Dokumente online unterschreiben

Was sage ich Vertragspartnern, die ein e-signiertes Dokument ablehnen?

Vertragsabschluss elektronische Signatur
Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Icons8

Die elektronische Signatur hat sich als ideale Lösung der modernen Arbeitswelt herauskristallisiert, da sie einer großen Anzahl von Akteuren, sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen, ein zu 100 % digitales Werkzeug bietet.

Ihre Verwendung wirft immer noch viele Fragen auf, auch wenn sie durchaus üblich geworden ist.

Heute haben wir uns entschieden, die verschiedenen Fälle der Verweigerung der elektronischen Signatur durch einen Dritten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung zu beleuchten.

Mit Ihrer Bank oder Ihrer Versicherung können Sie mit zwei Arten von Situationen konfrontiert werden:

👉 der Dritte weigert sich, ein (bereits) elektronisch unterzeichnetes Dokument anzuerkennen.
👉 der Dritte weigert sich, die elektronische Signatur bereits im Vorfeld einer Vertragsunterzeichnung zu verwenden,

Nach dem Lesen dieses Artikels werden Sie in der Lage sein, die rechtlichen Zusammenhänge rund um die elektronische Signatur sowie die Vorteile, die ihr Einsatz mit sich bringt, besser zu verstehen.

Die Fakten 🔏

1. Der Dritte bestreitet die Gültigkeit der elektronischen Signatur

Grundlegend gilt: Die elektronische Signatur erhält in Europa einen präzisen rechtlichen Rahmen durch die eIDAS-Verordnung. In Deutschland wird sie außerdem durch das Vertrauensdienstegesetz geregelt.

Die eIDAS-Verordnung:

  • ermöglicht es Ihnen, vertrauenswürdige Dienste zu identifizieren, die qualifizierte Lösungen mit rechtlicher Gültigkeit bieten,
  • legt fest, dass jede elektronische Signatur innerhalb der Europäischen Union Beweiskraft hat: Die rechtliche Zulässigkeit einer Unterschrift kann daher nicht mit der Begründung verweigert werden, dass sie in elektronischer Form vorliegt. Es handelt sich dabei um das Prinzip der Nichtdiskriminierung, welches in Abschnitt 4, Absatz 25 der eIDAS Verordnung (“Rechtswirkung elektronischer Signaturen”) festlegt wurde.

Alle zertifizierten Lösungen werden übrigens auf der Website der Europäischen Kommission angezeigt.

✅ Yousign ist sowohl eine Zertifizierungsstelle als auch ein eIDAS-zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter.

  • Infografik elektronische Signaturlösung

2. Der Dritte lehnt die Verwendung der elektronischen Signatur ab

Worauf kann man sich berufen? Das Mustergesetz über elektronische Signaturen, das 2001 von der UNCITRAL (Kommission der Vereinten Nationen für internationales Handelsrecht) verabschiedet wurde.

Es steht jeder Partei frei, die von ihr bevorzugte Unterschriftmethode zu wählen. Sie kann entweder elektronisch oder handschriftlich sein.

Ja, in Übereinstimmung mit dem Prinzip der Formfreiheit (§ 125 BGB) ist es möglich, die Verwendung der elektronischen Signatur vor oder während des Vertragsprozesses zuverweigern.

Die Vorteile der elektronischen Signatur ⚡

Bereiten Sie für Ihre Bank oder Versicherung eine solide Argumentation vor.

Denn in der Tat bietet die elektronische Signatur diverse Vorteile, sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen.

Um welche Vorteile handelt es sich dabei?

1. Sicherheit

Die elektronische Signatur hat einen rechtlichen Wert, da sie es ermöglicht, dem unterzeichneten Dokument ein elektronisches Zertifikat beizufügen, um die Integrität des signierten Dokuments festzustellen und die Unterzeichner zu authentifizieren.

Es gibt drei Ebenen von Signaturen. Diese ermöglichen es, die besten Sicherheitsanforderungen beim Unterzeichnen von Dokumenten zu erfüllen.

Dank der zehnjährigen digitalen Archivierung durch den spezialisierten Drittanbieter Arkhineo ist es zudem nicht mehr notwendig, die verschiedenen Dokumente in Papierform aufzubewahren.

2. Effizienz

Eine elektronische Signaturlösung wie Yousign ermöglicht die Implementierung eines Workflow-Systems, das jede Unterschrift zu einem einfachen und automatisierten Prozess macht.

Sie müssen das Dokument nicht ausdrucken, unterzeichnen und dann physisch zum Unterzeichner bringen.

Effizienz bedeutet Produktivität und Zeitersparnis, es ist also ein positiver Kreislauf!

3. Einsparungen auf kurzfristige Sicht

Die Kostenreduzierung erklärt sich durch:

  • die Senkung von Sachkosten (Kauf von Papier, Tintenpatronen, Druck, Druckerwartung, Porto, Archivierung von Dokumenten),
  • die Optimierung der Personalressourcen, die zuvor für administrative Aufgaben mobilisiert wurden und sich nun voll und ganz ihrem Kerngeschäft widmen.

4. Verringerung der ökologischen Auswirkungen

Die CO2-Bilanz in Verbindung mit dem Vertragsprozess kann durch elektronische Signaturen reduziert werden.

Der komplette Verzicht auf Papier ist dabei nur die Spitze des Eisbergs.

Denken Sie an alle weiteren Umweltbelastungen, die ebenfalls vermieden werden können, zum Beispiel:

  • wiederkehrende (motorisierte) Fahrten, um die Post täglich zu stempeln,
  • Probleme beim Recycling von Druckerpatronen,
  • die Energie, die mehrere Drucker verbrauchen, die den ganzen Tag laufen,
  • die geplante Obsoleszenz von Druckern und Patronen ...
  • Vorteile von elektronischen Signaturen

Zur Erinnerung!

✅ Es ist möglich, die Verwendung der elektronischen Signatur im Vorfeld eines Vertragsabschlusses abzulehnen.

❌ Wenn ein Dokument jedoch bereits elektronisch unterzeichnet wurde, kann es nicht als ungültig zurückgewiesen werden.

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