La marca da bollo digitale è un documento informatico in formato XML che permette di assolvere l'imposta di bollo sui documenti elettronici, inclusi quelli firmati digitalmente. Sviluppata dall'Agenzia delle Entrate in collaborazione con AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), rappresenta l'equivalente digitale della tradizionale marca da bollo cartacea.
Con la digitalizzazione sempre più diffusa di contratti, fatture e atti amministrativi, comprendere come applicare correttamente la marca da bollo digitale è diventato essenziale per professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni. L'imposta di bollo si applica quando un documento è esente da IVA e supera l'importo di €77,47, con un costo fisso di €2,00 per documento elettronico.
La mancata applicazione dell'imposta di bollo comporta una sanzione del 30% dell'imposta dovuta, riducibile con il ravvedimento operoso. Inoltre, la gestione ibrida tra metodi analogici e digitali crea complessità operative che molte organizzazioni faticano a risolvere.
Sintesi in breve:
- Cos'è: La marca da bollo digitale è un file XML con codice IUBD che associa l'imposta di bollo a un documento tramite la sua impronta digitale
- Quando si applica: Su documenti esenti IVA superiori a €77,47, con importo fisso di €2,00 per documento elettronico
- Come funziona: Tramite il servizio @e.bollo integrato con pagoPA, oppure con metodi alternativi (bollo virtuale o contrassegno telematico)
- Sanzioni: 30% dell'imposta dovuta per mancato pagamento, riducibile al 10% con ravvedimento entro 30 giorni
- Sfida principale: Nonostante esista dal 2014, il servizio @e.bollo presenta criticità operative che limitano la sua diffusione pratica
Che cos'è la marca da bollo digitale?
Definizione e componenti tecnici
La marca da bollo digitale è un documento informatico in formato XML che sostituisce la tradizionale marca da bollo cartacea per i documenti elettronici. Questo file contiene informazioni essenziali che garantiscono l'autenticità e la tracciabilità dell'imposta assolta:
- IUBD (Identificativo Univoco Bollo Digitale): codice univoco assegnato dall'Agenzia delle Entrate, analogo al numero di serie del contrassegno cartaceo
- Impronta digitale (hash) del documento a cui la marca è applicata, che ne garantisce l'associazione univoca
- Nome del Prestatore di Servizi di Pagamento (PSP) autorizzato che ha emesso la marca
- Importo del bollo: attualmente €2,00 per tutti i documenti elettronici
- Data e ora di emissione: devono essere precedenti o contestuali alla data del documento
- Firma elettronica avanzata del PSP che certifica l'autenticità della marca
Da notare:
La marca da bollo digitale non va confusa con il timbro digitale (sigillo elettronico qualificato) utilizzato dalla Pubblica Amministrazione per autenticare gli atti. Sono due strumenti diversi con finalità differenti.
Il quadro normativo di riferimento
La disciplina della marca da bollo digitale si inserisce in un contesto normativo articolato:
Il DPR 26 ottobre 1972, n. 642 ("Disciplina dell'imposta di bollo") costituisce il testo base che regola l'imposta di bollo in Italia, stabilendo quali documenti sono soggetti al tributo e le responsabilità di pagamento.
Il DM 17 giugno 2014 (che ha sostituito il precedente DM 23 gennaio 2004) definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, introducendo tre procedure principali: comunicazione preventiva, versamento presuntivo e dichiarazione consuntiva annuale.
La Legge 27 dicembre 2013, n. 147 (Legge di Stabilità 2014), all'articolo 1, comma 596, ha dato mandato all'Agenzia delle Entrate di sviluppare il servizio @e.bollo per assolvere telematicamente tutti gli obblighi connessi all'invio di istanze alle pubbliche amministrazioni.
Il Provvedimento Agenzia delle Entrate del 19 settembre 2014 e le Linee Guida AgID versione 2.0 del dicembre 2018 completano il quadro, fornendo le specifiche tecniche operative per pubbliche amministrazioni e prestatori di servizi di pagamento.
Quando è obbligatoria la marca da bollo digitale?
I criteri di applicazione
L'imposta di bollo si applica ai documenti informatici quando ricorrono tre condizioni simultanee:
- Il documento è esente da IVA (l'imposta di bollo sostituisce l'IVA quando questa non è applicabile)
- L'importo totale del documento supera €77,47
- Il documento rientra nelle categorie di atti previsti dal DPR 642/1972 (contratti, fatture esenti, certificati, istanze amministrative)
L'importo dell'imposta è forfettario: €2,00 per ogni documento elettronico, indipendentemente dalla sua lunghezza o dal valore economico dell'operazione.
Buono a sapersi:
A differenza dei documenti cartacei, per i quali l'imposta si calcola in base al numero di fogli (€14,62 ogni 100 righe), i documenti elettronici beneficiano di una tariffa fissa semplificata.
Documenti esenti dall'imposta di bollo
Non tutti i documenti esenti IVA richiedono l'imposta di bollo. Sono esclusi dall'obbligo:
- Operazioni non imponibili relative a esportazioni di merci e cessioni intra-UE
- Operazioni effettuate in reverse charge per il pagamento dell'IVA
- Documenti di importo inferiore o uguale a €77,47
- Duplicati informatici (che non sono copie ma esemplari identici e indistinguibili dall'originale)
- Fatture e documenti soggetti a IVA (anche parzialmente)
Attenzione:
I certificati anagrafici digitali rilasciati da ANPR hanno goduto di un'esenzione temporanea dal 2021, ma questa misura aveva carattere transitorio. È fondamentale verificare la normativa vigente per ogni tipologia di documento.
Come funziona il servizio @e.bollo
Il processo teorico integrato con pagoPA
Il servizio @e.bollo è stato progettato per integrarsi perfettamente con la piattaforma pagoPA, rendendo l'acquisto della marca da bollo parte del flusso di pagamento principale. Ecco come dovrebbe funzionare:
- Preparazione del documento: l'utente compila un'istanza o richiede un atto tramite un servizio online della PA
- Calcolo dell'impronta: il sistema genera automaticamente l'hash (impronta digitale) del documento
- Richiesta di pagamento: il sistema crea una richiesta pagoPA che include sia eventuali diritti dovuti sia la marca da bollo, specificando l'impronta del documento
- Pagamento dell'utente: il cittadino effettua il pagamento tramite il PSP prescelto (banca, carta di credito, ecc.)
- Emissione della marca: il PSP autorizzato genera il file XML della marca da bollo con IUBD e lo firma elettronicamente
- Ricezione e archiviazione: la PA riceve la ricevuta telematica contenente il file XML della marca e lo associa al documento dell'utente
I Prestatori di Servizi di Pagamento autorizzati
Attualmente, il principale PSP abilitato al servizio @e.bollo è l'Istituto di Pagamento InfoCamere, che offre:
- Pagamento con addebito IBAN per i titolari di conto corrente presso l'Istituto
- Pagamento con carta di credito per tutti gli utenti (novità che ha reso il servizio più accessibile)
- Supporto tecnico alle PA nelle fasi di collaudo e integrazione del servizio
L'Agenzia delle Entrate mantiene un elenco aggiornato dei PSP convenzionati sul proprio portale dedicato all'imposta di bollo per le istanze trasmesse alla PA.
Importante:
Nonostante sia operativo dal 2017, il servizio @e.bollo presenta ancora criticità tecniche e operative che ne limitano l'adozione su larga scala. Anche servizi ad alto volume come ANPR (per i certificati anagrafici) preferiscono modalità alternative come il bollo virtuale.
Le modalità pratiche di assolvimento
Nella pratica italiana, si osservano quattro modalità principali per assolvere l'imposta di bollo sui documenti elettronici. Ecco un confronto dettagliato:
Metodo | Vantaggi | Svantaggi | Ideale per |
|---|---|---|---|
Bollo virtuale (Art. 15 DPR 642/1972) | Nessun onere per l'utente finale; processo completamente integrato nel servizio online | Richiede convenzione onerosa con l'Agenzia; rendicontazione periodica complessa; oneri amministrativi | Pubblica Amministrazione, grandi enti con volumi elevati e continui |
@e.bollo (pagoPA) | Completamente digitale; tracciabilità garantita; conforme al Codice Amministrazione Digitale | Scarsa adozione pratica; pochi PSP disponibili; complessità tecnica di integrazione | Servizi online PA (teoricamente ideale, ma poco adottato) |
Contrassegno telematico | Nessuna convenzione necessaria; acquisto immediato presso rivenditori autorizzati | Passaggio fisico obbligatorio; rischio errori di trascrizione; metodo ibrido analogico-digitale | PMI, professionisti, uso occasionale di documenti soggetti a imposta |
Gestione contratti (DM 17/06/2014) | Versamento annuale consolidato; comunicazione consuntiva semplificata | Comunicazioni preventive complesse; obbligo di stima; dichiarazione annuale | Aziende con volumi sistematici di contratti firmati digitalmente |
Metodo 1: Bollo virtuale (Art. 15 DPR 642/1972)
Il bollo virtuale è il metodo più utilizzato da enti e grandi organizzazioni. Prevede:
- Convenzione preventiva con l'Agenzia delle Entrate che autorizza l'ente ad assolvere l'imposta in forma virtuale
- L'ente anticipa l'imposta per conto degli utenti finali
- Rendicontazione periodica trimestrale o annuale delle imposte dovute
- Versamento tramite F24 dell'importo complessivo
Sul documento viene apposta la dicitura: "Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi dell'articolo 15 del d.p.r. 642/1972 e del DM 17/06/2014"
Vantaggi: nessun onere per l'utente finale, processo completamente integrato nel servizio online.
Svantaggi: oneri amministrativi significativi per l'ente (convenzione, rendicontazione, versamenti).
Metodo 2: Comunicazione identificativo contrassegno telematico
Questo è il metodo ibrido più diffuso nei servizi online che non hanno convenzione per il bollo virtuale:
- L'utente acquista un contrassegno telematico presso un rivenditore fisico autorizzato (tabaccheria, edicola)
- L'utente inserisce l'identificativo del contrassegno nell'interfaccia del servizio online
- L'utente dichiara di non riutilizzare lo stesso contrassegno per altri documenti
- Opzionalmente, l'utente carica una foto del contrassegno per verifica
Attenzione:
Questo metodo vanifica parte dei vantaggi della digitalizzazione, costringendo l'utente a un passaggio fisico e introducendo possibili errori di trascrizione dell'identificativo.
Metodo 3: Gestione per contratti firmati digitalmente
Per i contratti sottoscritti con firma digitale in modo sistematico, il DM 17 giugno 2014 prevede una procedura specifica:
Comunicazione preventiva all'Agenzia delle Entrate indicando:
- Numero presunto di contratti che si prevede di stipulare nell'anno
- Imposta dovuta per singolo documento
- Importo globale presuntivo
- Estremi del versamento preventivo
Versamento presuntivo tramite modello F24 con codice tributo 455T "IMPOSTA DI BOLLO – ACCONTO"
Comunicazione consuntiva entro gennaio dell'anno successivo con:
- Numero effettivo di documenti informatici formati nell'anno precedente
- Importo ed estremi dell'eventuale versamento integrativo
- Eventuale richiesta di rimborso per eccedenze
Metodo 4: Fatture elettroniche - gestione trimestrale
Per le fatture elettroniche, l'Agenzia delle Entrate ha implementato un sistema semiautomatico tramite il portale "Fatture e Corrispettivi":
Elaborazione trimestrale: l'Agenzia analizza le fatture trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI) e genera due elenchi:
- Elenco A (non modificabile): fatture con campo "Bollo Virtuale" = "SI"
- Elenco B (modificabile): fatture che secondo l'Agenzia richiedono il bollo
Verifica e correzione: il contribuente accede al portale entro il 15° giorno del mese successivo al trimestre e può modificare l'elenco B entro l'ultimo giorno del mese successivo
Calcolo e versamento: l'Agenzia calcola l'imposta dovuta e il contribuente versa tramite:
- Addebito IBAN registrato sul portale
- Modello F24 telematico con codici tributo specifici
Scadenze di versamento:
- 31 maggio (1° trimestre)
- 30 settembre (2° trimestre)
- 30 novembre (3° trimestre)
- 28 febbraio dell'anno successivo (4° trimestre)
Da notare:
Le scadenze possono slittare al primo giorno lavorativo successivo se coincidono con sabati, domeniche o giorni festivi. Ad esempio, per l'anno 2026 il versamento del primo trimestre slitta al 3 giugno, in quanto il 31 maggio cade di domenica e il 2 giugno è festivo.
Se l'importo del primo trimestre non supera €5.000, il versamento può essere rimandato al 30 settembre. Se il cumulato dei primi due trimestri non supera €5.000, si può versare tutto entro il 30 novembre.
I professionisti in regime forfettario che emettono fatture esenti IVA superiori a €77,47 sono soggetti all'imposta di bollo e devono seguire la procedura trimestrale descritta. Non esistono esenzioni specifiche legate al regime fiscale adottato.
Integrazione con la firma elettronica
La questione del timing: firma prima o bollo prima?
Uno dei principali problemi tecnici nell'integrazione della marca da bollo digitale con i processi di firma elettronica riguarda la sequenza temporale delle operazioni.
Un documento informatico firmato digitalmente diventa immodificabile: la sua sequenza binaria non può essere alterata senza invalidare la firma. Questo significa che non è possibile "applicare" una marca da bollo a un documento già firmato come si farebbe incollando un adesivo su un foglio cartaceo.
La soluzione tecnica prevede l'associazione esterna tramite impronta digitale:
- La marca da bollo contiene l'hash del documento
- I due file restano separati ma collegati in modo univoco
- Entrambi devono essere archiviati e conservati insieme
Due scenari possibili:
Scenario 1 - Bollo sull'istanza non ancora firmata:
- L'utente compila l'istanza ma non la firma ancora
- Effettua il pagamento includendo la marca da bollo
- Riceve la marca associata all'impronta dell'istanza
- Solo successivamente firma il documento finale
Scenario 2 - Bollo su identificativo procedimento:
- Viene utilizzato un identificativo univoco del procedimento anziché l'impronta del documento
- La marca viene associata al procedimento amministrativo nel suo complesso
- Maggiore flessibilità ma minore garanzia di corrispondenza puntuale
Importante:
La normativa vigente privilegia il primo scenario, che garantisce maggiore certezza nell'associazione tra marca e documento specifico.
Workflow operativo consigliato
Per integrare correttamente marca da bollo e firma elettronica:
- Preparazione del documento: redazione del contratto/atto in formato definitivo
- Prima firma (se bilaterale): raccolta della firma della prima parte
- Calcolo impronta: generazione dell'hash del documento nello stato attuale
- Acquisto marca da bollo: tramite uno dei metodi disponibili, associandola all'impronta
- Seconda firma (se applicabile): completamento del processo di firma
- Archiviazione congiunta: conservazione del documento firmato + file XML marca da bollo + ricevuta pagamento
- Annotazione nel documento: indicazione dell'IUBD e riferimento alla marca applicata
Come spiega Marco Bellini, commercialista specializzato in fiscalità digitale: "La gestione dell'imposta di bollo rimane uno degli aspetti più complessi della transizione digitale italiana. La separazione fisica tra documento firmato e marca da bollo richiede processi di archiviazione rigorosi per garantire la conformità in caso di controlli."
Per la firma elettronica professionale, Yousign offre soluzioni che semplificano l'intero processo di gestione documentale, dalla preparazione alla firma, fino all'archiviazione sicura e conforme.
Da notare:
La gestione separata di firma elettronica e marca da bollo aumenta la complessità operativa. Verificare sempre con il proprio commercialista la procedura più adatta al proprio caso specifico.
Sanzioni e responsabilità
Le penalità per mancata applicazione
La mancata applicazione dell'imposta di bollo quando dovuta comporta sanzioni amministrative:
- Sanzione del 30% dell'imposta dovuta per ciascun documento irregolare
- Riduzione al 10% (un terzo della sanzione ordinaria) se il pagamento avviene entro 30 giorni dalla comunicazione dell'Agenzia delle Entrate tramite il meccanismo del ravvedimento operoso
Esempio pratico: Per una fattura da €150,00 esente IVA senza marca da bollo da €2,00:
- Imposta dovuta: €2,00
- Sanzione ordinaria: €0,60 (30% di €2,00)
- Sanzione ridotta con ravvedimento (entro 30 giorni): €0,20 (10% di €2,00)
- Totale da versare con ravvedimento: €2,20
Buono a sapersi:
Il ravvedimento operoso permette di regolarizzare spontaneamente la propria posizione beneficiando di sanzioni notevolmente ridotte. È sempre consigliabile agire proattivamente piuttosto che attendere un controllo fiscale.
La responsabilità solidale
Un aspetto fondamentale riguarda chi è tenuto a pagare l'imposta di bollo:
- Per fatture: il responsabile è chi emette la fattura (fornitore/professionista)
- Per contratti: la responsabilità è generalmente solidale tra tutte le parti del contratto
- Per istanze alla PA: il responsabile è il richiedente
Attenzione:
Anche il destinatario di un documento irregolare può avere responsabilità. Se riceve una fattura senza marca da bollo quando dovuta, deve presentarla entro 15 giorni all'Agenzia delle Entrate e provvedere al pagamento. Se non lo fa, può essere sanzionato in solido.
Come verificare la validità di una marca da bollo digitale
Prima di accettare un documento con marca da bollo digitale, è fondamentale verificare la validità dell'imposta assolta. Ecco come procedere:
Verifica dell'IUBD: L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio online di verifica degli identificativi dei contrassegni telematici. Inserendo l'IUBD è possibile controllare:
- Autenticità del contrassegno
- Data di emissione
- Stato (utilizzato/non utilizzato)
Verifica della corrispondenza hash-documento: Il file XML della marca da bollo contiene l'impronta digitale (hash) del documento a cui è associata. Per verificare la corrispondenza:
- Calcolare l'hash del documento ricevuto (con software di hashing SHA-256)
- Confrontarlo con l'hash contenuto nel file XML della marca
- I due valori devono coincidere perfettamente
Verifica della firma del PSP: Il file XML è firmato elettronicamente dal Prestatore di Servizi di Pagamento autorizzato. Verificare la validità della firma elettronica garantisce l'autenticità della marca.
Buono a sapersi:
In caso di controlli fiscali, è responsabilità del contribuente dimostrare di aver correttamente assolto l'imposta di bollo. Conservare sempre il documento, il file XML della marca e la ricevuta di pagamento in modo associato e accessibile.
Come regolarizzare i documenti irregolari
Se si scopre di aver emesso o ricevuto documenti senza la marca da bollo dovuta:
- Contattare l'Agenzia delle Entrate per segnalare l'irregolarità
- Effettuare il versamento dell'imposta dovuta più la sanzione ridotta tramite ravvedimento operoso
- Conservare la documentazione del versamento regolarizzante
- Per le fatture elettroniche, modificare l'elenco B durante il periodo di verifica trimestrale
Buono a sapersi:
L'approccio proattivo nella regolarizzazione è sempre preferibile rispetto all'attesa di un controllo, in quanto permette di beneficiare delle sanzioni ridotte e dimostra buona fede.
Conclusione
La marca da bollo digitale rappresenta una sfida ancora aperta nel percorso di digitalizzazione dei processi documentali italiani. Nonostante il servizio @e.bollo sia operativo da anni, la pratica quotidiana mostra una netta preferenza per metodi alternativi come il bollo virtuale o la comunicazione dell'identificativo del contrassegno telematico.
Per professionisti e aziende, la chiave è scegliere il metodo più adatto al proprio volume e tipologia di documenti: il bollo virtuale per chi ha volumi significativi e può sostenere gli oneri amministrativi della convenzione, la gestione trimestrale automatica per le fatture elettroniche, e procedure specifiche per i contratti firmati digitalmente.
In ogni caso, la consulenza di un commercialista esperto rimane fondamentale per garantire la piena conformità normativa e verificare che ogni documento soggetto a imposta sia correttamente gestito.
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Domande frequenti (FAQ)
La marca da bollo digitale ha lo stesso valore legale di quella cartacea?
Sì, la marca da bollo digitale emessa tramite il servizio @e.bollo o le altre modalità previste dalla normativa ha pieno valore legale, esattamente come il contrassegno cartaceo tradizionale.
Come verifico la validità di un IUBD?
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio online di verifica degli identificativi dei contrassegni telematici, accessibile dal proprio sito istituzionale nella sezione dedicata ai valori bollati. È possibile verificare autenticità, data di emissione e stato di utilizzo.
Posso usare lo stesso contrassegno telematico per più documenti?
No, ogni contrassegno telematico ha un identificativo univoco e può essere utilizzato una sola volta. Riutilizzare lo stesso contrassegno costituisce una violazione e può comportare sanzioni.
Le fatture con IVA richiedono la marca da bollo?
No, le fatture soggette a IVA (anche parzialmente) sono sempre esenti dall'imposta di bollo, qualunque sia il loro importo. L'imposta di bollo sostituisce l'IVA quando questa non è applicabile.
Devo conservare la marca da bollo digitale separatamente dal documento?
Sì, il file XML della marca da bollo deve essere conservato insieme al documento cui si riferisce, formando un'unica evidenza documentale. In caso di controlli, entrambi i file devono essere esibiti per dimostrare il corretto assolvimento dell'imposta.
Chi paga la marca da bollo in un contratto firmato da due parti?
La responsabilità è generalmente solidale tra le parti del contratto, salvo diversa previsione normativa o pattizia. Entrambe le parti possono essere chiamate a rispondere del mancato assolvimento dell'imposta.
