Immobilier et signature électronique, le cas MyNotary

Nous avons interviewé Sacha Boyer, co-fondateur de MyNotary, la première plateforme collaborative dédiée à l’immobilier, qui a intégré dans ses services un outil de signature électronique.

Les fondateurs de MyNotary sont partis du constat que la vente de produits immobiliers neufs, anciens ou en VEFA relevait souvent du parcours du combattant pour l’ensemble des parties. Le processus de vente est particulièrement opaque, tant pour le vendeur que pour l’acquéreur. Il nécessite en effet de constituer des dossiers relativement complexes, de passer par de nombreuses étapes administratives et de s’adresser à différents interlocuteurs (promoteur, agent immobilier, notaire…).

Ces différents interlocuteurs complètent, s’envoient et se renvoient les différents éléments nécessaires à la création d’un dossier qui aboutira sur un compromis de vente et ses nombreuses annexes (diagnostic immobilier, plan cadastraux…). Ce compromis, contenant souvent quelques centaines de pages, devra ensuite être validé par tous et signé en toute connaissance de cause par l’acquéreur et le vendeur. Dans le cadre de la multipropriété d’un bien immobilier, ces étapes se cumulent et rendent la vente du bien toujours plus longue et plus complexe.

C’est dans ce contexte qu’a été créé MyNotary, une plateforme collaborative qui a pour objectif de fluidifier, accélérer et simplifier les processus de vente immobilière.

Vous souhaitez aller plus loin sur le sujet ? Consultez notre article : Signature acte notarié à distance : comment ça marche ?

MyNotary est un logiciel en Saas, disponible donc partout, permettant aux professionnels de l’immobilier de suivre l’intégralité de leur processus de vente et de constituer de manière collaborative les dossiers et compromis de vente de leurs clients.

Elle s’adapte à tous types de biens immobiliers : maisons individuelles, lots en copropriété, terrains à bâtir, biens en VEFA, bails commerciaux.

Les différents interlocuteurs centralisent toutes les informations nécessaires à la mise en forme du compromis de vente sur une seule interface. En parallèle, l’application récupère de manière automatique au sein de bases de données publiques, les pièces d’urbanisme permettant de compléter les dossiers.

Une fois l’ensemble des informations récoltées et des pièces regroupées, MyNotary génère un compromis de vente et ses annexes qui seront validés par le notaire avant relecture et signature par le vendeur et l’acquéreur du bien immobilier.

L’équipe de MyNotary a décidé d’intégrer la signature électronique dans la liste des fonctionnalités du logiciel. Sacha Boyer nous explique que si celle-ci n’était initialement pas prévue dans le projet de développement de la plateforme, elle s’est finalement révélée être la suite logique d’un processus de dématérialisation et surtout de simplification des transactions immobilières.

En effet, les acteurs du marché immobilier sont souvent confrontés aux demandes de procuration de clients qui ne peuvent pas ou ne souhaitent simplement pas se déplacer pour signer les mandats et compromis de vente. Ils doivent donc rédiger, signer et envoyer par courrier un papier autorisant un tiers à les représenter lors de l’accord et à signer à leur place. La signature électronique dans le secteur immobilier s’impose donc naturellement.

Une autre solution, particulièrement chronophage, est le compromis tournant. Chacune des partie reçoit le compromis de vente à tour de rôle, le consulte, le signe et le renvoie par courrier. Dans le cadre de biens en multipropriété, ce processus, déjà long, peut vite devenir une véritable usine à gaz, notamment s’il y a désaccord de l’une des parties sur un élément du compromis.

L’intégration de la signature électronique permet donc de passer outre ces difficultés en proposant à l’ensemble des signataires de consulter le document en ligne, l’annoter et le signer de façon simultanée et à distance. La procédure de signature d’un compromis de vente s’en trouve donc extrêmement simplifiée avec un gain de temps considérable qui convient à la fois aux vendeurs et aux acquéreurs mais également aux notaires, agents immobiliers et promoteurs qui réduisent de fait le temps de traitement administratif des transactions immobilières.

La signature électronique se fait au travers d’un processus sécurisé permettant d’établir formellement l’identité du signataire au travers du renseignement de ses coordonnées et de l’envoi d’un code SMS sur son téléphone, nécessaire à la signature des documents. A chaque nouvelle signature est créé un dossier de preuve contenant divers éléments permettant de reconnaître légalement la signature devant un juge en cas de conflit. Ce dossier est stocké pendant 10 ans prolongeables.

Cette signature électronique qui était originellement destinée aux procédures réalisées à distance a également été déployée dans le cadre de rendez-vous en face-à-face de par son attrait et sa simplicité d’utilisation.

Comme nous l’a expliqué Sacha Boyer, MyNotary a établi une liste de critères essentiels propres à sa structure mais également au secteur de l’immobilier pour choisir la solution de signature électronique la plus adaptée.

Le premier élément était tout simplement de trouver une solution qui était disponible en langue française, Conditions Générales de Vente comprises. L’objectif de MyNotary étant de rendre le processus de vente immobilière totalement transparent pour les vendeurs et les acquéreurs, il fallait que tous les outils présents sur la plateforme soient évidemment disponibles dans la langue maternelle des utilisateurs.

Le second point, inhérent au marché immobilier, est la taille des documents qui doivent être signés. Un compromis de vente est un document particulièrement complexe, accompagné de nombreuses annexes et qui peut rapidement atteindre des centaines de pages. La plateforme de signature électronique devait donc être en mesure de supporter des fichiers particulièrement lourds et de gérer les procédures de signature attenantes.

Ensuite, élément propre à MyNotary, la plateforme étant en phase de lancement au moment de l’intégration de cette fonctionnalité, il leur fallait une solution qui était en mesure de les accompagner dans l’intégration de l’API de signature électronique sans avoir pour autant des coûts de setup prohibitifs.

Enfin, compte tenu de l’importance des transactions réalisées, il était nécessaire de s’appuyer sur une solution reconnue et certifiée au niveau français et européen avec un processus fiable et sécurisé.

Yousign a su répondre à l’ensemble de ces critères et c’est ainsi que MyNotary s’est tourné vers l’intégration de la version API de cette solution de signature électronique.

Les retours des utilisateurs se sont révélés extrêmement positifs en s’appuyant particulièrement sur deux points.

Un avantage majeur est évidemment le gain de temps et la possibilité d’éviter les procurations ou les compromis tournants particulièrement complexes à gérer.

Le second avantage est la possibilité donnée aux signataires de consulter posément le document chez eux puis de le signer. Ils ne sont plus contraints par le temps lors d’un rendez-vous où le document, de par sa longueur et sa complexité, est souvent lu très rapidement avant signature.