Il ruolo del notaio nelle modifiche strutturali delle società di capitali

Le società di capitali sono una delle più importanti forme giuridiche dell'ordinamento italiano e non solo, e hanno la caratteristica di far prevalere l'elemento patrimoniale rispetto a quello personale. Il capitale dei soci, insomma, è il fondamento di queste aziende, e non il loro lavoro. Proprio per questa ragione, è una forma giuridica impiegata soprattutto per le aziende di dimensioni medio grandi, e meno utilizzata invece per PMI e microimprese.

Regolamentata, tra gli altri, dall'articolo 2325 del codice civile, prevede una responsabilità dei soci che è limitata solo al capitale investito. Non rispondono quindi con il loro patrimonio personale in caso di fallimento. Dotata di personalità giuridica a seguito dell'iscrizione al Registro delle Imprese, è un soggetto di diritto distinto dalle persone dei soci.

Un'altra caratteristica peculiare delle società di capitali sono i tre organi distinti che concorrono al loro funzionamento:

• l'assemblea dei soci – si tratta dell'organo deliberativo che si occupa di tutte le decisioni più importanti. Può operare in modo ordinario (per approvare il bilancio, nominare gli amministratori e svolgere altri compiti ricorrenti) o straordinario. In questo secondo caso, agisce per effettuare modifiche importanti all'azienda, ad esempio nell'ambito dello statuto, o per decidere un aumento o una riduzione di capitale;
• l'organo amministrativo – può essere un consiglio di amministratore, un amministratore unico o un consiglio di gestione, a seconda del sistema di amministrazione scelto dalla società. Si occupa di attuare l'oggetto sociale, ovvero di gestire la società;
• l'organo di controllo – ha il ruolo di vigilare sull'organo amministrativo e non è sempre obbligatorio. Non lo è ad esempio delle srl, salvo in alcuni casi. Può essere, sempre a seconda del sistema di amministrazione, o un collegio sindacale, o un consiglio di sorveglianza, o un comitato per il controllo e la gestione.

Vale la pena riassumere un altro punto fondamentale, quello delle diverse tipologie di società di capitali esistenti nell'ordinamento italiano:

• Società a responsabilità limitata semplificata (Srls): con un capitale sociale che deve essere inferiore a 10.000 euro, è una tipologia adatta alle aziende di piccole dimensioni che prevede diverse semplificazioni a livello amministrativo e legale, come ad esempio un atto costitutivo standardizzato.
• Società a responsabilità limitata (Srl): tipologia tra le più comuni, offre una grande versatilità in termini di statuto che le permette di adattarsi a molti diversi ambiti economici. La sua costituzione è relativamente semplice (ad esempio, può compiersi anche online), anche se prevede il rispetto di alcune importanti formalità.
• Società per azioni (Spa): con un capitale sociale minimo di 50.000 euro, offre diritto di voto ai soci in base al numero delle azioni che possiedono. È la forma ideale per i grandi investimenti, dal momento che può emettere azioni.
• Società in accomandita per azioni (Sapa): prevede la presenza di soci accomandanti (vale a dire che non amministrano la società) e di soci accomandatari (che invece la amministrano). Consente l'emissione di azioni.

Le società di capitali sono organismi complessi e richiedono il rispetto di numerose normative e formalità. Proprio per questo, il notaio svolge un ruolo di importanza cruciale in molte fasi della loro vita. Vediamo qualche esempio:

• Offre una consulenza sulla tipologia societaria che è meglio adottare, illustrando i rischi e le opportunità di ciascuna.
• Costituisce l'azienda, redigendo l'atto costitutivo e lo statuto in modo che siano in linea sia con il volere dei soci che con le normative, ma anche che includa delle norme organizzative adatte al business in questione sia sul breve che, soprattutto, sul lungo periodo, e in grado di prevenire contenziosi futuri.
• Svolge il controllo di legalità preventivo, che fino al 2000 era appannaggio del tribunale (quella che veniva chiamata omologa). Ora che invece questo importante passaggio è diventato responsabilità del notaio, la fondazione di una società di capitali è diventata enormemente più rapida.
• Iscrive gli atti societari nel Registro delle Imprese, il quale effettua poi una verifica di seconda istanza sulla piena legalità dell'azienda.
• Verbalizza l'assemblea straordinaria, che come abbiamo accennato si occupa di effettuare modifiche sostanziali alla società. L'assemblea può svolgersi presso la sede della società o presso uno studio notarile.
• Verifica e garantisce la legittimità delle operazioni di modifica. Queste ultime devono essere effettuate a seguito di una delibera assembleare rispettando delle rigide normative. Il notaio non solo redige i documenti pubblici che rendono effettive tali modifiche, ma ne assicura anche la legalità, intervenendo qualora la modifica proposta non sia in linea con la legge per proporre una soluzione conforme e in grado di venire in contro alle esigenze dell'azienda.

Vediamo ora più nel dettaglio di quali modifiche si tratta.

Le più importanti operazione di modifica strutturale che riguardano le società di capitali sono:

• Modifiche dello statuto
• Aumento o riduzione di capitale
• Altre modifiche dell'atto costitutivo

Andiamo ora a esaminarle una per una, specificando il ruolo del notaio in ciascuna.

Lo statuto è il regolamento interno che stabilisce il funzionamento dell'azienda. Obbligatorio delle spa (mentre è facoltativo per le srl, a patto che determinate informazioni stabilite dalla legge siano presenti nell'atto costitutivo), può essere modificato in seguito a una delibera dell'assemblea in cui il notaio ha il ruolo di consulente, garante, redattore del verbale assembleare. Il notaio si occupa anche di iscrivere le modifiche nel Registro delle Imprese.

Nelle società di capitali la modifica dello statuto può avvenire a maggioranza, a differenza di quanto avviene con i patti sociali delle società di persone, che devono essere modificati all'unanimità.

Tra le modifiche statutarie più comuni ci sono quelle alle clausola relative alla circolazione delle azioni, ad esempio per introdurre dei limiti alla loro vendita, come il diritto di prelazione dei soci rispetto alle azioni vendute.

Tra le operazioni che riguardano le società di capitali in cui più comunemente è richiesta la presenza del notaio ci sono l'aumento o la riduzione del capitale sociale. Questi possono avvenire nel caso l'azienda desideri alimentare la propria crescita, o al contrario quando ci sono delle perdite.

È l'organo amministrativo a far partire l'iniziativa, convocando l'assemblea straordinaria alla presenza del notaio. L'aumento o la riduzione del capitale vengono deliberati con il consenso della maggioranza dei soci, e il verbale dell'assemblea viene redatto dal notaio come atto pubblico, che viene quindi iscritto al Registro delle Imprese. Dal momento dell'iscrizione, acquista validità legale.

In quanto contratto fondativo della società, l'atto costitutivo include tutte le informazioni fondamentali sull'azienda, come la denominazione sociale, le generalità dei soci, la sede legale, l'oggetto sociale, il capitale sociale e così via.

Nel corso del tempo, può naturalmente essere necessario modificarle, ad esempio a seguito del trasferimento della sede legale dell'impresa, dell'uscita di scena di un socio o di un cambiamento nell'oggetto sociale a seguito dell'espansione dell'azienda in un nuovo settore. Anche le modifiche dell'atto costitutivo devono avvenire per delibera assembleare.

Al fine di garantire l'autenticità e la legalità di tali modifiche, e per evitare contestazioni in futuro, la presenza del notaio è anche qui indispensabile. Il notaio presenzia all'assemblea, fornisce una consulenza, redige il verbale e lo trascrive presso il Registro delle Imprese.

La risposta è sì. Il Ddl capitali ha infatti esteso l'applicazione dell'articolo 106 del D.L n. 18/20, che rende possibile lo svolgimento delle assemblee societarie anche in modalità online, senza la presenza fisica dei partecipanti, fino a tutto il 2025. Per le aziende quotate sarà addirittura possibile inserire una clausola statutaria specifica per consentire in maniera stabile le assemblee da remoto.

I soci delle spa, sapa, srl e cooperative potranno dunque partecipare alle assemblee ed esprimere un voto da remoto, a patto di utilizzare strumenti che garantiscano la loro identificazione.

Questo provvedimento va nella direzione di una sempre crescente trasformazione digitale delle imprese, supportata da strumenti che garantiscono sicurezza e conformità di legge anche a operazioni societarie di grande importanza, come l'approvazione del bilancio, la delibera su modifiche statutarie e così via. Tra questi, c'è senza dubbio la firma elettronica, e in particolare la tipologia nota come firma digitale.

La firma digitale è la tipologia di firma elettronica che garantisce lo standard di sicurezza più elevato, e per questo è considerata nella normativa italiana l'equivalente digitale della firma autografa.

Non solo ha pieno valore legale e non può essere disconosciuta dal firmatario, ma assicura l'identificazione del firmatario e l'integrità del documento firmato. Inoltre, è la tipologia di firma elettronica richiesta nella pubblica amministrazione per svolgere operazioni come l'iscrizione nel Registro delle Imprese, l'approvazione del bilancio, la candidatura a bandi di appalto, la richiesta di finanziamenti pubblici e così via.

L'utilizzo della firma digitale offre grandi vantaggi nella gestione di una società di capitali, poiché consente di:

• annullare le barriere fisiche, consentendo la firma sicura di documenti della massima importanza anche da remoto;
• risparmiare tempo, poiché non è necessario concordare appuntamenti e la firma può svolgersi in qualsiasi momento;
• abilitare la gestione digitale dei documenti, eliminando il bisogno di archivi cartacei;
• ottenere un valore legale pari alla firma autografa, aggiungendo in più un livello di certificazione che garantisce l'orario e la data esatti della firma, e l'integrità del documento firmato.

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