Sostenibilità in azienda

La digitalizzazione dei documenti in ufficio non ha solo significativi vantaggi a livello di efficienza e di snellimento della burocrazia, ma anche dal punto di vista di responsabilità sociale e di impatto ambientale dell’azienda. Infatti digitalizzare i processi, e quindi ridurre il consumo di carta, è il punto di partenza per portare la sostenibilità in azienda e contribuire sul medio lungo periodo a ridurre i consumi e alla lotta agli sprechi.

In azienda, infatti, ogni tonnellata in meno di carta equivale a salvare 17 alberi, risparmiare 440.000 litri di acqua, 3 barili di petrolio e ridurre la produzione di rifiuti di 3m².

Vediamo come rendere il nostro ufficio paperless, quindi green e realmente sostenibile con cinque semplici accorgimenti, cinque piccoli passi che ogni azienda può compiere verso la sostenibilità.

La digitalizzazione dei documenti offre vantaggi economici ma anche ecologici per le imprese: la trasformazione digitale, infatti, rende i processi amministrativi più sicuri e facili, consentendo alle imprese di risparmiare una notevole quantità di tempo, aumentando sia la produttività che le prestazioni e procurando un vero e proprio vantaggio competitivo. 

Ma la scelta di non stampare su carta e la conseguente eliminazione del processo di archiviazione fisica dei documenti può contribuire anche a rendere l’azienda realmente più sostenibile e virtuosa da un punto di vista di responsabilità sociale e ambientale; ridurre la quantità di carta, infatti, si traduce concretamente nella riduzione degli sprechi e dei consumi: un ufficio paperless è un ufficio green, amico dell’ambiente, oltre che efficiente ed economico.

Da un’indagine svolta da Yousign sull’impatto ambientale di oltre 7000 aziende clienti in tutta Europa, emergono dati interessanti su cui riflettere sullo spreco di carta negli ambienti lavorativi che, in Italia, risulta essere ancora troppo elevato. In particolare, si stima che ogni dipendente consumi fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. 

 In tal senso, è sufficiente pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti. E per raggiungere questi numeri bastano appena 15 dipendenti.

Come abbiamo visto, l’impatto ambientale di un’azienda dipende anche dalle piccole azioni che ciascun dipendente mette in atto per rendere l’ambiente lavorativo più rispettoso dell’ambiente: per questo, è importante che il concetto di sostenibilità, oltre che a livello aziendale, venga accolto dai comportamenti dei singoli individui che partecipano alla vita dell’azienda. Ecco cinque consigli per portare la sostenibilità al lavoro, sprecare di meno e aiutare l’ambiente.

E’ importante utilizzare la stampante o la fotocopiatrice solo quando strettamente necessario. Quasi sempre documenti, presentazioni e report possono essere proiettati su schermo e portati in riunione o meeting e salvati su hard disk o chiavette usb. I vantaggi in termini di sostenibilità ambientale sono doppi: da un lato si riduce l’uso della carta e dall’altro si risparmia l’energia che servirebbe per il funzionamento dell’apparecchio di stampa o scanner.

Il Covid ha - involontariamente - dato una mano in questo senso, ma quante sono le volte in cui le aziende “comunicano” sé stesse tramite brochure, fascicoletti informativi o altri materiali di carta? Non vale solo per la comunicazione pubblicitaria: la carta è molto presente anche nella comunicazione interna. Sostituiamo, quindi, la carta presente nelle aziende con dei monitor digitali per annunciare le novità al team (più moderni e versatili!) e, anche tra colleghi, proviamo a usare lavagne o strumenti digitali per la collaborazione, la gestione dei progetti o la messaggistica. Un ufficio paperless è un ufficio sostenibile e amico dell’ambiente!

E’ un consiglio che fa il paio con quello sopra, ma riguarda stavolta tutta la carta richiesta da processi operativi, processi produttivi e/o burocrazia. Spesso non ce ne rendiamo neanche conto, ma basta pensare a quanta carta producono, ad esempio, i dipartimenti HR e quelli amministrativi, il legale, il procurement o la logistica. Una mole di scartoffie documentali che, in moltissimi casi, possono essere digitalizzati con l’adozione dei corretti strumenti informatici: la lotta agli sprechi parte dalle nostre scelte quotidiane, e queste scelte possono contribuire a uno sviluppo più sostenibile dell’azienda stessa.

Se non si può fare a meno di stampare, è fondamentale farlo su entrambi i lati del foglio, ottimizzando così il suo utilizzo. È importante, poi, controllare bene il documento prima di stamparlo per valutare se non ci siano parti che possono essere omesse e foto superflue da eliminare, così da risparmiare anche inchiostro e toner. Ultimo ma non meno importante, utilizzare solo carta riciclata certificata.

Bando a bloc-notes, taccuini ed agende da scarabocchiare, magari durante una noiosa riunione di lavoro, soprattutto se online, come è spesso avvenuto in quest’ultimo anno. Per prendere appunti, ricordare scadenze e appuntamenti ci sono miriadi di app e programmi che permettono di tenere traccia di tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno e ci fanno anche da segreteria per ricordarci le scadenze. Perché non approfittarne? L’ambiente ci ringrazierà.

Alla luce di questi dati e di questi piccoli ma importanti accorgimenti che bastano per portare la sostenibilità in azienda, la firma elettronica rappresenta uno strumento imprescindibile per rendere l’ufficio sostenibile e contribuire alla riduzione dei consumi e alla lotta agli sprechi. Yousign riesce, infatti, a digitalizzare e certificare ogni mese oltre 2,5 milioni di documenti, con l’obiettivo di contribuire a ridurre l'uso della carta all'interno degli uffici e aiutarli, a lungo termine, a diventare del tutto “paperless”.