Après avoir terminé la rédaction de votre premier mail, vous vous préparez à l'envoyer, mais il manque quelque chose… Vous avez oublié de créer votre signature. Vous vous lancez mais cela s’avère plus compliqué à faire. Vous ne savez pas comment créer et insérer une signature électronique sur Outlook, ça tombe bien, on vous explique quoi faire !
Qu’est-ce que Outlook ?
Il existe deux façons d’avoir Outlook :
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Avec Office 2021 : vous aurez accès à toute la suite bureautique Microsoft de 2021 comme Word, Excel, Powerpoint et Outlook.
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Avantage : vous pouvez l’obtenir avec un paiement ponctuel.
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Inconvénient : vous aurez les mises à jour de sécurité mais plus les nouvelles fonctionnalités des futures versions, vous ne pourrez pas l’installer sur plus d’un ordinateur.
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Avec Office 365 : vous aurez également accès à toutes les applications de la suite Microsoft.
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Avantage : les nouvelles fonctionnalités seront disponibles dès leur sortie, vous pourrez l’installer sur plus de cinq ordinateurs.
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Inconvénient : il est uniquement disponible sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.
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Comment créer sa signature sur Outlook ?
1 Nouveau courrier
Vous ouvrez Outlook et allez dans nouveau courrier.
2 Une signature
Cliquez sur Une signature puis Signature.
3 Signature et thème
La fenêtre Signature et thème s’affiche, cliquez sur Nouveau, renseignez le nom de la signature puis appuyez sur Ok.
4 Modifier la signature
Vous trouverez en dessous la fenêtre Modifier la signature, c’est ici que vous créerez votre signature.
5 Insérer les informations
Insérez les informations de votre signature : nom, prénom, logo, lien hypertexte, réseaux sociaux,...
6 Enregistrer
Lorsque vous avez terminé, Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Comment signer sur Outlook ?
1 Nouveau courrier
Vous ouvrez Outlook et allez dans nouveau courrier.
2 Cliquez sur Une signature
Cliquez sur Une signature et choisissez dans la liste déroulante celle que vous avez créée.
3 Tout est bon !
La signature est maintenant dans la zone de texte !
La signature électronique de Yousign
Si vous voulez plutôt envoyer un document à signer électroniquement, vous pouvez directement passer par l’application de Yousign ! La signature électronique permettra la dématérialisation de vos processus de signature en interne ou externe. Le tout sécurisé grâce au certificat de l’ANSSI.
Comment ça se passe ?
- Vous sélectionnez le document à signer en format PDF.
- Vous ajoutez les champs souhaités : signature, texte, paraphes, un texte à compléter,...
- Une fois cela terminé, vous pouvez ajouter les signataires.
- Ensuite, vous modifierez le mail : le nom de l’invitation mais également le message personnalisé.
- Vous définirez également un rappel automatique pour les retardataires.
- Et pour finir, avant l'envoi, vous choisirez s’il est nécessaire de demander un code de sécurité par SMS avant chaque signature.
- Voilà, vous n’ avez plus qu’à cliquer sur "Confirmer et envoyer maintenant” !
TAH-DAH ! Votre demande de signature est envoyée par mail à tous les contacts !
