Negli ultimi anni, la firma elettronica è diventata uno strumento essenziale per le imprese europee e internazionali. Contratti di lavoro, accordi commerciali, documenti finanziari: sempre più processi aziendali si concludono con un clic, senza carta e senza spostamenti fisici. Ma l’uscita del Regno Unito dall’Unione Europea, formalizzata il 31 dicembre 2020, ha aperto interrogativi importanti: le firme elettroniche sono ancora valide oltre la Manica? Le regole UE continuano a valere nel Regno Unito? E soprattutto, come devono comportarsi le aziende che operano su entrambi i mercati?
In questo articolo analizzeremo in dettaglio cosa è cambiato con la Brexit, quali sono oggi le differenze tra la normativa europea e quella britannica e come strumenti come Yousign possono aiutare le imprese a operare in piena conformità.
Cos’è la firma elettronica e perché è così importante
La firma elettronica è una modalità di sottoscrizione digitale che consente di attribuire a un documento la stessa validità giuridica di una firma autografa, purché vengano rispettati determinati requisiti tecnici e legali.
La normativa europea (Regolamento eIDAS 910/2014) riconosce tre tipologie principali:
- Firma elettronica semplice (SES): consente di identificare il firmatario ma non garantisce un elevato livello di sicurezza.
- Firma elettronica avanzata (AES): permette di identificare in modo univoco il firmatario e di rilevare eventuali modifiche successive al documento.
- Firma elettronica qualificata (QES): emessa da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, ha pieno valore legale equivalente alla firma autografa.
Nella pratica, la scelta della tipologia dipende dal livello di sicurezza richiesto e dal tipo di transazione. Settori come il legale, il finanziario o l’immobiliare tendono a privilegiare firme avanzate o qualificate per garantire la massima protezione in caso di contenzioso.
Il quadro normativo prima e dopo la Brexit
L’era eIDAS: un mercato unico della firma elettronica
Fino al 2020, il Regno Unito faceva parte del quadro normativo comune europeo stabilito dal Regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Questo garantiva che una firma elettronica conforme fosse automaticamente valida in tutti gli Stati membri, senza bisogno di accordi bilaterali o verifiche aggiuntive.
Cosa è cambiato con la Brexit
Con la Brexit, il Regno Unito non è più vincolato al Regolamento eIDAS. Tuttavia, per evitare una rottura improvvisa nei flussi commerciali, Londra ha adottato una normativa nazionale quasi identica: The Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions Regulations.
In sostanza, il Regno Unito ha mantenuto gli stessi standard di sicurezza e riconosce le firme elettroniche conformi a eIDAS, continuando così a garantire la validità dei documenti provenienti dall’UE.
La differenza sostanziale è che il riconoscimento non è più reciproco in modo automatico. Una firma elettronica rilasciata da un prestatore britannico non è automaticamente valida nell’UE, a meno che il provider non sia anche conforme a eIDAS e riconosciuto a livello europeo.
Differenze pratiche tra UE e UK
Immaginiamo due scenari:
- Azienda UE che invia un contratto a un partner UK
Se il documento è firmato con una soluzione conforme a eIDAS (come Yousign), il Regno Unito lo riconosce come valido. - Azienda UK che invia un documento a un partner UE
Se la firma è stata rilasciata da un provider solo britannico, l’UE potrebbe non riconoscerne la validità legale. Per garantire la conformità, è necessario utilizzare un prestatore di servizi fiduciari qualificato nell’UE.
Questa asimmetria impone alle imprese di essere molto attente nella scelta del fornitore di firma elettronica, soprattutto per contratti transfrontalieri.
Impatto sui processi aziendali
Per le aziende che operano su entrambi i mercati, la Brexit ha introdotto nuovi controlli e potenziali ostacoli.
Le principali aree di attenzione includono:
- Conformità legale: assicurarsi che le firme siano riconosciute in entrambe le giurisdizioni.
- Tempi di chiusura contratti: eventuali verifiche aggiuntive possono rallentare i processi.
- Settori regolamentati: in ambiti come finanza, sanità o energia, il mancato rispetto delle normative può comportare sanzioni rilevanti.
Un approccio proattivo consiste nell’adottare strumenti già conformi a eIDAS e, se necessario, abilitati anche secondo la normativa UK.
Il ruolo di Yousign
In questo contesto, Yousign rappresenta una soluzione sicura e conforme per gestire firme elettroniche tra UE e Regno Unito. La nostra piattaforma SaaS e API:
- È pienamente conforme a eIDAS, garantendo la validità legale in tutti gli Stati membri.
- Offre un audit trail completo (identificazione del firmatario, timestamp, indirizzo IP, certificato).
- Si integra facilmente nei flussi aziendali esistenti, riducendo tempi e costi operativi.
- È utilizzata da centinaia di PMI e grandi imprese in Europa per digitalizzare processi di vendita, risorse umane e contrattualistica.
Grazie a questa conformità, un documento firmato con Yousign può essere riconosciuto sia nell’UE sia nel Regno Unito, evitando rischi di invalidità e garantendo continuità operativa.
Domande frequenti (FAQ)
Le firme elettroniche UE sono valide nel Regno Unito dopo la Brexit?
Sì, se conformi a eIDAS, sono riconosciute dalla normativa britannica.
Le firme britanniche sono valide nell’UE?
Solo se il provider è conforme a eIDAS e riconosciuto come prestatore qualificato nell’Unione.
Serve sempre una firma qualificata?
No, ma per documenti ad alto valore legale o economico è consigliata per garantire la massima protezione.
Come posso essere sicuro di essere conforme in entrambe le giurisdizioni?
Utilizzando un fornitore come Yousign, già conforme a eIDAS e compatibile con la normativa UK.
Conclusione
La Brexit non ha eliminato la possibilità di utilizzare firme elettroniche tra UE e Regno Unito, ma ha introdotto nuove sfumature normative. Per le aziende che operano su entrambi i mercati, la chiave è scegliere soluzioni affidabili e conformi a standard internazionali, in grado di garantire la validità legale su entrambe le sponde della Manica.
Passa alla firma elettronica senza confini
Firma, invia e archivia i tuoi documenti in tutta Europa e nel Regno Unito con la sicurezza di Yousign.
