In quanto figura centrale per la garanzia della validità giuridica di moltissimi documenti, il notaio si trova a gestire su base quotidiana una grande mole di informazioni sensibili dei propri clienti. Informazioni che, proprio come quando si trovano nelle mani di qualunque altro professionista o azienda, vanno trattate nel rispetto della normativa europea di riferimento, ovvero il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).
In questo articolo vediamo quali sono gli obblighi del GDPR per quanto riguarda il trattamento dei dati personali e privacy per gli studi notarili, e forniremo anche alcuni esempi di buone pratiche per garantire la piena conformità.
Riassunto in breve:
- Definizione: Il GDPR impone ai notai, in qualità di titolari del trattamento, obblighi precisi per proteggere i dati personali dei clienti (informativa, consenso, sicurezza, registro delle attività).
- Obblighi principali: Informativa chiara, raccolta del consenso quando necessario, registro delle attività di trattamento (art. 30), nomina del DPO se obbligatorio (art. 37), e misure di sicurezza adeguate.
- Sanzioni: Il mancato rispetto del GDPR può comportare sanzioni fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo globale, oltre a danni reputazionali in caso di violazione dei dati.
- Autorità di riferimento: In Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali e il Consiglio Nazionale del Notariato forniscono linee guida specifiche per la professione notarile.
- Buone pratiche: Mappatura dei dati, formazione del personale, politiche di sicurezza zero-trust, e utilizzo di strumenti conformi al GDPR come le soluzioni di firma elettronica certificata.
GDPR: i principi chiave
Prima di procedere, facciamo un breve riassunto di quelli che sono i quattro principi chiave attorno a cui il GDPR è stato costruito:
1. Liceità del trattamento dei dati
Il trattamento dei dati deve poggersi su una solida base giuridica e la sua liceità risulta pregiudicata se non si verifica almeno una condizione tra le seguenti:
- Il consenso dell'interessato al trattamento dei propri dati è stato esplicitamente espresso per una o più finalità specifiche.
- Tale trattamento è necessario per eseguire il contratto o le misure precontrattuali voluti dall'interessato.
- Il trattamento è necessario affinché un obbligo legale del titolare del trattamento sia adempiuto.
- Il trattamento è necessario per proteggere vitali interessi dell'interessato o di un'altra persona fisica.
- Il trattamento è necessario in un'ottica di interesse pubblico.
- Il trattamento è necessario ai fini del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a patto che tale interesse sia bilanciato con rispetto ai diritti e interessi dell'interessato.
2. Obbligo all'informazione
Lo scopo e i dettagli del trattamento devono essere comunicati con chiarezza e completezza agli interessati attraverso un'informativa sulla privacy completa e comprensibile.
3. Consenso
In tutti i casi stabiliti dalla legge, le persone devono fornire il loro consenso al trattamento dei dati, consenso che può essere ritirato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
4. Accesso, cancellazione e portabilità dei dati
Gli interessati hanno diritto ad accedere ai loro dati trattati da un'azienda o professionista, a ottenerne la cancellazione (diritto all'oblio) e a richiederne il trasferimento (portabilità), o a conservarli e trasferirli a loro volta.
Importante
È fondamentale che il notaio identifichi correttamente la base giuridica del trattamento per ogni tipologia di dato raccolto. Una base giuridica errata può invalidare l'intero processo di trattamento e comportare sanzioni da parte del Garante Privacy.
Il ruolo dei notai nel trattamento dei dati personali
Dal 2018, anno di entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679), tutti i professionisti e le aziende che trattano le informazioni delle persone fisiche sono soggetti a tutta una serie di obblighi che hanno lo scopo di garantirne la privacy e la protezione rispetto alle violazioni.
Secondo il GDPR, un'azienda o un professionista che manipola i dati personali dei clienti o potenziali clienti è considerato "titolare del trattamento" e, in quanto tale, deve rispettare alcune importanti regole di conformità:
Principali obblighi per gli studi notarili
- Informativa sulla privacy – I clienti devono ricevere tutte le informazioni sul modo in cui i loro dati vengono trattati attraverso un'informativa che deve contenere una serie di dettagli specifici (ne parleremo meglio in un capitolo dedicato).
- Consenso – I clienti devono quindi fornire esplicitamente il consenso al trattamento dei loro dati se questo va oltre quanto strettamente legato al lavoro del notaio. Ad esempio, se i loro dati vengono usati anche per inviare comunicazioni promozionali o newsletter.
- Registro delle attività di trattamento – Documento obbligatorio previsto dall'articolo 30 del GDPR che deve essere costantemente aggiornato (ne parleremo meglio più avanti).
- Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) – Va nominato in tutti i casi previsti dall'articolo 37 del GDPR. Alcuni studi notarili, anche se non obbligati dalla legge, preferiscono designarne uno perché sia responsabile della conformità al GDPR.
- Analisi dei rischi (DPIA) – Il titolare del trattamento deve valutare quali rischi si aprono per gli interessati nel caso in cui i loro dati venissero violati, e stabilire delle misure allo scopo di arginarli.
- Sicurezza dei dati – Importantissimo all'interno del GDPR è l'obbligo di adottare misure di sicurezza sia fisica che informatica per proteggere le informazioni sensibili dei clienti. Di questo parleremo meglio nel capitolo dedicato alle buone pratiche.
- Comunicazione dei dati a terzi – Nel caso in cui le informazioni vengano comunicate a terzi (ad esempio il Ministero dell'Economia e delle Finanze, l'Agenzia delle Entrate, il Registro delle Imprese, o altri professionisti) è compito del notaio assicurarsi che queste vengano trattate in conformità al GDPR.
Bisogna poi sempre tenere presente che la conservazione dei dati è legittima solo entro un certo periodo e che deve sempre avere una scadenza, al termine della quale i dati personali saranno cancellati o anonimizzati.
Tabella riepilogativa: Obblighi GDPR per i notai
Obbligo | Descrizione | Base legale | Scadenza |
|---|---|---|---|
Informativa privacy | Comunicare modalità e finalità del trattamento | Art. 13-14 GDPR | Prima della raccolta dati |
Registro attività | Documentare tutte le operazioni di trattamento | Art. 30 GDPR | Aggiornamento continuo |
DPO (se necessario) | Nominare responsabile protezione dati | Art. 37 GDPR | Se ricorrono i casi previsti |
Analisi dei rischi (DPIA) | Valutare impatto su diritti e libertà | Art. 35 GDPR | Prima di trattamenti ad alto rischio |
Misure di sicurezza | Proteggere i dati da accessi non autorizzati | Art. 32 GDPR | Implementazione immediata |
Gestione data breach | Notificare violazioni entro 72 ore | Art. 33-34 GDPR | Entro 72 ore dalla scoperta |
L'informativa sulla privacy
Quali informazioni deve dunque contenere l'informativa sulla privacy di uno studio notarile? Prima di elencarle, sottolineiamo un punto: dall'entrata in vigore del GDPR è stabilito che l'informativa debba essere di facile comprensione e redatta con un linguaggio chiaro e conciso. Bisogna dunque evitare un linguaggio troppo tecnico e prediligere formule che tutti possono comprendere.
Detto questo, non esiste un modello di informativa obbligatorio, ma il testo deve contenere tutti i dettagli sul trattamento dei dati dei clienti, ovvero:
- Quali sono i dati raccolti (nome, cognome, codice fiscale, documenti d'identità, dati contrattuali, ecc.)
- Come vengono raccolti (di persona, via email, attraverso piattaforme digitali, ecc.)
- Da chi vengono raccolti (direttamente dall'interessato, da pubblici registri, da terze parti autorizzate)
- Per quali finalità (adempimento dell'incarico notarile, oarile, obblighi fiscali, conservazione atti, ecc.)
- Se verranno condivisi con terze parti e chi sono queste ultime (Pubblici Uffici, Agenzia delle Entrate, Registro delle Imprese, Conservatori dei Registri Immobiliari, ecc.)
- Per quanto tempo verranno conservati (secondo le norme di conservazione degli atti notarili e le disposizioni fiscali)
- In che modo il cliente può richiederne la cancellazione o esercitare i propri diritti degli interessati (accesso, rettifica, portabilità, opposizione)
Attenzione
L'informativa deve essere fornita prima della raccolta dei dati. Un'informativa incompleta o fornita in ritardo costituisce una violazione del GDPR e può comportare sanzioni amministrative da parte del Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Processi decisionali completamente automatizzati: la sentenza della Corte europea
Con le tecnologie di automatizzazione (in genere basate sull'intelligenza artificiale) che si fanno strada nei settori più diversi, incluso quello notarile, un'importante sentenza della Corte di Giustizia dell'Unione Europea fa luce sugli obblighi che il GDPR impone a chi le utilizza.
Secondo quanto emerso nella sentenza del 27 febbraio 2025 nella causa n. C-203/22, la Corte afferma che, in caso di processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, l'interessato può pretendere dal titolare del trattamento che quest'ultimo gli fornisca, in modo chiaro, trasparente, conciso e comprensibile, informazioni su:
- In che modo il processo funziona e quali algoritmi vengono utilizzati
- Perché è necessario e non è possibile utilizzare delle alternative con intervento umano
- Le basi giuridiche di tale specifico trattamento
- Come l'interessato può richiedere e ottenere un intervento da parte di un umano al fine di contestare la decisione automatizzata
In sostanza, il titolare del trattamento ha l'obbligo di informare l'interessato con i dettagli riguardanti un'eventuale tecnologia di automatizzazione dei processi decisionali che lo riguardano, come quelle che sono già comunemente in uso in ambito bancario, assicurativo, e così via.
Buono a sapersi
Anche se attualmente l'uso di sistemi decisionali automatizzati negli studi notarili è limitato, questa sentenza è fondamentale per il futuro. L'adozione di strumenti di intelligenza artificiale per la gestione documentale o l'analisi contrattuale dovrà rispettare questi principi di trasparenza.
Il registro delle attività di trattamento
Il registro delle attività di trattamento è regolato dall'articolo 30 del GDPR ed è un documento all'interno del quale tutte le aziende e i professionisti soggetti all'obbligo (tra cui ci sono anche i notai) devono inserire tutte le informazioni principali sulle operazioni di trattamento dei dati dei clienti.
Deve essere costantemente aggiornato, in quanto rappresenta uno dei principali elementi di accountability del titolare, oltre a essere fondamentale per la valutazione o analisi del rischio.
Contenuto minimo del registro:
Nome e dati di contatto del titolare del trattamento e, se del caso, del contitolare, del rappresentante e del responsabile della protezione dei dati (DPO)
- Finalità del trattamento
- Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali
- Categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati (pubblici uffici, professionisti, ecc.)
- Trasferimenti di dati verso paesi terzi (se applicabile)
- Termini previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati
- Descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative
Il Consiglio Nazionale del Notariato ha fornito linee guida specifiche per aiutare gli studi notarili nella redazione di questo documento.
Le sanzioni per chi il mancato rispetto del GDPR
Il mancato rispetto del GDPR prevede sanzioni molto elevate, che arrivano fino a un tetto del 4% del fatturato annuo del professionista o dell'azienda inadempiente, oppure 20 milioni di euro (viene applicato l'importo più elevato).
Senza contare poi le conseguenze – a livello legale e anche reputazionale – di un'eventuale violazione dei dati (data breach) da parte di cybercriminali che possono impiegarli a scopo di ricatto o per compiere azioni illecite, ad esempio frodi creditizie o furto d'identità.
Attenzione
Una violazione del GDPR può comportare sanzioni fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo globale. Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha già sanzionato numerosi professionisti e aziende in Italia per inadempienza. La prevenzione è sempre meno costosa della sanzione.
Buone pratiche per la conformità al GDPR negli studi notarili
Andiamo ora a vedere alcune buone pratiche che gli studi notarili possono mettere in pratica per assicurarsi la piena conformità al GDPR:
1. Effettuare una mappatura dei dati e del loro utilizzo
Per gestire i dati in piena conformità, occorre conoscerli. È necessario sapere quali dati vengono raccolti, per quali ragioni vengono utilizzati, dove vengono conservati (server locali, cloud, archivi cartacei), chi vi ha accesso e per quanto tempo vengono conservati.
Esempio pratico: Uno studio notarile di Milano con 15 collaboratori ha implementato un sistema di mappatura completo che ha permesso di identificare 23 diverse categorie di dati trattati e ridurre del 40% i dati conservati inutilmente.
2. Stabilire processi e responsabilità chiare
Occorre istituire delle procedure chiare per la raccolta e il trattamento dei dati, che facciano capo a precisi membri dello staff. Solo in questo modo ci si potrà garantire uno standard operativo elevato e responsabilità precise in caso di inadempienze.
3. Istituire procedure per rispettare i diritti degli interessati
Lo studio deve avere ben chiaro come affrontare le richieste degli interessati per quanto riguarda i loro diritti degli interessati: cancellazione, portabilità, accesso ai dati, rettifica, opposizione al trattamento.
Il GDPR stabilisce tempi precisi per rispondere (generalmente 30 giorni, prorogabili a 60 in casi complessi).
4. Adottare misure di sicurezza adeguate
Nel caso dei sistemi informatici, questo può voler dire adottare delle policy "zero-trust", vale a dire che ogni membro dello staff ha accesso solo ai documenti e alle informazioni di suo interesse. In questo modo si può limitare la possibilità che i dati vengano esposti ai rischi.
Inoltre, occorre implementare:
- Autenticazione a due fattori (2FA) per tutti gli accessi ai sistemi
- Firewall e antivirus aggiornati
- Cifratura dei dati sensibili (sia in transito che a riposo)
- Backup regolari dei dati con test di ripristino
- Controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC)
- Altre misure di cybersicurezza adatte ai potenziali rischi
5. Formare il personale
La formazione del personale è indispensabile sia per garantire il rispetto della legge nelle procedure quotidiane che per ridurre i rischi in termini di sicurezza informatica, dal momento che l'"anello debole" nei sistemi digitali è spesso proprio il fattore umano.
Il personale deve essere formato su:
- I principi base del GDPR
- Come riconoscere tentativi di phishing
- Come gestire i dati in modo sicuro
- Cosa fare in caso di sospetta violazione
6. Fare attenzione ai servizi in uso nello studio
Dai sistemi di contabilità alle soluzioni di firma elettronica, occorre assicurarsi che tutti i servizi che lo studio utilizza comunemente e con cui condivide alcune informazioni sensibili dei clienti siano in regola con il GDPR.
È fondamentale:
- Verificare che i fornitori siano conformi al GDPR
- Stipulare accordi di responsabilità (Data Processing Agreements) con i fornitori che agiscono come responsabili del trattamento
- Verificare dove vengono conservati i dati (preferibilmente nell'UE)
- Richiedere certificazioni di sicurezza (ISO 27001, SOC 2, etc.)
Buono a sapersi
Il Consiglio Nazionale del Notariato fornisce linee guida e supporto agli studi notarili per la conformità al GDPR, inclusi modelli di informativa e registro delle attività di trattamento.
Garantire la conformità con strumenti digitali sicuri
Quando si tratta di gestire documenti e firme in uno studio notarile, la scelta degli strumenti digitali è cruciale non solo per l'efficienza operativa, ma anche per la conformità al GDPR e alla normativa eIDAS.
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FAQ
Quali sono gli obblighi che il GDPR impone agli studi notarili?
Gli obblighi sono gli stessi di qualunque altro professionista o azienda, e riguardano la stesura del registro delle attività di trattamento, l'informativa sulla privacy, la raccolta del consenso al trattamento (quando necessario), la nomina del Responsabile per la Protezione dei Dati (nei casi previsti dall'articolo 37), l'analisi dei rischi e l'adozione di misure di sicurezza adeguate per impedire le violazioni dei dati.
In che modo i notai devono garantire la sicurezza dei dati personali?
I notai devono adottare misure di sicurezza fisica e informatica adeguate a proteggere i dati, tra cui: cifratura dei dati, autenticazione a due fattori, backup regolari, controlli di accesso basati sui ruoli, firewall e antivirus aggiornati. Inoltre, è fondamentale formare adeguatamente il personale, stabilire procedure e responsabilità chiare all'interno dello studio, e scegliere fornitori di servizi conformi al GDPR.
Quali diritti hanno i clienti in merito ai propri dati personali gestiti dai notai?
I clienti hanno gli stessi diritti che nei confronti di qualunque altra azienda o professionista. Vale a dire che hanno il diritto a:
- Ricevere informazioni chiare, concise e comprensibili sul trattamento (art. 13-14 GDPR)
- Accedere ai propri dati (art. 15)
- Richiedere la rettifica di dati inesatti (art. 16)
- Ottenere la cancellazione dei dati (diritto all'oblio, art. 17)
- Richiedere la portabilità dei dati (art. 20)
- Revocare il consenso al trattamento in qualunque momento (art. 7)
- Opporsi al trattamento in determinate circostanze (art. 21)
Quando è obbligatorio nominare un DPO (Data Protection Officer)?
Secondo l'articolo 37 del GDPR, la nomina del DPO è obbligatoria quando:
- Il trattamento è effettuato da un'autorità pubblica o organismo pubblico
- Le attività principali del titolare consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala
- Le attività principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati (dati sensibili)
Anche se non obbligatorio, molti studi notarili scelgono di nominare un DPO per garantire una migliore conformità.
Quanto tempo devono essere conservati i dati personali?
I dati personali devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti (principio di limitazione della conservazione). Per gli studi notarili, i tempi di conservazione sono spesso determinati da obblighi di legge:
- Gli atti notarili devono essere conservati per almeno 20 anni (in alcuni casi indefinitamente)
- I documenti fiscali per almeno 10 anni
- Altri dati amministrativi secondo le normative specifiche di settore
Al termine del periodo di conservazione, i dati devono essere cancellati o anonimizzati.
Cosa fare in caso di violazione dei dati (data breach)?
In caso di violazione dei dati personali, il notaio (in qualità di titolare del trattamento) deve:
- Documentare immediatamente la violazione
- Notificare il Garante per la Protezione dei Dati Personali entro 72 ore dalla scoperta (art. 33 GDPR)
- Informare gli interessati senza indebito ritardo, se la violazione comporta un rischio elevato per i loro diritti e libertà (art. 34 GDPR)
- Adottare misure correttive per limitare i danni e prevenire future violazioni
Conclusione
La conformità al GDPR non è solo un obbligo legale per gli studi notarili, ma rappresenta anche un'opportunità per rafforzare la fiducia dei clienti e migliorare l'organizzazione interna. Adottando le giuste procedure, formando il personale e scegliendo strumenti digitali conformi e sicuri, i notai possono proteggere efficacemente i dati sensibili dei loro clienti e operare nel pieno rispetto della normativa europea.
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