Dematerializzazione dei documenti cartacei: facciamo chiarezza

Quello relativo alla dematerializzazione dei documenti cartacei è un tema che si sta via via facendo sempre più popolare nella vita di tutti noi. Relegata fino a pochi anni fa solo agli ambiti che, tradizionalmente, sono più “ricchi” di documenti cartacei (come ad esempio la Pubblica Amministrazione), la dematerializzazione sta diventando sempre più popolare anche nella vita delle aziende più piccole e persino dei singoli cittadini, per trasformare la burocrazia di tutti i giorni in documenti informatici da conservare in un archivio digitale. Vediamo perché! 

Ma facciamo un passo indietro: cosa si intende, da un punto di vista tecnico, per dematerializzazione dei documenti? La dematerializzazione è un procedimento attraverso il quale un documento, inizialmente cartaceo, viene convertito in un documento in formato digitale (o in documento informatico), soprattutto in ottica di conservazione digitale dello stesso. 

Da un punto di vista pratico, per dematerializzare un documento si usano di solito uno scanner o uno smartphone, o altre soluzioni software più o meno avanzate che catturano l'immagine e la trasformano in un file, pronto per la conservazione digitale ai fini di archivio.

Seppur i due termini possano sembrare sinonimi, c’è una differenza sottile tra dematerializzazione documentale e digitalizzazione dei documenti.

La digitalizzazione, invece, è un processo che trasforma stabilmente un documento (o una procedura) che avveniva originariamente “offline” nella sua versione virtuale (un esempio possono essere le fatture elettroniche o le bollette digitali).

Certo, la dematerializzazione dei documenti cartacei riguarda tutti noi. La dematerializzazione documentale, infatti, è applicabile a qualsiasi tipo di documento “analogico” di cui si voglia produrre una copia ai fini di conservazione digitale che possa sostituire l’originale cartaceo. 

Pur rimanendo un tema centrale per la Pubblica Amministrazione, la dematerializzazione dei documenti diventa sempre più importante anche per le piccole aziende di settori con una forte componente di documenti cartacei, per ridurre le esigenze di archivio ed evitare gli sprechi.

La dematerializzazione documentale è importantissima per diversi motivi: 

• Permette di liberarsi di kg di carta e aiutare l’ambiente
• Riduce significativamente i tempi e i costi di archiviazione, non solo da un punto di vista degli spazi ma anche di processo
• Permette una migliore ricerca all’interno degli archivi, facendo risparmiare tempo nel trovare i documenti e rendendo più semplice e veloce la tracciatura
• Migliora la trasmissione dei documenti e la comunicazione, permettendo l’invio rapido dei documenti digitali senza costi aggiuntivi per le spese di spedizione
• Riduce le esigenze di personale dedicato alla gestione documentale e alla manutenzione degli archivi
• Migliora il grado di soddisfazione dei clienti alleggerendo la burocrazia

La firma elettronica di Yousign è un importante fattore abilitante per far diventare la dematerializzazione dei documenti una prassi che tutte le aziende (grandi e piccole) possono adottare per ottenere la conservazione digitale dei loro documenti, garantendone il pieno valore legale e probatorio. 

Alcuni documenti firmati analogicamente, infatti, quando dematerializzati e trasformati in digitale possono perdere il loro valore legale. Con Yousign, invece, è possibile garantire la valenza legale e probatoria di qualsiasi documento dematerializzato, assicurandosi di apporre una firma elettronica sullo stesso dopo il processo di dematerializzazione. La soluzione di Yousign, infatti, è certificata da eIDAS(l’ente che stabilisce le regole per l'uso legale e il riconoscimento delle procedure di firma elettronica negli Stati membri dell'Unione Europea) e per questo la sua firma elettronica ha valore probatorio all’interno dell’intera Unione Europea.