La digitalizzazione degli archivi: una guida completa

La digitalizzazione dei documenti sta prendendo sempre di più piede all’interno delle aziende che per motivi di comodità o di necessità trasformano i loro documenti cartacei in documenti digitali.

Questo cambiamento nel modo di salvaguardare i documenti spinge automaticamente a riflettere su come organizzare tutti questi documenti digitali, che non essendo più cartacei non possono più essere inseriti in grandi fascicoli. 

Ma diciamoci la verità: quanto è difficile ritrovare i documenti in mezzo alla pila di fascicoli posizionati uno sopra all’altro? Si, molto difficile soprattutto quando si è di fretta.

Per questo la digitalizzazione dei documenti e la loro successiva archiviazione digitale sono una salvezza per chi ha a che fare ogni giorno con centinaia di documenti. 

Se ti stai chiedendo come fare ad archiviare i tuoi documenti digitali, è arrivato il momento di scoprirlo grazie a questa guida che ti spiegherà passo dopo passo come fare senza impazzire. 

La dematerializzazione dei documenti é un argomento di grande attualità nell’ambiente delle PMI che decidono di entrare nell’era digitale. Tenere degli archivi cartacei sta diventando sempre più complesso, a causa della grande quantità di documenti e per mancanza di spazio all’interno dell’azienda. 

Ma prima di decidere di compiere questo passo bisogna tenere a mente qualche informazione che ti aiuterà in questo processo e che ti permetterà di compiere una transizione verso la digitalizzazione. Ci sono alcune normative che regolano la modalità con la quale i documenti vengono dematerializzati e bisogna conoscerle. Scopriamo insieme tutti i consigli e le normative. 

Il primo passo per l’archiviazione digitale, ovviamente, è la trasformazione dei documenti da cartacei a digitali o in altri termini più tecnici la “dematerializzazione documentale”. É in realtà questa la fase la più complessa in quanto questo processo può richiedere settimane e mesi, necessita grande attenzione e concentrazione, per questo è fondamentale dare questo compito a chi di competenza. In questo momento il documento cartaceo viene sottoposto ad una trasformazione sostitutiva cioè si trasforma in una “copia digitale” dell’originale con lo stesso valore legale. 

Tieni a mente che questo processo, o trasformazione é regolata dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, tramite il d.lgs 7 marzo 2005 che dice:

Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.

Questo decreto vuole normalizzare la trasformazione digitale che è in corso e che quindi non è ancora completamente affermata e per questo deve essere regolamentata per evitare errori legali e amministrativi. Per questo la digitalizzazione e la conservazione dei documenti deve rispettare queste norme precise per mantenere la loro validità legale. Tieni a mente che l’autenticità dei documenti che hai digitalizzato è effettiva solo se rispetti le regole di conversione e di conservazione.  

Come precedentemente detto, quando si vuole digitalizzare dei documenti cartacei attraverso un processo di dematerializzazione si vuole mantenere lo stesso valore legale del documento cartaceo. 

Ma come si fa? Semplice, ci sono due passaggi principali

1. Digitalizzare i documenti e eliminare le versioni cartacee
2. Riorganizzare i nuovi documenti digitali in nuovi archivi digitali che sostituiranno i vecchi archivi cartacei.

Per fare questo pero’ si devono rispettare tre momenti indispensabili:

• Protocollazione: La protocollazione è il processo di assegnare un numero di protocollo unico a ogni documento o file. Questo numero di protocollo serve a identificare in modo univoco il documento e a tenerne traccia nel tempo. La protocollazione è fondamentale per garantire l'integrità e la rintracciabilità dei documenti digitali. Ogni documento deve essere registrato nel sistema di gestione documentale con un numero di protocollo, che può includere informazioni come la data di creazione, il mittente, il destinatario e altre informazioni pertinenti.
• Classificazione: La classificazione è il processo di organizzare i documenti in categorie o tipologie specifiche. Questo aiuta a creare una struttura logica per l'archivio digitale, facilitando la ricerca e il recupero dei documenti quando necessario. La classificazione può essere basata su criteri come il tipo di documento (ad esempio, fatture, contratti, rapporti), l'argomento, la data o qualsiasi altro attributo rilevante. Una corretta classificazione dei documenti consente di individuare rapidamente i file desiderati e riduce il rischio di smarrimento o duplicazione.
• Autenticazione: L'autenticazione è il processo di verificare l'autenticità e l'integrità dei documenti digitali. Questo è particolarmente importante quando si tratta di documenti legalmente validi o sensibili. L'autenticazione può essere ottenuta attraverso l'uso di firme elettroniche o certificati digitali, che garantiscono che il documento non sia stato alterato dopo la firma e che provenga da una fonte affidabile. L'autenticazione dei documenti digitali fornisce una prova di origine e integrità, aumentando la fiducia nelle informazioni contenute nei documenti e facilitando la loro accettazione da parte delle parti coinvolte.

Ora che hai capito come digitalizzare i tuoi documenti, passiamo all’archiviazione digitale! 

La prima cosa da fare per creare un archivio digitale di documenti è selezionare i file da archiviare. Possiamo organizzare archivi tematici suddivisi in categorie precise, come ad esempio fatture passive, fatture attive, ordini, ordini approvati, e così via, questo dipende dal tipo di business che si ha e quindi dai documenti presenti.

Creare una struttura solida per il nostro archivio renderà la nostra vita più semplice. Dividere l'archivio in categorie appropriate darà una struttura solida a tutto il processo di digitalizzazione e archiviazione rendendo tutto più semplice. 

Il secondo passo fondamentale è scegliere un sistema di denominazione (come la protocollazione) dei file che sia identificativo. Questo garantirà velocità e precisione nella successiva attività di consultazione. Scegliere parole concise che descrivano chiaramente il contenuto del file e si adattino alle categorie di appartenenza è essenziale. Queste caratteristiche rendono il file più facile da gestire e trovare quando ne abbiamo bisogno. Un file con un nome inadeguato diventerà difficile da rintracciare in futuro.

Per creare un archivio documentale ben gestito, funzionale, rapido da consultare e immune da errori umani, è consigliabile affidarsi a professionisti della dematerializzazione e utilizzare software appositamente progettati per la conservazione sostitutiva in conformità con la legge. Non fate affidamento su software freeware trovati in qualche angolo sperduto del web. Non sottovalutate mai l'importanza dell'archiviazione documentale soprattutto quando i documenti hanno un grande valore legale. 

Ecco alcuni passaggi semplici da seguire per creare il tuo archivio digitale da professionista 📂✨

1. Organizzazione: Inizia dividendo i tuoi documenti in categorie logiche, come "Fatture", "Contratti", "Corrispondenza", o quello che funziona meglio per te. Pensa a queste categorie come se fossero le stanze del tuo archivio digitale. In questo modo, quando avrai bisogno di trovare un documento, saprai esattamente dove cercarlo.
2. Nomi chiari: Dai nomi ai tuoi file in modo intelligente. Evita nomi confusi o generici come "Documento1" o "Fattura_2021". Sii creativo e aggiungi informazioni chiare nel nome del file. Ad esempio, "Fattura_ClienteX_Gennaio2022" o "Contratto_PartnerZ_ScanOriginale". In questo modo, troverai i tuoi documenti più velocemente di quanto ci voglia per dire "archivio digitale".
3. Backup, backup e ancora backup: Non dimenticare di effettuare regolarmente il backup dei tuoi documenti. Scegli una soluzione di archiviazione sicura, come un cloud affidabile o un disco rigido esterno. I backup ti proteggeranno da eventuali imprevisti come guasti hardware o disastri naturali. Ricorda, è meglio essere al sicuro che dispiaciuti!
4. Password amichevoli: Se hai documenti sensibili che richiedono una protezione extra, considera l'utilizzo di password. Scegli password sicure, ma non complicarti troppo la vita. Ricorda di non utilizzare "password" come password o 12345! 🙅‍♀️

Con questi consigli, sarai un vero professionista nell'organizzazione del tuo archivio digitale. Prenditi cura dei tuoi documenti digitali come se fossero i tuoi tesori più preziosi 💻.

Ora che hai digitalizzato tutti i tuoi documenti, è importante considerare anche la possibilità di firmarli in modo elettronico. La firma elettronica offre numerosi vantaggi, tra cui la velocità, la comodità e la sicurezza delle transazioni digitali.

Con la firma elettronica, puoi evitare la necessità di stampare, firmare a mano e scansionare i documenti, risparmiando tempo e risorse. Inoltre, la firma elettronica è legalmente valida e accettata in molti paesi, consentendoti di concludere accordi e transazioni in modo rapido ed efficace.

Utilizzando Yousign, puoi inviare i tuoi documenti in formato elettronico e farli firmare direttamente dai destinatari, che potranno apporre la loro firma elettronica in modo semplice e veloce. Inoltre, Yousign garantisce la tracciabilità e l'integrità dei documenti firmati, offrendo un livello extra di sicurezza e affidabilità.

La firma elettronica di Yousign ti permette di semplificare i processi di firma dei documenti, ridurre gli errori e le inefficienze legate alla gestione cartacea, e accelerare la conclusione degli accordi. Inoltre, potrai conservare i documenti firmati in modo sicuro e accessibile, contribuendo alla tua transizione verso un ambiente di lavoro totalmente digitale.