Gli strumenti digitali per semplificare la contabilità delle PMI

Un tempo strettamente legato alla carta e alla presenza di diverse figure professionali specializzate in azienda, il settore della contabilità sta oggi attraversando una profonda e trasformazione. Prima i software per la gestione della contabilità hanno reso obsoleti la carta e i vecchi e ingombranti archivi a favore di soluzioni in cloud agili e sempre disponibili, poi l'intelligenza artificiale ha investito il settore portando una ventata di automazione che ha consegnato al passato tutta una serie di compiti ripetitivi, ma anche attività più complesse che richiedono competenze elevate.

Le nuove tecnologie non solo semplificano e velocizzano il lavoro dell'ufficio contabilità interno alle aziende e delle società che offrono servizi contabili, ma vengono anche incontro alle aspettative delle aziende, che secondo l'82% dei contabili sono in crescita. Oggi, le aziende si aspettano dall'ufficio contabilità non solo una gestione impeccabile dei conti, ma anche preziose informazioni da estendere a ambiti come finance, marketing, risorse umane ed altri. E gli strumenti digitali possono fornire l'accesso ai dati necessari per fornirle.

Le analisi ci dicono il mercato dei software per la contabilità raggiungerà un volume d'affari di oltre 20 miliardi entro la fine del 2026. Tra questi, spicca il mercato dei software di contabilità in cloud. Questi ultimi sono utilizzati dall'82% delle piccole imprese e dal 58% di quelle grandi. Un dato, quest'ultimo, che dimostra la vivacità delle PMI e il loro dinamismo nel cercare soluzioni innovative capaci di ottimizzare l'utilizzo delle loro risorse.

Che la tua sia una nuova impresa o una PMI ormai ben avviata, la digitalizzazione della contabilità rappresenta un'innovazione fondamentale per semplificare la gestione contabile e sfruttare le risorse in modo efficace.

Scopriamone insieme i moltissimi vantaggi:

• Maggiore efficienza – la digitalizzazione della contabilità offre alle piccole imprese tempistiche ridotte nell'emissione dei documenti contabili e nella gestione delle operazioni, riducendo il numero di ore di lavoro da impiegare;
• Costi diminuiti – meno ore di lavoro significa anche una più efficace allocazione delle risorse, con una significativa riduzione del budget;
• Meno carta – la digitalizzazione degli archivi consente un risparmio nell'utilizzo di carta e inchiostro, e permette anche di ridurre gli spazi degli uffici, che possono così essere utilizzati per compiti più produttivi (invece che alla semplice conservazione dei documenti) o addirittura ridimensionati per diminuirne i costi;
• Più lavoro da remoto – un tempo legati all'utilizzo della carta e degli uffici fisici, oggi gli addetti alla contabilità possono beneficiare di strumenti di lavoro agili, che permettono anche una modalità di lavoro in smart working sempre più apprezzata dai dipendenti;
• Sostenibilità – meno carta, uffici ottimizzati e più smart working significano anche maggiore sostenibilità per le aziende, con conseguente riduzione dell'impatto ambientale;
• Relazioni più semplici con la PA – con la crescente digitalizzazione della pubblica amministrazione, le aziende possono semplificare moltissime operazioni in ambiti quali conformità, adempimenti fiscali, dichiarazioni e via dicendo;
• Meno errori umani – grazie a funzionalità di automazione, modelli predefiniti, ricalcoli automatici e via dicendo, i tool di contabilità digitale riducono drasticamente l'errore umano, consentendo alle aziende di tenere traccia delle entrate, gestire il flusso di cassa, calcolare l'imposta sulle vendite da versare e via dicendo, senza temere costose sviste;
• Dati utili – monitorando i dati provenienti dall'ufficio contabilità è possibile accedere a molte informazioni utili per migliorare il flusso di cassa e prendere decisioni informate per il successo della tua piccola impresa sul breve e sul lungo termine. Un esempio sono le proiezioni del flusso di cassa e quelle sulle spese, che consentono di avere una visibilità sul futuro della tua azienda;
• Conformità alle normative – utilizzare un software di contabilità consente di delegare allo strumento compiti fondamentali, tra cui la conformità normativa in ambiti come ad esempio il trattamento dei dati personali dei clienti.

Ma quali sono, dunque, questi strumenti di contabilità digitali? Andiamo a scoprirli.

Vediamo ora una rapida panoramica degli strumenti digitali che i proprietari delle piccole imprese possono adottare per semplificare le operazioni di contabilità delle loro aziende:

Si tratta della più comune tipologia di software di contabilità per le PMI. I programmi informatici che rientrano in questa categoria sono dei SaaS (software-as-a-service, ovvero dei software che offrono servizi direttamente online, senza bisogno di complesse installazioni), e i dati aziendali vengono archiviati, appunto, in un cloud anziché su un supporto fisico dell'azienda.

Offrono funzionalità come flussi di lavoro automatizzati, modelli di documenti, gestione dei pagamenti e dei crediti, creazione di fatture e preventivi, registrazione di entrate e spese, integrazione con il conto corrente aziendale, report, e molto altro.

Hanno il vantaggio di essere utilizzabili da qualunque dispositivo (inclusi quelli mobile) senza bisogno di trovarsi fisicamente in ufficio, e ne esistono una grande varietà in commercio con le funzionalità più diverse, per cui ogni azienda può trovarne uno adatto alle sue esigenze.

Rispetto ai precedenti, questi software di contabilità devono essere installati nel sistema informatico aziendale. Meno agili rispetto a quelli in cloud, offrono tuttavia maggiori possibilità di personalizzazione e di integrazione con altri software già presenti in azienda. Proprio per la loro complessità di installazione e utilizzo, sono spesso preferiti dalle aziende di dimensioni più grandi.

Relativamente nuovi nel panorama dei software di contabilità aziendale, sfruttano le potenzialità di apprendimento, automazione e analisi dell'IA per offrire previsioni, gestione automatica delle operazioni più comuni, scalabilità e molto altro.

In genere, si tratta di strumenti che si aggiungono a software di altro tipo, come i classici software in cloud, per potenziarli grazie alla presenza di assistenti virtuali alimentati dall'IA o di altre funzionalità.

Indispensabile non solo per semplificare la gestione della contabilità ma anche per rispettare diverse normative anche fiscali, la conservazione dei documenti elettronici tramite appositi archivi può essere svolta all'interno di software di contabilità di altro tipo, o prevedere l'utilizzo di un programma specifico.

Secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale, le aziende hanno l'obbligo della conservazione dei documenti digitali di rilevanza fiscale, come ad esempio le fatture elettroniche. Tuttavia, è buona norma assicurare la conservazione anche di PEC, pagamenti, documenti e contratti stipulati con firma elettronica, ordini e DDT.

Questi due importantissimi strumenti garantiscono l'autenticità delle firme e dei sigilli (o “timbri”) apposti sui documenti digitali, consentendo di digitalizzare moltissime procedure (dalla firma dei contratti di lavoro all'autenticazione dei beni digitali dell'azienda).

Vediamo in poche parole di che si tratta:

• il sigillo elettronico non è altro che la versione informatica del classico timbro, e garantisce l'origine, l'autenticità e l'integrità dei documenti informatici su cui viene apposto. Rappresenta la “firma” dell'azienda – ovvero di una persona giuridica – e può essere di diverse tipologie, a seconda del livello di sicurezza richiesto;
• la firma elettronica è invece legata a una persona fisica, di cui garantisce l'identità e l'identificazione con il documento firmato in modalità telematica. Anche qui, ne esistono diverse tipologie: la firma elettronica semplice, la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata o firma digitale. In ambito aziendale, le più utilizzate sono la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata/firma digitale, poiché garantiscono senza alcun dubbio l'identificazione tra firmatario, firma e documento, nonché l'integrità di quest'ultimo rispetto a successive modifiche.

Ora che abbiamo una visione d'insieme delle opportunità di digitalizzazione per la contabilità della tua PMI o micro-impresa, andiamo a scoprire quali sono le più importanti sfide che potresti trovarti ad affrontare quando prevedi l'adozione di un tool di contabilità:

• Conformità specifiche di settore: se gli strumenti di contabilità digitale di qualità offrono tutti la conformità alle principali normative fiscali e di gestione dei dati e documenti, tuttavia il tuo settore potrebbe prevedere delle ulteriori regolamentazioni da rispettare. Ad esempio, in ambito sanitario potrebbero esserci dei requisiti speciali in termini di sicurezza e privacy. Accertati che il software da te scelto ti permetta di rispettarli appieno.
• Formazione del personale: sempre quando si fanno dei passi in avanti nel percorso di digitalizzazione occorre che il personale sia in grado di seguire il ritmo e di adottare i nuovi strumenti nella misura e delle modalità desiderate dall'azienda. Potresti altrimenti ritrovarti a far fronte a resistenze, usi impropri o parziali, senza fruttare al meglio le potenzialità degli strumenti.
• Budget: il software da te scelto deve offrirti un vantaggio economico e permetterti di sfruttare al meglio il tuo budget di contabilità o addirittura di ridurlo. Considera che le soluzioni SaaS sono in genere più economiche di quelle on-premise. Fai anche attenzione a non acquistare delle funzionalità che non ti servono davvero. Ad esempio, sei la tua azienda sta appena muovendo i primi passi, potrebbe non valere la pena di adottare delle costose funzionalità di intelligenza artificiale.
• Competenze tecnologiche: se i software SaaS sono in genere molto intuitivi e facilmente utilizzabili anche dagli utenti meno esperti, altre tipologie possono rivelarsi più complesse e richiedere anche l'intervento di personale IT, ad esempio per l'installazione o la risoluzione di problemi. Accertati di avere in azienda persona che possano farsi carico di tali compiti.
• Infrastrutture tecnologiche: assicurati che i tuoi dispositivi aziendali possano supportare il software che vuoi impiegare, specialmente se si tratta di un software on-premise.

Abbiamo progettato e realizzato la nostra soluzione di firma elettronica con un unico scopo: semplificare la gestione delle operazioni di firma. Ecco perché offriamo diverse tipologie di firma elettronica, flussi di lavoro automatizzati, modelli per i documenti più frequenti, monitoraggio delle firme e la possibilità di scegliere tra una soluzione SaaS pronta all'uso e un'API da installare nei tuoi sistemi aziendali.

Non solo, ma offriamo anche una preziosa funzionalità di verifica dell'identità di privati e aziende per proteggere la tua impresa dalla frode documentale.

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