Perché scegliere la dematerializzazione dei tuoi documenti

Per le persone e le imprese, la riduzione dei rifiuti non è solo uno stile di vita o una moda passeggera. È un vero investimento in una società più pulita e meno inquinante. Ciò comporta la dematerializzazione e digitalizzazione di documenti cartacei. Affinché le aziende riducano il loro impatto ambientale e diventino ecologicamente responsabili, la sfida della dematerializzazione è nata alcuni anni fa grazie ad aziende disponibili a contribuire a questo movimento.

Le aziende stanno adottando sempre più la tendenza della dematerializzazione per ridurre il più possibile l'uso della carta all'interno dei loro uffici.

La dematerializzazione offre vantaggi economici ed ecologici per le aziende, ad esempio riducendo gli sprechi, i costi di stampa ed eliminando il processo di archiviazione dei documenti cartacei. La digitalizzazione rende i processi amministrativi più sicuri e fluidi, consentendo alle aziende di risparmiare una notevole quantità di tempo, aumentando sia la produttività che le prestazioni.

Il concetto di digitalizzazione è iniziato negli anni '80 con lo sviluppo dell'Electronic Data Interchange (EDI), che consente lo scambio automatico di dati tra diversi sistemi informatici, in formato elettronico e senza intervento umano. L'EDI è notoriamente utilizzato in alcuni Paesi per gli scambi tra società e autorità fiscali.

In aggiunta ad altri vantaggi, questa prima forma di dematerializzazione ha consentito alle aziende di aumentare la produttività riducendo il rischio di errori e i costi di elaborazione manuale delle richieste. Questo ha suscitato molteplici nuove iniziative, promuovendo il passaggio ad un ufficio senza supporti cartacei a tutte le procedure amministrative interne e/o esterne.

I documenti digitali hanno ora lo stesso valore probatorio dei documenti scritti a mano, come specificato nell’Articolo 20 del Codice dell’Amministrazione Digitale:

"Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. [...] La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida."

In altre parole, ora la legge italiana permette alle aziende di digitalizzare i documenti cartacei. Adesso è possibile creare copie digitali di documenti originali cartacei scritti a mano, il che significa che chiunque lo desideri può digitalizzare tutti i documenti scritti a mano come contratti, fatture, newsletter, tra gli altri, e archiviarli elettronicamente grazie alla conservazione digitale. 

Naturalmente, le domande che si pongono sono: Come posso implementare una dematerializzazione? Da dove iniziare?

La digitalizzazione di tutti i documenti scritti a mano che possono essere digitalizzati è il punto di partenza della dematerializzazione. Il secondo passo è impostare un Document Management System (DMS) che permetta ai diversi interpreti di trovare uno specifico documento quando è necessario. 

La gestione elettronica dei record viene eseguita da un Electronic Documents and Records Management System (EDRMS). Per tutti i documenti che richiedono una firma, la soluzione sta nella firma elettronica. La firma elettronica consente di invitare le persone a firmare i documenti online in modo sicuro, associando un valore legale ai documenti firmati.

Quando si implementano firme elettroniche, si consiglia vivamente di utilizzare un software e/o hardware, o di collaborare con un archiviatore di terze parti che eseguirà tutte le operazioni relative a questi documenti, ovvero acquisizione, digitalizzazione, convalida, registrazione, archiviazione, ecc.

La natura automatizzata di questo processo rende la gestione documentale e le sue operazioni più affidabili e consente ai dipendenti di dedicare il proprio tempo ad altre attività, aumentando la produttività e riducendo i flussi documentali. Questi processi automatizzati riducono notevolmente anche il rischio di omissioni ed errori umani.

Ci sono numerosi vantaggi associati alla dematerializzazione dei documenti. Primo, dal punto di vista economico, bisogna considerare che tutti i costi legati alla stampa verranno eliminati. Ciò include la grande quantità di carta usata ogni mese per stampare questi documenti, nonché le stampanti e le cartucce. Le stampanti sono molto spesso costose e richiedono una regolare manutenzione per evitare rotture, malfunzionamenti, ecc. 

Inviando i documenti in formato digitale, via e-mail o messaggistica istantanea si elimineranno anche i costi di spedizione.

Un'altra significativa fonte di risparmio è data dal processo di archiviazione dei documenti cartacei. Questo processo di archivi cartacei richiede molto tempo e organizzazione e quindi riduce la produttività. L'archiviazione di questi documenti comporta gestione, smistamento e manutenzione. Esige anche spazio: una o più postazioni per archiviare i documenti, nonché posto per stampanti, altre macchine e scorte di carta che sono ingombranti e costose. Per dare un dato sull'ammontare del risparmio legato all'archiviazione, studi hanno dimostrato che, in media, un'azienda investe tra il 5% e il 15% del proprio fatturato in questo processo!

Se a questo aggiungiamo il tempo che i dipendenti dedicano alla ricerca dei documenti fisici, che potrebbero essere stati archiviati per errore nella cartella sbagliata o alterati dal tempo o da altri fattori, il margine di risparmio è enorme.

La digitalizzazione è anche sinonimo di velocità. Mentre l'invio di un documento richiede almeno uno, se non diversi giorni, dall'invio alla ricevuta, l'invio digitale di un documento è istantaneo. Ciò consente di risparmiare tempo nel processo e migliora la reattività.

Accanto al vantaggio economico, la dematerializzazione ha anche un enorme impatto ambientale. Sta emergendo la consapevolezza globale sulla conservazione del nostro pianeta e delle sue risorse. La carta e tutti i suoi utilizzi sono indiscutibilmente dannosi per lo sviluppo sostenibile del nostro pianeta, a causa delle risorse e dei processi di trasformazione che richiede.

Ecco alcune cifre chiave per illustrare questo punto: 

• Un dipendente utilizza circa 70 kg di carta all’anno 
• Una tonnellata di carta equivale all’abbattimento di 17 alberi, il consumo di 26.500 litri di acqua, 3 barili di petrolio e 4100 kilowatt di energia, oltre alla produzione di 3 m² di rifiuti.

Questi numeri sono allarmanti e tutte le aziende dovrebbero prenderne atto. Si può realisticamente ipotizzare che tra qualche anno verranno emanate diverse normative nazionali ed internazionali per penalizzare il consumo di carta, come quelle applicate nell'industria automobilistica.

Questi vantaggi significano che i passi verso un ufficio dematerializzato sono più che mai importanti e dovrebbero essere un impegno da parte di tutte le aziende per lottare contro lo spreco di tempo e risorse. Queste soluzioni sono punti basilari nel passaggio alla dematerializzazione, come l'implementazione di un DMS, un EDRMS e/o Firma PDF: tre aspetti della digitalizzazione che hanno benefici sia economici che ambientali.