La realtà Alfonsino S.p.A, nasce nel 2016 come startup e, fornisce servizi di consegna alle piccole e medie imprese nelle piccole città utilizzando la sua app. L’azienda consegna a domicilio diversi tipi di prodotti da vari commerci, inclusi supermercati, ristoranti, fioristi, enoteche e farmacie convenzionate.
L’azienda ha 100 dipendenti diretti e offre impiego a 900 riders.
Nel novembre 2021, solo cinque anni dopo la sua fondazione, Alfonsino è stata quotata nel mercato azionario italiano nel segmento EGM, con l'obiettivo di rafforzare la propria presenza nelle aree di copertura già esistenti ed espandere i suoi servizi proponendo una gamma di prodotti ancora più ampia. Attualmente, i servizi di Alfonsino sono disponibili in circa 400 comuni e in ben 11 regioni italiane.
Il punto principale che differenzia questa azienda è l'attenzione che pone ai suoi clienti e ai riders, che si riflette successivamente nel processo di inserimento nel loro business.
Secondo il cofondatore Pascarella: "Alfonsino è una realtà di food delivery sostenibile che supporta i ristoratori, una delle categorie più colpite durante la pandemia COVID, fornendo quindi strumenti nuovi e facili da implementare per compensare la perdita di clienti."
A causa del COVID le assunzioni tradizionali non sono più possibili
“È difficile assistere all'inefficienza di un processo che si è abituati ad utilizzare da sempre”
Questa è stata probabilmente la sensazione dell'azienda dopo il passaggio ad un processo di assunzione digitalizzato. In realtà, il processo di assunzione manuale era impegnativo anche prima della pandemia COVID-19.
I responsabili delle assunzioni Mario Bracco e Davide Barbiero ricordano il lungo lavoro di organizzazione degli appuntamenti in presenza presso la sede Alfonsino, e la lunga attesa per la firma dei contratti da parte dei potenziali dipendenti. Ogni contratto era lungo almeno dieci pagine e si aggiungeva cosi’ alla già sovraccarica pila di scartoffie da dover firmare ed archiviare.
Ogni volta dovevano inviare e-mail a ciascuno dei candidati per richiedere dei documenti, delle informazioni personali, inviare dei promemoria o anche fare telefonate per seguire il processo personalmente. Si trattava di un processo che faceva perdere molto tempo.
Le cose poi sono peggiorate con l’arrivo della pandemia, che ha reso impossibili gli appuntamenti e le firme realizzate di persona.
Con il drammatico aumento della domanda di servizi di consegna durante la quarantena, l’azienda é stata costretta a ripensare l’intero processo di assunzione e a passare ad un’esperienza di tipo digitale.
Superiamo i metodi di assunzione tradizionali
Per risolvere questo problema, all’inizio non sapevano cosa cercare e non erano nemmeno sicuri che firmare a distanza fosse legalmente possibile.
Hanno quindi comparato molti fornitori di firme elettroniche, ma Yousign si è distinto con un’applicazione semplice e facile da utilizzare.
Il responsabile delle assunzioni ha esaminato il materiale presente online e ha deciso di contattarlo e fissare un appuntamento per una demo.
Riuscire a trovare una soluzione europea era fondamentale per Alfonsino, che cercava un servizio di firma elettronica conforme al GDPR e al regolamento eIDAS. L’azienda cercava un prodotto che fosse intelligente, reattivo, facile da usare e soprattutto ecosostenibile.
Hanno quindi contattato Yousign per indagare sull’integrazione di una soluzione per far firmare velocemente i contratti dei lavoratori temporanei, ed hanno subito constatato come la piattaforma potesse essere utilizzata per firmare molti altri documenti, come le politiche sulla privacy, offerte di lavoro e molto altro.
Inizialmente hanno deciso di utilizzare la web app Yousign che ha permesso loro di creare facilmente, per la prima volta, un percorso di firma interamente digitalizzato. Hanno impiegato solo pochi minuti per impostare la loro prima procedura, e erano piacevolmente colpiti dalla semplicità dell’app.
Dopo aver utilizzato l’applicazione web per qualche mese hanno deciso di passare allo step successivo e di automatizzare l’intero processo di assunzione integrando l’API Yousign nei loro CRM.
Questa integrazione ha permesso loro di raccogliere dati sulle potenziali assunzioni e di inserirle nel loro software, che poi genera automaticamente il contratto di lavoro e lo invia per la firma del rider.
Hanno contattato il nostro team tecnico e abbiamo fissato alcuni incontri per completare l'integrazione. Abbiamo fornito loro una sandbox gratuita per 40 giorni e tutto il supporto necessario.
Il team tecnico dell'azienda è rimasto colpito dalla chiarezza della documentazione API e dalla facilità di integrazione. E i project manager? Loro hanno apprezzato la reattività del nostro team di supporto e si sono sentiti supportati durante tutto il processo tecnico.
Con soli pochi clic, il software crea automaticamente un contratto di lavoro e lo invia al nuovo rider via e-mail. Il firmatario può visionare il contratto, verificare che tutto sia corretto e firmarlo da remoto in qualsiasi momento.
La procedura di assunzione non è solo stata semplificata, ma anche resa scalabile per una futura crescita.
Ricevi il contratto firmato entro un’ora, non dopo giorni o settimane
La decisione dell’azienda di integrare la firma elettronica nel suo processo di assunzione ha veramente rivoluzionato il modo in cui vengono assunti i nuovi dipendenti.
Sono finiti i giorni in cui si aspettava la firma dei contratti di persona o di riceverli per posta; i nuovi assunti adesso possono ricevere e firmare i loro contratti in pochi minuti, senza dover presentarsi di persona in ufficio. In questo modo le pratiche di assunzione possono essere completate in poche ore anziché aspettare giorni interi o anche settimane.
Questa semplificazione del processo non solo fa risparmiare tempo ai dipartimenti delle risorse umane, ma permette loro di concentrarsi e dedicarsi ad altre attività importanti.
L'eliminazione del processo manuale di firma e della stampa dei documenti non è solo efficiente in termini di tempo, ma anche in termini di impatto ambientale. La riduzione dell'uso della carta contribuisce a diminuire l'impronta di carbonio dell'azienda e a creare un futuro più sostenibile.
L'uso della firma elettronica garantisce inoltre la massima tranquillità sia all'azienda che al nuovo assunto. Infatti la firma elettronica protegge il contratto dalla falsificazione e ne assicura la validità legale grazie ad un registro a prova di manomissione. In questo modo si eliminano le preoccupazioni relative ai contratti smarriti o incompleti e si offre una soluzione affidabile per l'inserimento dei nuovi dipendenti nella propria azienda.
In conclusione, l'integrazione della firma elettronica nel processo di assunzione dell'azienda non solo ha reso il processo più veloce, ma anche più sicuro, conveniente ed ecologico.
Il responsabile delle risorse umane, Davide Barbiero, non potrebbe essere più soddisfatto dei risultati ottenuti, affermando che:
"Yousign ci ha dato la possibilità di firmare il maggior numero di contratti nel minor tempo possibile, di risparmiare sui costi e di continuare ad avere un approccio eco-sostenibile".
La firma elettronica per la crescita e l’espansione aziendale
I risultati dell'integrazione di Alfonsino con l’API Yousign parlano da soli.
Hanno superato la sfida di migliorare il processo di assunzione e, in soli sei mesi, hanno raggiunto l'obiettivo di aumentare le assunzioni da 200 negli ultimi quattro anni a 700, aprendo 13 nuove sedi.
Grazie a un processo altamente automatizzato, anche con un numero minimo di personale addetto al recruiting, sono stati in grado di espandersi facendo aumentare le assunzioni in maniera vertiginosa.
Oltre ad Alfonsino, abbiamo assistito molti dei nostri clienti nell'integrazione della firma elettronica direttamente nel loro software di assunzione, come HRIS, HCM o ATS.
Alcuni dei nostri clienti ci hanno anche chiesto di fornire un processo di verifica dell'identità del firmatario. Grazie alla nostra tecnologia di firma avanzata, oggi siamo in grado di integrare il caricamento dei documenti d’identità e la loro verifica, rispondendo quindi a questa esigenza.
Molti hanno integrato la nostra API nei loro reparti di vendita e reparti interni per aumentare il tasso di chiusura dei contratti e accelerare i processi interni.
Crediamo fermamente che migliorare l'efficienza e il flusso di lavoro sia un dovere per ogni azienda, indipendentemente dal settore.
Se siete interessati a migliorare i vostri processi aziendali, saremo lieti di assistervi.
