Le blog de la digitalisation des PME  

Digitaliser ma PME

6 min

Mis à jour le 29 Nov, 2022

Publié le 28 Juil, 2022

[Quiz] Etes-vous incollable sur la digitalisation ?

DIgitalisation quizz
Thomas Choukroun

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration : Pauline Parisot

Sommaire

Vous en entendez parler depuis pratiquement trois ans maintenant: depuis les confinements successifs, la digitalisation a le vent en poupe. Il faut dire que c’est en partie grâce à elle que la plupart des PME et TPE ont pu continuer durant la pandémie.
Il est maintenant temps de tester vos connaissances sur la digitalisation !

Qu’est-ce que la digitalisation ?

Savoir qu’elle existe est une chose, en connaître la définition en est une autre.  On parle énormément de digitalisation de nos jours, mais nombre sont ceux qui ignorent encore ce quoi il s’agit exactement. Bien sûr, on peut tirer du terme digitalisation l’adjectif digital mais pas sûr que cette étymologie sommaire nous aide réellement à définir ce terme tellement en vogue aujourd’hui.

Alors, c’est quoi la digitalisation ?

Pour commencer, faisons un petit point en langue française.

Français cliché

Selon Larousse, le terme digitalisation est en fait un calque déconseillé du terme anglais digitization. Le terme français plus idoine serait "transformation digitale”.

La digitalisation représente en fait la suite logique d’Internet et, de façon plus générale, de l’informatique. 
Avec l’avènement du World Wide Web, de plus en plus d’opérations qui se faisaient jadis via les supports papier ont été digitalisées. Ce procédé de transformer ce qui se faisait via le papier s’appelle donc digitalisation. 

L’exemple le plus criant de digitalisation, et qu’on utilise sans limites aujourd’hui, est l’email. Même s’il n’a pas totalement transformé les missives que l’on envoie encore parfois, l’email a largement modernisé l’envoi de lettres. 

On peut également penser aux boutiques en ligne, à la réservation de tables de restaurant, aux forums web, aux paiements en ligne, aux réseaux sociaux, etc. 

La digitalisation a atteint toutes les sphères de notre monde, mais là où elle s’est principalement illustrée dernièrement est dans le monde du travail. Ce concept très en vogue actuellement s’appelle donc “ digitalisation des entreprises”.

Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ?

La transition digitale des entreprises définit en fait le virage numérique que la majorité des entreprises françaises ont déjà pris. Pour certaines d’entre elles, il reste encore pas mal de pain sur la planche, alors que d’autres sont digitales par essence. 

La digitalisation des entreprises consiste en fait à dématérialiser tous les processus internes des entreprises.
Avec la multiplication des outils digitaux mis à la disposition des entreprises, les échanges internes ont grandement évolué.
Par exemple, les employés communiquent avec plus d’aisance via des services de messageries instantanées internes (comme Slack, Teams voire même Skype). 

Mais les échanges entre employés ne sont pas les seuls touchés par la transformation digitale.  Nous en parlerons dans la section dédiée aux outils. 

Les avantages de la digitalisation en entreprise

Le premier avantage, et probablement le plus important, est que la digitalisation vous permet de développer des opportunités dans tous les secteurs avec plus d’agilité et de rapidité, notamment en:

  • cassant les distances…: les notions de distance, de contraintes horaires, de décalage horaire, etc. n’existent plus. En passant à la dématérialisation, les entreprises se libèrent des contraintes d’espace et de temps qui régissent toutes les entreprises qui sont toujours bloquées dans les processus traditionnels.
  • ..tout en rapprochant les employés: à travers des outils digitaux collaboratifs, comme Google Doc ou même Miro, tous les employés d’une entreprise peuvent collaborer sans être physiquement présent. Les techniques de modification asynchrones ont aussi permis à des équipes à l’autre bout du monde de prendre part à un projet important. 
  • décloisonnant le marché: un contenu digital peut être, par définition, être consulté par n’importe qui, à n’importe quel moment, de n’importe quelle partie du monde. La dématérialisation a tout simplement décloisonné et redéfini les limites de notre monde. Aujourd’hui, le champ des possibles clients est beaucoup plus étendu, et les opportunités sont donc bien plus nombreuses. 
  • automatisant les tâches rébarbatives: qu’on se le dise, les outils digitaux n’ont aucune vocation à remplacer le contact humain. Bien au contraire, ils le favorisent en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée pour laisser les entreprises se focaliser sur leurs vraie valeur ajoutée. 
  • réduisant les coûts opérationnels: digitaliser veut dire s’affranchir du papier. Or, qui s’affranchit du papier, s’affranchit également des contraintes et des coûts qui y sont associés: coûts d’impression, de cartouches, de toner, etc. 
  • boostant sa stratégie RSE: chouchouter sa stratégie RSE n’est pas un “nice to have”. De nos jours, beaucoup de candidats et de prospects sont sensibles à l’impact environnemental des entreprises. Se doter d'outils digitaux permettra de réduire votre empreinte et de vous battre à votre échelle pour protéger notre planète

Les inconvénients de la digitalisation

Personne n’est parfait, et la digitalisation ne l’est pas non plus. Même si dans la balance, les avantages pèsent franchement beaucoup plus lourd que les inconvénients, nous pouvons noter quelques inconvénients propres à la transformation digitale: 

  • Elle peut être coûteuse au début: Se doter de plusieurs outils digitaux pour piloter votre entreprise vous permettra in fine de faire des économies. En revanche, au moment d’amorcer votre dématérialisation, celle-ci peut s’avérer quelque peu coûteuse. 
  • Elle demande des formations: il est possible que certains employés se sentent déstabilisés devant la somme d’informations à emmagasiner. Il faudra donc compter sur des formations pour vos employés afin de leur donner la pleine compétence nécessaire pour maîtriser les outils.
  • Elle requiert une nouvelle organisation de travail: tout changement profond requiert des adaptations. C’est aussi le cas de la dématérialisation: il faudra donc que vos employés fassent preuve d’adaptabilité et d’agilité afin de pleinement entrevoir les avancées technologiques et opérationnelles que la transformation digitale peut apporter. 

L’effet pilote automatique: devant des outils toujours plus pointus, efficaces et retors, il est possible que certains de vos collaborateurs pensent qu’automatiser leurs tâches quotidiennes de travail revient en fait à les remplacer. Ils se verraient donc “réduits” à des tâches de monitoring, un peu à la manière de pilotes de ligne qui surveillent les ordinateurs d’un avion programmé en pilote automatique.  C’est probablement la raison pour laquelle l’installation de ces nouvelles technologies et méthodes de travail doit se faire graduellement avec, pourquoi pas, la nomination d’un référent ou d’un chef de projet digital en interne.

Comment réussir sa transformation digitale ?

Il est temps maintenant de vous donner quelques astuces pour bien réussir votre transformation digitale :

Définissez vos objectifs

Une fois la vision définie et précisée, il faut maintenant poser vos objectifs. Il existe plusieurs méthodologies marketing dédiée à la définition de vos objectifs:

  • La méthodologie SMAART (Spécifique et simple, Mesurable, Atteignable et Accepté, Réaliste, délimité dans le Temps) 
  • La méthode des OKR ( Objectifs and Key Results): 

Ces deux méthodes ont pour but de vous donner une nomenclature définie afin de vous aider à préciser vos objectifs, pas seulement à l’échelle d’une équipe, mais plutôt à l’échelle de toute l’entreprise.  Les OKR sont ensuite divisés en objectifs et en 4 résultats clés sur des périodes de trois mois (ou quarter). 

Formez vos collaborateurs

Tout le monde n’est pas logé à la même enseigne, et tout le monde n’est pas né les pieds dans le digital. Certaines générations se disent digital native, d'autres le sont beaucoup moins, et ce n’est pas grave !
Il faut donc accompagner tous vos collaborateurs pour faire en sorte qu’ils sachent et comprennent les enjeux de la digitalisation, les raisons qui poussent l’entreprise à se transformer et surtout qu’ils puissent utiliser tous les outils digitaux mis à leur disposition.

Travailler votre présence en ligne

Cela parait logique, mais la grande majorité de vos clients se trouvent en ligne. C’est ici qu’ils débutent leur parcours d’achat. Il est donc très important de définir une stratégie digitale dès le début, afin de mettre toutes les chances de votre côté.
Prêtez ainsi attention au référencement naturel, aussi appelé SEO. C’est ce qui va permettre à votre site web de se classer parmi les premiers résultats des moteurs de recherche. Analysez bien votre marché et sachez vous positionner sur des requêtes significatives.

Quels outils pour réussir la dématérialisation de votre entreprise ?

Les CRM

Vous trouverez de moins en moins de commerciaux aujourd’hui qui travaillent sans l’aide d’un CRM (type Salesforce par exemple, ou Hubspot). 
Un outil CRM est un logiciel qui va permettre à tous les commerciaux de gérer une relation privilégiée avec les prospects et clients.
Les CRM assurent un bon suivi de tous les canaux d’acquisition des clients et accompagne brillamment le prospect et le commercial à travers toutes les étapes du funnel d'acquisition.  

Les ERP

La digitalisation des entreprises se matérialise également par l’avènement d’autres outils semblables aux CRM mais du côté ressources humaines et à la finance: les ERP. 

Un ERP est un outil digital qui va permettre aux équipes finances et RH de mieux gérer l’ensemble de leurs activités.

L’ERP est très souvent décrit comme étant “le système nerveux” de l’entreprise, puisque c’est lui qui monitore, consulte et prend le pouls de la santé globale d’une entreprise.  Typiquement, un ERP se compose de plusieurs modules qui vont attaquer un aspect particulier de l’entreprise (le module RH, le module Finance, le module sales, le module R&D, etc.).  Libre aux décisionnaires d’entreprises ensuite d’ajouter ou de supprimer ces modules. 

Nous pourrions citer une flopée d’autres logiciels qui digitalisent certains aspects de l'entreprise, mais l’idée générale est claire: la transformation digitale compte un nombre assez élevé d’avantages qui vont permettre aux entreprises de se focaliser sur leur cœur de métier.

La signature électronique de Yousign

Véritable pierre angulaire de la digitalisation d’entreprise, la signature électronique permet de signer tous vos documents en ligne, depuis une application dédiée. 

Qu’il s’agisse de contrats d’embauche, de baux, de bons de commande, de conventions de stage… Bref, il existe un nombre incalculable de cas d’usages ou la signature électronique peut vous aider au quotidien. 

Grâce à la signature électronique, finies les allers-retours à la poste pour poster vos contrats, fini le gaspillage de papier, fini le temps perdu à des tâches administratives rébarbatives. 

Dans la lignée parfaite de ce que la dématérialisation apporte à toute entreprise, la signature électronique vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, en toute sécurité et en toute simplicité.

Pardon ? 

Vous saviez déjà tout ça ? Vous pensez connaître la signature électronique sur le bout des doigts (qui ne vous servent plus à signer des contrats) ? 

Très honnêtement, ça m'étonnerait, mais je vous propose de tester vos connaissances via ce quiz.
On se retrouve là-bas ? 

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