Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

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3 min

Aktualisiert am 18 Okt, 2022

Veröffentlicht am 5 Okt, 2022

So überzeugen Sie skeptische Vertragspartner:innen von der e-Signatur

Vier überzeugende Argumente für die e-Signatur
Mona Gottlob

Mona Gottlob

Content Manager DACH@Yousign

Illustration: Alexandre Bohin

Übersicht

Im Zuge des Digitalisierungsschubs, den Deutschland 2020 im Zuge der Corona-Krise erfahren hat, wurde auch die Verwaltung von Dokumenten weiter digitalisiert. Immer mehr Firmen nutzen e-Signaturen und unterschreiben ihre Unterlagen digital, was ihnen zahlreiche Vorteile bietet. 

Das elektronische Unterschreiben von Dokumenten ist in Europa noch ein vergleichsweise neues Phänomen. Erst 2016 wurde der Einsatz von digitalen Vertrauensdiensten in der EU durch die eIDAS-Verordnung vereinheitlicht und dadurch vereinfacht. Einige Menschen sind deshalb noch skeptisch, was die Sicherheit und Rechtsgültigkeit der elektronischen Unterschrift anbelangt.

Ist Ihr:e Vertragspartner:in oder ein:e Dritte:r noch unsicher in Bezug auf die e-Signatur?

Wir klären Sie in diesem Artikel über die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Unterschrift auf und liefern Ihnen vier überzeugende Argumente, die jegliche Zweifel Ihres Gegenübers zur e-Signatur im Handumdrehen beseitigen.

Darf ein:e Dritte:r die e-Signatur bei Vertragsabschluss ablehnen?

Grundsätzlich besteht für das Schließen von Verträgen Formfreiheit, sofern der Gesetzgeber keine anderen Vorschriften vorgibt. Das bedeutet, dass sich die Vertragspartner:innen aussuchen können, ob sie ihren Vertrag per Handschlag, mündlich, schriftlich, elektronisch oder notariell beurkundet schließen möchten. 

Wichtig ist nur, dass die formellen Anforderungen des Gesetzgebers an das jeweilige Dokument eingehalten werden und die Vertragsparteien sich über die Vertragsform einig sind. Ihr:e Vertragspartner:in hat also durchaus das Recht, die elektronische Form des Vertrags abzulehnen. 

Wenn Sie selbst überzeugter Nutzer von e-Signaturen sind, aber Ihr:e Vertragspartner:in noch Bedenken hat, dann sollten Sie bis zum Ende des Artikels lesen. Dort geben wir Ihnen handfeste Argumente an die Hand, mithilfe derer Sie sicherlich einen Sinneswandel Ihres Gegenübers bewirken können.

Darf ein:e Dritte:r ein elektronisch signiertes Dokument nach Vertragsabschluss ablehnen? 

Die verbindlichen europaweit geltenden Regelungen für “Elektronische Identifizierung” und “Elektronische Vertrauensdienste” enthält die eIDAS-Verordnung. Artikel 25 dieser Verordnung besagt, dass eine elektronische Unterschrift nicht einzig und allein aufgrund der Tatsache, dass sie elektronisch ist, als rechtsungültig erklärt werden darf. Dies bedeutet allerdings nicht, dass jedes digital unterschriebene Dokument automatisch rechtsgültig ist. 

Damit Ihre Unterschrift vor Gericht Gültigkeit hat, sollte …

…Ihr e-Signaturen-Anbieter eIDAS-zertifiziert und DSGVO-konform sein.

…Ihr Dokument mit der richtigen Signaturebene unterzeichnet sein.

…Ihr Dokument ein elektronisches Prüfzertifikat enthalten, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und bestätigt, dass das Dokument seit der Unterschrift nicht verändert wurde (Stichwort: Hash-Wert).

Was passiert im Falle einer Klage vor Gericht?

Dass Ihr Dokument aus dem einzigen Grund, dass es digital signiert wurde, vor Gericht landet, ist sehr unwahrscheinlich. In den allermeisten Fällen steht bei einem Rechtsstreit meist eine ganz andere Problematik im Vordergrund. 

Dies kann zum Beispiel eine Vertragsverletzung sein, d.h. eine Leistung wurde von einer der beiden Vertragsparteien gar nicht, mit Verzug oder nicht ordnungsgemäß erbracht. In diesem Zuge werden die Unterschriften auf dem Vertrag, egal ob elektronisch oder handschriftlich, überprüft, um herauszufinden, ob eine Abmachung tatsächlich zustande gekommen ist. Denn ist ein Vertrag ungültig, löst sich damit auch die Klage in Luft auf.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem nächsten Blogartikel.

Warum die e-Signatur eine gute Alternative zur handschriftlichen Unterschrift darstellt

Was können Sie Ihren Vertragspartner:innen also entgegen, wenn sie bezüglich der elektronischen Unterzeichnung des Dokuments Bedenken äußern?

Sicherheit

Ein großer Vorteil der e-Signatur besteht darin, dass im Rahmen des Unterzeichnungsprozesses digitale Prüfprotokolle erstellt werden. Bei Yousign werden diese beispielsweise ganze zehn Jahre lang gespeichert. Für jedes unterzeichnete Dokument wird also ein Zertifikat erzeugt, in dem die wichtigsten Informationen des Prozesses festgehalten werden:

  1. Hash-Wert
  2. Klarnamen
  3. E-Mail-Adressen 
  4. Zeitstempel
  5. IP-Adressen 
  6. Telefonnummer für SMS-Authentifizierung (optional)
  7. Auslesen und Verifizierung von Ausweisdokumenten (optional)

Dieses Zertifikat, das die Identität der Unterzeichnenden und die Unveränderlichkeit des Dokuments bestätigt, ist sehr verlässlich. Die Fehlerquote von Computern und Maschinen ist schließlich verschwindend gering. 

Im Gegensatz dazu können bei der Beweisprüfung von handschriftlichen Unterschriften viel leichter Fehler unterlaufen. Herkömmliche Signaturen werden in der Regel von Graphologen untersucht, die die Signatur auf dem Dokument mit Unterschriften auf anderen Unterlagen vergleichen. Dabei stellt sich die Herausforderung, mit vollständiger Sicherheit beweisen zu können, dass die Unterschrift tatsächlich von der jeweiligen Person geleistet und nicht von jemand anderem gefälscht wurde. 

Effizienz

Die Verwendung von e-Signaturen ermöglicht es, bei der Verwaltung von Dokumenten kostbare Zeit zu sparen, die stattdessen für das Kerngeschäft genutzt werden kann. 

Der postalische Versand eines Vertrags ist deutlich langwieriger als das Verschicken einer E-Mail, die zur Unterzeichnung einlädt und innerhalb von wenigen Sekunden bei den Empfänger:innen ankommt. Mit wenigen Klicks kann der Vertrag dann jederzeit, von überall auf der Welt aus ganz einfach und schnell unterzeichnet werden. 

Der Prozess von der Erstellung des Vertrags bis hin zur Unterzeichnung kann außerdem durch besondere Tools, wie Workflows von Yousign, weiter automatisiert und somit beschleunigt und vereinfacht werden.

Kostenersparnis

Ein weiterer Pluspunkt der e-Signatur ist der Entfall von Materialkosten für Papier, Tinte, Druckerwartung, Porto und die Archivierung von Dokumenten. Zudem können Verwaltungskosten gespart werden, da Mitarbeiter der Personalabteilung weniger Zeit mit administrativen Prozessen verbringen und sich somit besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Bessere Umweltbilanz

Der postalische Versand von Dokumenten impliziert einen hohen Papier- und Druckverbrauch sowie lange Transportwege zwischen Sender:in und Empfänger:in. 

Im Kontext des Klimawandels wird es für Unternehmen allerdings zunehmend wichtiger, ökologisch und nachhaltig zu wirtschaften. Mithilfe der e-Signatur kann die Entstehung von Papierabfällen und CO₂-Abgasen reduziert werden. 

Wenn Sie als Unternehmen herausfinden möchten, wie es um Ihre aktuelle Umweltbilanz steht, sollten Sie Yousigns ökologischen Fußabdruck-Rechner testen.

E-Signaturen - die digitale Zukunft

Die elektronische Signatur ist im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift sicherer, zeiteffizienter, kostensparender und sie tut auch der Umwelt etwas Gutes. Wer digital unterschreibt, ist am Puls der Zeit - denn die voranschreitende Digitalisierung wird auch vor der Verwaltung von Dokumenten in Zukunft nicht Halt machen.

Laut aktuellen Prognosen wird der Markt für e-Signaturen bis 2030 jährlich um 25 % wachsen und so auf eine Größe von 10 Milliarden Euro ansteigen. Früher oder später werden also alle Unternehmen, Organisationen und Institutionen ihre Dokumente ausnahmslos elektronisch unterschreiben lassen. - Worauf warten Sie noch? 😉

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