Firma elettronica dei documenti

Tutto quello che devi sapere sulla firma olografa

Firmare documenti elettronicamente
Patricia Boateng

Patricia Boateng

Content manager Italy

Illustration: Léa Coiffey

Hai mai sentito parlare della firma olografa o grafometrica? Potresti non conoscerne il significato, ma ci avrai sicuramente avuto a che fare almeno una volta in vita tua. In questo articolo ti spieghiamo nel dettaglio cos’è e perché dovresti considerare delle alternative più efficienti e sicure!

Sommario

  • Che cos’è la firma olografa
  • Firma olografa e firma autografa: differenze
  • Vantaggi e rischi
  • La firma elettronica Yousign

Che cos’è la firma olografa

Il processo per apporre una semplice firma ad un documento si è incredibilmente evoluto nel corso degli anni. Siamo passati dalla firma su carta alla firma su tablet, alla firma a distanza che non necessita di alcun tipo di supporto.

Ma prima di addentrarci nel fantastico mondo della firma elettronica, soffermiamoci su quella olografa. 

La firma olografa, detta anche grafometrica, non è altro che la firma apposta su un tablet o una tavoletta elettronica attraverso una penna stilo ed equivale a un firma elettronica avanzata. E’ quella che ti chiede il postino per confermare la ricevuta di una raccomandata o di un pacco, o ti sarà capitato di doverla utilizzare in banca per firmare un documento. Il gesto di impugnare la penna stilo e firmare personalmente sul dispositivo ricorda molto la firma tradizionale autografa, ma in realtà le differenze tra questi due metodi sono varie. 

Firma olografa e firma autografa: differenze

Innanzitutto gli strumenti utilizzati non sono carta e penna, bensì un tablet e un pennino specifico che hanno un ruolo/compito preciso: quello di raccogliere dati unici e personali collegati al firmatario. 

Per far sì che la firma non venga riprodotta da altri, infatti, il sistema -dotato di un hardware e un software- identifica e campiona i parametri biometrici del sottoscritto mentre quest’ultimo è intento a firmare. Questi dati comprendono la pressione esercitata attraverso la penna elettronica, la velocità, accelerazione e ritmo di scrittura, oltre ovviamente alla forma del segno grafico. 

Vengono raccolti anche i “tratti in volo”, ovvero i movimenti invisibili che la penna compie passando da una lettera all’altra del nome e cognome. 

Tutti questi dati permettono un’identificazione univoca del firmatario. Inoltre, una volta registrati e processati vengono allegati al documento informatico che si ha firmato. Verrà poi resa visibile la firma sullo schermo e infine si otterrà un documento con la firma olografa PDF. 

Vantaggi e rischi

Questa modalità di firma è senz’altro più veloce e pratica se paragonata alla firma autografa. Non solo è immediata, ma permette di evitare inutili sprechi di carta e di accumulare centinaia di documenti negli archivi, favorendo la dematerializzazione aziendale. Fattore altrettanto importante è la notevole riduzione dell’impatto ambientale.

La firma olografa è quindi un buon investimento, ma non il migliore. Pur essendo  legalmente riconosciuta dal Codice dell’Amministrazione Digitale e quindi utilizzabile in campo assicurativo o finanziario, presenta dei grandi inconvenienti. 

Parlando di costi, il prezzo per un singolo tablet che supporti la firma grafometrica si aggira intorno ai 200 euro. Per di più, c’è da tenere in conto che sono dispositivi che diventano obsoleti con una certa frequenza, quindi ci sarà il bisogno di aggiornarli o addirittura comprarne di nuovi regolarmente.

L'obsolescenza di questi dispositivi mina infatti sulla precisione con cui i dati biometrici vengono raccolti, mettendo quindi in discussione la validità della firma. L’azienda dovrà quindi controllare regolarmente l’efficienza dei suoi tablet e all’occorrenza sostituirli. 

Non sarebbe fantastico poter usufruire di un’alternativa sempre paperless, ma molto più pratica e soprattutto molto meno costosa? Sembra che questa soluzione esista, continua a leggere!

La firma elettronica Yousign

Yousign è una SaaS in grande crescita, specializzata nella firma elettronica, oggi presente in ben quattro paesi europei: Francia, Italia, Germania e Polonia. Offre una soluzione sicura, certificata e legalmente riconosciuta dalla regolamentazione eIDAS. 

I motivi per cui è una valida alternativa alla firma olografa sono diversi, primo tra tutti la praticità. Favorisce infatti la digitalizzazione aziendale, e che tu scelga una firma elettronica semplice, con OTP o avanzata, ti basteranno soltanto pochissimi click per apporre la tua firma sui tuoi documenti. Ma non è tutto!

Al contrario della firma olografa, la firma elettronica Yousign non richiede la presenza del firmatario: i documenti si possono firmare tranquillamente a distanza da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento da uno smartphone. Oltre a risparmiare la carta, quindi, ti permette di risparmiare il tempo impiegato per raggiungere la banca o l’azienda. 

A proposito di risparmio, i costi sono notevolmente più contenuti rispetto alle spese necessarie per mettere in pratica la firma grafometrica. Ad ogni volume di documenti corrisponde un prezzo preciso e conveniente.

Ricapitolando

La firma grafometrica ricorda la firma autografa per il gesto di firmare manualmente, ma sono in realtà due modalità di firma completamente diverse. Hanno soltanto questo gesto in comune.

Gli strumenti utilizzati per la firma olografa sono infatti un pennino elettronico e una tavoletta grafica. Quest’ultima è dotata di un sistema in grado di registrare e campionare i parametri biometrici del firmatario, così da poterlo identificare e rendere la sua firma non riproducibile da altri. 

Tuttavia, le spese per usare questo tipo di firma sono elevate a causa dell’obsolescenza dei tablet, i quali devono essere aggiornati o sostituiti frequentemente. In più, la firma olografa richiede la presenza del firmatario. 

La firma elettronica Yousign è la miglior alternativa per risolvere questi problemi: è sicura, rapida, semplice, e legalmente riconosciuta nell’UE dalla regolamentazione eIDAS.

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