Il timbro digitale o contrassegno elettronico è una soluzione tecnologica utilizzata dall’amministrazione italiana, che permette di garantire il valore legale di un documento informatico, nonostante questo venga stampato. Il timbro digitale quindi serve ad assicurare la validità giuridica di un determinato documento e questo è possibile grazie al codice a barre bidimensionale (si è proprio questo il timbro digitale!) che contiene tutte le informazioni appartenenti al documento firmato digitalmente, rendendolo cosi’ unico ed irripetibile.
L’adozione del timbro digitale permette agli enti pubblici e in generale all’amministrazione pubblica italiana di offrire la documentazione firmata digitalmente e successivamente richiesta via web agli utenti.
Perché utilizzare il timbro digitale?
Cerchiamo di capire perché gli enti pubblici adottano il contrassegno elettronico o timbro digitale.
Qualsiasi documento firmato digitalmente una volta stampato perde le sue caratteristiche legali, ed ecco perché gli enti pubblici utilizzano il timbro digitale per garantire che il documento firmato elettronicamente mantenga le sue caratteristiche di autenticità, senza dover apporre la firma autografa!
Gli enti pubblici italiani si ritrovano ogni giorno a dover stampare centinaia di migliaia di documenti su carta per poterli consegnare ai cittadini richiedenti. Questo accade perché purtroppo non sono state ancora intraprese le misure adatte per evitare questo consumo spropositato di carta, che oltre a nuocere al pianeta fa perdere tempo a tutti.
Finché si dovranno stampare i documenti gli enti pubblici saranno costretti all’utilizzo del timbro digitale detto anche contrassegno elettronico.
Il contrassegno elettronico (o timbro digitale) quindi grazie alla tecnologia del codice bidimensionale permette di trasportare e rileggere il contenuto del documento. In questo modo riesce a confermare il valore giuridico di un documento informatico nel momento in cui questo viene stampato in formato cartacea.
Ill codice bidimensionale che viene stampato sulla carta rende possibile ricostruire il documento originario e quindi verificarne l’autenticità.
Quindi ricapitolando, il timbro digitale serve a garantire il valore legale e l’originalità di un documento realizzato da un ente pubblico, dopo che questo è stato stampato.
Prova la firma elettronica di Yousign gratuitamente per 14 giorni
Come creare il proprio timbro digitale?
Come già detto per i privati o le aziende non è possibile creare il timbro digitale, ma presto capirai che non è necessario.
In effetti una volta firmato il documento elettronicamente non è assolutamente necessario stamparlo, anzi il vantaggio principale di firmare con strumenti online riconosciuti legalmente come la firma elettronica è proprio quello di facilitare il processo permettendo a tutti (non solo agli enti pubblici) di firmare un documento online senza bisogno di stampanti o scanner.
Inoltre dover stampare i documenti firmati è un’azione inutile in quanto contro-produttiva sia da un punto di vista di efficienza che ecologicamente parlando. Perché condannarsi al mantenimento di enormi archivi cartacei quando si puo’ guadagnare spazio e tempo con l’archiviazione elettronica? Non vi è nessuna ragione, soprattutto quando si pensa al trend di digitalizzazione che ha portato strumenti come fatturazione elettronica, permettendo la diffusione di documenti commerciali come gli ordini d’acquisto o le fatture, tutto online.
Un documento firmato con la firma elettronica di Yousign é valido e legalmente riconosciuto rimanendo in forma elettronica, non necessita quindi l’applicazione del timbro digitale. La veridicità e l'integrità della firma è riconoscibile grazie al certificato di firma emesso per ogni documento.
L’alternativa al timbro aziendale: il sigillo elettronico
Abbiamo già precedentemente spiegato quale sia la funzione del timbro aziendale. Ti informo solo di una cosa: il timbro aziendale diversamente da quello che si pensa, non ha alcun valore legale e inoltre non è nemmeno obbligatorio.
Un’opzione legale e utile che potrebbe sostituire il timbro digitale è il sigillo elettronico, che ha pieno valore giuridico e protegge la veridicità dei tuoi documenti aziendali.
Il sigillo elettronico o detto anche eSeal serve principalmente a due cose:
- garantire l’identità dei firmatari
- garantire l’integrità del documento stesso
Ha le stesse caratteristiche della firma elettronica, e sono entrambi riconosciuti e regolati a livello europeo.
Il sigillo elettronico è la soluzione per chi vuole avere lo stesso livello di sicurezza che offre il timbro digitale, in quanto ha la stessa funzione ma è utilizzabile anche dalle aziende.
Inoltre aggiungere un sigillo elettronico ad un documento é relativamente semplice in quanto è sufficiente richiederlo presso alcuni servizi di firma elettronica (si, anche Yousign offre questo servizio). Oppure ci si puo’ rivolgere a una Certification Authority eiDAS che fornisce questo tipo di sigillo.
Concludendo
Per concludere ti lascio questo elenco che riporta tutti i punti importanti trattati in questo articolo, cosi’ sarà tutto più chiaro.
- Il timbro digitale è una soluzione tecnologica utilizzata dall’amministrazione italiana per poter mantenere il valore legale di un documento una volta stampato.
- Solo gli enti pubblici e l’amministrazione pubblica possono creare il proprio timbro digitale.
- La firma elettronica non necessita di essere validata da nessun timbro o sigillo, è essa stessa una garanzia di autenticità.
- Il timbro aziendale non ha nessun valore legale, è meglio utilizzare un sigillo elettronico che è riconosciuta dal Regolamento eIDAS .
