Tutto su come firmare digitalmente un documento

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria rivoluzione digitale. L’avvento della tecnologia ha infatti cambiato radicalmente le nostre vite, favorendo lo sviluppo di strumenti innovativi per facilitarci le task più complesse. Ad oggi, tra le tante cose, è anche possibile firmare digitalmente un documento a distanza nel giro di pochi minuti. Ti spieghiamo tutto in questo articolo!

Il procedimento per apporre una firma su un documento è evoluto tanto negli anni, e questo va chiaramente di pari passo con l’avanzamento tecnologico. 

Seguendo i cambiamenti avvenuti possiamo pertanto suddividere i documenti in due grandi categorie: analogici (o cartacei) e digitali. 

Il CAD definisce la prima categoria come una  “rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p-bis), ovvero documenti creati su supporti cartacei, prodotti con strumenti analogici (per esempio scritti a mano) o con strumenti informatici (per esempio stampati). 

Il documento digitale, invece, sarebbe la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p). 

Ad oggi è totalmente sicuro firmare in modo digitale poiché l’articolo 20 del CAD stabilisce la validità probatoria dei documenti informatici. Ovvero, attribuisce ai documenti digitali la stessa efficacia e legalità delle scritture private, a patto che rispetti i requisiti indicati dalle Linee Guida dell'Agid. 

Se il documento non rispetta tali requisiti, spetta al giudice stabilire liberamente il suo valore probatorio.

Il formato .png è utilizzato in informatica per la memorizzazione di immagini. Digitalizzare una firma attraverso il formato .png e firmare è relativamente semplice. Tutto ciò che devi fare è infatti scansionare la tua firma autografa, oppure disegnarla tu stesso col mouse o su un tablet.

Anche il procedimento per inserire l’immagine della firma all’interno di un documento pdf è piuttosto facile. Esistono difatti software specifici dotati della funzione specifica “compila e firma”. In pochi step potrai quindi posizionare la tua firma .png nel file pdf caricato. 

Tuttavia, nonostante sia una soluzione estremamente comoda porta con sé un grande inconveniente: non ha alcun valore legale. Questo è dovuto al fatto che trattandosi di una semplice immagine,  non garantisce l’autenticità e l’integrità della firma stessa.

Come firmare un documento digitale ai sensi del CAD, allora? La risposta nel prossimo paragrafo.

Anche se una semplice firma .png non ha valore legale, puoi comunque utilizzarla in un processo di firma elettronica certificata per renderla pienamente riconosciuta. Con Yousign, il procedimento è facile e veloce:

1. Accedi alla piattaforma sicura.
2. Carica il documento PDF nell’app web dedicata.
3. Aggiungi la tua firma grafica .png nel punto desiderato.
4. Prosegui con l’autenticazione tramite OTP, o riconoscimento remoto, in base al livello di firma richiesto (semplice, avanzata o qualificata).
5. Completa la firma: il sistema applica un certificato digitale e una marcatura temporale, garantendo che il documento non possa subire modifiche non autorizzate.

In questo modo, la tua firma in .png diventa parte di un processo digitalmente sicuro e legalmente valido, ideale per chi cerca unire personalizzazione e conformità.

Nel linguaggio comune si tende a confondere firma elettronica e firma digitale, ma è importante sapere che non sono sinonimi.

Firma elettronica
È un termine generico che comprende tutte le firme apposte in formato elettronico su un documento. Può essere:

• Semplice: una spunta, un'immagine della firma in .png, oppure una firma apposta con mouse o touch screen, spesso usata per moduli online o documenti interni;
• Avanzata (FEA): collega in modo univoco il firmatario al documento e garantisce l’integrità dei dati. Richiede una verifica dell’identità (es. OTP + documento);
• Qualificata (FEQ): è il livello più elevato. Equivale legalmente a una firma autografa ed è basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari. 

Firma digitale

È una tipologia della firma elettronica qualificata, prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) italiano.
Ha caratteristiche molto precise:

• utilizza crittografia asimmetrica (chiave pubblica/privata);
• è rilasciata da un ente certificato;
• richiede l’uso di un dispositivo sicuro come smart card o token;
• ha pieno valore legale ed è non ripudiabile: non può essere smentita.

Sempre più aziende abbandonano la firma autografa e altri metodi classici per passare alla firma elettronica. Le ragioni sono evidenti: nessun metodo tradizionale offre gli stessi benefici e risultati della firma elettronica e questo è innegabile. E’ infatti una soluzione al 100% paperless che favorisce la digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei documenti informatici e snellisce notevolmente i flussi di lavoro. 

Il CAD la definisce come:  “l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.

Pertanto, qualsiasi documento digitale su cui si appone una firma elettronica ha piena efficacia giuridica, poiché la firma elettronica risponde ai seguenti requisiti:

• Integrità: la sicurezza che il documento non venga modificato dopo la sottoscrizione, 
• Autenticità: la garanzia dell'identità di chi firma,
• Non ripudio: il documento informatico sottoscritto ha piena validità legale e non può essere ripudiato dal firmatario. 

Per poter usufruire dei benefici di questa tipologia di firma devi soltanto rivolgerti ad un servizio autorizzato e qualificato dall’AgID.

Ricapitolando, le firme elettroniche sono ampiamente riconosciute, soprattutto se accompagnate da certificati conformi al Regolamento eIDAS. Nei Paesi UE, l’uso di una firma elettronica (anche remota) con chiave pubblica e riconoscimento dell’identità garantisce piena validità legale. Lo stesso vale per molti altri sistemi giuridici, dove l'utilizzo di app certificate è essenziale per la validazione. È possibile, ad esempio, firmare e inviare contratti tramite PEC o caricare documenti direttamente su una piattaforma certificata. Prima di firmare, scopri sempre se il tuo servizio digitale è riconosciuto nella giurisdizione di destinazione e se consente l'acquisto di pacchetti personalizzati in base al volume e al tipo di firma richiesto.

Quando si parla di firma elettronica, uno degli aspetti più importanti da considerare è la sicurezza: quanto è davvero protetto un documento firmato digitalmente? Vediamo insieme come funzionano i meccanismi di protezione, dal riconoscimento dell’identità fino alla prevenzione di modifiche non autorizzate.

• La firma elettronica offre un buon livello di sicurezza, soprattutto nelle versioni avanzate (FEA) e qualificate (FEQ). Anche una firma elettronica semplice, se supportata da sistemi di tracciabilità e autenticazione (come l’invio di OTP via SMS o email), può garantire un'identificazione efficace del firmatario e l'integrità del documento. Le firme avanzate, invece, includono dati di verifica dell’identità e strumenti crittografici che impediscono qualsiasi modifica al contenuto dopo la firma, rendendole affidabili anche in ambito legale e contrattuale.
• Tra tutte le soluzioni disponibili, la firma digitale è una delle più sicure: utilizza un sistema di crittografia a chiave pubblica (PKI) che garantisce la corrispondenza tra firmatario e documento. Ogni firma è associata a un certificato digitale rilasciato da un’autorità certificata e viene creata attraverso dispositivi protetti (token, smart card, ecc.). In più, l’integrità del contenuto è sempre garantita: qualsiasi tentativo di modifica del documento dopo l’apposizione della firma lo renderebbe automaticamente non valido. In molti casi, è possibile acquistare online un kit di firma e utilizzarlo tramite app o piattaforme PEC, con un sistema di autenticazione a due fattori per un ulteriore livello di sicurezza.

La firma digitale è uno strumento estremamente versatile che permette di sottoscrivere una vasta gamma di documenti, con pieno valore legale e conformità alle normative (come il Regolamento eIDAS). Grazie alla possibilità di applicare una firma qualificata tramite software certificati, smart card, token USB o servizi online, è possibile firmare sia documenti semplici che contratti complessi.

Ecco alcuni esempi concreti:

• Contratti di lavoro, collaborazione e consulenza
• Preventivi, conferme d’ordine e fatture elettroniche
• Documentazione fiscale (es. dichiarazioni IVA, bilanci, CU)
• Atti societari e verbali di assemblea
• Richieste ufficiali alla Pubblica Amministrazione
• Informative sul trattamento dei dati personali
• Lettere di incarico, mandati, deleghe e procure
• Documenti bancari, assicurativi o notarili

È possibile firmare file in formato PDF, ma anche documenti Word (.doc, .docx), Excel (.xls) o .odt, purché vengano convertiti in formato firmabile prima dell’apposizione della firma digitale.

Inoltre, con le piattaforme digitali moderne è possibile:

• apporre più firme sullo stesso documento (anche da utenti diversi);
• gestire firmatari multipli, con ordine personalizzato;
• inviare documenti via email e farli firmare da remoto da qualsiasi dispositivo (PC, tablet, smartphone).

In sintesi, qualsiasi documento che richieda una sottoscrizione ufficiale o formale può essere firmato digitalmente, purché sia garantita l’identificazione del firmatario, l’integrità del documento e la non modificabilità dopo la firma.

Oggi esistono molte soluzioni per firmare un documento in modo pratico e conforme, pensate per rispondere a esigenze diverse, da chi firma un file ogni tanto a chi gestisce processi strutturati. Ecco le principali modalità:

• Token USB o smart card: dispositivi fisici abbinati a un certificato di firma. Una volta collegati al computer, permettono di accedere alla propria identità digitale e firmare documenti tramite software installati. Sono particolarmente adatti a chi opera in contesti pubblici o normati, ma richiedono un kit iniziale.
• Web app intuitive: puoi scoprire piattaforme che consentono di firmare da remoto, direttamente dal browser, senza installare nulla. Ti basta accedere con le tue credenziali e caricare il file: in pochi clic potrai posizionare la firma, scegliere il livello di protezione e inviare il documento.
• SPID o CNS: se già possiedi un’identità digitale, alcune soluzioni consentono di accedere rapidamente tramite SPID o Carta Nazionale dei Servizi, rendendo il processo ancora più diretto.
• OTP via SMS o e-mail: per chi ha bisogno di firmare in modo semplice ma sicuro, esistono strumenti che inviano un codice temporaneo via SMS o email per confermare l’identità. Una modalità molto usata nelle firme da remoto, adatta a professionisti, clienti o collaboratori esterni.
• Piattaforme per aziende: per team o organizzazioni che devono gestire numerosi documenti ogni giorno, è possibile acquistare pacchetti scalabili con funzioni avanzate come multi-firma, archiviazione automatica, gestione utenti e validazione dei certificati di firma.

Tutte queste modalità hanno un punto in comune: permettono di firmare da remoto, risparmiando tempo, semplificando i flussi operativi e garantendo controllo e tracciabilità. Scegli quella che più si adatta ai tuoi processi e acquista il piano più adatto direttamente online, senza complicazioni.

La firma elettronica rappresenta oggi una delle soluzioni più pratiche e sicure per gestire i documenti in formato digitale. Utilizzando un'app dedicata, puoi accedere alla tua area personale, caricare file in formato PDF o .doc, inserire il campo firma e procedere alla sottoscrizione con certificati qualificati emessi da enti accreditati. Il tutto in modo remoto, senza l'uso della carta, risparmiando tempo e migliorando l’efficienza dei flussi aziendali.

Attraverso sistemi di autenticazione come SPID, PEC o OTP, è possibile confermare in modo sicuro l'identità del firmatario. Ogni firma viene poi associata a una chiave privata e verificata tramite chiave pubblica, garantendo che il contenuto del documento non venga modificato dopo la firma. Questo rende la firma elettronica particolarmente adatta a contratti, documenti fiscali, moduli interni, informative sulla privacy, e comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione.

I vantaggi non finiscono qui: grazie alle firme qualificate, puoi dimostrare con precisione chi ha firmato, quando e da quale dispositivo. L’intero processo è tracciabile e protetto, ideale per scenari in cui è fondamentale evitare alterazioni o accessi da parte di terzi. Inoltre, l’uso della firma digitale ti consente di rispettare le normative europee, come il regolamento eIDAS, e di rafforzare la protezione dei dati e dei contenuti più sensibili.

Scegliere di acquistare un servizio certificato significa dotarsi di uno strumento versatile, conforme, e pensato per le esigenze di professionisti, PMI e grandi aziende. Con una semplice registrazione, puoi scoprire tutte le funzionalità disponibili, attivare la firma da PC o dispositivo mobile, e iniziare a firmare documenti ovunque ti trovi, in sicurezza e piena legalità.

Yousign è una soluzione di firma elettronica in forte espansione nel territorio europeo, oggi presente in Francia, Italia e Germania. Le caratteristiche più apprezzate che la contraddistinguono dagli altri servizi sono semplicità, rapidità e intuitività, poiché con Yousign puoi firmare i tuoi documenti a distanza, su qualsiasi dispositivo, nel giro di pochissimi minuti. 

A seconda del tipo di documento che vuoi far firmare, Yousign ti offre diverse modalità di firma: la Firma Elettronica Semplice, la Firma Elettronica con OTP e la firma Elettronica Avanzata. Leggi questo articolo per scoprire qual tipo di firma fa al caso tuo! 

Vuoi sapere come firmare digitalmente un documento con Yousign? Dovrai soltanto:

1. Caricare il documento da firmare sulla nostra webapp, selezionare i contatti a cui vuoi inviarlo e impostare l’ordine secondo il quale i firmatari dovranno apporre la loro firma elettronica,
2. Monitorare lo stato del documento controllando se tutti i firmatari hanno compilato e firmato. Riceverai una notifica quando il documento PDF verrà firmato da ciascun firmatario e quando il PDF sarà disponibile per il download,
3. Scaricare il certificato di firma contenente tutte le informazioni del procedimento di firma. Potrai avvalertene in caso di controversia per attestare la validità legale del documento. 

Avrai ormai capito che i benefici tratti dalla firma elettronica Yousign  sono numerosi:

• ha piena validità giuridica ed è sicura
• puoi firmare da remoto da qualsiasi dispositivo 
• velocizza e ottimizza enormemente i flussi di lavoro
• ti permette di firmare i tuoi documenti in pochi minuti
• hai scelta tra tre tipologie di firme elettroniche a seconda del tipo di documento
• i tuoi documenti sono conservati a norma
• favorisce la digitalizzazione dei tuoi archivi documentali