Kann man elektronische Signaturen ablehnen? So überzeugen Sie skeptische Vertragspartner:innen

Im Zuge des Digitalisierungsschubs, den Deutschland 2020 im Zuge der Corona-Krise erfahren hat, wurde auch die Verwaltung von Dokumenten weiter digitalisiert. Immer mehr Firmen und Privatpersonen nutzen e-Signaturen und unterschreiben ihre Unterlagen digital, was ihnen zahlreiche Vorteile bietet. Das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten ist in Europa noch ein vergleichsweise neues Phänomen. Erst 2016 wurde der Einsatz von digitalen Vertrauensdiensten in der EU durch die eIDAS-Verordnung vereinheitlicht und dadurch vereinfacht. Einige Menschen sind deshalb noch skeptisch, was die Sicherheit und Rechtsgültigkeit der elektronischen Unterschrift anbelangt.

Eine solche Verweigerung der elektronischen Signatur durch einen Dritten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung, z.B. mit Ihrer Bank oder Ihrer Versicherung, kann verschiedene Formen annehmen:

👉 Der Dritte weigert sich, ein (bereits) elektronisch unterzeichnetes Dokument anzuerkennen.

👉 Der Dritte weigert sich, die elektronische Signatur bereits im Vorfeld einer Vertragsunterzeichnung zu verwenden.

Wenn Sie mit einer solchen Situation konfrontiert sind bzw. wurden und Ihr:e Vertragspartner:in oder ein:e Dritte:r noch unsicher in Bezug auf die e-Signatur ist, dann wird Ihnen dieser Artikel weiterhelfen. Wir klären Sie über die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Unterschrift auf und liefern Ihnen vier überzeugende Argumente, die jegliche Zweifel Ihres Gegenübers zur e-Signatur im Handumdrehen beseitigen.

Das Mustergesetz über elektronische Signaturen, das 2001 von der UNCITRAL (Kommission der Vereinten Nationen für internationales Handelsrecht) verabschiedet wurde, regelt, dass es jeder Partei zulässig ist, die von ihr bevorzugte Unterschriftmethode zu wählen. Sie kann entweder elektronisch oder handschriftlich sein.

Auch das deutsche Gesetz legt in § 125 BGB fest, dass für das Schließen von Verträgen grundsätzlich Formfreiheit besteht, sofern es keine anderen Vorschriften vorgibt. Das bedeutet, dass sich die Vertragspartner:innen aussuchen können, ob sie ihren Vertrag per Handschlag, mündlich, schriftlich, elektronisch oder notariell beurkundet schließen möchten. Wichtig ist nur, dass die formellen Anforderungen des Gesetzgebers an das jeweilige Dokument eingehalten werden. Außerdem müssen sich die Vertragsparteien über die Vertragsform einig sein. 

✅ Ja, Ihr:e Vertragspartner:in hat also durchaus das Recht, die elektronische Form des Vertrags vor oder während des Vertragsprozesses zu verweigern. Wenn Sie selbst überzeugte:r Nutzer:in von e-Signaturen sind, aber Ihr:e Vertragspartner:in noch Bedenken hat, dann sollten Sie bis zum Ende des Artikels lesen. Dort geben wir Ihnen handfeste Argumente an die Hand, mithilfe derer Sie sicherlich einen Sinneswandel Ihres Gegenübers bewirken können.

Die verbindlichen europaweit geltenden Regelungen für “Elektronische Identifizierung” und “Elektronische Vertrauensdienste” enthält die eIDAS-Verordnung. Sie schafft in Europa einen verbindlichen rechtlichen Rahmen für die Verwendung von e-Signaturen. In Deutschland wird sie außerdem durch das Vertrauensdienstegesetz ergänzt. 

Die eIDAS-Verordnung…

• … ermöglicht es Ihnen, vertrauenswürdige Dienste zu identifizieren, die qualifizierte Lösungen mit rechtlicher Gültigkeit bieten. Alle zertifizierten Lösungen werden auf der Website der Europäischen Kommission angezeigt. Yousign ist sowohl eine Zertifizierungsstelle als auch ein eIDAS-zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider). ✅

• …legt fest, dass elektronische Signaturen innerhalb der Europäischen Union Beweiskraft und Rechtsgültigkeit haben. Artikel 25 Abschnitt 4 (“Rechtswirkung elektronischer Signaturen) dieser Verordnung besagt, dass eine elektronische Unterschrift nicht einzig und allein aufgrund der Tatsache, dass sie elektronisch ist, als rechtsungültig erklärt werden darf. Es handelt sich dabei um das Prinzip der Nichtdiskriminierung.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass jedes digital unterschriebene Dokument automatisch rechtsgültig ist. Damit Ihre Unterschrift vor Gericht Gültigkeit hat, ist es erforderlich, dass …

…Ihr e-Signaturen-Anbieter eIDAS-zertifiziert und DSGVO-konform ist.

…Ihr Dokument mit der richtigen Signaturebene unterzeichnet ist.

…Ihr Dokument ein elektronisches Prüfzertifikat enthält, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und bestätigt, dass das Dokument seit der Unterschrift nicht verändert wurde (Stichwort: Hash-Wert).

Dass Ihr Dokument aus dem einzigen Grund, dass es digital signiert wurde, vor Gericht landet, ist sehr unwahrscheinlich. In den allermeisten Fällen steht bei einem Rechtsstreit meist eine ganz andere Problematik im Vordergrund. Dies kann zum Beispiel eine Vertragsverletzung sein, d.h. eine Leistung wurde von einer der beiden Vertragsparteien gar nicht, mit Verzug oder nicht ordnungsgemäß erbracht. In diesem Zuge werden die Unterschriften auf dem Vertrag, egal ob elektronisch oder handschriftlich, in einem Verfahren überprüft, um herauszufinden, ob eine Abmachung tatsächlich zustande gekommen ist. Denn ist ein Vertrag ungültig, löst sich damit auch die Klage in Luft auf.

Mehr zu diesem Thema und ein konkretes Gerichtsurteil zur digitalen Signatur finden Sie in unserem Blogbeitrag "Ist die digitale Signatur vor Gericht sicher?".

Was können Sie Ihren Vertragspartner:innen, wie z.B. Ihrer Bank oder Versicherung, also entgegen, wenn sie bezüglich der elektronischen Unterzeichnung des Dokuments Bedenken äußern?

Ein großer Vorteil der e-Signatur besteht darin, dass im Rahmen des Unterzeichnungsprozesses digitale Prüfprotokolle erstellt werden. Bei Yousign werden diese dank unseres spezialisierten Partner-Drittanbieters Arkhineo beispielsweise ganze zehn Jahre lang gespeichert, sodass eine Aufbewahrung der verschiedenen Dokumente in Papierform nicht mehr notwendig ist. Für jedes unterzeichnete Dokument wird also ein Zertifikat in PDF-Form erzeugt, in dem die wichtigsten Informationen und Daten des Prozesses festgehalten werden:

1. Hash-Wert
2. Klarnamen
3. E-Mail-Adressen 
4. Zeitstempel
5. IP-Adressen 
6. Telefonnummer für SMS-Authentifizierung (optional)
7. Auslesen und Verifizierung von Ausweisdokumenten (optional)
   

Dieses elektronische Zertifikat, das die Identität der Unterzeichnenden und die Integrität (= Unveränderlichkeit) des Dokuments bestätigt, ist sehr verlässlich. Die Fehlerquote von Computern und Maschinen ist schließlich verschwindend gering. Im Gegensatz dazu können bei der Beweisprüfung von handschriftlichen Unterschriften viel leichter Fehler unterlaufen. Herkömmliche Signaturen werden in der Regel von Graphologen untersucht, die die Signatur auf dem Dokument mit Unterschriften auf anderen Unterlagen vergleichen. Dabei stellt sich die Herausforderung, mit vollständiger Sicherheit beweisen zu können, dass die Unterschrift tatsächlich von der jeweiligen Person geleistet und nicht von jemand anderem gefälscht wurde. 

Egal, welche elektronische Signaturstufe Sie nutzen - QES, fortgeschrittene e-Signatur oder Einfache Elektronische Unterschrift - Wer e-Signaturen verwendet, spart bei der Verwaltung von Dokumenten kostbare Zeit, die stattdessen für das Kerngeschäft genutzt werden kann. So können Sie Ihre Produktivität maßgeblich steigern. 

Der postalische Versand eines Vertrags ist nämlich deutlich langwieriger als das Verschicken einer E-Mail, die zur Unterzeichnung einlädt und innerhalb von wenigen Sekunden bei den Empfänger:innen ankommt. Mit wenigen Klicks kann der Vertrag dann jederzeit, von überall auf der Welt aus ganz einfach und schnell unterzeichnet werden. 

Der Prozess von der Erstellung des Vertrags bis hin zur Unterzeichnung kann außerdem durch besondere Tools, wie Forms von Yousign, weiter automatisiert und somit beschleunigt und vereinfacht werden.

Ein weiterer Pluspunkt der e-Signatur ist der Entfall von Material- und Sachkosten für Papier, Tintenpatronen, Druckerwartung, Porto und die Archivierung von Dokumenten. Zudem können Verwaltungskosten gespart werden, da Mitarbeitende der Personalabteilung weniger Zeit mit administrativen Prozessen verbringen und sich somit besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Der postalische Versand von Dokumenten impliziert einen hohen Papier- und Druckverbrauch sowie lange Transportwege zwischen Sender:in und Empfänger:in. Im Kontext des Klimawandels wird es für Unternehmen allerdings zunehmend wichtiger, ökologisch und nachhaltig zu wirtschaften. Mithilfe der e-Signatur kann die Entstehung von Papierabfällen und CO₂-Abgasen reduziert werden. Wenn Sie als Unternehmen herausfinden möchten, wie es um Ihre aktuelle Umweltbilanz steht, sollten Sie Yousigns ökologischen Fußabdruck-Rechner testen.

Halten wir also fest:

✅ Es ist möglich, die Verwendung der elektronischen Signatur im Vorfeld eines Vertragsabschlusses abzulehnen.

❌ Wenn ein Dokument jedoch bereits elektronisch unterzeichnet wurde, kann es nicht als ungültig zurückgewiesen werden.

Die elektronische Signatur ist im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift sicherer, zeiteffizienter, kostensparender und sie tut auch der Umwelt etwas Gutes. Wer digital unterschreibt, ist am Puls der Zeit - denn die voranschreitende Digitalisierung wird auch vor der Verwaltung von Dokumenten in Zukunft nicht Halt machen. Laut aktuellen Prognosen wird der Markt für e-Signaturen bis 2030 jährlich um 25 % wachsen und so auf eine Größe von 10 Milliarden Euro ansteigen. Früher oder später werden also alle Unternehmen, Organisationen, Institutionen und Privatpersonen ihre Dokumente ausnahmslos elektronisch mit einer qualifizierten Software-Lösung signieren lassen. - Also, worauf warten Sie noch? 😉 Legen Sie sich jetzt ihr kostenloses Test-Konto bei Yousign an!

-

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.