Cos'é il timbro digitale

In questo articolo ti spieghiamo in modo chiaro cos’è il timbro digitale, qual è il suo valore legale e perché rappresenta una soluzione pratica per validare documenti anche dopo la stampa, soprattutto nel rapporto con la Pubblica Amministrazione.

Il timbro digitale o contrassegno elettronico è una soluzione tecnologica utilizzata dall’amministrazione italiana, che permette di garantire il valore legale di un documento informatico, nonostante questo venga stampato. Il timbro digitale quindi serve ad assicurare la validità giuridica di un determinato documento e questo è possibile grazie al codice a barre bidimensionale (si è proprio questo il timbro digitale!) che contiene tutte le informazioni appartenenti al documento firmato digitalmente, rendendolo cosi’ unico ed irripetibile.

L’adozione del timbro digitale permette agli enti pubblici e in generale all’amministrazione pubblica italiana di offrire la documentazione firmata digitalmente e successivamente richiesta via web agli utenti. Grazie alla sua capacità di unire il mondo digitale e cartaceo, il timbro digitale rappresenta un ponte tra innovazione e burocrazia tradizionale, semplificando le comunicazioni con cittadini e aziende.

Cerchiamo di capire perché gli enti pubblici adottano il contrassegno elettronico o timbro digitale.

Qualsiasi documento firmato digitalmente una volta stampato perde le sue caratteristiche legali, ed ecco perché gli enti pubblici utilizzano il timbro digitale per garantire che il documento firmato elettronicamente mantenga le sue caratteristiche di autenticità, senza dover apporre la firma autografa!

Gli enti pubblici italiani si ritrovano ogni giorno a dover stampare centinaia di migliaia di documenti su carta per poterli consegnare ai cittadini richiedenti. Questo accade perché purtroppo non sono state ancora intraprese le misure adatte per evitare questo consumo spropositato di carta, che oltre a nuocere al pianeta fa perdere tempo a tutti.

Finché si dovranno stampare i documenti gli enti pubblici saranno costretti all’utilizzo del timbro digitale detto anche contrassegno elettronico.

Il contrassegno elettronico (o timbro digitale) quindi grazie alla tecnologia del codice bidimensionale permette di trasportare e rileggere il contenuto del documento. In questo modo riesce a confermare il valore giuridico di un documento informatico nel momento in cui questo viene stampato in formato cartacea.

ll codice bidimensionale che viene stampato sulla carta rende possibile ricostruire il documento originario e quindi verificarne l’autenticità.

• Se ti riferisci a un timbro grafico (con logo, nome o firma digitale da applicare sui documenti), sì: esistono strumenti online per crearlo facilmente.
• Se invece parli del timbro digitale con valore legale (contrassegno elettronico usato dalla PA), allora no: solo gli enti autorizzati possono emetterlo secondo regole tecniche specifiche; ma presto capirai che non è necessario.

In effetti una volta firmato il documento elettronicamente non è assolutamente necessario stamparlo, anzi il vantaggio principale di firmare con strumenti online riconosciuti legalmente come la firma elettronica è proprio quello di facilitare il processo permettendo a tutti (non solo agli enti pubblici) di firmare un documento online senza bisogno di stampanti o scanner.

Inoltre dover stampare i documenti firmati è un’azione inutile in quanto contro-produttiva sia da un punto di vista di efficienza che ecologicamente parlando. Perché condannarsi a mantenere enormi archivi cartacei quando si puo’ guadagnare spazio e tempo con l’archiviazione elettronica? Non vi è nessuna ragione, soprattutto quando si pensa al trend di digitalizzazione che ha portato strumenti come fatturazione elettronica, permettendo la diffusione di documenti commerciali come gli ordini d’acquisto o le fatture, tutto online.

Un documento firmato con la firma elettronica di Yousign é valido e legalmente riconosciuto rimanendo in forma elettronica, non necessita quindi l’applicazione del timbro digitale. La veridicità e l'integrità della firma è riconoscibile grazie al certificato di firma emesso per ogni documento.

• Il valore legale del timbro dipende dal fatto che esso sia generato da un sistema ufficiale, che include una firma digitale qualificata e un codice univoco associato a un documento emesso da un ente.
• Un QR code o un codice a barre personalizzato non ha alcun valore giuridico, a meno che non sia creato attraverso software autorizzati che garantiscano l’autenticità e la tracciabilità del documento.

Il timbro digitale trova applicazione in svariati ambiti della Pubblica Amministrazione, dove è necessario garantire la validità legale anche su supporto cartaceo. È utilizzato, ad esempio, per certificati anagrafici, visure catastali, attestati scolastici, documenti fiscali e permessi comunali. In ambito scolastico e sanitario, viene spesso applicato a pagelle digitali, certificati di esenzione o referti medici rilasciati via web. La sua adozione consente agli enti di digitalizzare i processi senza rinunciare alla possibilità di offrire documenti stampabili legalmente validi. Pur essendo pensato per la PA, la logica alla base del timbro digitale ha ispirato soluzioni simili nel settore privato, come l’uso di sigilli elettronici per validare documenti aziendali, fatture o certificazioni.

Se sei un’azienda e cerchi una garanzia legale per i tuoi documenti, la soluzione più adatta è il sigillo elettronico, riconosciuto dal Regolamento eIDAS. Si tratta di un’opzione con pieno valore giuridico in grado di proteggere la veridicità dei tuoi documenti aziendali.

Il sigillo elettronico o detto anche eSeal serve principalmente a due cose:

• garantire l’identità dei firmatari
• garantire l’integrità del documento stesso

Ha le stesse caratteristiche della firma elettronica, e sono entrambi riconosciuti e regolati a livello europeo.

Il sigillo elettronico è la soluzione per chi vuole avere lo stesso livello di sicurezza che offre il timbro digitale, in quanto ha la stessa funzione ma è utilizzabile anche dalle aziende.

Inoltre aggiungere un sigillo elettronico ad un documento é relativamente semplice in quanto è sufficiente richiederlo presso alcuni servizi di firma elettronica (si, anche Yousign offre questo servizio). Oppure ci si può rivolgere a una Certification Authority eiDAS che fornisce questo tipo di sigillo.

Ti lascio questo elenco che riporta tutti i punti importanti trattati in questo articolo, così ti sarà tutto più chiaro.

• Il timbro digitale è riservato alla PA ed è pensato per validare su carta i documenti nativi digitali.
• Il sigillo elettronico ha funzione analoga: garantisce autenticità, integrità e provenienza, ma può essere usato anche da aziende private e ha pieno valore legale.
• Il timbro aziendale non ha nessun valore legale.