La firma electrónica en el marco de la contratación pública: ¿cómo funciona?

Actualmente, es posible para las empresas cerrar una contratación pública por vía electrónica. Entonces, ¿porqué optar por la firma electrónica? ¿Cuál es el reglamento en vigor? ¿Qué certificado electrónico es el más adaptado? ¡Te lo explicamos todo!

Según Legifrance y la ordenanza del 23 de julio 2015: “Los mercados públicos son contratos concluidos a título oneroso por uno o más compradores públicos con uno o varios operadores económicos, para responder a sus necesidades en materia de trabajos, materiales o servicios”.

Se trata de un contrato entre un comprador público o privado (Estado, colectividades…) y un operador económico (proveedor, prestador de servicios…) en el marco de una licitación.

Los mercados públicos cuyo importe sea igual o superior a 25 000€ deben trasmitirse por vía electrónica.

Los documentos que se transmiten y los intercambios son los siguientes:

• Documentos de consulta
• Candidatura y ofertas (excepto para las maquetas, modelos reducidos, prototipos y muestras que no se pueden desmaterializar).
• Intercambios con los compradores, por ejemplo: las preguntas, demanda de información, de complemento y los intercambios durante las negociaciones.
• Notificación de las decisiones (rechazo, aceptación, etc.).

La puesta a disposición de documentos de la consulta y la publicación de datos esenciales deben hacerse bajo el perfil del comprador.

Los otros intercambios se pueden hacer por correo electrónico y no están sometidos a la obligación de hacerse bajo el perfil del comprador. De todas formas, la mensajería debe poder garantizar la identificación del comprador y de la empresa implicada, la integridad de los datos y su datación.

Para los mercados públicos con un importe inferior a los 25 000€ (impuestos no incluidos), los intercambios no deben ser obligatoriamente desmaterializados. De todas formas, el mercado puede establecer una disposición para los intercambios desmaterializados.

Los documentos que se deben trasmitir durante los intercambios son idénticos a los anteriores, es decir:

• Documentos de consulta
• Candidatura y ofertas (excepto para las maquetas, modelos reducidos, prototipos y muestras que no se pueden desmaterializar).
• Intercambios con los compradores, por ejemplo: las preguntas, demanda de información, de complemento y los intercambios durante las negociaciones.
• Notificación de las decisiones (rechazo, aceptación, etc.).

Si el comprador decide que los intercambios deben ser desmaterializados, la disposición de los documentos de la consulta y la publicación de datos esenciales de deben hacer bajo el perfil del comprador.

Los otros intercambios se pueden hacer por correo electrónico y no están sometidos a la obligación de hacerse bajo el perfil del comprador. De todas formas, la mensajería debe poder garantizar la identificación del comprador y de la empresa implicada, la integridad de los datos y su datación.

La firma electrónica no es obligatoria en los mercados públicos. El documento se puede firmar a mano, pero habrá que escanearlo para poder enviarlo por vía electrónica. Pero esta firma escaneada se considera una copia. Tendrá valor jurídico, pero tendrás que probar que la copia es conforme a la original. La firma electrónica te evita este tipo de situación y simplifica tus procesos.

Conforma a la orden del 12 de abril 2018, se autorizan dos tipos de firma electrónica en el marco de los mercados públicos:

• La firma electrónica avanzada con certificado cualificado
• La firma electrónica cualificada

La firma electrónica avanzada con certificado cualificado permite asociar cada firma electrónica con una persona física o con el representante de una persona moral, con el objetivo de evitar cualquier riesgo de usurpación de identidad. El certificado de firma electrónica es nominativo y tiene una duración de entre 1 y 3 años.

La firma electrónica cualificada es el nivel más avanzado de seguridad en materia de firma electrónica. Solo se utiliza en casos muy concretos. Es el equivalente a una firma manuscrita, allí donde los otros niveles de firma electrónica disponen de un valor probatorio. Está reconocida por reglamentación en todos los Estados miembros de la Unión Europea. En caso de litigio, el signatario debe demostrar la invalidez de la firma electrónica.

La firma electrónica cualificada supone la obtención de un certificado de firma electrónica. El certificado de firma electrónica cualifica en el sentido establecido en el reglamento eIDAS n°910/2014 está expedido por proveedores de servicios de certificación digital cualificados.

La firma electrónica entra en un marco jurídico preciso en Europa a través del reglamento eIDAS. Tal y como hemos dicho anteriormente, solo las soluciones propuestas por los proveedores de confianza certificados permiten disponer de firmas electrónicas jurídicamente válidas. Estos proveedores son auditados de manera regular para asegurarse de la conformidad de sus soluciones con el reglamento europeo.

El reglamento eIDAS define tres niveles de firma electrónica:

• Firma electrónica sencilla: Principalmente utilizada para firmar presupuestos, facturas, etc.
• Firma electrónica avanzada: Se utiliza en el marco de firmas de compromiso de venta inmobiliaria o contratos de apertura de cuentas bancarias, por ejemplo.
• Firma electrónica cualificada: Con el mismo nivel que la firma manuscrita, la firma electrónica cualificada se utiliza para firmar actos ante organismos públicos, actos de abogados, etc.

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