Firma elettronica dei documenti

FEA OTP vs Firma Elettronica Avanzata, qual è la differenza?

Immagine FEA OTP
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

Se hai ancora dubbi riguardo la differenza tra Firma Elettronica Avanzata (FEA) e Firma Elettronica con OTP, questo articolo farà al caso tuo!

In effetti, nel panorama italiano c’è ancora della confusione riguardo questi due tipi di firma elettronica. In questo articolo proveremo a chiarire e definire questi due tipi di firma per poi procedere all’analisi dei casi d’uso in cui possono essere utilizzati.
Pronto? Buona lettura! 😉

La firma elettronica con OTP: una panoramica

La FEA OTP che viene spesso identificata online erroneamente come Firma elettronica avanzata OTP spesso si riferisce semplicemente alla firma elettronica con OTP.

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La firma elettronica con OTP è un tipo di firma che non richiede standard di sicurezza complessi per quanto riguarda il riconoscimento del firmatario. Si avvale infatti dell’invio di un codice OTP - One Time Password - tramite SMS o server vocale per permettere al firmatario di un documento di autenticarsi e conseguentemente di poter firmare.

Il codice OTP che viene inviato al firmatario è garanzia di un’autenticazione forte della sua identità e serve per aumentare il livello di sicurezza della firma e per proteggere ulteriormente i documenti firmati. Questo perché il numero di telefono e' associato al firmatario e, grazie al dossier di prova, permette di collegare un firmatario specifico alla firma di un documento.

L’utilizzo di questo tipo di firma elettronica puo’ rivelarsi utile nella firma di documenti che non presentano particolari rischi finanziari e legali come, per esempio, pre-contratti, preventivi, contratti di vendita o generici, etc...

Nella webapp Yousign di base l'opzione con OTP è già compresa senza costi aggiuntivi. E’ comunque possibile scegliere il livello di sicurezza della propria richiesta di firma nello step “impostazioni” della creazione di una richiesta.

  • Immagine firma elettronica con OTP

Se si sceglierà l’opzione “Senza codice OTP”, la firma verrà eseguita senza autenticazione tramite un codice di sicurezza via SMS o server vocale. Il tuo firmatario potrà firmare i documenti solo cliccando sul pulsante "Firma" nell'invito.

E’ bene ricordare però che l’utilizzo di questa funzionalità indebolisce il valore della firma elettronica e riduce le prove del processo di firma presenti nel dossier di prove di una richiesta di firma - di cui abbiamo parlato in questo articolo dedicato -.

In generale i nostri clienti preferiscono far firmare i propri documenti con il servizio OTP attivo in modo da avere uno standard di sicurezza elevato.

Se siete interessati ad avere informazioni dettagliate riguardo la firma OTP potete visitare il nostro articolo “Cos'è la firma OTP: come funziona e qual'è il suo valore legale?”.

La Firma Elettronica Avanzata (FEA): cos’è?

La firma elettronica avanzata (FEA) è un tipo di firma che propone una verifica dell’identità del firmatario tramite software, in aggiunta all’inserimento di un codice OTP per firmare il documento dopo l’autenticazione. Presenta un livello di sicurezza superiore alla firma con OTP in quanto senza il caricamento del documento di identità e l’annessa verifica dello stesso il documento non potrà essere firmato tramite FEA certificata. Così facendo la firma dei tuoi documenti sensibili è resa più sicura con la verifica di identità e i documenti in sé avranno una protezione maggiore.

Questo tipo di firma viene perlopiù utilizzata nell’ambito assicurativo e bancario, per quei tipi di documenti che necessitano di un’identificazione forte del firmatario e di una maggior protezione in caso di controversia. L’utilizzo di questo tipo di firma elettronica è utile quindi nella firma di documenti con rischi e obblighi legali significativi come polizze assicurative, dichiarazioni dal commercialista, contratti affitto, ecc…

Nella applicazione Yousign si potrà scegliere di utilizzare la FEA con riconoscimento del documento di identità di uno (o più firmatari se necessario) selezionando l’opzione “Firma elettronica avanzata”. In questo caso, nell'ambito della firma elettronica avanzata, il metodo di autenticazione tramite codice OTP o telefonata è obbligatorio per verificare l'identità del firmatario.

  • Immagine FEA con OTP

I documenti di identità accettati per il caricamento sulla applicazione Yousign sono:

  • Carta d'identità (elettronica e cartacea)
  • Passaporto
  • Permesso di soggiorno 

NB: Potrai caricare un documento d'identità in formato PDF, JPEG o PNG entro il limite di 10 MB. È indispensabile caricare il fronte e il retro della tua carta d'identità. Se il tuo documento ha entrambi i lati all'interno dello stesso file, dovrai caricarlo due volte, una in ogni sezione.

Se siete interessati ad avere informazioni dettagliate riguardo ai vari livelli di firma? visitare il nostro articolo “Firma elettronica semplice, avanzata, qualificata (o firma digitale): qual è la differenza?

E’ sempre necessario usare la FEA per firmare dei documenti?

Come visto in precedenza, non è sempre necessario utilizzare la firma elettronica avanzata per firmare dei documenti. In effetti la firma elettronica avanzata (e specialmente la FEA Yousign 😉) garantisce un’identificazione forte del firmatario ed implica quindi il caricamento di un suo documento di identità sulla piattaforma. Senza il caricamento del documento di identità e l’annessa verifica dello stesso, la richiesta di firma non potrà essere completata e i documenti non potranno essere firmati tramite FEA certificata. Questo processo puo’ quindi rivelarsi macchinoso se il documento che si sta firmando non ha bisogno di una protezione particolare o di questo livello di sicurezza avanzato. 

Per questo la firma elettronica con OTP risulta una valida alternativa in quei casi in cui si desidera una protezione maggiore rispetto ad una firma elettronica semplice con un solo click ma non si desidera la verifica di identità del firmatario come nella firma elettronica avanzata in quanto non necessaria.

Utilizzando la firma elettronica con OTP infatti si utilizza un’ autenticazione forte per aumentare il livello di sicurezza della firma elettronica mantenendo al tempo stesso la praticità e la velocità di una firma elettronica con un solo click.

➡ Dai un’occhiata a come firmare un documento con la firma elettronica con codice OTP in questo video tutorial.

Yousign e la sua offerta completa

Come abbiamo potuto vedere nei paragrafi precedenti, Yousign propone ai suoi utilizzatori e clienti un’offerta completa e adatta ad ogni esigenza.

La webapp Yousign infatti offre vari livelli di sicurezza di firma elettronica in accordo agli standard eIDAS applicabili negli stati dell'Unione Europea e adatti ad ogni tipologia di documento da firmare.

Grazie alla versatilità della sua webapp e un adattamento ad hoc alle richieste delle normative italiana, Yousign propone sempre ai suoi clienti sia una firma elettronica con autenticazione avanzata OTP SMS - inclusa gratuitamente in tutti i nostri abbonamenti -  sia una FEA con verifica del documento di identità di un firmatario.

La firma elettronica Yousign è sicura perchè la nostra soluzione è certificata eIDAS e conforme al GDPR, veloce, flessibile e ti permette di seguire la firma di documenti in tempo reale!

In particolare, la firma elettronica con OTP Yousign ti permette di:

  • Creare una richiesta di firma in pochi click,
  • Selezionare il livello di firma desiderato per ogni firmatario,
  • Far firmare dei documenti facilmente e in tempo reale
  • Avere un'identificazione forte dei tuoi firmatari indicata anche nel dossier di prova della richiesta di firma.

Utilizzando la firma elettronica avanzata (FEA) Yousign invece puoi:

  • Creare una richiesta di firma in pochi click,
  • Rendere ancora più sicura la firma dei tuoi documenti sensibili,
  • Verificare l’identità dei tuoi firmatari tramite caricamento del documento di identità (e si, anche con carta d’identità cartacea 🙂), 
  • Seguire l’avanzamento della FEA in tempo reale e step-by-step,
  • In caso di errore nel caricamento/ verifica del documento di identità ricevere un errore chiaro e comprensibile.

Come fare per capire le tue necessità? Contatta i nostri esperti!

Decidere quale tipo di firma elettronica adottare nella propria azienda, in base al tipo di documento da firmare e alle necessità del proprio business non è una cosa semplice... Ed è per questo che Yousign mette ogni giorno a tua disposizione i propri consulenti esperti di firma elettronica, che ti aiuteranno a capire qual è la soluzione più adatta alle tue esigenze.

Cosa aspetti? Contattaci e registrati ora alla nostra prova gratuita di 14 giorni 🙂

La firma elettronica Yousign è una soluzione moderna, facile ed intuitiva che ti farà risparmiare tempo e denaro… non aspettare ancora!

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