KYC vs KYB: differenze, processi e tecnologie

La procedura Know Your Customer (KYC), o "conosci il tuo cliente", si compone di diverse azioni che permettono agli organismi finanziari e alle aziende di verificare l'identità dei loro clienti, al fine di assicurare la sicurezza delle transazioni finanziarie.

Consiste nel controllare l'identità dei clienti esaminando i loro documenti legali (passaporto, carta d'identità, certificato di residenza...), ma anche nel verificare le informazioni con metodi più avanzati come il riconoscimento vocale o facciale. Infine, il KYC richiede una sorveglianza costante delle transazioni, al fine di rilevare qualsiasi comportamento sospetto.

Il KYC risponde a diversi obiettivi:

• La lotta contro il riciclaggio di denaro: impedire ai criminali di utilizzare i servizi finanziari per attività illegali.
• La prevenzione delle frodi: evitare false dichiarazioni, furto d'identità o qualsiasi altra azione fraudolenta.
• Il rispetto della normativa: assicurare la conformità alle diverse obbligazioni legali (globali, europee e nazionali).
• La valutazione dei rischi clienti: determinare se un cliente rappresenta un rischio legato al finanziamento del terrorismo, alla corruzione o ad altre attività illegali.

Il processo Know Your Business (KYB), o "conosci la tua azienda", permette alle aziende e alle istituzioni finanziarie di verificare l'identità delle aziende con cui lavorano.

Come il KYC, il KYB consiste nel raccogliere e verificare le informazioni. Invece di riguardare i clienti, si tratta qui delle aziende: denominazione sociale, numero di identificazione aziendale (Partita IVA, Codice Fiscale, numero REA), status giuridico, indirizzo, identità dei dirigenti... I metodi di verifica possono variare a seconda degli organismi, e la sorveglianza continua è obbligatoria al fine di rilevare eventuali attività che escono dall'ordinario.

Gli obiettivi del KYB sono simili a quelli del KYC: lottare contro il riciclaggio di denaro, prevenire le frodi, rispettare le normative e valutare i rischi che presentano le aziende.

Il KYC e il KYB presentano numerosi punti in comune, tanto per il loro processo di applicazione quanto per i loro obiettivi. La principale differenza è che il KYC si concentra sui clienti, mentre il KYB riguarda le aziende.

Ecco una tabella comparativa per visualizzare meglio le differenze:

In chiaro, il KYC si applica quindi alle persone fisiche. È utilizzato dalla maggior parte delle banche, istituzioni finanziarie e piattaforme di criptovalute, così come da certe aziende. Risponde alle norme AML che mirano a lottare contro il riciclaggio di denaro.

Il KYB si applica alle persone giuridiche, e si estende ai servizi B2B e ai marketplace. Serve a verificare l'identità giuridica e la legalità delle aziende, al fine di assicurare una collaborazione sicura.

Il KYC segue le seguenti fasi:

L'azienda o la banca chiede al cliente di fornire documenti per provare la sua identità. Si tratta spesso della carta d'identità o del passaporto in corso di validità. È necessario che i documenti contengano le informazioni essenziali (indirizzo, nome completo, data di nascita...), così come una foto per poter identificare fisicamente il cliente.

Le banche raccolgono in particolare questi documenti per giustificare l'identità dei clienti prima di lasciarli aprire un conto.

I documenti ufficiali vengono verificati al fine di assicurarsi che non siano falsi e appartengano alle persone giuste. Per validare l'autenticità dei documenti d'identità, le aziende e le banche possono utilizzare diverse tecniche. Possono in particolare confrontare una foto del cliente con quella che si trova sul suo passaporto o sulla sua carta d'identità. È anche possibile utilizzare processi digitali come i PVID (fornitori di verifica d'identità a distanza).

Certi clienti sono oggetto di verifiche più importanti, poiché possono presentare rischi più elevati. È in particolare il caso delle Persone Politicamente Esposte (PEP), che necessitano valutazioni più approfondite, applicate dall'Enhanced Due Diligence (EDD). Questo processo rafforzato permette di verificare che queste persone non siano legate ad attività illegali come la corruzione o il riciclaggio di denaro, e che non abbiano già fatto oggetto di sanzioni.

Il KYC non si ferma dopo la verifica dei documenti e la validazione del cliente. Una sorveglianza regolare è indispensabile per controllare le transazioni finanziarie e individuare eventuali comportamenti inusuali che possono essere il segno di un'attività illegale. Può trattarsi di un cambiamento nelle abitudini del cliente, come importi di transazioni o frequenze che escono dall'ordinario.

Le fasi del processo KYB sono abbastanza simili a quelle del KYC. Infatti, gli obiettivi rimangono gli stessi, solo le entità controllate sono diverse. Il KYB serve a verificare l'identità dei partner commerciali e altri collaboratori professionali. Si mette quindi in atto così:

I documenti raccolti sono l'indirizzo dell'azienda, i documenti di registrazione (iscrizione Partita IVA/Codice Fiscale, numero REA, visura camerale...). La verifica della Partita IVA è una tappa essenziale per confermare l'esistenza legale dell'azienda partner. Certi organismi possono anche richiedere altri documenti come gli statuti giuridici.

L'organismo che applica il KYB verifica poi le informazioni per assicurarsi che l'azienda con cui desidera collaborare sia reale e che la sua attività sia legale. Procede anche all'identificazione dell'UBO (Ultimo Beneficiario Effettivo), che rappresenta i proprietari reali dell'azienda. Questa verifica è utile per individuare eventuali società schermo.

Come il KYC, il KYB applica un sistema di verifica più importante per le persone politicamente esposte. Inoltre, l'organismo controlla i registri governativi al fine di assicurarsi che l'azienda partner non faccia oggetto di sanzioni internazionali.

La sorveglianza riguarda le transazioni effettuate dai partner B2B per prevenire qualsiasi attività sospetta, ma anche la sorveglianza mediatica (stampa, social network...), al fine di controllare la reputazione dei collaboratori e individuare qualsiasi elemento negativo.

La verifica d'identità tramite KYC e KYB non si ferma alla raccolta di documenti. Deve anche garantire la tracciabilità e l'autenticità degli impegni presi dai clienti e dalle aziende. È qui che la firma elettronica gioca un ruolo chiave.

Nel quadro di un processo di onboarding cliente o di una relazione commerciale B2B, la firma elettronica permette di:

• Certificare l'identità del firmatario: grazie ai meccanismi di autenticazione (SMS, email, verifica biometrica), la firma elettronica rafforza la verifica KYC/KYB.
• Garantire la tracciabilità dei documenti: ogni firma è marcata temporalmente e messa in sicurezza, in conformità al regolamento eIDAS (n°910/2014).
• Accelerare i processi di conformità: digitalizzando la firma dei contratti, moduli di apertura conto, convenzioni o documenti normativi, le aziende guadagnano in rapidità e sicurezza.
• Assicurare il valore legale degli impegni: una firma elettronica avanzata o qualificata offre un valore probante equivalente a una firma manoscritta.

Con Yousign puoi:

• Verificare l'identità dei tuoi clienti e partner grazie alla nostra soluzione Yousign Verify, che automatizza la verifica dei documenti di identità, delle coordinate bancarie e degli estratti Kbis.
• Far firmare i tuoi documenti in piena conformità con firme elettroniche semplici, avanzate o qualificate, adatte alle tue esigenze normative.
• Garantire la tracciabilità e la sicurezza di ogni transazione grazie alla marcatura temporale qualificata e alla conservazione sicura delle prove.
• Accelerare i processi di onboarding: ridurre di diversi giorni i tempi di convalida di clienti e partner grazie all'automazione.

Una delle sfide principali del KYC è contrastare i tentativi di furto d'identità, che possono portare ad attività illegali utilizzando le piattaforme finanziarie. Per questo il KYC utilizza diverse tecnologie che permettono di riconoscere l'identità dei clienti con documenti digitali. L'autenticità è anche verificata da sistemi di autenticazione biometrici, il che permette di lottare contro l'uso di falsi.

Il KYB affronta invece una sfida di taglia: un'assenza di metodo chiaro e universale per mettere in sicurezza al massimo ogni tappa del processo di verifica. Gli organismi che utilizzano il KYB devono quindi utilizzare diverse piattaforme e strumenti per moltiplicare le verifiche e controllare un certo numero di documenti. Possono per esempio consultare i registri commerciali o ancora applicare controlli AML come il KYC per avere una visione globale dell'identità e delle informazioni essenziali di un'azienda.

Inoltre, al di là della verifica d'identità, le istituzioni finanziarie devono ora garantire la loro resilienza operativa digitale di fronte alle minacce informatiche, una posta in gioco chiave affrontata da nuove normative.

Il KYC e il KYB sono processi che utilizzano diverse tecnologie simili, al fine di verificare la conformità dei documenti, dei clienti per l'uno, delle aziende per l'altro. Ecco le tecnologie che sono frequentemente utilizzate in entrambi i casi:

L'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico sono utilizzati per analizzare i comportamenti dei clienti nel quadro del KYC, al fine di rilevare le anomalie e prevenire le frodi. Queste tecnologie permettono anche di valutare i rischi che possono presentare le aziende partner in B2B, nel quadro del KYB.

La blockchain decentralizza i dati dei clienti e permette di metterli in sicurezza e di verificarli. È per questo che è particolarmente efficace nel processo KYC. Facilita anche la tracciabilità delle transazioni tra le aziende, il che rafforza la sicurezza nel quadro del KYB. Crittografando e impedendo le modifiche dei dati, la blockchain permette di proteggere i documenti dei clienti e delle aziende contro i rischi di pirateria e frodi.

L'OCR permette di estrarre automaticamente informazioni a partire da un documento, come una carta d'identità o un passaporto per esempio. Questo sistema è particolarmente utile nel processo KYC per verificare l'identità dei clienti. È anche utilizzato per il KYB, poiché permette di analizzare i documenti delle aziende e di verificare la loro autenticità.

Tutti i clienti o aziende non presentano lo stesso livello di rischio, è per questo che un approccio personalizzato è necessario nel quadro del KYC e del KYB. I clienti e le aziende con un rischio più elevato necessitano più risorse, poiché le istituzioni devono procedere a verifiche più complete. È in particolare il caso delle persone politicamente esposte, o delle aziende che evolvono in settori sensibili, maggiormente esposte a rischi di frode. Categorizzare correttamente i clienti e le aziende permette quindi di fornire gli sforzi adeguati in funzione di ogni profilo.

Ogni organismo, azienda o istituzione deve mettere in atto procedure chiare internamente, affinché i team siano informati di ogni tappa del KYC o del KYB. Queste procedure devono dettagliare i mezzi utilizzati per la raccolta e la verifica dei dati, così come la messa in atto della sorveglianza.

Il personale chiamato a partecipare al KYC o al KYB deve essere correttamente formato. Ogni collaboratore deve padroneggiare gli strumenti messi in atto, così come la procedura. È grazie a una perfetta conoscenza del processo che il personale sarà in grado di rilevare comportamenti sospetti, eventuali frodi, e di evitare errori.

L'intelligenza artificiale, l'apprendimento automatico, o ancora la blockchain sono tecnologie efficaci e moderne per automatizzare il trattamento dei dati e garantire la sicurezza delle transazioni. Per ottimizzare i processi KYC e KYB, gli organismi hanno tutto l'interesse a scegliere gli strumenti più performanti e a utilizzarli in maniera giudiziosa.

Il KYC e il KYB necessitano una sorveglianza continua, così come aggiornamenti regolari dei dati. Per facilitare gli aggiornamenti, le aziende possono mettere in atto sistemi automatici, e realizzare audit per verificare che tutti i dati siano ben attualizzati.

Le 5 tappe per riuscire la vostra messa in conformità KYC/KYB:

• Tappa 1 – Identificare gli obblighi legali: Verificare le normative applicabili al vostro settore (AML, direttive antiriciclaggio, regolamento eIDAS).
• Tappa 2 – Scegliere i buoni strumenti: Selezionare soluzioni tecnologiche performanti (IA, OCR, blockchain, verifica d'identità a distanza).
• Tappa 3 – Formare i vostri team: Organizzare formazioni regolari per i vostri collaboratori sui processi KYC/KYB e le nuove minacce.
• Tappa 4 – Automatizzare la raccolta e la verifica: Ridurre i tempi e gli errori automatizzando i processi di verifica e sorveglianza.
• Tappa 5 – Sorvegliare e aggiornare continuamente: Mettere in atto una sorveglianza continua dei clienti e partner, e attualizzare regolarmente i dati.

Il KYC e il KYB sono procedure essenziali per garantire la sicurezza delle transazioni in B2C e in B2B. Il primo si concentra sui clienti privati, mentre il secondo mira alle aziende. Tuttavia, i due processi presentano similarità nei loro obiettivi, nei loro processi, e nelle tecnologie utilizzate.

Con lo sviluppo rapido delle nuove tecnologie come l'IA, il KYC e il KYB conosceranno inevitabilmente evoluzioni significative nei prossimi anni. Possiamo in particolare prevedere uno sviluppo rapido dell'automazione e un aumento della sicurezza. Un'evoluzione nelle normative legali è anche da prevedere, soprattutto per il KYB che evolve attualmente in un quadro legale meno denso del KYC.

Integrando soluzioni di verifica d'identità e di firma elettronica, potete semplificare i vostri processi di conformità garantendo allo stesso tempo la sicurezza e la tracciabilità delle vostre transazioni.