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005), base della digitalizzazione della PA in Italia, che integra il regolamento eIDAS nel panorama italiano e stabilisce l'equivalenza tra la firma autografa e la firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica di cui parleremo tra poco in modo più esteso.
• Il Decreto lgs. n. 110/2010, che contiene le disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, tra cui l'obbligo per i notai di munirsi di firma digitale e la possibilità per le parti di richiedere che un atto pubblico sia emesso in formato elettronico.

Al centro della possibilità, da parte dei notai, di svolgere il loro complesso lavoro in modo digitalizzato c'è dunque, come possiamo vedere, la firma digitale. Scopriamo meglio di che si tratta.

La firma digitale è una tipologia di sottoscrizione elettronica caratterizzata da un elevato livello di sicurezza che la rende nei fatti equivalente alla firma autografa.

La firma digitale è una firma che, nella definizione del Codice dell'Amministrazione Digitale (art. 24, D.lgs. 82/2005), "deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata" e che deve essere generata con l'impiego di un certificato qualificato. Per questo viene anche detta firma elettronica qualificata o FEQ.

Dal punto di vista tecnico, prevede l'impiego di due chiavi crittografiche:

• Una chiave pubblica, controllata dal prestatore di servizi fiduciari qualificati
• Una chiave privata, ad esclusivo controllo del firmatario

La chiave privata può essere impiegata tramite l'utilizzo di un token USB, una smart card o un token virtuale. Oggi il Consiglio Nazionale del Notariato offre anche la Firma Digitale remota, realizzata da Notartel, che permette ai notai di firmare digitalmente senza smart card, in modo semplice, rapido e sicuro.

La firma digitale, in quanto equivalente informatico della firma autografa, può essere impiegata dai notai in tutta una serie di documenti e procedure di grande importanza.

Abbreviato anche con la sigla API, l'Atto Pubblico Informatico è regolamentato dagli art. 47-bis e 47-ter della legge notarile (Legge 16 febbraio 1913, n. 89), aggiornata al 2025, oltre che dal già citato CAD. Non è altro che un atto pubblico redatto in modalità informatica, con il notaio che svolge il ruolo di garante della certezza delle informazioni contenute, nonché della legalità delle disposizioni e dell'autenticità del documento e delle firme stesse.

Deve corrispondere a precise disposizioni tecniche in materia di creazione, apposizione delle firme e conservazione digitale. La questione della conservazione, particolarmente importante, è disciplinata sempre all'interno della legge notarile dagli art. 62-bis, 62-ter e 67. Gli atti devono essere conservati digitalmente all'interno di strutture di archiviazione certificate e fornite dal Consiglio Nazionale del Notariato. Solo il notaio stesso possiede le credenziali necessarie per accedere all'archivio in questione.

Naturalmente, tra gli atti pubblici che possono essere redatti in questo modo in modalità informatica c'è anche il rogito, permettendo dunque la compravendita immobiliare anche da remoto.

L'Atto Pubblico Informatico ha lo stesso valore legale di un atto cartaceo.

Il notaio può rilasciare delle copie in formato informatico di atti originalmente realizzati in cartaceo, autenticandole tramite firma digitale. Può inoltre, procedendo al contrario, fornire una copia cartacea di un atto realizzato in formato informatico.

Queste ultime sono scritture private redatte anch'esse in modalità digitale, e autenticate dal notaio. Questo deve:

• Accertare l'identità dei firmatari
• Verificare la legalità del contenuto della scrittura
• Convalidare la validità del certificato di firma.

Sono sempre di più le aziende che tengono le loro assemblee societarie da remoto. Nei casi in cui è prevista la presenza del notaio, questo può redigere gli atti conseguenti all'assemblea utilizzando la propria firma digitale e quella dei partecipanti per garantire il valore legale del documento.

Il CNN svolge un ruolo cruciale nel garantire ai notai l'accesso a tutti gli strumenti necessari per emettere e siglare documenti e atti informatici a norma di legge. Il Consiglio Nazionale del Notariato infatti è un prestatore di servizi fiduciari qualificati fin dal lontano 2002, e compare regolarmente nel registro dei fornitori autorizzati dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID).

Il CNN emette certificati delle firme digitali dei notai, assicurando che:

• La firma appartenga a una determinata persona
• La firma sia valida al momento dell'apposizione
• Il firmatario sia un notaio nell'esercizio delle sue funzioni

Fondamentale è anche la struttura di conservazione gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, all'interno della quale vengono archiviati in modo sicuro gli atti notarili informatici e i relativi allegati.

Non solo, ma il CNN offre anche altri due preziosi strumenti:

• Il verificatore online (VOL), ovvero un'applicazione web che permette di verificare marche temporali e file su cui è stata apposta una firma digitale.
• Il verificatore online atto informatico .ati (ISVOL), un'altra applicazione web che consente il controllo di un atto notarile informatico, verificando l'integrità dei documenti, così come la validità della marca temporale e delle firme.

La digitalizzazione, come dicevamo, ha preso piede anche nel settore notarile, trasformandolo profondamente. Se, da un lato, alcuni processi e documenti richiedono ancora la presenza fisica del notaio e per il momento mantengono modalità "tradizionali", la maggior parte degli atti e delle procedure possono ormai svolgersi completamente tramite strumenti informatici. I benefici di questo cambiamento sono molti e notevoli:

• Maggiore accessibilità: accedere ai servizi notarili è oggi più semplice, grazie proprio agli strumenti digitali che consentono ai cittadini di entrare in contatto con un notaio senza doversi recare fisicamente nello studio.
• Rapidità: redigere e firmare atti in modalità da remoto consente una velocizzazione delle procedure, dal momento che non occorre concordare un appuntamento nello studio con tutte le parti in causa, che possono essere presenti in modo virtuale.
• Minori costi: registrazione e conservazione dei documenti diventano più economici, dal momento che possono avvenire in via digitale.
• Più efficienza: le operazioni che coinvolgono il notaio diventano nel complesso più efficienti in termini di tempo, costi e risorse.
• Più sicurezza: oggi come oggi, la conservazione digitale dei documenti offre maggiori garanzie di sicurezza rispetto alla vecchia carta, dal momento che questa può andare facilmente persa o distrutta, o ancora lesionarsi e diventare illeggibile.
• Conformità al GDPR: l'uso di strumenti digitali a norma consente di assicurarsi il rispetto delle normative europee sulla privacy.
• Maggiore sostenibilità: ultima ma non per importanza, la sostenibilità dei documenti digitali è molto maggiore di quella del vecchio formato cartaceo.

La risposta è no. I clienti che non possiedono una firma digitale possono apporre una firma grafometrica su un apposito dispositivo (tablet) in possesso del notaio. Questa è, in sostanza, una firma autografa realizzata su un dispositivo digitale che registra i dati biometrici della firma:

• Il movimento e l'inclinazione del pennino
• La pressione sul dispositivo di scrittura
• Il tempo del movimento
• La velocità del gesto
• L'accelerazione (incremento o decremento di velocità)

Questi dati vengono collegati univocamente al firmatario, garantendo l'autenticità della sottoscrizione.

Tuttavia, qualora i clienti possiedano già una firma digitale (vale a dire una firma elettronica qualificata), possono utilizzarla direttamente.

Vediamo ora nella pratica come viene prodotto un Atto Pubblico Informatico, mostrandone tutti i passaggi:

1. Predisposizione del documento

Il notaio redige (o fa redigere) il documento su strumenti informatici nel suo controllo.

2. Lettura del documento

Questo viene quindi letto sullo schermo del computer dal notaio alle parti, che possono essere presenti nello studio o collegate da remoto. In questa fase vengono eventualmente realizzate delle modifiche. Se presenti degli allegati, anche questi vengono letti.

3. Conversione del documento

Il documento in versione definitiva e approvata dalle parti viene quindi convertito nel formato PDF/A, lo standard utilizzato dalla Pubblica Amministrazione per la conservazione digitale a lungo termine. Stessa procedura coinvolge gli eventuali allegati.

4. Apposizione delle firme

A questo punto il file può essere firmato tramite firma digitale o grafometrica da tutte le parti. Il notaio deve verificare che:

• Il certificato utilizzato da ciascuno dei firmatari sia valido al momento
• Il certificato appartenga effettivamente alla persona che sta firmando

5. Firma del notaio

Una volta che tutte le parti hanno apposto le firme e i certificati sono stati verificati, il notaio appone la sua firma digitale, chiudendo l'atto.

6. Invio in archiviazione

L'atto viene spedito al sistema di conservazione degli atti notarili gestito dal CNN, dove sarà conservato a norma di legge.

La firma elettronica ha rivoluzionato il settore notarile, offrendo strumenti sicuri, efficienti e conformi per la redazione e la conservazione degli atti. Grazie al quadro normativo solido (eIDAS, CAD, D.lgs. 110/2010) e al ruolo centrale del Consiglio Nazionale del Notariato, i notai italiani possono oggi offrire servizi digitali di altissima qualità, mantenendo gli stessi standard di sicurezza giuridica degli atti tradizionali.

Che tu sia un notaio, un professionista o un cittadino, comprendere il funzionamento della firma elettronica in ambito notarile ti permette di sfruttare al meglio le opportunità della trasformazione digitale.