Dokumentenmanagementsysteme & e-Signaturen: Dokumente effizient digital verwalten

Über Vieles lässt sich streiten, aber ein modernes Unternehmen braucht eine digitale Verwaltung. Das wird schon an Alltagsbeispielen klar: Man sucht verzweifelt auf dem Computer nach einer wichtigen Datei – sei es eine alte Rechnung, ein Vertrag oder ein anderes relevantes Dokument. „Wo habe ich die Rechnung für die Kaffeemaschine abgespeichert, die ich vor fünf Jahren gekauft habe? Auf der externen Festplatte oder vielleicht doch irgendwo im Desktop-Ordner 'Finanzen'?“ Solche Herausforderungen zeigen, wie wichtig eine strukturierte Verwaltung von Dokumenten ist. Ein solches Dokumentenmanagement dürfte es in Unternehmen eigentlich garnicht geben. Leider wird Content in viel zu vielen Fällen immer noch verwaltet wie in einer Welt vor der Digitalisierung.

Besonders in einer Arbeitswelt, die zunehmend durch digitale Workflows geprägt ist, wird eine zentrale Lösung benötigt, die den Zugriff auf wichtige Daten und Dokumente vereinfacht, die Verwaltung digitalen Contents optimiert und gleichzeitig die interne Zusammenarbeit verbessert. Die elektronische Signatur ist in in diesem Kontext die Kirsche auf der Sahnetorte.

Hier kommen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ins Spiel. Ein gutes DMS bietet eine solche zentrale digitale Lösung für die effiziente Verwaltung, Speicherung, Organisation, Archivierung und den schnellen Zugriff auf Dokumente und Daten. Diese Systeme verbessern nicht nur interne Workflows, sondern fördern auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, indem sie digitale Prozesse optimieren.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat viele Funktionen. Es ist eine Softwarelösung, die es ermöglicht, Dokumente digital zu erstellen, zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten, zu teilen, zu archivieren und zu sichern. Es handelt sich um ein zentrales Management-System, das alle wichtigen digitalen Daten und Inhalte eines Unternehmens an einem Ort bündelt. Dank solcher Tools können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf die benötigten Dokumente zugreifen und diese gemeinsam bearbeiten. Das digitale Dokumentenmanagement erleichtert die Verwaltung und sorgt dafür, dass der Workflow optimiert und administrative Prozesse beschleunigt werden.

DMS-Lösungen kommen vor allem in den Bereichen zum Einsatz, in denen tagtäglich eine Vielzahl von Dokumenten verwaltet werden muss. Dies ist beispielsweise im Personalwesen, in der Finanzbranche, im Marketing und Vertrieb und im Kundenservice der Fall.

Dennoch lohnt sich die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems grundsätzlich auch ganz unabhängig von der Branche sowie der Art und Größe des Unternehmens. Der Trend der Digitalisierung wird sich immer weiter weg von papierbasierten Schriftstücken und hin zu digitalen Unterlagen entwickeln. Außerdem wird die Anzahl an täglich produzierten Daten in Zukunft tendenziell eher steigen als sinken. Um bei der Verwaltung von Dokumenten also maximale Effizienz zu erreichen und den allgemeinen Workflow zu verbessern, ist es essenziell, über ein zentrales, geordnetes und gut strukturiertes System zu verfügen. 

1. Elektronische Verwaltung, einfacher Zugriff auf Dokumente
   Mit einem DMS können Unternehmen sämtliche Dokumente zentral verwalten und speichern. Alle relevanten Daten und Dateien werden an einem einzigen Ort gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Die digitale Lösung macht es einfach, nach einem bestimmten Dokument zu suchen und ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell auf die benötigten Dateien zuzugreifen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Effizienz der täglichen Prozesse. Dank der digitalen Lösungen müssen Unternehmen keine aufwendige Archivierung oder Prozesse für die Ordnung von Dokumenten vornehmen. Ein wichtiger Schritt, um das Paperoffice abzuschaffen, ist damit getan.
2. Automatisierung von Workflows und Prozessen
   Eines der herausragenden Merkmale für das Dokumentenmanagement ist die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Indem das System wiederkehrende Aufgaben wie die Erfassung, Kategorisierung und Archivierung von Dokumenten übernimmt und den manuellen Aufwand für Prozesse reduziert, wird die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert. Dadurch, dass sich diese nicht mehr so stark auf die Verwaltung konzentrieren müssen, können ihre Workflows beispielsweise auf strategische Aufgaben angepasst werden. Das Management von Content und Dokumenten wird so deutlich effizienter.
3. Flexibler und sicherer Zugriff auf Dokumente
   Ein DMS mit moderner Software bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sicher und ortsunabhängig auf Dokumente und Daten zuzugreifen. Besonders durch die Integration von Cloud Lösungen können Dateien ortsunabhängig gespeichert und bearbeitet werden. Dies ermöglicht flexibles Arbeiten und unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsmodelle, die viele Vorteile bieten, wie Homeoffice oder Remote-Arbeit, umzusetzen. Gleichzeitig bieten DMS umfassende Sicherheitsfunktionen, wie etwa die Festlegung von Zugriffsrechten und die Verschlüsselung sensibler Daten. So können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Dokumente zugreifen können.
4. Bessere Zusammenarbeit durch solides Dokumentenmanagement
   In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter an denselben Dokumenten gleichzeitig arbeiten. Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert die interne Zusammenarbeit, indem es eine zentrale Plattform bietet, auf der alle Dokumente gespeichert und simultan bearbeitet werden können. Diese digitale Lösung erleichtert die Zusammenarbeit nicht nur innerhalb von Abteilungen, sondern auch abteilungsübergreifend. Durch den gemeinsamen Zugriff auf die Daten können Mitarbeiter in Echtzeit an Projekten arbeiten und es ist Sichergestellt, dass alle auf die neuesten Informationen zugreifen.
5. Nachvollziehbare Versionierung von Dokumenten
   Ein wichtiges Feature eines DMS ist die Fähigkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern und nachvollziehbar festzuhalten, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Der Vorteil besteht darin, dass Unternehmen einfach auf ältere Versionen eines Dokuments zurückgreifen können und Änderungen transparent verfolgen. Diese Versionierung sorgt dafür, dass Fehler schnell erkannt und korrigiert werden können und verbessert die allgemeine Qualitätssicherung von Content und Dokumenten.
6. Integration von e-Signaturen in Dokumentenmanagementsysteme
   Ein besonders nützliches Werkzeug in der digitalen Verwaltung von Dokumenten ist die e-Signatur. Yousign stellt eine Software zur Verfügung, die sowohl Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems enthält, als auch die Möglichkeit bietet, die damit erstellten Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterschreiben. Das erlaubt Ihnen, in einem Durchgang Dokumente zu erstellen, sie nach DSGVO- und eIDAS-Richtlinien rechtssicher zu unterschreiben, zu kategorisieren und anschließend revisionssicher zu archivieren.
7. Diese Praxis eliminiert den Bedarf, Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, was eine Verbesserung von Prozessen ermöglicht. Wenn es um die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems geht, haben Unternehmen die Wahl zwischen Anbietern, die entweder Cloud-basierte Lösungen und On-Premise-Systeme anbieten. Beide Systeme bieten ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt stark von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Ein System, das mit einer Cloud Lösung arbeitet, ist in vielen Fällen im Vergleich zu On-Premise-Systemen einfacher zu verwenden.

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen, die sich jeweils in Bezug auf das Lizenz- und Betriebsmodell unterscheiden. Zwei weit verbreitete DMS-Systeme stellen wir Ihnen im folgenden Abschnitt vor.

Eine On-Premise DMS-Lösung erfordert, dass die gesamte Infrastruktur im Unternehmen selbst gehostet wird. Dies bietet zwar mehr Kontrolle über die Daten, ist aber auch mit höheren Kosten und einem größeren Verwaltungsaufwand verbunden. Unternehmen, die besonderen Wert auf die Kontrolle und den Schutz ihrer Daten legen, entscheiden sich oft für diese Option. Allerdings müssen die Mitarbeiter in diesem Fall meist im Büro arbeiten, da der Zugriff auf die Dokumente nur intern möglich ist.

Die Cloud-basierte DMS Lösung bieten den Vorteil, dass sie den Zugriff auf Daten und Dokumente von überall aus ermöglicht und keine eigene IT-Infrastruktur vor Ort erfordern.

Diese Art der Lösung ist flexibel, einfach zu skalieren und bietet Unternehmen den Vorteil, den Zugriff auf Dokumente ortsunabhängig zu gestalten. Cloud-Lösungen sind besonders dann vorteilhaft, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten und jederzeit auf die benötigten Daten zugreifen müssen. Außerdem bietet ein Cloud-basiertes System oft eine höhere Datensicherheit, da es von einem professionellen Anbieter wie Yousign verwaltet und regelmäßig aktualisiert wird.

Der Vergleich zeigt, dass beide Systeme ihre Stärken haben, aber für die meisten Unternehmen bieten Cloud-basierte Lösungen die nötige Flexibilität, um den wachsenden Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden.

Das Dokumentenmanagementsystem von einem professionellen Abieter sollte in der Lage sein, sich nahtlos mit anderen digitalen Tools und Systemen zu verbinden. Dies umfasst Content-Management-Systeme, e-Signatur-Tools, ERP-Systeme oder andere Management-Lösungen, die in einem Unternehmen verwendet werden. Die Integration solcher Tools ermöglicht es, alle Workflows und Prozesse zentral zu steuern und zu optimieren. Dadurch müssen Mitarbeiter nicht ständig zwischen verschiedenen Systemen hin und her wechseln, sondern können ihre Arbeit in einer einheitlichen Plattform erledigen.

Damit aus einem System der Dokumentenverwaltung der maximale Mehrwert herausgeholt wird, sollten andere digitale Tools mit dem DMS verbunden werden können. So haben Sie all Ihre gewünschten und täglich verwendeten Funktionen in einer einzigen Software und müssen nicht ständig zwischen verschiedenen Systemen hin und her jonglieren.

In einer bereits digitalisierten Welt ist die Einführung der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für Unternehmen unumgänglich. Die Software von Yousign bietet eine Lösung, mit der jede Anforderung an gutes Dokumentenmanagement erfüllt wird. Von der elektronischen Signatur von Vertragen, bis hin zur Verwaltung, Speicherung und Archivierung.

Wenn Sie bereits über ein Dokumentenmanagementsystem verfügen und elektronische Unterschriften in das DMS integrieren möchten, ist dies mit Yousigns API-Schnittstelle ebenfalls möglich. Durch die Automatisierung von Workflows und Prozessen sowie der Integration von e-Signatur-Tools können Sie ihre Effizienz steigern und Zeit sowie Kosten sparen. Ein gutes DMS bietet nicht nur die Sicherheit, dass Dokumente jederzeit für Mitarbeiter zugänglich und sicher gespeichert sind, sondern auch die Flexibilität, von jedem Ort aus zu arbeiten und einfach und nahtlos die Software in bestehende Prozesse einzubinden.

Ihr Vertragsmanagement kann auf diese Weise noch schneller abgewickelt werden und somit Ihre Geschäftsabschlüsse beschleunigen. Gegenüber der Konkurrenz erlangen Sie so einen Wettbewerbsvorteil und steigern Ihre Chance auf Wachstum. 

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