Fattura elettronica: quando è necessaria la firma elettronica

L’utilizzo del formato digitale dei documenti rispetto al cartaceo sta diventando sempre di più un’abitudine diffusa tra le aziende e i professionisti nel lavoro quotidiano. I documenti cartacei stanno via via scomparendo, lasciando spazio a una vasta gamma di formati digitali che – come quelli analogici – hanno bisogno (a volte) di essere autenticati e identificati attraverso servizi quali firma digitale, marcatura temporale e sigilli elettronici. Uno dei casi è quello della fattura elettronica, che deve necessariamente essere validata da una firma digitale quando si lavora con la Pubblica Amministrazione.

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale: si tratta, cioè, di un documento digitale che contiene gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, trasmessa via internet con un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. E’ stata introdotta in Italia con la legge finanziaria 2008 nell'ambito delle linee di azione dell'Unione europea («i2010») che incoraggia gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l'intero ciclo degli acquisti. 

Più in generale, la fatturazione elettronica è il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione all’emissione e ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni. 

I passaggi sono i seguenti:

1. La fattura elettronica viene compilata attraverso un software di fatturazione elettronica.
2. La fattura viene poi firmata digitalmente dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario.
3. La fattura viene poi inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio invia il documento al soggetto privato a cui è indirizzato.

Ma quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica? Sicuramente una maggiore efficienza relativa al controllo per la lotta all’evasione fiscale; la dematerializzazione dell’intero processo di fatturazione, passato dal cartaceo all’online. Infine, importante è anche la conservazione sostitutiva, ovvero la procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all'originale cartaceo. 

Possiamo quindi dire che tra i principali vantaggi della fatturazione elettronica vi è il progressivo abbandono dei supporti cartacei, con l’eliminazione dell’utilizzo di tonnellate di carta, oltre che di costi di stampa, di spedizione e conservazione. 

Da questo punto di vista, i vantaggi della fattura elettronica si riflettono anche sulle aziende, che riducono significativamente i costi: la dematerializzazione di un documento come la fattura, infatti, permette alle aziende di risparmiare sotto diversi punti di vista, dalla stampa allo stoccaggio fino all’archiviazione, in quanto:

• vengono eliminati i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
• non c’è più rischio di distruzione, corruzione o perdita;
• non si perde più tempo per la ricerca e la consultazione.

Innanzitutto è bene dire che l’utilizzo della firma digitale è facoltativo quando si emette una fattura elettronica per un privato o un’azienda, mentre quando ci si interfaccia con la Pubblica Amministrazione è obbligatorio.

Secondo quanto spiegato dall’Agenzia delle Entrate, questo obbligo deriva dalla necessità di garantire attraverso la firma due aspetti:

1. Integrità delle informazioni contenute nella fattura
2. Autenticità dell’emittente

In generale, comunque, è sempre meglio firmare, anche in ambito B2B, quindi laddove ci sia un interscambio di documentazione tra privati. In questo modo, infatti, chi deve far firmare un documento, può assicurarne l’autenticità, l’integrità e la leggibilità, elementi che solo la firma elettronica - insieme alla marcatura temporale – è in grado di garantire.

Grazie a Yousign è possibile garantire la valenza legale e probatoria di qualsiasi documento dematerializzato, assicurandosi di apporre una firma elettronica sullo stesso dopo il processo di dematerializzazione.

Al di là del processo di fatturazione elettronica, sono tanti i processi e i reparti aziendali che possono godere dei vantaggi della dematerializzazione grazie ai servizi offerti da Yousign.

Yousign mette a disposizione, infatti, la firma elettronica semplice e quella avanzata, che differiscono per il livello di sicurezza e per la complessità del sistema di verifica dell'identità del firmatario che ciascuno di essi utilizza.

La firma elettronica semplice (FES) è attualmente la procedura più utilizzata, che consente in soli 2 click è possibile firmare un documento.

Per rafforzare il livello di sicurezza di questa tipologia di firma , Yousign dispone del sistema di doppia autenticazione, dove un codice OTP SMS ricevuto dal firmatario è necessario per firmare il documento.

Non solo. Anche nel caso di una firma elettronica semplice, Yousign crea un file di verifica con data e ora per ogni procedura contenente una serie di tracce informatiche che saranno archiviate per 10 anni presso un archivista di terze parti governativo chiamato Arkhinéo, un archiviatore di terze parti, certificato a livello europeo.

Con la firma semplice è possibile firmare ordini, preventivi, contratti di lavoro, con il fornitore, ecc.

C’è poi la firma elettronica avanzata (FEA), più sicura, consigliata per transazioni finanziarie di grandi dimensioni o per firmare documenti che possono presentare interessi legali significativi.

Al contrario di quella semplice, la firma elettronica avanzata deve soddisfare criteri di verifica dell’identità più rigorosi e quindi ha un livello di sicurezza più elevato come stabilito nella regolamentazione eIDAS e completato dall'ordinamento giuridico italiano.

Una firma elettronica avanzata deve infatti garantire diversi processi di identificazione e controllo, che possono essere fatti attraverso soluzioni come il caricamento e la verifica in tempo reale del documento d’identità del firmatario e la sua aggiunta al processo di controllo, come proposto da Yousign.

Tutti questi sistemi di verifica dell'identità e prova del consenso possono essere combinati per rafforzare ulteriormente la validità legale della firma.

Con la firma avanzata si possono firmare atti preliminari di compravendita di beni immobili, apertura di conti bancari, contratti assicurativi, ecc.

Se sei interessato a migliorare i processi aziendali e risparmiare sui costi di gestione dei contratti, ti invitiamo a iscriverti alla nostra prova gratuita di Yousign.

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