Que dire à mon assureur ou mon banquier qui refuse un document signé électroniquement ?

La signature électronique s’est imposée comme la solution idoine à la crise sanitaire en proposant un outil 100% digital à bon nombre d’acteurs, entreprises comme particuliers.

Son usage, aussi commun soit-il devenu, pose encore bon nombre de questions.

Deux types de situations peuvent survenir avec votre banquier ou votre assureur :

👉 le tiers refuse d’utiliser la signature électronique en amont d’un processus contractuel,
👉 le tiers refuse de prendre en compte un document (déjà) signé électroniquement.

Après lecture de cet article, vous pourrez mieux comprendre les tenants et aboutissants lié au contexte légal autour de la signature électronique ainsi que les avantages que son utilisation représente.

La signature électronique entre dans un cadre juridique précis en Europe via le règlement eIDAS et en France via sa retranscription dans les articles 1366 et 1367 du code civil.

Le règlement eIDAS :

• permet d’identifier les service de confiance proposant des solutions qualifiées disposant d’une véritable valeur légale,
• stipule que toute signature électronique dispose d’une valeur probatoire au sein de l’Union Européenne : la recevabilité juridique d’une signature ne peut donc être refusée au motif que celle-ci est au format électronique. C’est le principe de non-discrimination !

Pour info, l’ensemble des solutions certifiées sont affichées sur le site de la Commission Européenne.

✅ Yousign est à la fois autorité de certification et tiers de confiance 100% certifié eIDAS.

Sur quoi se baser ? La loi type sur les signatures électroniques de 2001 établie par la CNUDCI (Commission des Nations-Unies pour le Droit Commercial International)
Chacune des parties est libre de choisir la modalité de signature qu'elle préfère, soit électronique ou manuscrite.

✅ Oui il est possible de refuser d’utiliser la signature électronique en amont ou pendant le processus contractuel, au nom du principe d’autonomie des co-contractants.

Sur quoi se baser ? L’ordonnance du 4 octobre 2017 relative à la dématérialisation des relations contractuelles.

✅ Un professionnel, tous secteurs d’activité concernés, ne peut pas refuser l’utilisation d’un procédé de signature électronique venant d’un particulier, dans le cadre de la souscription à un contrat.

En tant que particulier, vous souhaitez souscrire un contrat d’assurance pour votre logement. Aucun doute, vous êtes en droit de signer électroniquement. 
S’il vous était opposé, le prétexte de non-validité de la signature électronique ne serait pas recevable.

Préparez un argumentaire en béton pour votre banquière ou votre assureur.

Car en effet, vous voyez juste, les avantages de la signature électronique sont là, que vous soyez un particulier ou une entreprise.

Alors quels sont-ils ?

La signature électronique dispose d’une valeur juridique car elle permet d’apposer sur le document signé un certificat électronique, d’établir l’intégrité du document signé et d'authentifier les signataires.

Trois niveaux de signatures existent et permettent de répondre aux mieux aux exigences de sécurité lors de la signature de documents.

De plus, grâce à l’archivage numérique de dix ans par le tiers spécialiste Arkhineo, il n’est plus nécessaire de conserver en version papier les différents documents.

Une solution de signature électronique comme Yousign permet la mise en place d’un système de workflows faisant de chaque signature un processus simple et automatisé. 

Plus besoin d’imprimer, de mettre sous parapheur et ensuite d’apporter physiquement au signataire.

Et qui dit efficacité dit gain de productivité et de temps, c’est un cercle vertueux qui se met en place !

La réduction de coûts s’explique par :

• la diminution des frais matériels (achat de papier, achat de cartouches d’encre, impression, maintenance des imprimantes, affranchissement du courrier, archivage des documents),
  
• l’optimisation des ressources humaines auparavant mobilisées sur les tâches administratives et désormais pleinement consacrées à leur cœur de métier.

L’ensemble de l’empreinte carbone associée au processus de contractualisation peut être réduite grâce à la signature électronique. 

Le “zéro papier” par exemple est le sommet visible de l’iceberg.

Pensez à tout ce qui peut aussi être évité comme : 

• les déplacements récurrents (motorisés) pour affranchir le courrier quotidiennement, 
• les problèmes de recyclage des cartouches d’imprimantes, 
• l’énergie consommée par de multiples imprimantes en marche toute la journée, 
• l’obsolescence programmée des imprimantes comme des cartouches…

✅ Il est donc possible de refuser d’utiliser la signature électronique en amont d’un processus de contractualisation.
❌ Si un document a déjà été signé électroniquement, il n’est pas possible de le refuser sous prétexte de non validité.

Pour un panorama plus détaillé sur cette thématique, n’hésitez pas à consulter notre article sur les cas de refus d’usage de la signature électronique.