La guida alla digitalizzazione aziendale  

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Firma online

3 min

Ecco come firmare digitalmente un documento

Patricia Boateng

Patricia Boateng

Content manager Italy

Illustrazione: Léa Coiffey

Indice

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria rivoluzione digitale. L’avvento della tecnologia ha infatti cambiato radicalmente le nostre vite, favorendo lo sviluppo di strumenti innovativi per facilitarci i task più complessi. Ad oggi, tra le tante cose, è anche possibile firmare digitalmente un documento a distanza nel giro di pochi minuti. Ti spieghiamo tutto in questo articolo!

Sommario

  • Cos’è un documento digitale?
  • Firma .png
  • Firma elettronica, quadro legale
  • Come firmare con YS 
  • Vantaggi

Cos’è un documento digitale?

Il procedimento per apporre una firma su un documento è evoluto tanto negli anni, e questo va chiaramente di pari passo con l’avanzamento tecnologico. 

Seguendo i cambiamenti avvenuti possiamo pertanto suddividere i documenti in due grandi categorie: analogici (o cartacei) e digitali. 

Il CAD definisce la prima categoria come una  “rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p-bis), ovvero documenti creati su supporti cartacei, prodotti con strumenti analogici (per esempio scritti a mano) o con strumenti informatici (per esempio stampati). 

Il documento digitale, invece, sarebbe la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p). 

Ad oggi è totalmente sicuro firmare in modo digitale poiché l’articolo 20 del CAD stabilisce la validità probatoria dei documenti informatici. Ovvero, attribuisce ai documenti digitali la stessa efficacia e legalità delle scritture private, a patto che rispetti i requisiti indicati dalle Linee Guida

Se il documento non rispetta tali requisiti, spetta al giudice stabilire liberamente il suo valore probatorio.

Firma .png

Il formato .png è utilizzato in informatica per la memorizzazione di immagini. Digitalizzare una firma attraverso il formato .png e firmare è relativamente semplice. Tutto ciò che devi fare è infatti scansionare la tua firma autografa, oppure disegnarla tu stesso col mouse o su un tablet.

Anche il procedimento per inserire l’immagine della firma all’interno di un documento pdf è piuttosto facile. Esistono difatti software specifici come Adobe Reader, dotato della funzione specifica “compila e firma”. In pochi step potrai quindi posizionare la tua firma .png nel file pdf caricato. 

Tuttavia, nonostante sia una soluzione estremamente comoda porta con sé un grande inconveniente: non ha alcun valore legale. Questo è dovuto al fatto che trattandosi di una semplice immagine,  non garantisce l’autenticità e l’integrità della firma stessa.

Come firmare un documento digitale ai sensi del CAD, allora? La risposta nel prossimo paragrafo. 

Firma elettronica, quadro legale

Sempre più aziende abbandonano la firma autografa e altri metodi classici per passare alla firma elettronica. Le ragioni sono evidenti: nessun metodo tradizionale offre gli stessi benefici e risultati della firma elettronica e questo è innegabile. E’ infatti una soluzione al 100% paperless che favorisce la digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei documenti informatici e snellisce notevolmente i flussi di lavoro

Il CAD la definisce come:  “l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.

Pertanto, qualsiasi documento digitale su cui si appone una firma elettronica ha piena efficacia giuridica, poiché la firma elettronica risponde ai seguenti requisiti:

  • Integrità, la sicurezza che il documento non venga modificato dopo la sottoscrizione, 
  • Autenticità, la garanzia dell'identità di chi firma,
  • Non ripudio, il documento informatico sottoscritto ha piena validità legale e non può essere ripudiato dal firmatario. 

Per poter usufruire dei benefici di questa tipologia di firma devi soltanto rivolgerti ad un servizio autorizzato e qualificato dall’AgID. Yousign è quella che fa al caso tuo!

Come firmare con Yousign

Yousign è una soluzione di firma elettronica in forte espansione nel territorio europeo, oggi presente in Francia, Italia e Germania. Le caratteristiche più apprezzate che la contraddistinguono dagli altri servizi sono semplicità, rapidità e intuitività, poiché con Yousign puoi firmare i tuoi documenti a distanza, su qualsiasi dispositivo, nel giro di pochissimi minuti

A seconda del tipo di documento che vuoi far firmare, Yousign ti offre diverse modalità di firma: la Firma Elettronica Semplice, la Firma Elettronica con OTP e la firma Elettronica Avanzata. Leggi questo articolo per scoprire qual tipo di firma fa al caso tuo! 

Vuoi sapere come firmare digitalmente un documento con Yousign? Dovrai soltanto:

  1. Caricare il documento da firmare sulla nostra webapp, selezionare i contatti a cui vuoi inviarlo e impostare l’ordine secondo il quale i firmatari dovranno apporre la loro firma elettronica,
  2. Monitorare lo stato del documento controllando se tutti i firmatari hanno compilato e firmato. Riceverai una notifica quando il documento PDF verrà firmato da ciascun firmatario e quando il PDF sarà disponibile per il download,
  3. Scaricare il certificato di firma contenente tutte le informazioni del procedimento di firma. Potrai avvalertene in caso di controversia per attestare la validità legale del documento.

Vantaggi

Avrai ormai capito che i benefici tratti dalla firma elettronica Yousign  sono numerosi:

  • ha piena validità giuridica ed è sicura
  • puoi firmare da remoto da qualsiasi dispositivo 
  • velocizza e ottimizza enormemente i flussi di lavoro
  • ti permette di firmare i tuoi documenti in pochi minuti
  • hai scelta tra tre tipologie di firme elettroniche a seconda del tipo di documento
  • i tuoi documenti sono conservati a norma
  • favorisce la digitalizzazione dei tuoi archivi documentali 

 

Non sei ancora convinto? Yousign ti offre una prova gratuita di 14 giorni senza impegno per testare tutte le sue funzionalità. Provalo subito! 

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