Qualifizierte Elektronische Signatur: So sucht ein Experte seinen Anbieter aus

Die Rechtssicherheit Ihrer Geschäftsprozesse hängt maßgeblich von Ihrem Anbieter für Qualifizierte Elektronische Signaturen ab. Es gibt mehrere Unternehmen auf dem Markt, die QES-Lösungen anbieten, diese können sich jedoch stark in ihrer Qualität unterscheiden. 

Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen, haben wir mit dem e-Signatur-Experten, Mario Voge, gesprochen. Als führender Spezialist im Bereich Identity Services erklärt Herr Voge die Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und die wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl eines Anbieters für QES eine Rolle spielen. 

Mario Voge ist Mitglied der Geschäftsleitung der Swisscom Trust Services AG und begleitet Unternehmen bei der Einführung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen mit über 20 Jahren Erfahrung in der komplexen Welt der e-Signatur-Vorschriften.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Aspekte vor, die bei der Wahl des richtigen Anbieters für QES beachtet werden sollten.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Wahl des Anbieters für Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) ist die Rechtssicherheit. 

Achten Sie darauf, dass der Anbieter zertifiziert ist und den europäischen Anforderungen für Qualifizierte Elektronische Unterschriften entspricht. Überprüfen Sie, dass diese Zertifizierung von einer anerkannten Stelle erteilt wurde.

"Es ist entscheidend, dass der Anbieter auf der Liste europäischer Vertrauensdiensteanbieter (VDA) steht. So können Sie sicherstellen, dass die von ihm ausgestellten Signaturen rechtsverbindlich sind", erklärt Herr Voge. 

Doch das ist nur der erste Schritt. Es ist ebenso wichtig, sicherzustellen, dass der QES-Anbieter strenge Sicherheitsprotokolle implementiert hat, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Nicht zu vergessen sollte ebenso, dass die wichtige Langzeitvalidierung ein wesentliches Element bei der o.g. Integrität hat - wann wurde das Dokument signiert. Diese Langzeitvalidierung ist als technischer Zeitstempel im Signaturprozess eingebunden und wird von einem professionellen TSP immer direkt eingebunden und nicht separat.

Stellen Sie sich auch die Frage, wo der QES-Anbieter Ihre Daten speichert. Ist der Aspekt Datenschutz von Bedeutung, sollten Sie darauf achten, dass die Datenspeicherung auf Servern in Europa passiert, damit die europäischen Datenschutzbestimmungen gelten.

„Eine vertrauenswürdige Signaturlösung sollte über eine sichere Infrastruktur verfügen, die die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten gewährleistet“, fügt Mario Voge hinzu.

Es kann auch interessant sein, zu prüfen, wie lange der Anbieter bereits auf dem Markt tätig ist und welche Erfahrung er in der Bereitstellung von Qualifizierten Elektronischen Unterschriften hat. So kann man sicherstellen, dass der Anbieter in der Lage ist, zuverlässige und qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen.

Ist die Rechtssicherheit gewährleistet, sollte als Nächstes die Nutzerfreundlichkeit der Signaturlösung geprüft werden. Wie einfach ist es, eine Qualifizierte Elektronische Signatur mit dem Anbieter Ihrer Wahl zu leisten?

Für eine QES sollten Sie und Ihre Geschäftspartner:innen sich bequem von Zuhause oder von überall aus der Welt aus einfach verifizieren können, um schnell mit dem digitalen Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift umschreiben zu können. Eine einfach zu bedienende Remote-Technologie, für die lediglich Ausweis und Handy benötigt werden, was jede:r immer zur Hand hat, ist daher unverzichtbar.

"Nutzer:innen sollten nicht eine per Post zugestellte PIN beantragen oder sich vor Ort in einer Behörde verifizieren müssen. Das hat nichts mit einer Remote-freundlichen Lösung zu tun", betont Mario Voge.

Außerdem merkt er hinsichtlich des Identifikationsprozesses an: "Je automatisierter, desto besser. Verfahren, wie AutoIdent sind dem VideoIdent vorzuziehen, da sie den Prozess für den Nutzer vereinfachen". Die AutoIdent-Lösung bietet den Vorteil einer vollständig automatisierten ID-Verifizierung, die zu jeder Zeit und von überall aus durchgeführt werden kann. 

Im Gegensatz zur VideoIdent-Methode gibt es keine Interaktion mit einer anderen Person, was Terminschwierigkeiten oder Sprachbarrieren vermeidet und somit die Nutzerfreundlichkeit erhöht. Grundsätzlich bietet ein gut aufgestellter TSP aber auch andere Formen der Identifizierung an, um die vertikalen Marktbedingungen und Nutzergruppen abzuholen.

Als Nächstes sollten Sie bei der Wahl Ihres QES-Anbieters auf eine angemessene und transparente Preispolitik achten.

Herr Voge erklärt, dass grundsätzlich jede Qualifizierte Elektronische Unterschrift im Vergleich zu einer Unterschrift auf einem Papiervertrag günstiger ist. Das liege vorwiegend an der eingesparten Arbeitszeit, den wegfallenden Versandkosten bzw. den Drucker- und Scankosten, die sich durch die QES erübrigen.

Trotzdem macht es laut Mario Voge einen Unterschied, ob ein Unternehmen eher 20 oder 10 EUR für eine QES bezahlt. Der Kostenfaktor beeinflusst direkt, wie schnell Sie die investierte Summe wieder amortisieren können.

Das Haftungsrisiko bei Verträgen, die auf Papier unterschrieben werden, ist höher als bei Verträgen, die mit einer QES unterzeichnet werden. 

Bei traditionellen, papierbasierten Verträgen besteht im Falle eines Streitfalls die Notwendigkeit, einen Schriftgutachter zu bestellen, der das Schriftstück untersucht und bewertet. Dabei besteht jedoch immer ein Restrisiko, dass der Schriftgutachter nicht zugunsten der beteiligten Partei entscheidet. 

Im Gegensatz dazu gilt bei Qualifizierten Elektronischen Signaturen die Beweislastumkehr. Im Fall eines Rechtsstreits bedeutet dies, dass die Person, die unterzeichnet hat, beweisen muss, dass sie nicht unterschrieben hat.

Mario Voge erklärt dazu: "Sollte der sehr unwahrscheinliche Fall, dass der oder die Unterzeichnende beweisen kann, dass er oder sie die QES nicht geleistet hat, doch eintreten, übernimmt der Vertrauensdienstleister den entstandenen Schaden. Sie können sich das wie eine Versicherungsleistung vorstellen."

Im Fall von Yousign würde der Trust Service Provider Swisscom den Schaden übernehmen.

Und zu guter Letzt ist bei der Auswahl des Anbieters für QES der Kundensupport essenziell. 

Wie Mario Voge anmerkt, kann es schwierig sein, den After-Sales-Support vor der eigentlichen Nutzung des Services einzuschätzen. Daher empfiehlt Herr Voge unbedingt, Qualifizierte E-Signaturen zu testen, wenn dies von dem jeweiligen Anbieter kostenfrei angeboten wird. Auch das Testen einer e-Signatur-API in Form einer Sandbox kann hilfreich sein, um das volle Potenzial von Qualifizierten e-Signaturen auszuschöpfen. Während des Testzeitraums können Sie sich so, neben dem Tool selbst, auch einen ersten Eindruck vom Kundenservice verschaffen.

Wir bei Yousign bieten Interessent:innen an, die Qualifizierte e-Signatur kostenlos zu testen: Sowohl der:die Versender:in der QES-Einladung als auch der:die Unterzeichnerin selbst können unsere Web-App sowie die API mit einem Sandboxzugang 14 bzw. 40 Tage kostenlos testen und sich dabei auf unseren Kundenservice für alle Fragen und Probleme verlassen. 

Wie Mario Voge sagt: "Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen zuverlässigen Kundenservice bietet, der Ihnen bei Fragen und Problemen zur Verfügung steht. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, Ihnen schnelle und effektive Lösungen bereitzustellen, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen."

"Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen zuverlässigen Kundenservice bietet, der Ihnen bei Fragen und Problemen zur Verfügung steht. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, schnelle und effektive Lösungen bereitzustellen, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen."

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl des richtigen Anbieters für Qualifizierte Elektronische Signaturen ein wichtiger Schritt ist, der sorgfältig durchdacht werden sollte. 

Es ist von großer Bedeutung, ein klares Ziel und eine Vision von dem angestrebten Prozess des e-Signierens zu haben, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können und die Erfolgschancen zu maximieren.

Ebenso ist es wichtig, einen qualitativ hochwertigen Partner zu wählen, dessen Lösung benutzerfreundlich ist, der Wert auf einen guten Kundendienst legt und bei dem Sicherheit sowohl in technischer als auch in rechtlicher Hinsicht groß geschrieben wird.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren werden Sie einen qualifizierten Signaturanbieter finden, dem Sie vertrauen können.