Accord de confidentialité :
quand et comment le signer
(même à distance)

L’accord de confidentialité, aussi appelé accord de non-divulgation, devient de plus en plus courant dans le monde du travail : il s’agit d’un accord par lequel le signataire s’engage à ne pas diffuser d’informations sensibles (par exemple des secrets commerciaux ou industriels) dont il pourrait prendre connaissance dans le cadre de son activité professionnelle. 

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à proposer ce type d’accord pour se protéger, et ce dès l’entretien d’embauche : c’est pourquoi il est essentiel de comprendre leur fonctionnement et de savoir quand les signer et comment le faire en ligne.

L’accord de confidentialité (en anglais NDA, pour Non-Disclosure Agreement) est un contrat ayant une valeur légale, par lequel une partie garantit la non-divulgation d’informations confidentielles dont elle a pris connaissance au sujet de l’autre partie. 

Dans le cadre professionnel notamment, il prévoit l’engagement, pour toutes les parties impliquées, visant à préserver la confidentialité de négociations, par exemple, mais plus généralement de toutes les informations dont les deux parties prennent connaissance. 

Un tel accord a pour objet toutes les informations confidentielles, c’est-à-dire celles qui doivent rester secrètes et dont la divulgation pourrait porter atteinte à l’entreprise ou au professionnel. 

N.B. : Il s’agit souvent de biens immatériels tels que le savoir-faire, des connaissances, des secrets commerciaux, des données économiques, des business plans, des brevets et des marques non déposées.  

Celui-ci permet de faire valoir un droit de propriété intellectuelle, notamment sur les informations protégées par le secret industriel et commercial. Pour produire des effets, un accord de confidentialité doit prévoir des pénalités en cas de violation. 

Afin de faire valoir ses droits à la suite d’un manquement, il est fondamental de pouvoir prouver que toutes les mesures nécessaires ont été mises en œuvre pour préserver la confidentialité des informations qui ont été indûment divulguées. 

Une fois que les deux parties ont défini avec précision les informations dont il faut préserver la confidentialité, l’accord doit prévoir de manière détaillée le cadre permettant l’utilisation de ces informations. Toute utilisation des informations autrement que ce qui a été convenu par les deux parties est désignée comme illicite.

Le recours à des modèles pré remplis accessibles sur Internet est très répandu, mais peu recommandable. 

En effet, ces modèles sont souvent génériques et contiennent une description étendue des informations confidentielles et des listes beaucoup trop détaillées citant l’intégralité des activités de la société, au risque de ne présenter aucun intérêt pour l’accord en question ou, au contraire, d’exclure justement l’information qui nous intéresse. 

☝️ Les éléments suivants devraient figurer dans tout accord de confidentialité :

• parties : les parties liées à l’accord doivent être définies. L’obligation de confidentialité peut incomber à une ou aux deux parties ;
  
  
• objet : décrit le plus en détails possible les informations qui seront communiquées et soumises à l’obligation de confidentialité. De même, il doit être précisé dans quels cas les limitations d’utilisation des données confidentielles ne seront pas valables :
  ✔ si le bénéficiaire connaît déjà les informations ;
  ✔ si le bénéficiaire a obtenu les informations d’une autre source ;
  ✔ si les informations sont accessibles au public ;
  ✔ si les informations ont été obtenues illégalement ;
  ✔ si les informations sont soumises à une décision de justice. Dans tous les cas, une décision de justice devrait assurément prévaloir sur tout type de contrat ;
  
  
• cadre : le cadre de la communication des informations confidentielles à ne pas divulguer, dont l’utilisation hors du cadre prévu est proscrite ;
  
  
• durée de l’obligation de confidentialité : elle peut avoir une échéance ou être à durée indéterminée ;
  
  
• clause pénale en cas de manquement à l’obligation de non-divulgation. Le montant de la pénalité doit être défini en calculant le préjudice causé à l’entreprise en cas de divulgation des informations ;
  
  
• tribunal compétent en cas de litige ;
  
  
• loi applicable si l’accord engage des parties résidant dans différents pays.

👉 S’il est prévu de communiquer des données à caractère personnel, il est nécessaire d’ajouter également la clause imposant le respect du RGPD et l’éventuelle nomination du sous-traitant externe en précisant également les finalités du traitement des données.

Une fois l’accord rédigé et accepté par les deux parties, reste une dernière étape clé : la signature. 

Et, dans un contexte encore marqué par la pandémie de covid-19, la dématérialisation des processus des entreprises est encore prioritaire pour garantir la continuité des activités de façon sécurisée et efficace. 

💡 Pour en savoir plus : consultez notre article répondant à la question Pourquoi vous mettre à la dématérialisation de vos documents?

C’est ainsi que la signature électronique de Yousign peut devenir votre alliée pour les accords de confidentialité : elle vous aide à gagner en efficacité et assure la traçabilité des documents confidentiels. 

Notre client Arcéane, cabinet de conseil en M&A, sécurise ses opérations avec la signature simple de Yousign.

Sans oublier que, lorsqu’une entreprise a affaire à un accord de confidentialité, le système de signature manuscrite peut non seulement s’avérer complexe, coûteux et long !

Il comporte également des risques liés : 

• au type de document concerné,
• à la connaissance des informations qu’il contient, lesquelles sont susceptibles de faire l’objet d’une utilisation illicite voire, dans les cas les plus extrêmes, d’une manipulation et du non-respect de la confidentialité. 

Grâce au service de signature électronique de Yousign, le processus est plus fluide et indéniablement plus sûr : pour des accords de confidentialité, l’utilisation d’un système de signature électronique est en effet vivement conseillée dès lors que ce type de signature permet l’identification du bénéficiaire et l’association avec les données signées par celui-ci.

Grâce à la dématérialisation du processus de signature, il est donc également possible d’assurer le suivi en temps réel des modifications apportées ultérieurement aux informations, ce qui permet de mieux protéger l’accord.

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Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas leur exhaustivité, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, elles ne sauraient en aucun cas se substituer à un conseil juridique.