Signature électronique par SMS : Comment faire ?

Vous ne le saviez peut-être pas mais il existe plusieurs manières de faire une signature électronique. Nous avons par exemple, la signature électronique faite en face-à-face sur une tablette, très utilisée pour vos actes notariés. Il existe également la signature électronique par email pour signer vos documents à distance. Aujourd’hui nous vous parlerons un peu plus en détail d’un type de signature électronique un peu moins connu. Celle de la signature électronique par SMS.

Comment fonctionne-t-elle ? À quoi sert-elle ? Et surtout, a-t-elle une valeur juridique et est-elle aussi sûre que la signature électronique par email ?

Dans cet article, nous vous présenterons cette solution qui accéléra le temps de signatures et améliora tous vos processus administratifs.

La signature électronique par SMS avec Yousign est un processus simple et sécurisé, conçu pour offrir une expérience utilisateur fluide. Voici les étapes détaillées pour utiliser ce service :

Étape 1 : Création du document à signer

1. Connexion à Yousign : Connectez-vous à votre compte Yousign via le portail web.
2. Téléchargement du document : Téléchargez le document que vous souhaitez faire signer depuis votre ordinateur ou votre stockage cloud.
3. Préparation du document : Ajoutez les champs de signature et autres éléments nécessaires (initiales, cases à cocher, etc.) sur le document.

Étape 2 : Envoi du document par courrier électronique

1. Sélection des signataires : Entrez les adresses e-mail des personnes devant signer le document.
2. Personnalisation du message : Ajoutez un message personnalisé pour les signataires, expliquant le processus et l'importance du document.
3. Envoi du document : Envoyez le document à signer. Les signataires recevront un e-mail avec un lien pour accéder au document.

Étape 3 : Réception du code OTP (One-Time Password) par SMS

1. Ouverture du lien : Les signataires cliquent sur le lien reçu par e-mail pour accéder au document à signer.
2. Vérification par SMS : Une fois le document ouvert, Yousign envoie un code OTP unique par SMS au numéro de téléphone des signataires.
3. Saisie du code OTP : Les signataires saisissent le code OTP dans le champ prévu pour confirmer leur identité.

Étape 4 : Authentification et validation du document

1. Vérification de l'identité : Yousign vérifie l'identité du signataire grâce au code OTP.
2. Signature du document : Après validation, les signataires peuvent apposer leur signature électronique sur le document.
3. Confirmation de la signature : Une fois toutes les signatures apposées, le document est finalisé et une copie signée est envoyée à toutes les parties.

Étape 5 : Suivi et gestion des documents

1. Notification de la complétion : Vous recevez une notification lorsque le document est entièrement signé.
2. Archivage sécurisé : Les documents signés sont automatiquement archivés de manière sécurisée dans votre compte Yousign.
3. Accès et téléchargement : Vous pouvez accéder et télécharger les documents signés à tout moment pour consultation ou utilisation ultérieure.

En suivant ces étapes, Yousign garantit une expérience de signature électronique par SMS rapide, sécurisée et conforme aux normes légales !

La signature électronique par SMS fonctionne de la même manière que celle par email. La seule différence réside dans l'envoi de la demande de signature.

La demande de signature électronique par SMS se fait par… SMS, tout comme la demande de signature électronique par email se fait par, vous l’aurez deviné, mail.

Comment cela fonctionne-t-il de manière générale ? 

1. Le signataire recevra le document PDF à signer via un lien par SMS.

2. Il ouvre le document et peut le lire depuis n’importe quel endroit (bureau, métro, maison, etc) tant que celui-ci possède une connexion internet.

3. Après lecture du document, si tout est en accord, il aura juste à cliquer sur “Valider et signer”.
4. C’est le moment satisfaisant, il aura juste à signer et voilà !

Il existe plusieurs avantages pour la signature électronique par SMS. Déjà, elle possède les mêmes que ceux de la signature électronique :

• Une sécurisation de vos contrats,

• Une meilleure productivité des employés,

• Un énorme gain de temps,

• La réduction des coûts (papiers, encres, etc.),

• Une personnalisation de l’expérience de signature.

Le gros point en plus de la signature électronique par SMS est son gain de temps plus élevé que celle de la signature électronique par email.

Pour recevoir une demande de signature par mail, il est nécessaire d’avoir une connexion internet, contrairement au SMS qui arrive directement sur le téléphone portable du signataire.

Le portable étant un canal de communication avec un taux d’ouverture très important,  l’envoi des documents par message peut être un levier très intéressant pour une signature beaucoup plus rapide.

L’envoi par SMS est un très bon moyen pour les entreprises voulant faire preuve d’agilité et apporter de la réactivité à leurs processus. 

Par exemple, s’il vous manque une signature pour la validation d’un paiement important de la part de l’un de vos clients. L’envoi d’une demande de signature par SMS peut être un moyen efficace d’avoir un retour très rapide. 

Comme vous le savez, la réglementation eIDAS définit trois niveaux de signatures électroniques : le niveau simple, le niveau avancé et le niveau qualifié.

Que ce soit la signature électronique par email ou par SMS, ces signatures se doivent d’être conforme à cette réglementation et d’avoir le même niveau de sécurité.

Selon celle-ci, la signature électronique doit impliquer :

• Le respect des normes de signature ETSI (Institut européen des normes de télécommunications) et du Règlement eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions numériques au sein du marché intérieur de l’Union Européenne,
• L’usage d’un certificat électronique,
• Un système de vérification de l’identité du signataire,
• La possibilité de prouver que le document n’a pas été modifié depuis sa signature.

La solution de signature électronique de Yousign est conforme à la réglementation eIDAS, légale et sécurisée. Pour chaque signature, un dossier de preuve horodaté est disponible et archivé pour une période de 10 ans.

Le code OTP ou «One-Time Password» en anglais est un mot de passe à usage unique envoyé par SMS. Très utilisé dans la signature électronique, il permet une authentification forte du signataire.

Pour conclure, la signature électronique par SMS et la signature électronique par mail se ressemblent. La seule différence réside dans l’envoi du document à signer. Le seul avantage que possède la signature par SMS est sa rapidité contrairement au mail. Cependant, une connexion internet sera quand même nécessaire pour ouvrir les documents dans les deux cas. De plus, pour une authentification forte, l’utilisation de la validation avec un code OTP est recommandée en fonction du document à signer. Voilà, vous n’avez plus qu’à envoyer vos documents avec Yousign et c’est signé !