Starten Sie sicher in die elektronische Signatur (Teil 2)

Nach den theoretischen Überlegungen schreiten wir nun zur Tat!
Ihr Projekt ist zu diesem Zeitpunkt schon gut strukturiert: Es ist an der Zeit, loszulegen!
Für einen reibungslosen Ablauf sind mehrere Schritte erforderlich, die wir im Folgenden näher erläutern.
Wir empfehlen Ihnen dringend, eine Testphase durchzuführen, bevor Sie sich voll und ganz auf das Unterfangen einlassen. Es gibt Testphasen, diese sollen Sie nutzen!

Warum sollten Sie sich für die elektronische Signatur und die Digitalisierung entscheiden?🤔

Da die Büros während der Pandemie geschlossen blieben, mussten sich die Unternehmen sehr schnell an diese Situation anpassen. Die Digitalisierung von Prozessen war notwendig, um ihr Überleben zu sichern. 

Die Hauptgründe für die Digitalisierung und mehr noch für die Einführung der elektronischen Signatur sind:

• Höhere Effizienz bei komplexen Prozessen,
• Zeitersparnis,
• der Abschluss eines bereits begonnenen Digitalisierungsprozesses Ihrer Arbeitstools.

Bevor Sie eine bestimmte elektronische Signatur testen, sollten Sie den richtigen Anbieter wählen!

Dazu können Sie ein Pflichtenheft erstellen, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, je nachdem, welchen Bedarf Sie konkret haben.

Wenn dies erfolgt ist, ist es an der Zeit für den Benchmark!  📊

Es gibt neun Punkte, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich für eine Software für elektronische Signatur entscheiden:

• Autorisierung und Zertifizierung: Überprüfen Sie die Einhaltung der geltenden Vorschriften (DSGVO und eiDAS).
  
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Entscheiden Sie sich für einen vertrauenswürdigen Dritten, der eigene elektronische Zertifikate erstellt.
  
• Die Identifizierung der Unterzeichner: Wählen Sie eine Softwarelösung, die über Multi-Faktor-Authentifizierung verfügt: SMS mit einmaligem OTP-Code (One Time Password), E-Mail, Überprüfung des Personalausweises.
  
• Begleitung im Streitfall: Eine Beweismappe muss vom Anbieter zur Verfügung gestellt werden. 
  
• Sicherer Datenaustausch: Informationen und Dokumente sollten verschlüsselt und vorzugsweise in Europa gehostet werden.
  
• Eine Antwort auf Ihre individuellen Bedürfnisse: Die Softwarelösung erfüllt die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
  
• Integration in Ihre Business-Tools: Eine API, die sich einfach in Ihr CRM, ERP und Ihre Business-Software integrieren lässt. 
  
• Aufenthaltsort des Unterzeichners: Die Lösung ermöglicht es, von überall aus zu unterschreiben. 
  
• Nutzererfahrung: Die Software ist einfach und intuitiv zu bedienen. In wenigen Klicks gelangen Sie direkt zur Unterschrift.

Zusammengefasst raten wir Ihnen sicher zu stellen, dass Ihn eSignatur-Anbieter diese Bedingungen erfüllt. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine kleine Checkliste zusammengestellt! ⬇️

Sobald der Anbieter ausgewählt wurde, ist es Zeit für eine Testphase! Das Ziel ist, zu lernen, das Tool und seine Funktionen im realen Umfeld kennenzulernen und anzuwenden.🧰

Beginnen Sie zunächst mit einer kleinen Gruppe von Nutzern.

Wie wählt man Mitarbeiter für die Testphase aus? 

Wir nennen hier einige Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl helfen:

• Der Mitarbeiter hat im Unternehmen häufig mit handschriftlichen Unterschriften zu tun.
• Der Mitarbeiter hat Interesse an neuen Technologien.
• Der Mitarbeiter sollte die Softwarelösung den anderen Mitarbeitern zeigen können und den Kollegen dabei helfen können, sobald die Lösung für alle eingeführt wird.

Auch sollten Sie zwei oder drei verschiedene Dokumente vorbereiten, die zum Testen der Unterschriftsprozesse verwendet werden können.

Für Unternehmen, die sich für eine API-Lösung entschieden haben, sollte die Integration im kleinen Rahmen getestet werden.

Nachdem das Tool von den ersten Nutzern getestet wurde, ist es an der Zeit, mit der vollständigen Einführung im Unternehmen zu beginnen.

⚠️ Wir meinen hier eine schrittweise Einführung. Eine zu abrupte Einführung könnte Ihr Unternehmen destabilisieren.

Halten Sie sich an einen im Vorfeld aufgestellten Zeitplan, damit die Einführung reibungslos verläuft. 

Halten Sie auch Ihre Teams auf dem Laufenden. Die Kommunikation ist ganz wichtig, wenn es zu Veränderungen bei den Arbeitsmethoden kommt. Stellen Sie ihnen alle nötigen Informationen zur Verfügung, damit sie verstehen, warum genau dieses Tool ausgewählt wurde.💬

Benennen Sie in Ihrem Unternehmen Ansprechpartner für die elektronische Signatur, die Ihnen bei der Integration helfen. Die ersten Tester können am besten Unsicherheiten ausräumen und Ansprechpartner zur elektronischen Signatur im Unternehmen sein.

In diesem letzten Schritt wird festgestellt, ob Sie die von Ihnen gesetzten Ziele erreicht haben. Sie sollte nach der Einführung im gesamten Unternehmen erfolgen, idealerweise 6 bis 12 Monate nach der Einführung. 📅

Sie wollen die Anwendung der elektronischen Unterschrift nach der Einführung analysieren? Ihre Teams können Ihnen dazu am Besten Auskunft geben.

Stellen Sie Fragen, um deren Meinung zu erfahren:

• Wie lief die Einführung?
• Haben sie verstanden, warum das Unternehmen dieses Tool eingeführt hat?
• Welche Schwierigkeiten traten auf und welche Verbesserungen brachte das Tool mit sich? 

Erfassen Sie die Schwierigkeiten, die von den Mitarbeitern bei der Nutzung der Softwarelösung aufgetreten sind. Wenn sie wieder auftreten, sollten Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden. Der Prozess der digitalen Transformation schreitet kontinuierlich voran.

Die Probleme, mit denen Ihre Teams zu kämpfen hatten, werden Ihnen helfen, kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen - lassen Sie das nicht außer Acht!