Feuille d'émargement : usages, obligation, modèle

La feuille d'émargement est un document essentiel dans le cadre des formations professionnelles et des événements de travail. Elle joue un rôle clé pour assurer la traçabilité des présences, la validation des heures de formation et la conformité aux exigences légales. Dans cet article, nous explorerons les usages, les obligations légales et le modèle type de la feuille d'émargement, vous fournissant ainsi une vue d'ensemble complète de cet outil incontournable dans le domaine de la formation et de la gestion du personnel en entreprise.

La feuille d'émargement est un support papier ou numérique permettant de recueillir les signatures des participants à une formation, un atelier, ou tout autre événement professionnel. Elle sert à enregistrer la présence effective des stagiaires, des participants ou du personnel, et à attester de leur participation à l'événement en question.

Dans le cadre des formations professionnelles, la feuille d'émargement joue un rôle crucial pour se conformer aux dispositions légales en vigueur. Ce document administratif est souvent exigé par les organismes de formation et les entreprises pour justifier la réalisation de l'action de formation et pour le suivi de la présence des apprenants. Celle-ci permet entre autres : 

1. Une traçabilité des présences,
   
2. Une vérification de la réalisation de l’action de formation : pour les organismes de formation, l'émargement est un moyen concret de vérifier que l'action de formation a bien été réalisée conformément au programme prévu.
   
3. Une justification auprès des organismes de financement : dans le cas de formations financées par des organismes publics ou privés (comme les OPCO), ces derniers peuvent exiger des preuves tangibles de la réalisation de l'action de formation pour débloquer les financements. L'émargement fournit alors une preuve concrète de l'engagement des apprenants et de la mise en œuvre effective de la formation.
   
4. L’évaluation et le suivi des participants : en notant les horaires d'arrivée et de départ de chaque séance, les formateurs peuvent évaluer l'assiduité des apprenants et leur niveau d'implication.
   
5. Une preuve en cas de litige : la feuille d’émargement constitue une preuve matérielle en cas de contestation ou de litige.
   
6. L’amélioration des processus de formation : en recueillant régulièrement les émargements, les organismes de formation et les entreprises peuvent analyser les données pour évaluer la qualité et l'efficacité de leurs actions de formation.

Comme vu précédemment, la feuille d’émargement se doit de respecter certaines réglementations afin d’être considérée comme recevable par les organismes de financement de formations et en cas de litige. Ainsi, votre document doit comporter les différents éléments suivants : 

1. Dans l’en-tête :

   - Nom de l'organisme de formation ou de l'entreprise

   - Intitulé de la formation ou de l'événement

   - Date et lieu de la formation ou de l'événement

2. Les informations sur les participants :

   - Nom et prénom du participant

   - Fonction ou poste occupé

   - Signature

3. La rubrique de présence :

   - Date et horaires de début et de fin de chaque séance de formation

   - Signature du formateur ou de l'animateur pour attester du début et de la fin de chaque séance

4. Les observations éventuelles :

   - Espace dédié aux observations, aux remarques ou aux commentaires sur la participation de l’apprenant ou du participant

De plus en plus d'organismes de formation et d'entreprises optent pour l'émargement numérique. En effet, en adoptant la dématérialisation de la feuille d’émargement, celle-ci permet de répondre aux besoins de toutes les formes d’enseignements pouvant exister : présentielle, à distance, e-learning, etc.

De plus, elle est considérée comme plus fiable que le support papier car elle ne peut être falsifiable grâce à un système de signature électronique et ces différents avantages que cela lui apporte.

La signature électronique de la feuille d’émargement se déroule de la manière suivante : le formateur se charge d'envoyer une demande de signature aux participants afin de vérifier qui est présent, les participants swipe et signe avec la solution de Yousign. Aussi simple que ça !

De plus, Yousign est tiers de confiance et conforme aux réglementations eIDAS. Pour chaque signature, un dossier de preuve est créé avec à l’intérieur, des informations concernant les signataires, le type de signature, l’adresse, etc. Ce dossier est ensuite horodaté pour garantir son authenticité. Vous assurant ainsi une signature valable juridiquement.

Pour finir, grâce à ce nouveau système, plusieurs avantages s’offrent à vous : 

• Un gain de temps : les émargements sont réalisés rapidement grâce à la signature électronique.

• La traçabilité et la sécurisation des données : les informations sont enregistrées et conservées de manière sécurisée dans un dossier de preuve horodaté. Celui-ci pourra être utilisé en cas de litige. Terminer la falsification !

• L’accessibilité pour les formations à distance : les émargements peuvent être effectués à distance, ce qui facilite la gestion des formations en ligne et hybrides.

En conclusion, la signature électronique apporte une modernité aux feuilles d'émargement, facilitant la gestion des présences dans le cadre de formations professionnelles et d'événements. En assurant la traçabilité des présences, la conformité légale et la sécurité des données, la signature électronique améliore l'efficacité et la fiabilité de ce processus administratif. Grâce à celle-ci, les organismes de formation, les entreprises et les participants peuvent tirer parti d'une solution moderne et simplifiée pour gérer les feuilles d'émargement et consacrer davantage de temps à l'essentiel : le développement professionnel et personnel des apprenants.