Come analizzare l'efficienza aziendale e migliorarla

Il miglioramento dell'efficienza è un obiettivo fondamentale per qualsiasi azienda che desidera ottenere il massimo dai propri investimenti e garantire una crescita costante nel tempo.

Ma cosa significa realmente l'efficienza aziendale e come si può ottenere?

In questo articolo, esploreremo le varie sfaccettature dell'efficienza aziendale, analizzando le strategie che le aziende possono adottare per sviluppare le proprie performance e ottimizzare i processi di produzione, marketing, e vendita. Che tu sia un imprenditore, un manager o un dipendente, questo articolo ti fornirà consigli e suggerimenti utili per raggiungere i tuoi obiettivi.

L'efficienza aziendale si riferisce alla capacità di un'azienda di utilizzare in modo ottimale le risorse disponibili per raggiungere i propri scopi. In altre parole, ottenere il massimo risultato possibile con il minimo sforzo e il minimo costo. L'efficienza può essere misurata in diversi modi, ad esempio, tramite il calcolo del rapporto tra input (risorse) e output (risultati ottenuti) o tramite l'analisi dei tempi e dei costi dei processi aziendali.

Il miglioramento dell'efficienza è un obiettivo cruciale per le imprese, in quanto consente di ridurre i costi di produzione, aumentare la produttività, incrementare la qualità dei prodotti e servizi offerti, e di conseguenza, aumentare i profitti dell'azienda. Tuttavia, migliorare l'efficienza aziendale non è un compito facile, richiede una pianificazione e un'organizzazione strategica a lungo termine, nonché una costante attenzione ai dettagli e alla gestione delle risorse materiali e umane.

Un’azienda può verificare la propria efficienza aziendale, in primo luogo dando un’occhiata alle proprie finanze, alla produttività dei dipendenti  e ai propri processi. In secondo luogo sarà essenziale che l’azienda adotti delle misure interne come il monitoraggio dei rendimenti degli investimenti o l'analisi del margine di profitto, elementi che permettono di individuare i punti di forza e di debolezza dell'azienda, in modo da poterne misurare concretamente l’efficienza. 

In effetti la chiave per il miglioramento è analizzare e studiare la propria situazione attuale e passata. Tutti questi elementi sopracitati ci portano verso un termine specifico chiamato “l’indice di produttività” che racchiude in sé la chiave di lettura dell’efficienza aziendale.

Si tratta di un valore numerico che ci aiuta a capire quanto un'azienda sia in  grado di  produrre un determinato prodotto o servizio in relazione alle risorse impiegate. In pratica, l'indicatore di produttività ci dice se l'azienda sta lavorando in modo efficiente o meno, permettendoci di capire se sta ottenendo il massimo risultato con il minimo sforzo.

Ad esempio, se un'azienda riesce a produrre molte unità di prodotto utilizzando poche risorse, allora ha un alto indice di produttività. Viceversa, se l'azienda utilizza molte risorse per produrre poche unità, allora ha un basso indice di produttività.

Ci sono diversi tipi di indicatori di produttività, che si focalizzano su aspetti differenti dell'azienda. Ad esempio, c'è l'indicatore di produttività del lavoro, che ci dice quanto lavoro viene svolto in relazione alle ore lavorative impiegate. C'è poi l'indicatore di produttività del capitale, che misura l'efficienza nella gestione delle risorse finanziarie. Insomma, l'indicatore di produttività è uno strumento utile per comprendere come un'azienda sta lavorando e per individuare eventuali aree di miglioramento. Quindi, se vuoi sapere come sta andando il tuo business, non puoi fare a meno di tener d'occhio questo prezioso indicatore!

Indicatori di produttività del lavoro 

Come già detto ci sono vari tipi di indicatori, che cambiano da settore a settore. Andiamo a vedere alcuni indicatori di produttività legati all’efficienza dei dipendenti. Questi indici si ricavano dividendo le grandezze ricavate dal conto economico aziendale per il numero medio dei dipendenti nel periodo di un anno.

Così troviamo alcuni degli indicatori: 

• Valore aggiunto pro-capite: questo indicatore può assumere valori negativi, neutri o positivi e viene calcolato dividendo il valore aggiunto dell'esercizio per il numero medio di dipendenti. Per il valore aggiunto, invece, si calcola la differenza tra il valore della produzione e i consumi di materie prime e servizi nel periodo.
• I ricavi pro capite: si tratta di dividere il totale dei ricavi di un'azienda per il numero di persone che ne fanno parte. Ad esempio, se l'azienda ha guadagnato 100.000 euro e ci sono 10 dipendenti, i ricavi pro capite saranno di 10.000 euro (100.000 diviso 10).
• La produttività pro capite: servirà calcolare il numero totale di prodotti o servizi che l'azienda ha prodotto o consegnato nel periodo di riferimento. Dividere in seguito il numero totale di prodotti o servizi per il numero di dipendenti impiegati nell'azienda. Si ottiene così la produttività pro capite.

Indicatore di produttività del capitale

Questi indicatori invece, si ottengono dividendo le grandezze ricavate dal conto economico aziendale per il valore degli impieghi di capitale nel periodo preso in considerazione. Danno quindi dei risultati legati direttamente al capitale. Vediamo quali sono i più importanti e come calcolarli. 

• Produttività del capitale investito: inizia calcolando il reddito operativo dell'azienda, che rappresenta il reddito generato dalle attività operative, come le vendite o la produzione. Poi si divide il reddito operativo per il capitale investito, ovvero il totale degli investimenti effettuati dall'azienda in attività produttive, come gli impianti, le macchine o i beni immobiliari.
• Produttività del lavoro e dei macchinari: si calcola dividendo il fatturato netto per la somma del costo del lavoro e dei costi di esercizio dei macchinari.
• Rotazione delle immobilizzazioni: si calcola dividendo i ricavi di vendita per gli investimenti a lunga scadenza ricavati dallo stato patrimoniale, come macchinari, impianti o altri beni.

Per definire gli obiettivi per migliorare  l'efficienza in azienda, è importante considerare lo scopo generale dell'azienda e definire dei traguardi specifici e misurabili che possano aiutare a raggiungere questi obiettivi generali. Ecco alcuni suggerimenti su come definire gli obiettivi tangibili:

1. Identifica lo scopo dell’azienda
   Per definire l’obiettivo da raggiungere per l’efficienza, è importante sapere quali sono gli obiettivi generali dell'azienda. 
   
2. Scegli obiettivi specifici
   Gli obiettivi di efficienza devono essere specifici e misurabili in modo che possano essere monitorati e valutati.
   
3. Coinvolgi il team
   Coinvolgere il team nella definizione degli obiettivi di efficienza può aumentare l'adesione e l'impegno per il raggiungimento degli obiettivi. 
   
4. Fissa scadenze realistiche 
   Fissare scadenze realistiche è importante per assicurare che gli obiettivi possano essere raggiunti senza causare stress o burnout al team. Inoltre, definire scadenze aiuta a mantenere il focus e l'attenzione su ciò che è importante.
   
5. Monitora i risultati 
   Monitorare e valutare i risultati è fondamentale per sapere se gli obiettivi sono stati raggiunti e per identificare eventuali aree in cui migliorarsi.

Ora che hai degli obbiettivi chiari, andiamo a vedere degli accorgimenti che ti permetteranno di migliorare la tua efficienza aziendale senza dover stravolgere il tuo business.

Ci sono diversi metodi per raggiungere l’efficienza aziendale, o almeno cercare di migliorarla. Noi cercheremo di darti i punti più importanti da sviluppare o implementare nella tua azienda, quelli che secondo noi portano a una migliore efficienza senza dover investire troppo o rivoluzionare l’apparato aziendale. Scopriamo insieme questo metodo passo per passo. 

1. Digitalizzazione e Automatizzazione 

Quando si parla di digitalizzazione ci si riferisce alla trasformazione dei processi aziendali in processi digitali, mentre l'automatizzazione è l'uso di tecnologie e software per eseguire compiti in modo automatico. Riassumendo le due nozioni potremmo dire che sono accomunate dall’assenza del continuo intervento umano, o dalla rapidità di esecuzione.

La digitalizzazione e l'automatizzazione possono aiutare le aziende a ottimizzare l'efficienza in diversi modi. L'automazione può ridurre il tempo necessario per eseguire compiti ripetitivi e noiosi, liberando i dipendenti per compiti più importanti e che portano un valore aggiunto. La digitalizzazione può migliorare la collaborazione tra i dipartimenti, eliminando la necessità di comunicare via email o telefonate, e consentendo ai dipendenti di accedere facilmente alle informazioni necessarie quando e dove vogliono in due click. 

Ad esempio, immaginiamo un'azienda che deve elaborare un grande volume di fatture ogni mese. Invece di doverle elaborare manualmente, con l'automazione è possibile creare un processo automatizzato che elabora le fatture automaticamente, e grazie alla digitalizzazione queste vengono stoccate sui server dove ognuno può accedere. 

Quando si parla di digitalizzazione è inevitabile parlare di firma elettronica, in quanto la firma elettronica rappresenta uno strumento fondamentale per rendere i processi aziendali più efficienti, veloci e sicuri. É inoltre una delle forme di digitalizzazione più facili da adottare e applicare nelle propria azienda, ma che porta a dei grandi risultati in termini di ottimizzazione delle tempistiche. Per questo noi di Yousign ti consigliamo di integrare la nostra firma elettronica al tuo sistema aziendale per migliorarne l’efficienza. Pensa a quando devi far firmare un documento a un futuro dipendente o a un cliente, e questo sarà obbligato a presentarsi di persona per poter firmare. Spesso passano giorni prima che la firma venga posta, ma con la firma elettronica di Yousign il 70% dei documenti viene firmato entro 30 minuti. 

2. Gestione documentale

Il contract management descrive il processo di gestione e di monitoraggio dei contratti all'interno di un'azienda o di un'organizzazione. Ciò include anche la gestione dei documenti contrattuali per garantire che tutte le parti adempiano ai propri obblighi. Un'efficace gestione dei contratti può contribuire ad accelerare i processi aziendali e a ridurre i margini d’errore. 

Un sistema di contract management è essenziale per un’azienda che vuole risparmiare tempo, risorse e ottimizzare i propri processi e di conseguenza migliorare i propri processi aziendali. In quanto permette di automatizzare e standardizzare il processo di realizzazione dei contratti, riduce i possibili errori e rende più semplice individuare le responsabilità. Un sistema di questo tipo può portare un grande valore aggiunto alla tua quotidianità e rendere il tuo lavoro più produttivo, insomma è una ventata d’aria fresca per il tuo business. 

Per implementare una gestione documentale di successo si possono integrare alla propria azienda anche strumenti di contract management come i Moduli di Yousign.  

Moduli offre una serie di funzionalità come la creazione di modelli pre compilabili che rendono la gestione dei contratti più semplice ed efficiente. In media i nostri clienti preparano i propri  documenti 5 volte più velocemente, risparmiando tempo e denaro.

Ricapitoliamo quindi i vantaggi del contract management che portano a un miglioramento dell’efficienza aziendale 

• Risparmio di tempo
• Permette di limitare il margine di errore
• Aumento dell’efficienza 
  

3. Trasparenza e comunicazione 

Sai qual è il segreto per un'azienda efficiente e di successo? La trasparenza e la comunicazione!

Cosa c'entra l'efficienza con il comunicare penserai. Beh, innanzitutto, la trasparenza significa che tutti sanno cosa sta succedendo in azienda, dai dipendenti ai clienti, ai fornitori. Questo crea un ambiente di fiducia e di collaborazione in cui tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e lavorano insieme per raggiungere i traguardi comuni.

Inoltre, la comunicazione aperta e chiara è essenziale per evitare errori, incomprensioni o malintesi che possono rallentare i processi.. Quando le informazioni vengono condivise in modo trasparente e regolare, tutti sanno cosa fare, quando farlo e come farlo. E questo porta ad una maggiore efficienza e a una riduzione degli errori.

Infine, la trasparenza e la comunicazione sono anche importanti per la fidelizzazione dei clienti. Quando i clienti sanno che possono contare su informazioni chiare e oneste da parte dell'azienda, si sentono più fiduciosi e sono più propensi a continuare a fare affari con noi. Insomma, la trasparenza e la comunicazione sono il fondamento di una buona cultura aziendale e sono essenziali per una maggiore efficienza aziendale, collaborazione e successo!

4. Dipendenti qualificati e specializzati - Gestione delle risorse umane

Quando hai un team di dipendenti motivati e ben formati, l'efficienza aziendale ne beneficia enormemente. Ogni dipendente sarà in grado di svolgere il proprio lavoro in modo efficace e produttivo, raggiungendo gli obiettivi dell'azienda in modo rapido e senza complicazioni. 
Un team di dipendenti formati adeguatamente e motivati può anche ridurre i costi di formazione e training, adattarsi facilmente ai cambiamenti e lavorare in modo autonomo, senza bisogno di supervisione costante.
La scelta di dipendenti qualificati e la gestione delle risorse umane è anche un modo per rendere migliore l'ambiente di lavoro. I dipendenti soddisfatti e motivati sono più propensi a rimanere nella tua azienda a lungo termine e ad essere ambasciatori dell'azienda stessa, aiutandola ad attrarre nuovi talenti e clienti.

Utilizzando la firma elettronica di Yousign, le aziende possono accelerare la gestione dei documenti e ridurre i tempi di attesa, eliminando la necessità di stampare, firmare e scannerizzare documenti cartacei. Ciò significa che i dipendenti possono lavorare in modo più efficiente, senza dover spendere tempo prezioso per le attività manuali. La firma elettronica, inoltre, riduce il rischio di errori e garantisce la conformità legale, contribuendo così a rendere migliore la qualità dei prodotti e dei servizi offerti e di conseguenza a contribuire nel miglioramento dell’efficienza aziendale.

Grazie alla firma elettronica di Yousign, infatti, è possibile sottoscrivere documenti in modo completamente digitale, senza dover ricorrere alla carta o alle firme autografe, riducendo i tempi e i costi legati alla gestione dei documenti. Inoltre, la firma elettronica è riconosciuta legalmente ed è equiparata alla firma autografa, garantendo quindi la stessa validità e sicurezza. 

Infine, la firma elettronica consente alle aziende di risparmiare eliminando i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, come la stampa, la spedizione e lo stoccaggio. In questo modo, le aziende possono aumentare i profitti e la competitività sul mercato.

Cosa aspetti? Fai crescere la tua azienda con Yousign.