Dokumente online unterschreiben

So unterschreiben Sie ohne Risiko im Auftrag einer anderen Person

Daniela Zehner

Daniela Zehner

Marketing Manager DACH @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

Sie arbeiten an einem neuen Projekt und müssen wichtige Dokumente und Verträge von Arbeitskolleg:innen oder Ihren Vorgesetzten unterschreiben lassen. Das Problem: Der Kollege oder die Kollegin ist gerade im Außendienst unterwegs, oder der Chef bzw. die Chefin nimmt an einer Messe im Ausland teil und steht nicht persönlich zur Verfügung – hat Sie aber dazu bevollmächtigt, selbst zu unterschreiben. Dabei sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass jedes unterschriebene Dokument Rechtsfolgen mit sich bringt. Daher ist es wichtig, in solchen Fällen deutlich zu kennzeichnen, dass Sie „im Auftrag" (i.A.) einer dritten Person unterschreiben und nicht für sich selbst. In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie sicher und einfach Unterschriften im Auftrag für andere Menschen setzen können.

Wer kann im Auftrag unterschreiben?

Im Prinzip darf jede:r im Auftrag für eine andere Person unterschreiben. Auch wenn es im Berufsalltag und ebenso im Privaten oft untergeht, ist es wichtig, immer eine schriftliche Vollmacht von der Person zu haben, für die man eine Unterschrift im Auftrag leisten soll. Dabei können Mitarbeiter:innen (oder auch Familienmitglieder, Freund:innen etc.) entweder eine Einzel- oder Sondervollmacht für ein bestimmtes Dokument bekommen, oder eine Gattungs- oder Artvollmacht, mit der gleichartige Aufgaben erledigt werden dürfen.

In diesen Fällen dürfen Sie eine Unterschrift im Auftrag einer anderen Person leisten

Wer ein Dokument im Rahmen von Rechtsgeschäften im Auftrag einer anderen Person unterschreibt, beispielsweise Bestellungen oder vertragliche Zusagen, muss eine rechtliche Vollmacht besitzen – der einfache Zusatz „im Auftrag” oder „i.A.” bietet dafür keine schriftliche Legitimation. Für alltägliche Aufgaben wie eine schriftliche Terminvereinbarung ist allerdings keine Vollmacht nötig.

Es gibt verschiedene Arten von Unterschriftenzusätzen, die unterschiedliche rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen:

  • Einzel- oder Sondervollmacht: Diese Art von Vollmacht wird für einen bestimmten Zweck bzw. Geschäftsabschluss erteilt, zum Beispiel für den Kauf neuer Computerbildschirme oder für die Organisation einer Weihnachtsfeier. Dann dürfen alle Verträge oder Geschäfte, die mit diesem Kauf oder dem Event zu tun haben, mit dem Unterschriftenzusatz „i.A.” unterzeichnet werden – so können alle Dienstleister und Geschäftspartner:innen erkennen, dass Ihr Vorgesetzter bzw. Ihre Vorgesetzte Sie dazu bevollmächtigt hat. 
  • Gattungs- oder Artvollmacht: Eine Gattungsvollmacht berechtigt zum Abschluss aller Geschäfte einer Art, wie das Buchen von Geschäftsreisen, das Mieten von Tagungsräumen oder den Einkauf von Mitarbeitergetränken. Die Vollmacht ist solange gültig, bis Ihr:e Vorgesetzte:r sie widerruft, oder wenn Sie nicht mehr in Ihrer Position tätig sind. Auch hier unterschreiben Sie mit dem Zusatz „i.A.”.
  • Handlungsvollmacht: Diese Vollmacht berechtigt jemanden dazu, sich um Geschäfte, Entscheidungen und Handlungen in einem bestimmten Handelsgewerbe zu kümmern. Dabei kann wieder zwischen einer Einzel- oder Sondervollmacht, Gattungs- oder Artvollmacht sowie einer Generalvollmacht unterschieden werden. Wenn Ihr:e Vorgesetzte:r beispielsweise für eine längere Zeit ausfällt, kann er bzw. sie Sie damit zu allen geschäftsüblichen Rechtsgeschäften bevollmächtigen, wie dem Einkauf von Materialien oder dem Abschluss von Verträgen. Dabei unterschreiben Sie mit dem Zusatz „i. V.“ (in Vollmacht). 

Wer haftet bei Fehlern?

Ohne klar definierte Vollmacht kann im schlimmsten Fall der oder die Unterzeichnende für eventuelle Verluste haftbar gemacht werden. Liegt aber eine Vollmacht vor, haben Sie nichts zu befürchten: Egal bei welcher Art von Vollmacht, im Falle eines Rechtsstreits haftet immer Ihr:e Vorgesetzte:r oder Ihr Unternehmen. 

Bei der Einzel- oder Sondervollmacht ist die Vollmacht solange gültig, bis beispielsweise das Event beendet oder die erteilte Aufgabe abgeschlossen ist. Die Gattungsvollmacht und die Handlungsvollmacht wiederum erlöschen erst, wenn Ihr:e Vorgesetzte:r sie widerruft, oder Sie nicht mehr in Ihrer Position tätig sind. Darüber hinaus verliert die Handlungsvollmacht auch ihre Gültigkeit, wenn das Unternehmen verkauft wird, oder insolvent geht. Solange diese Bevollmächtigungen gültig sind, haben Sie keine persönlichen Konsequenzen zu befürchten.

Mit elektronischen Unterschriften immer die Richtigen unterschreiben lassen

Wenn Sie bei einer Unterschrift im Auftrag auf der sicheren Seite sein wollen, ist eine Vollmacht unverzichtbar. Am einfachsten und sichersten ist es aber natürlich, wenn Dokumente und Verträge von den zuständigen Kolleg:innen oder Ihrem bzw. Ihrer Vorgesetzten selbst unterschrieben werden. Dies ist dank elektronischer Unterschrift heute von überall auf der Welt rund um die Uhr rechtssicher möglich. Dazu können Sie in nur wenigen Klicks den Vertrag aufsetzen und die Parteien einladen, die den Vertrag unterschreiben sollen.
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