Come garantire la sostenibilità con la firma elettronica?

Secondo il GHG Reporting Program dell'EPA statunitense, il settore della carta ha prodotto 34,9 milioni di tonnellate di CO₂e nel 2021, pari a circa l’1% delle emissioni industriali negli USA (Fonte: Pulp and Paper Profile 2021).

A livello europeo, i numeri raccontano un percorso virtuoso ma ancora critico. Il settore cartario europeo ha dimezzato le sue emissioni di CO₂ tra il 2005 e il 2024, passando da oltre 0,50 t CO₂/t a una media di 0,24 tonnellate di CO₂ per tonnellata di carta prodotta (Fonte: Confederation of European Paper Industries). Questo grazie all’adozione di energie rinnovabili e a una maggiore efficienza energetica.

Tuttavia, la domanda di carta resta elevata, alimentata anche dalla stampa non necessaria nei contesti aziendali, che continua a generare emissioni e sprechi inutili.

Secondo ADEME (l’Agenzia per la transizione ecologica in Francia), ogni dipendente consuma in media 70–85 kg di carta all’anno, circa 14.000–17.000 fogli A4. Questa statistica è utilizzata come riferimento anche in contesti europei simili (Charlois).

In un’azienda di 50 persone con 5.000 fogli/anno per dipendente, questo si traduce in oltre 1,25 tonnellate di CO₂ emesse solo per documenti stampati. Una quantità che può essere evitata con la digitalizzazione.

Molte aziende italiane sottovalutano l’impatto reale della stampa di documenti cartacei nei loro processi interni. Non si tratta solo di carta e inchiostro, ma di una lunga catena di sprechi e costi indiretti che rallentano la logistica documentale, riducono l’efficienza e minano la sostenibilità. La digitalizzazione, al contrario, semplifica e migliora ogni fase operativa.

1. Tempo operativo sprecato
   Stampare, firmare a mano, scannerizzare e archiviare ogni contratto o documento richiede ore di lavoro. In settori ad alta intensità documentale, come il legale o le risorse umane, si tratta di interi giorni persi ogni mese, rallentando il flusso operativo e limitando la produttività.
2. Errori umani e duplicazioni
   Le procedure manuali sono soggette a errori: firme dimenticate, documenti persi, versioni sbagliate archiviate o inviate. La firma elettronica riduce drasticamente questo rischio, grazie a un sistema tracciabile e centralizzato. Con audit trail, ogni azione è verificabile in tempo reale.
3. Archivi fisici onerosi
   Gestire un archivio cartaceo significa occupare spazio, acquistare armadi, cartelline, etichette. Oltre al costo di mantenimento, c’è quello legato alla ricerca: trovare un documento fisico può richiedere minuti o ore. Con Yousign, puoi visualizzare e accedere ai file firmati in pochi secondi, anche da remoto.
4. Minor tracciabilità e sicurezza
   I documenti stampati sono più vulnerabili: smarriti, copiati, dimenticati su scrivanie o in stampanti condivise. I sistemi digitali, invece, offrono protezione tramite crittografia, livelli di autorizzazione e conservazione legale a norma, fondamentali per aziende che vogliono tutelare la propria compliance.
5. Costi nascosti che crescono nel tempo
   Carta, toner, manutenzione stampanti, logistica interna per lo spostamento dei documenti: ogni piccolo costo si somma. E quando si moltiplica per migliaia di documenti all’anno, l'impatto è significativo. La firma digitale consente di aggiungere efficienza e ridurre spese invisibili ma pesanti.

Sostituire la firma manuale con quella elettronica è una delle azioni più semplici, veloci ed efficaci che ogni impresa può adottare per ridurre le stampe, tagliare i costi e limitare le emissioni di CO₂ generate dai processi cartacei. In un’Italia che accelera verso la sostenibilità e la digitalizzazione delle attività, firmare in digitale significa semplificare i flussi, migliorare la compliance e rispettare l’ambiente.

È una tecnologia sicura che consente di firmare documenti online con pieno valore legale, senza stampare o inviare nulla su carta. Ogni documento digitale può essere autenticato, archiviato e tracciato, tutto a norma di legge.

Secondo il regolamento europeo eIDAS, esistono tre tipi di firma elettronica:

• Firma Elettronica Semplice (SES): ideale per i flussi più snelli e frequenti, come consensi o autorizzazioni rapide;
• Firma Elettronica Avanzata (AES): prevede la verifica dell’identità del firmatario, per una maggiore sicurezza nei contratti più critici;
• Firma Elettronica Qualificata (QES): è il livello più alto, legalmente equivalente alla firma autografa, perfetta per documenti ad alto valore legale.

Passare alla firma elettronica porta numerosi benefici:

Ambientali

• Riduzione immediata della stampa;
• Niente toner o carta;
• Minori trasporti, smaltimenti, emissioni indirette;
• Conservazione documentale 100% digitale;
• Contributo reale alla lotta al cambiamento climatico.

Operativi

• Tempi di firma ridotti da giorni a minuti;
• Zero errori nella gestione e archiviazione;
• Possibilità di firmare ovunque, da qualsiasi device;
• Automazione dei flussi con API;
• Tracciabilità legale e conformità GDPR garantite.

Nel 2025, puntare sulla sostenibilità non è solo una scelta etica, ma una strategia aziendale concreta. Una delle azioni più immediate per ridurre l’impatto ambientale è la digitalizzazione dei processi interni, a partire dalla firma elettronica.

Ogni anno, milioni di documenti vengono stampati inutilmente negli uffici italiani. Questo comporta:

• Emissioni di CO₂ legate alla produzione, stampa e trasporto della carta;
• Consumo d’acqua e deforestazione;
• Aumento dei rifiuti e costi operativi.

Sostituire la firma autografa con la firma elettronica consente di:

• Eliminare le stampe superflue e ridurre l’uso di carta;
• Snellire i flussi interni, rendendo più agili i processi aziendali;
• Migliorare la compliance e garantire tracciabilità con audit trail e marca temporale;
• Offrire una soluzione paperless, digitale e sicura, conforme al regolamento eIDAS.

In occasione della Giornata Mondiale dell’Ambiente, istituita nel 1972 dall’UNEP, ricordiamo che anche piccoli gesti quotidiani in azienda possono avere un impatto significativo. La sostenibilità passa anche dalla scelta di strumenti innovativi come Yousign, per un futuro digitale, efficiente e rispettoso del pianeta.

La carta non è il nemico, ma l’abuso di stampa è una delle attività meno sostenibili nelle nostre imprese moderne. Ogni azienda oggi ha la responsabilità di ripensare i propri processi in chiave digitale e sostenibile. E la firma elettronica rappresenta il primo passo concreto verso questa trasformazione.

Grazie a soluzioni come Yousign, le aziende italiane possono digitalizzare i propri flussi documentali, eliminare la stampa superflua, automatizzare i contratti e rafforzare la sicurezza dei dati firmati. Ogni contratto firmato online riduce il consumo di carta, accelera la gestione e contribuisce in modo diretto alla sostenibilità ambientale.

Scegliere la firma elettronica significa digitalizzare le attività, migliorare la compliance e risparmiare su tempo, carta e CO₂. In un’Italia che punta sempre più sulla transizione ecologica, è il momento di agire.

Scopri i vantaggi delle firme digitali, guida il cambiamento e rendi la tua azienda un esempio virtuoso di sostenibilità e innovazione. Il futuro è paperless. E comincia da qui.