Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

4 min

Veröffentlicht am 30 Mär, 2023

Dokumentenmanagementsysteme & e-Signaturen: Dokumente effizient digital verwalten

Dokumentenmanagementsystem
Mona Gottlob

Mona Gottlob

Content Manager DACH@Yousign

Illustration: Romain Grandmougin

Übersicht

Wir alle kennen folgende Situation nur zu gut: Man durchforstet ewig und drei Tage lang seinen Computer auf der Suche nach dieser einen Datei. “Wo genau habe ich nochmal die Rechnung von der Kaffeemaschine abgespeichert, die ich vor 5 Jahren gekauft habe? In dem Desktop-Ordner ‘Finanzen’? Oder auf meiner externen Festplatte?” Tja, und dann wünscht man sich, man hätte Dateien wie Rechnungen, Textdokumente, E-Mails oder Ähnliches übersichtlich geordnet an einem einzigen Ort abgespeichert. 

An dieser Stelle kommt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ins Spiel, das es ermöglicht, Dokumente zentral abzulegen, zu kategorisieren und zu archivieren. Welche Arten von DMS es gibt, welche Vorteile sie bieten und wie man sie mit anderen Tools, wie z.B. der elektronischen Signatur, verbindet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Definition: Das versteht man unter Dokumentenmanagement

Unter digitalem Dokumentenmanagement versteht man ganz allgemein erst einmal die Verwaltung von Dokumenten, die in elektronischer Form vorliegen. Dazu gehören z.B. Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, E-Mails, Bilder oder Videos.

Diese digitale Verwaltung elektronischer Dokumente wird durch ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, abgekürzt auch DMS genannt, ermöglicht. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, die zur Erstellung, Erfassung, Speicherung, Organisation, Bearbeitung, Teilung, Archivierung und Sicherung digitaler Dateien dient. So können alle Dokumente abteilungsübergreifend verwaltet werden und sind jederzeit leicht wiederzufinden. 

Im Gegensatz zur manuellen Verwaltung von Papierdokumenten sorgt ein Dokumentenmanagementsystem für die Automatisierung vieler Prozesse wie z.B. die Suche nach Dateien, die händische Erstellung von Kopien oder der manuelle Versand von Dokumenten per E-Mail oder Post.

Anwendungsgebiete: In diesen Fällen lohnt sich ein DMS

DMS-Lösungen kommen vor allem in den Bereichen zum Einsatz, in denen tagtäglich eine Vielzahl von Dokumenten verwaltet werden muss. Dies ist beispielsweise im Personalwesen, in der Finanzbranche, im Marketing und Vertrieb und im Kundenservice der Fall.

Dennoch lohnt sich die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems grundsätzlich auch ganz unabhängig von der Branche sowie der Art und Größe des Unternehmens. Der Trend der Digitalisierung wird sich immer weiter weg von papierbasierten Schriftstücken und hin zu digitalen Unterlagen entwickeln. Außerdem wird die Anzahl an täglich produzierten Daten in Zukunft tendenziell eher steigen als sinken. Um bei der Verwaltung von Dokumenten also maximale Effizienz zu erreichen und den allgemeinen Workflow zu verbessern, ist es essenziell, über ein zentrales, geordnetes und gut strukturiertes System zu verfügen. 

Aufgaben und Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Die Funktionen eines DMS sind vielfältig und helfen Nutzer:innen dabei, den Überblick über alle Dokumente zu behalten und Dateien sowie Informationen schnell und einfach zu finden.

  • Erfassung und Speicherung: Ein Dokumentenmanagementsystem sollte in der Lage sein, externe Daten zu importieren. Zudem müssen Dokumente bearbeitet und gespeichert werden können. 

  • Kooperation und Verteilung: DMS ermöglichen es, Dateien mit anderen Personen zu teilen. Dadurch können Mitarbeiter:innen Dokumente gemeinsam, geräteübergreifend, ortsunabhängig und in Echtzeit bearbeiten.

  • Organisation und Indexierung: In einem Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente mithilfe von Verschlagwortung kategorisiert und sortiert, damit sie anschließend schneller auffindbar sind.

  • Versionierung: DMS können die verschiedenen Versionen eines Dokuments zwischenspeichern und am Dokument vorgenommene Änderungen festhalten. So ist es möglich, auf einen früheren Bearbeitungsstand zurückzugreifen und ältere Versionen wiederherzustellen. 

  • Recherche: Dokumentenmanagementsysteme verfügen in der Regel über eine Suchfunktion mit unterschiedlichen Filtermöglichkeiten. Auf diese Weise wird langwieriges, unstrukturiertes Suchen nach spezifischen Unterlagen vermieden. Stattdessen findet man seine Dokumente innerhalb kürzester Zeit und mit wenig Aufwand.

  • Archivierung: Nach der Erfassung, Speicherung und Indexierung der Dokumente werden diese sicher und nachvollziehbar abgelegt und archiviert. So kann auf eine Datei auch Jahre nach ihrer Erstellung noch zugegriffen werden.

  • Sicherung: In einer Software für Dokumentenmanagement können Zugriffsrechte bestimmt, Passwörter festgelegt und Verschlüsselungsverfahren genutzt werden, um vertrauliche Dokumente und Daten zu schützen.
Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems
Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Welche DMS-Systeme gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen, die sich jeweils in Bezug auf das Lizenz- und Betriebsmodell unterscheiden. Zwei weit verbreitete DMS-Systeme stellen wir Ihnen im folgenden Abschnitt vor.

On-Premise-Software

Eine Software für Dokumentenmanagement kann zum einen “On Premise” (Englisch für “vor Ort” oder “im Betrieb”) gehostet werden, d.h. das jeweilige Unternehmen kauft oder mietet das Softwareprogramm und betreibt die Server dann im Rechenzentrum der eigenen Unternehmensgebäude. In diesem Fall ist das Unternehmen also selbst Lizenznehmer, setzt entsprechende Sicherheitsvorkehrungen eigenständig um und führt Updates der Software in Eigenverantwortung durch.

Cloud-basierte Software

Zum anderen kann für die Verwaltung von Dateien auch eine Cloud-Lösung genutzt werden. Im Vergleich zur On-Premise-Software werden die Daten in diesem Fall nicht lokal, sondern auf externen Servern gespeichert. Diese Server werden von einem sogenannten Cloud-Anbieter betrieben und instandgehalten. Andere Unternehmen können die Server dann anmieten und jederzeit geräteunabhängig über das Internet auf Ihre Daten zugreifen.

Warum sollte man ein Dokumentenmanagementsystem einführen?

Vorteile vom Dokumentenmanagement

Unternehmen, die für die Verwaltung ihrer Unterlagen ein digitales System verwenden, profitieren von einigen Vorteilen:

  • Ressourcen und Kosten sparen: Wenn auf sämtliche Zettelwirtschaften und überquellende Aktenordner verzichtet und stattdessen ein digitales Tool verwendet wird, kann eine Menge Papier und Kosten für Drucken und Tinte eingespart werden. So können Unternehmen Ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren.

  • Gesteigerte Sicherheit und Compliance: Dank der Möglichkeit, Zugriffsrechte selbst festzulegen und Mechanismen für Passwörter und Datenverschlüsselung zu implementieren, werden Dokumente revisionssicher gespeichert.

  • Erhöhte Produktivität und Automatisierung: Dadurch, dass administrative Prozesse mit einem DMS nicht manuell, sondern automatisch vonstattengehen, werden viele Tätigkeiten im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement vereinfacht und beschleunigt.

  • Flexibles Arbeiten: Die Verwendung einer Software für Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden orts- und geräteunabhängig sowie flexibel arbeiten können.

  • Bessere Kooperation: Das abteilungsübergreifende, gemeinsame Arbeiten in Echtzeit verbessert die interne Zusammenarbeit.

DMS-Schnittstellen mit anderen Software-Programmen

Damit aus einem System der Dokumentenverwaltung der maximale Mehrwert herausgeholt wird, sollten andere digitale Tools mit dem DMS verbunden werden können. So haben Sie all Ihre gewünschten und täglich verwendeten Funktionen in einer einzigen Software und müssen nicht ständig zwischen verschiedenen Systemen hin und her jonglieren.

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Dokumentenmanagement und die elektronische Signatur

Ein nützliches digitales Tool, das sowohl Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems enthält, als auch die Möglichkeit bietet, die damit erstellten Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterschreiben, ist die Software von Yousign. Diese erlaubt es Ihnen, Dokumente zu erstellen, sie nach DSGVO- und eIDAS-Richtlinien rechtssicher zu unterschreiben, zu kategorisieren und anschließend revisionssicher zu archivieren.

Wenn Sie bereits über ein Dokumentenmanagementsystem verfügen und elektronische Unterschriften in das DMS integrieren möchten, ist dies mit Yousigns API-Schnittstelle ebenfalls möglich. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumentenverwaltung vom ersten bis letzten Schritt reibungslos und vollständig digital abläuft. Ihr Vertragsmanagement kann auf diese Weise noch schneller abgewickelt werden und somit Ihre Geschäftsabschlüsse beschleunigen. Gegenüber der Konkurrenz erlangen Sie so einen Wettbewerbsvorteil und steigern Ihre Chance auf Wachstum

Sicheres, übersichtliches & effizientes Dokumentenmanagement

In der heutigen, digitalisierten und automatisierten Welt stellt sich nicht mehr die Frage, ob man ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) inklusive e-Signatur benötigt, sondern wann und welches man einführt. Beide Tools helfen Ihnen dabei, Vertragsverwaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen: Dokumente können ganz einfach online erstellt, unterschrieben, geteilt, gesucht, gespeichert und archiviert werden. 

Nutzen Sie Yousigns Software gleichzeitig als DMS und e-Signatur-Tool oder integrieren Sie Yousigns API-Schnittstelle für e-Signaturen in Ihr bereits existierendes DMS. Beide Varianten können Sie bei Yousign mehrere Wochen lang kostenlos testen!

FAQ-Fragen zum Thema Dokumentenmanagementsysteme

  • Was ist ein DMS einfach erklärt?

    Die Abkürzung DMS steht für “Dokumentenmanagementsystem” und meint ein digitales Tool zur automatisierten Erstellung, Speicherung, Indexierung und Archivierung elektronischer Dokumente. DMS vereinfachen und beschleunigen administrative Workflows und können auch mit anderen Softwarelösungen, wie z.B. e-Signaturen, verbunden werden.

  • Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

    Wie viel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kostet, hängt davon ab, welche Funktionen das Tool bereitstellt und welche Anforderungen es erfüllt. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ein digitales DMS Unternehmen Kosten einsparen lässt, da dadurch Prozesse optimiert und Ressourcen gespart werden.

  • Welches DMS ist das beste?

    Welche Softwarelösung für Ihre Dokumentenverwaltung am besten ist, ist davon abhängig, welche Anforderungen, Ressourcen und Anwendungsfälle Sie haben. Es ist sinnvoll, ein DMS auszuwählen, das es ermöglicht, Dokumente revisionssicher zu erstellen, zu  speichern, zu sichern, zu teilen und zu archivieren.

  • Wer benötigt ein Dokumentenmanagementsystem?

    Dokumentenmanagementsysteme werden in zahlreichen Bereichen und Branchen eingesetzt, wie z.B. im Rechnungs- und Finanzwesen, in der Personalbranche, im Marketing, im Vertrieb sowie im Kundensupport. Sie sind immer dann von Vorteil, wenn eine hohe Anzahl elektronischer Dateien verwaltet werden muss.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.

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