Le monde va de plus en plus vite, les nouvelles technologies s’étendent à tous les domaines. La digitalisation des entreprises devient nécessaire pour s’adapter à son secteur d’activité et assurer la survie de son entreprise. Ces nouvelles technologies apportent beaucoup d’avantages, cependant, certaines entreprises ne prennent pas en compte leur impact sur les collaborateurs, souvent premiers utilisateurs de ces outils. Comment mettre en place les nouveaux outils tout en gardant les collaborateurs au centre du projet ?
La transformation digitale au cœur des entreprises
Ces dernières années, la digitalisation des entreprises s’est accélérée. Pour avoir une vue d’ensemble de celle-ci, Yousign a fait appel aux experts de l’institut d’étude YouGov. Cette enquête a été réalisée en 2021 auprès de 1003 décisionnaires et aborde plusieurs questions sur la digitalisation et les solutions utilisées.
Si vous souhaitez en savoir plus, un article a été rédigé sur la dématérialisation des indépendants, TPE et PME ⬇️
Pourquoi se lancer dans la digitalisation de son entreprise ?
Plusieurs raisons peuvent pousser les entreprises à se digitaliser. Les raisons qui reviennent le plus souvent dans l’étude menée sont :
- L’amélioration de l'efficacité
- La réduction des coûts de gestion,
- La réduction de l’empreinte carbone.
Comment le faire ?
1️⃣ Analysez les besoins
Quelle est la problématique à résoudre ? Lister tous les problèmes et besoins dont vous faites face en entreprise. Pour vous aider, une enquête interne est nécessaire. Vous pourrez identifier des tâches automatisables et à faible valeur ajoutée. Le but étant de vous dégager du temps pour autre chose : formation à de nouvelles compétences, vous concentrez sur les priorités,...
2️⃣ Faire un benchmark des solutions disponibles
Allez à la recherche de la solution capable de résoudre vos problèmes. Pour ce faire, lister vos critères : prix, disponibilité en Saas ou API, adaptabilité par rapport à la taille de l’entreprise,...
Une fois le benchmark terminé, sélectionnez les outils qui respectent vos critères, testez les et adoptez celui qui vous satisfait le plus.
3️⃣ Déployez à petite échelle
Au début, il est nécessaire d’utiliser l’outil sur un petit groupe de collaborateurs. Un logiciel de paie sera d’abord testé par un chargé de ressources humaines par exemple. Les premiers à avoir utilisé la solution seront les ambassadeurs pour le déploiement dans toute l’entreprise.
4️⃣ Élargir le déploiement
Une fois que tous les signaux sont verts, passez au déploiement dans toute l’entreprise.
Placer l’humain au cœur de la nouvelle technologie
Avec la mise en place de nouveaux outils à petite échelle, les ambassadeurs et managers pourront prendre en main l’outil pour ensuite assurer le bon déroulement du déploiement dans l'ensemble de l’entreprise. Certains employés auront besoin d’un temps d’adaptation et d’accompagnement, c’est là qu’ils devront intervenir.
Mettre en place des coachings pour vos collaborateurs
Faire des points pour les former
Une fois la phase de déploiement lancée, il est primordial de parler aux utilisateurs. Il n’est pas toujours facile de maîtriser un nouvel outil ou logiciel, vous devrez assurer, en tant que managers et ambassadeurs, que tout se passe bien.
Lorsqu’on lance une nouvelle solution en entreprise, les employés ne comprennent souvent pas le choix.
“Pourquoi veulent-ils utiliser ça ? On se débrouille bien sans, ça va encore nous compliquer la tâche,...”
L’outil ne posera pas de problème lors de sa mise en place, il faudra surtout réussir à gérer la psychologie des employés, encore trop attachée aux habitudes.
Informer le pourquoi de ce changement ou de ce nouvel outil
Pour assurer le bon déroulement du déploiement, il est nécessaire d'expliquer à vos collaborateurs, pourquoi vous utilisez ce nouvel outil. Quels en sont les bénéfices, le rapport bénéfice/investissement est-il élevé pour l’entreprise. Les employés ont besoin d’être rassurés.
La démonstration
Toujours dans l’optique d’aider les nouveaux utilisateurs, il vous faudra faire plusieurs démonstrations du nouvel outil. Démo en groupe, création de tutoriel,... Tous les moyens sont bons !
Faire un suivi des collaborateurs
Tout feedback est bon à prendre. Ce sont les personnes qui utilisent le plus l’outil, avoir leurs retours est important. Vous pourrez voir si l’outil est vraiment adapté à toutes les situations de l’entreprise ou s’il présente des limites.
Pour conclure, la digitalisation se développe très rapidement dans les entreprises. Elle a pour objectif la simplification des tâches, cependant, elle entre souvent en conflit avec les habitudes des salariés, encore trop attaché à une façon précise de faire les choses. Pour qu'elle se passe bien, il faut prendre en compte l'humain dans sa mise en place, c'est un critère essentiel à la réussite d'un projet de digitalisation des activités d'une entreprise.
