Gestione contabile del calo di fatturato: strategie, indicatori e soluzioni

La gestione contabile è l’insieme delle attività che consentono a un’impresa di registrare, monitorare e analizzare le proprie operazioni economiche e finanziarie. Non si tratta solo di adempiere agli obblighi fiscali, ma di avere uno strumento concreto per valutare la salute aziendale e pianificare strategie future.

Quando si verifica un calo di fatturato, la contabilità assume un ruolo ancora più importante. Infatti:

• permette di confrontare fatturato e corrispettivi mese con i costi sostenuti;
• evidenzia scostamenti tra ricavi e spese, aiutando a individuare eventuali squilibri;
• consente di calcolare indicatori chiave come il margine operativo lordo (MOL), l’EBITDA e il break even point, fondamentali per capire se l’impresa è in grado di coprire i costi fissi;
• offre dati affidabili per stimare la capacità dell’azienda di generare liquidità e programmare investimenti.

Un concetto centrale è il principio di competenza economica, secondo il quale i ricavi e i costi devono essere registrati nel periodo in cui si manifestano, indipendentemente dal momento in cui avviene il pagamento. Questo principio garantisce una rappresentazione fedele delle performance aziendali e riduce il rischio di interpretazioni distorte.

In sintesi, una contabilità ben strutturata consente di trasformare il calo di fatturato da semplice dato negativo a un segnale utile per prendere decisioni informate: rivedere i costi variabili, ottimizzare l’uso delle materie prime, o pianificare azioni correttive per mantenere l’equilibrio finanziario.

Uno dei principali errori commessi dalle imprese è confondere il fatturato con il cash flow. Mentre il fatturato misura il totale delle vendite registrate in un periodo, il cash flow indica la liquidità effettivamente disponibile per coprire costi e investimenti.

Un’azienda può avere un fatturato elevato ma trovarsi comunque in difficoltà se i pagamenti dei clienti arrivano in ritardo o se i costi operativi crescono più velocemente delle entrate. Per questo motivo, la gestione dei flussi di cassa rappresenta il vero “termometro” della stabilità finanziaria.

Per comprendere se l’impresa è in equilibrio, occorre analizzare alcuni indicatori fondamentali:

• Break even point: il punto in cui i ricavi coprono esattamente i costi, senza generare né perdite né utili.
• Margine operativo lordo (MOL) e EBITDA (operativo lordo): misurano la redditività operativa prima delle imposte e degli oneri finanziari.
• Corrispettivi mese aprile e mesi successivi: consentono di valutare la regolarità delle entrate e di confrontare l’andamento rispetto all’anno precedente.
• Capacità dell’azienda di generare liquidità: la vera bussola per capire se si può investire, ridurre debiti o affrontare periodi di calo del fatturato.

Riconoscere tempestivamente i segnali di squilibrio è fondamentale per evitare che un calo di fatturato si trasformi in una crisi irreversibile. Una buona gestione contabile permette di individuare indicatori di rischio e di intervenire con strategie correttive.

Ecco alcuni elementi da monitorare con attenzione:

• Scostamenti tra fatturato e corrispettivi mese: se i ricavi registrati non corrispondono ai pagamenti effettivamente incassati, la liquidità aziendale potrebbe ridursi rapidamente.
• Aumento dei costi delle materie prime: l’incidenza dei costi variabili sulla produzione può erodere il margine operativo e ridurre la competitività.
• Margini in calo: una diminuzione del margine operativo lordo o dei ricavi vendita margine indica che l’impresa sta faticando a generare redditività dalle proprie attività principali.
• Oneri finanziari crescenti: un aumento degli interessi passivi o dei debiti a breve termine può compromettere la sostenibilità della gestione.
• Anomalie nel conto economico: discrepanze tra voci come conto economico ricavi e spese effettive possono essere sintomo di errori contabili o, nei casi peggiori, di frodi.

Individuare i problemi in anticipo consente di:

• rinegoziare contratti con fornitori e clienti;
• rivedere la struttura dei costi variabili e fissi;
• pianificare interventi straordinari come richieste di finanziamento o accesso a contributi conto esercizio.

Una contabilità che rileva con precisione questi indicatori diventa quindi uno strumento essenziale non solo per rispettare gli obblighi fiscali, ma per guidare l’impresa in scelte strategiche mirate.

Quando un’impresa subisce un calo di fatturato, una delle soluzioni più efficaci per recuperare liquidità è accedere ai contributi pubblici. Negli ultimi anni, lo Stato italiano e l’Unione Europea hanno messo a disposizione diversi strumenti di sostegno, tra cui i contributi a fondo perduto.

Un contributo fondo perduto è un sostegno economico che non deve essere restituito. Viene erogato a favore di imprese e professionisti che rispettano determinati requisiti, ad esempio:

• riduzione del fatturato in un periodo di riferimento (es. corrispettivi mese aprile 2020 rispetto al 2019);
• appartenenza a specifici settori particolarmente colpiti da crisi o emergenze;
• possesso di una regolare partita IVA attiva.

Questi contributi aiutano a coprire costi fissi e a garantire la continuità aziendale, senza aggravare l’indebitamento.

• Contributo a fondo perduto: somma erogata senza obbligo di restituzione.
• Contributi conto esercizio: agevolazioni che vanno a coprire specifiche voci di spesa, come l’acquisto di materie prime, la formazione o l’innovazione tecnologica.
• Contributo conto esercizio: spesso connesso a bandi o misure regionali e vincolato a determinati progetti o attività.

Il processo varia a seconda del bando, ma in generale prevede:

1. Verifica dei requisiti → confrontare il proprio ammontare fatturato corrispettivi con i parametri previsti dalla normativa.
2. Raccolta della documentazione → bilanci, dichiarazioni IVA, situazione contabile aggiornata.
3. Presentazione della domanda telematica → attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate o delle Regioni.
4. Attesa dell’erogazione → una volta approvata, la somma viene accreditata direttamente sul conto corrente indicato.

Per molte imprese e professionisti, la gestione della partita IVA è il cuore dell’attività economica. Tuttavia, in presenza di un calo di fatturato prolungato, può diventare necessario valutare la chiusura della posizione o il passaggio a un regime fiscale diverso.

La chiusura della partita IVA può essere presa in considerazione quando:

• l’attività non è più redditizia e non copre i costi variabili e fissi;
• si verifica un calo strutturale dei ricavi vendita margine;
• non si rispettano più i requisiti di un determinato regime fiscale (ad esempio, il regime forfettario con limite di fatturato annuale di 85.000 €);
• l’imprenditore decide di cessare l’attività o di trasformarla in altra forma societaria.

1. Comunicazione all’Agenzia delle Entrate → entro 30 giorni dalla cessazione dell’attività, presentando il modello AA9/12 (per ditte individuali) o AA7/10 (per società).
2. Adempimenti IVA → liquidazione e versamento dell’imposta dovuta fino alla data di chiusura.
3. Chiusura delle posizioni INPS e INAIL → per i contributi previdenziali e assicurativi.
4. Conservazione dei documenti → obbligo di mantenere registri e scritture contabili per almeno 10 anni.

• Nel regime forfettario, la chiusura della partita IVA è relativamente semplice, ma occorre verificare se si hanno contributi INPS arretrati o eventuali acconti d’imposta da regolarizzare.
• Nei regimi ordinari, invece, è necessario chiudere correttamente i registri IVA, il conto economico ricavi e gestire eventuali oneri finanziari residui.

Una gestione contabile efficace non si limita a registrare entrate e uscite: deve produrre documentazione chiara e aggiornata che consenta all’imprenditore di analizzare l’andamento dell’attività e prendere decisioni informate.

Per avere una visione completa della situazione economico-finanziaria, ogni impresa dovrebbe disporre di:

• Conto economico ricavi e costi → evidenzia la differenza tra entrate e uscite, con il dettaglio di voci come costi materie prime e vendita costi variabili.
• Stato patrimoniale → mostra l’equilibrio tra attivo e passivo, utile per valutare la solidità aziendale.
• Report sul godimento beni di terzi → consente di monitorare i costi legati a beni non di proprietà (affitti, leasing, noleggi), spesso sottovalutati ma rilevanti.
• Rendiconto finanziario → permette di analizzare la capacità dell’azienda di generare liquidità, al di là del semplice fatturato.

Un sistema di reporting ben strutturato consente di:

• confrontare periodi diversi (es. corrispettivi mese aprile vs mese precedente);
• individuare trend di crescita o calo del margine operativo lordo;
• calcolare con precisione il break even point;
• predisporre i dati necessari per richieste di contributi conto esercizio o finanziamenti.

La digitalizzazione dei processi contabili è ormai imprescindibile per ogni impresa moderna, e uno dei tasselli fondamentali è la firma elettronica. Yousign offre una soluzione intuitiva, conforme e sicura che semplifica la gestione dei documenti, ottimizza i flussi e contribuisce a una contabilità più efficiente.

• Riduzione dei tempi e dei costi amministrativi: dall’invio alla firma fino all’archiviazione, tutto avviene online con una piattaforma intuitiva, eliminando stampi, scartoffie e spostamenti.
• Conformità normativa e sicurezza: Yousign garantisce piena aderenza al regolamento eIDAS e al GDPR, proteggendo i dati e conferendo valore legale ai documenti firmati.
• Automazione dei flussi documentali: grazie a integrazioni API, è possibile collegare Yousign direttamente al gestionale, al CRM o al sistema contabile, automatizzando la generazione, l’invio e il monitoraggio dei documenti.
• Tracciabilità e affidabilità: ogni documento firma elettronica ha marcature temporali, tracciamento in tempo reale e produce un dossier probatorio, garantendo trasparenza e sicurezza durante verifica e audit.

• Firma di bilanci, note integrative, contratti di acquisto e di fornitura, deleghe, comunicazioni fiscali e richieste di contributi a fondo perduto — tutto digitalizzato e facilmente archiviabile.
• Invio e firma rapida di documenti contabili standard (ad esempio modelli per apertura o chiusura partita IVA), con workflow configurabili e reminder automatici per i firmatari.

La gestione contabile non è solo un obbligo amministrativo, ma un vero strumento strategico per affrontare situazioni di difficoltà come il calo di fatturato. Attraverso il monitoraggio del cash flow, l’analisi di indicatori come il margine operativo lordo e l’utilizzo di report aggiornati, le imprese possono prevenire rischi e prendere decisioni informate.

Inoltre, conoscere le opportunità offerte dai contributi pubblici e dai contributi a fondo perduto, così come le procedure relative alla partita IVA, significa poter contare su leve concrete per preservare la liquidità e la continuità aziendale. La digitalizzazione, infine, rappresenta un alleato imprescindibile: strumenti come la firma elettronica semplificano la gestione dei documenti contabili e garantiscono maggiore efficienza.