Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

4 min

Aktualisiert am 10 Jul, 2023

Veröffentlicht am 2 Mär, 2023

So erteilen und signieren Sie ein SEPA-Lastschriftmandat elektronisch 

SEPA-Mandat
Mona Gottlob

Mona Gottlob

Content Manager DACH@Yousign

Illustration: Romain Grandmougin

Übersicht

Die fortschreitende Digitalisierung wird auch im Finanz- und Bankensektor immer spürbarer: Während die Verwendung von Bargeld zunehmend seltener wird, entwickeln sich Online-Banking, digitale Überweisungen und “Mobile Payment” zu den präferierten Zahlungsmitteln. Man hat sich so sehr an digitales und bargeldloses Bezahlen gewöhnt, dass man schon einmal genervt sein kann, wenn man sich mal in einem Lokal befindet, in dem nur Bar gezahlt werden kann.

Seit der Einführung von SEPA und SEPA-Mandaten gibt es einheitliche Verfahren für bargeldlose Zahlungen in Europa. In diesem Kontext stellt sich die Frage, was man unter einem SEPA-Mandat versteht, wie und in welchen Fällen man ein SEPA-Lastschriftmandat erstellt und dann mit der elektronischen Signatur versieht. Alle Antworten auf diese Fragen und noch viel mehr finden Sie in diesem Artikel.

Was ist ein SEPA-Mandat?

Um zu klären, worum es sich bei einem SEPA-Mandat handelt, ist es sinnvoll, das Wort einmal zu zerpflücken und die beiden Wortbestandteile genauer unter die Lupe zu nehmen. Heute sind wir mal disruptiv und fangen nicht vorne, sondern hinten beim Mandat an: 

Laut der Bundeszentrale für politische Bildung handelt es sich bei einem Mandat um eine “Vollmacht zur Wahrnehmung bestimmter Interessen oder zur Erledigung bestimmter Aufgaben einer anderen Person, Organisation etc.”

SEPA wiederum ist eine Abkürzung für Single European Payments Area (zu Deutsch: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum). Mit der EU-weiten Einführung der SEPA-Initiative 2014 wurden in Europa die Verfahren für bargeldlose Transaktionen bzw. Zahlungen (Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen) vereinheitlicht und damit sicherer gemacht.

Bringt man beide Begriffsdefinitionen zusammen, heißt dies, dass man mit einem SEPA-Mandat die Vollmacht zum automatischen Einzug einer Zahlung erteilt.

SEPA-Mandate kommen in folgenden Ländern zum Einsatz:

  • in den 27 Mitgliedsstaaten der EU,
  • in der EFTA (Europäische Freihandelsassoziation), d.h. in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz,
  • in Kleinstaaten wie Monaco, San Marino, Andorra und Vatikanstadt, sowie
  • im Vereinigten Königreich.

Seit dem Inkrafttreten der SEPA werden Einzugsermächtigungsverfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ) nicht mehr verwendet. Stattdessen kommen die Ihnen sicherlich bekannte IBAN (International Bank Account Number) sowie der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. 

Außerdem können SEPA-Überweisungen nur in Euro abgewickelt werden. Befindet sich der:die Empfangende in einem Land, in dem eine andere Währung verwendet wird, muss die Person ein in Euro geführtes Konto nutzen. Ist dies nicht möglich, fallen gegebenenfalls Kosten für eine Auslandsüberweisung an.

Arten von SEPA-Mandaten

SEPA-Mandat ist nicht gleich SEPA-Mandat. Das bedeutet zum einen, dass ein SEPA-Mandat entweder klassisch in Papierform oder modern in elektronischer Form vorliegen kann. Zum anderen bedeutet es, dass es, je nach Verwendungszweck, unterschiedliche Arten von SEPA-Mandaten gibt. Noch dazu kann zwischen Einfachmandaten und Mehrfachmandaten unterschieden werden. Alle Details zu diesem Thema erhalten Sie im Folgenden.

Papierform vs. elektronische Form

Bevor die Digitalisierung so richtig Fahrt aufnahm, wurden SEPA-Lastschriftmandate überwiegend in Papierform erstellt und anschließend handschriftlich unterschrieben. Ein solch papiergebundenes Mandat ist beispielsweise in Behörden, wie z.B. dem Finanzamt, erhältlich. Der Nachteil: Ein SEPA-Mandat in Papierform verbraucht Papier (Überraschung!) und trägt zur stetig wachsenden und platzeinnehmenden Archivsammlung bei. Auch der Übermittlungsweg ist eher mühselig. Entweder man übergibt das Formular persönlich oder verschickt es per Post.

Inzwischen gibt es für die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats eine deutlich praktischere Lösung, die weder Papier noch postalische Sendungsmanöver impliziert: die elektronische Form. In diesem Fall erstellt man das Formular digital und versieht es dann mit einer elektronischen Signatur, auch e-Signatur oder digitale Signatur genannt. Die Verwendung elektronischer Unterschriften ist durch die eIDAS-Verordnung geregelt und damit in ganz Europa rechtlich anerkannt. Erfahren Sie in dem Abschnitt “SEPA-Lastschrift-Mandate elektronisch unterzeichnen”  mehr dazu!

Einfachmandat vs. Mehrfachmandat

Neben der Trennung in Papierform und elektronische Form kann noch zwischen Einfach- und Mehrfachmandaten unterschieden werden. Die Bezeichnungen geben bereits einen Hinweis über die Einsatzgebiete der beiden Mandatsarten. Während ein Einfachmandat nur für einen einzigen Vorgang, d.h. z.B. eine einmalige Zahlung gültig ist, behält ein Mehrfachmandat so lange seine Gültigkeit bis Widerruf eingelegt wird. In beiden Fällen gilt: wird das Mandat innerhalb von 36 Monaten nicht genutzt, verliert dieses seine Geltung.

SEPA-Basis-Lastschrift vs. SEPA-Firmen-Lastschrift

Aller guten Dinge sind drei! Es gibt noch eine dritte Kategorie, in der in verschiedene Mandate unterteilt werden kann. Dabei geht es um die Frage, zwischen welchen Parteien ein Zahlungsverkehr stattfindet.

SEPA-Basis-Lastschrift: Bei der SEPA-Basis-Lastschrift (zu Englisch: SEPA Core Direct Debit) geht es um Zahlungen im B2C-Sektor, d.h. zwischen Verbraucher:innen und Unternehmen. Das kennen Sie vermutlich selbst aus dem eigenen Alltag: Sie erwerben ein Produkt im Internet und erteilen in diesem Zuge dem Unternehmen die Vollmacht, das Geld für das Produkt automatisch per Lastschrift einzuziehen. So müssen Sie nicht extra eine Überweisung tätigen und verpassen keine Zahlungsfrist.

SEPA-Firmen-Lastschrift: Wie der Begriff schon vermuten lässt, wird die SEPA-Firmen-Lastschrift im B2B-Bereich eingesetzt, d.h. im Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen.

Wann wird ein SEPA-Mandat erteilt oder eingeholt?

Der Einsatz von SEPA-Lastschriftmandaten ist nicht nur für Konsument:innen, sondern auch für Firmen von Vorteil. Beide Parteien können sie für wiederkehrende Zahlungen verwenden. Verbraucher:innen vermeiden es so, Fristen zu verpassen. Firmen wiederum gibt die Nutzung von Lastschriftmandaten mehr Sicherheit und Verlässlichkeit, dass Zahlungen auch pünktlich eintreffen.

SEPA-Lastschriftmandate können in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie z.B.:

  • im Einzelhandel,
  • im E-Commerce,
  • für Zahlungen von monatlichen Versicherungs-, Handy-, Autodarlehens- oder Mietbeträgen sowie 
  • bei Ratenzahlungen (beispielsweise für teure Möbel oder Elektrogeräte).

Wie mache ich ein SEPA-Lastschriftmandat?

Bei der Erstellung eines SEPA-Mandates sollten Sie beachten, dass es einige Pflichtangaben gibt, die in dem Dokument enthalten sein müssen. Diese lauten:

  • Name des Gläubigers oder der Gläubigerin
  • Gläubiger-ID (die Ausstellung erfolgt durch die Bundesbank)
  • Mandatsreferenz (Rechnungs- bzw. Kundenummer)
  • Angaben zur zahlungspflichtigen Person
  • Erlaubnis der zahlungspflichtigen Person
  • Die Höhe des einzuziehenden Geldbetrags
  • Die Anweisung, die SEPA-Lastschrift einzureichen
  • Zahlungsart: Einmalig oder wiederkehrend
  • Ort, Datum und Unterschrift der Schuldner:innen

So sieht ein SEPA-Mandat aus

Folgendes Bild ist ein Beispiel für ein korrektes SEPA-Lastschrift-Mandat:

SEPA-Mandat
Layout eines SEPA-Mandats

SEPA-Lastschrift-Mandate elektronisch unterzeichnen

Nachdem Sie Ihr SEPA-Lastschrift-Mandat erfolgreich digital erstellt haben, muss dieses noch sicher elektronisch unterzeichnet werden, um rechtsgültig zu sein. 

Dafür benötigen Sie die Software eines eIDAS-zertifizierten und DSGVO-konformen Vertrauensdiensteanbieters wie Yousign. In der Web-App oder API-Schnittstelle können Sie Ihr entsprechendes Dokument hochladen und mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) versehen. 

Unter den drei e-Signaturniveaus ist die QES die elektronische Unterschrift mit dem höchsten Sicherheitsniveau, da sich die unterzeichnenden Personen vor dem Signieren ausgiebig identifizieren. Die Qualifizierte Elektronische Signatur hält das Schriftformerfordernis ein und kann eine handschriftliche Unterschrift deshalb immer dann ersetzen, wenn das Gesetz nichts Gegenteiliges vorschreibt.

Die Erstellung einer QES dauert mit Yousigns Software-Lösung nur wenige Minuten: Sie identifizieren sich mithilfe des AutoIdent-Verfahrens autonom per Video, indem Sie Ihr Ausweisdokument Ihrer Wahl (Personalausweis, Reisepass, Aufenthaltsgenehmigung) in die Kamera halten und Ihr Gesicht filmen. Nach dem Datenabgleich und der Prüfung Ihrer Identität, authentifizieren Sie sich per SMS-Einmalpasswort und setzen Ihre Unterschrift dann mit einer Wischbewegung. 

Und schon haben Sie ihr SEPA-Mandat rechtssicher digital erstellt und unterzeichnet!

SEPA-Mandate sicher digital abwickeln

Die Implementierung vom SEPA-Lastschriftverfahren hat bargeldloses und digitales Bezahlen europaweit vereinheitlicht sowie vereinfacht. Gerade für wiederkehrende Zahlungen eignet es sich, mit einem SEPA-Mandat eine Einzugsermächtigung für Geldbeträge zu erteilen. Um Papier zu sparen, zeitaufwändige Postwege und manuelle Prozesse zu vermeiden, sollten SEPA-Mandate künftig am besten elektronisch erstellt und mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur unterzeichnet werden. 

FAQ-Fragen zum Thema SEPA-Mandat

  • Was bedeutet SEPA-Lastschrift-Mandat?

    Ein SEPA-Lastschrift-Mandat ist eine von einer zahlungspflichtigen Person (Schuldner:in) ausgestellte Vollmacht, die einer zahlungsempfangenden Person (Gläubiger:in) die Erlaubnis erteilt, Zahlungen vom Konto des Schuldners bzw. der Schuldnerin automatisch einzuziehen.

  • Wie bekomme ich ein SEPA-Mandat?

    Sie können Ihr SEPA-Mandat ganz einfach online erstellen. Das Formular sollte unter anderem Daten wie Ihre IBAN, Ihren Namen und Ihre Adresse enthalten. Sobald Sie das Formular digital ausgefüllt haben, können Sie es mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen.

  • Wie zahlt man mit SEPA?

    SEPA steht für Single Euro Payments Area und ist ein Zahlungssystem, das es ermöglicht, in Europa einheitlich Überweisungen in Euro in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz zu tätigen. Mit einem SEPA-Mandat erteilt man als Schuldner:in Zahlungsempfänger:innen die Genehmigung zur automatischen Abbuchung eines Geldbetrags.

  • Ist ein SEPA-Mandat verpflichtend?

    Möchten Sie Geldbeträge von Kund:innen automatisch einziehen, ist dafür die Erlaubnis der Kund:innen, und damit ein SEPA-Lastschriftmandat, erforderlich. Die zahlungspflichtige Person füllt dann, je nach Verwendungszweck, entweder ein Mandat für einmalige oder für wiederkehrende Zahlungen aus.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.

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