Come Alfonsino ha trasformato il suo processo HR con Yousign

La pandemia ha evidenziato i limiti del modello tradizionale di assunzione. In passato, Alfonsino gestiva le assunzioni attraverso incontri fisici, firme manuali su documenti cartacei e numerose comunicazioni via email e telefono. Ogni contratto richiedeva tempo, risorse e una lunga organizzazione, rallentando i tempi di onboarding e aumentando i costi operativi.

Con l’aumento della domanda di consegne e l’impossibilità di convocare i candidati in sede, l’azienda ha capito l’urgenza di passare a un sistema digitale. La firma elettronica si è quindi rivelata una leva strategica per digitalizzare completamente il processo e renderlo scalabile, tracciabile e conforme alla normativa, con benefici in termini di efficienza operativa, sostenibilità e riduzione della carta.

Dopo aver esaminato diversi fornitori, Alfonsino ha scelto Yousign per l’affidabilità della sua piattaforma, la piena conformità al regolamento eIDAS, il rispetto del GDPR e l’hosting sicuro dei dati in Europa. Il supporto tecnico in italiano, l’interfaccia intuitiva e la facilità d’uso sono stati determinanti nella scelta.

Inizialmente l’azienda ha utilizzato la nostra web app per digitalizzare i flussi di assunzione. Ha poi deciso di integrare l’API direttamente nel proprio CRM aziendale. Questo ha permesso di automatizzare il processo in tutte le sue fasi:

• raccolta delle informazioni e dei documenti;
• generazione del contratto in formato PDF;
• invio del documento da firmare via email;
• firma elettronica con codice OTP e marca temporale;
• archiviazione digitale con audit trail conforme.

Grazie a questa architettura digitale, Alfonsino ha potuto semplificare il flusso documentale, riducendo errori, ritardi e interventi manuali, aumentando allo stesso tempo la tracciabilità e la sicurezza del dato.

Un aspetto chiave dell’integrazione è stato il supporto tecnico fornito da Yousign. I responsabili del progetto di Alfonsino hanno potuto contare su un team reattivo e competente, pronto a rispondere a ogni esigenza e ad accompagnare i tecnici aziendali passo dopo passo nell’adozione dell’API. La disponibilità di una sandbox gratuita, una documentazione chiara e la possibilità di fissare incontri personalizzati hanno reso il processo di implementazione fluido e privo di ostacoli.

I risultati non si sono fatti attendere: in soli sei mesi Alfonsino ha registrato oltre 700 assunzioni e aperto 13 nuove sedi operative, dimostrando l’impatto concreto della firma elettronica sui processi HR. Con una gestione completamente digitalizzata, anche un team ridotto è riuscito a mantenere alti volumi di attività, risparmiando tempo e risorse e ottimizzando la produttività.

L’utilizzo di una soluzione digitale  ha migliorato l’intera supply chain documentale. Non solo per le assunzioni, ma anche per la firma dei contratti con fornitori, documenti legali e autorizzazioni varie. Questo approccio ha permesso di:

• velocizzare l’accesso e la condivisione di documenti;
• evitare errori e duplicazioni grazie a flussi digitali strutturati;
• mantenere uno storico documentale accessibile e aggiornato;
• migliorare la compliance con le policy aziendali;
• digitalizzare ogni processo legato alla nostra logistica documentale.

Questi vantaggi, uniti alla riduzione della carta e alla tracciabilità del processo, hanno permesso all’azienda di rafforzare la propria competitività in un settore, come quello del food delivery, che richiede velocità, coordinamento e controllo.

L’adozione della firma elettronica ha generato feedback positivi anche da parte dei partner commerciali di Alfonsino. Il passaggio a processi più semplici, trasparenti e digitali ha migliorato l’esperienza d’uso e la collaborazione tra le parti. La possibilità di firmare documenti da remoto, in sicurezza e senza rallentamenti, è stata percepita come un segnale di innovazione e attenzione all’efficienza.

Molti partner hanno sottolineato come l’inserimento nel circuito Alfonsino sia oggi più rapido e professionale, con processi chiari e digitalizzati.

L’adozione della firma elettronica non si è limitata alle risorse umane. I team sales, legale e amministrativo di Alfonsino hanno esteso l’utilizzo dell’API Yousign anche a contratti commerciali, lettere di incarico, policy sulla privacy, autorizzazioni SEPA, documenti di onboarding e documentazione interna. Grazie alla flessibilità dell’API, l’azienda ha potuto:

• gestire volumi elevati di firme in parallelo;
• attivare verifiche d’identità via caricamento di documenti;
• integrare i flussi di firma con sistemi gestionali esistenti;
• archiviare documenti in cloud in modo sicuro e consultabile;
• ottimizzare l’operatività quotidiana con flussi digitali tracciabili.

L’esperienza positiva ha spinto altri reparti a replicare il modello per semplificare ulteriori processi documentali, riducendo gli errori operativi e migliorando la comunicazione interna. Il successo di questa trasformazione è oggi un riferimento per tutto il gruppo e ispira aziende di altri settori.

Eliminare la carta ha permesso ad Alfonsino di ridurre la propria impronta ambientale. Ogni contratto firmato digitalmente significa meno stampa, meno spedizioni, meno archiviazione fisica. Questo aspetto è centrale nella strategia dell’azienda, che punta a una logistica più sostenibile. Ecco perché l’integrazione della firma digitale si inserisce perfettamente nella visione del futuro di Alfonsino.

Oltre ai vantaggi operativi, l’adozione della firma elettronica comporta benefici economici misurabili. Eliminando carta, stampe, spedizioni e archiviazione fisica, aziende come Alfonsino hanno ridotto significativamente i costi legati all’onboarding dei nuovi collaboratori.

Ogni contratto digitale firmato con Yousign rappresenta un risparmio diretto di tempo e risorse. Ma il vero impatto si manifesta a livello di produttività:

• Il team HR può gestire un maggior numero di assunzioni senza aumentare l’organico.
• I processi sono più veloci, tracciabili e meno soggetti a errori.
• Le risorse interne possono essere riallocate verso attività a più alto valore aggiunto.

Un’efficienza che si traduce in una maggiore competitività sul mercato.

In un contesto dove rapidità e affidabilità fanno la differenza, sempre più imprese in Italia scelgono strumenti flessibili come l’API di Yousign per integrare la firma elettronica nei propri sistemi e accelerare la digitalizzazione in modo sicuro e scalabile.

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Nel settore della logistica e del food delivery, ogni minuto conta. Integrare una soluzione API per la firma elettronica come Yousign consente di ottimizzare l’intero ciclo documentale: dal reclutamento dei rider alla stipula di accordi con fornitori e partner.

L’esperienza di Alfonsino lo dimostra: digitalizzare i flussi non solo accelera i tempi, ma migliora anche l’immagine aziendale.

Un onboarding rapido, conforme alle normative e totalmente digitale è oggi un fattore competitivo chiave.

La firma elettronica offre inoltre:

• Visibilità su ogni fase del processo,
• Tracciabilità completa delle attività,
• Segnalazione immediata di anomalie, per intervenire in tempo reale.

Grazie a queste funzionalità, Alfonsino ha potuto:

• Aumentare l’efficienza operativa,
• Rafforzare la fiducia del network di collaboratori,
• Garantire uno standard di servizio elevato, in linea con le aspettative di un mercato in continua evoluzione.

Ogni storia come quella di Alfonsino è una testimonianza concreta di come la firma elettronica possa accelerare la digitalizzazione, aumentare l’efficienza e supportare la crescita aziendale.

In un momento in cui molte imprese italiane sono chiamate a scegliere tra continuità e innovazione, soluzioni come l’API di Yousign rappresentano un’opportunità reale e già collaudata.

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Yousign offre una gamma completa di firme elettroniche conformi al regolamento eIDAS: dalla firma elettronica semplice (SES) per i flussi più agili, alla firma elettronica avanzata (AES) con verifica dell’identità, fino alla firma elettronica qualificata (QES), la più sicura e legalmente equiparata alla firma autografa. Tutte le firme sono gestibili via web app o API e includono funzionalità come OTP, audit trail, marca temporale e archiviazione a norma.

Scegliere Yousign significa affidarsi a un provider europeo certificato ISO 27001, con server in Europa, supporto in italiano e un’interfaccia pensata per semplificare i processi aziendali. Passare alla firma digitale con Yousign non è solo un aggiornamento tecnologico, ma un vero salto di qualità nella gestione dei documenti.

Nel contesto attuale, digitalizzare il reparto HR non è più un’opzione, ma una necessità strategica. Le aziende che vogliono restare competitive devono superare i limiti dei flussi cartacei, adottando soluzioni digitali per:

• la gestione dei contratti,
• le assunzioni,
• e l’archiviazione dei documenti interni.

L’esperienza di Alfonsino ne è un esempio concreto: grazie all’integrazione dell’API di Yousign, il team HR ha potuto:

• semplificare ogni fase del processo, dalla raccolta dati alla firma,
• automatizzare le attività ripetitive,
• monitorare in tempo reale lo stato delle pratiche,
• concentrarsi su compiti più strategici.

Un cambiamento che genera efficienza, trasparenza e valore per tutto il team.

Sempre più aziende si ispirano a casi di successo come questo per accelerare la digitalizzazione del proprio workflow HR.

Il caso di Alfonsino mostra come l’adozione di una firma digitale avanzata tramite API possa rivoluzionare la gestione interna dei documenti, in particolare nei reparti HR e supply chain.

Grazie a Yousign, ogni contratto è oggi:

• Sicuro, grazie alla verifica dell’identità e alla marca temporale;
• Tracciabile e conforme ai regolamenti europei (eIDAS, GDPR);
• Digitalizzato end-to-end, dall’onboarding alla conservazione.

Un’evoluzione che va oltre la tecnologia: è un cambio culturale verso efficienza, trasparenza e sostenibilità.

In un solo anno, Alfonsino ha ottenuto risultati misurabili:

• Riduzione dei tempi di firma e dei costi di gestione cartacea,
• Ottimizzazione dei carichi di lavoro e dei flussi HR,
• Impatto positivo su logistica, espansione e organizzazione interna.