Migliori pratiche per introdurre lo smart working in azienda

Per prima cosa, cerchiamo di fare chiarezza su un punto su cui, a nostro avviso, c'è ancora parecchia confusione, vale a dire la definizione di smart working.

Lo smart working non è semplicemente telelavoro o lavoro da remoto. È una modalità lavorativa agile che si basa sul raggiungimento degli obiettivi piuttosto che sul tempo fisicamente trascorso in ufficio. Per adottare questa filosofia in pieno occorre garantire ai lavoratori non solo la possibilità di svolgere i propri compiti da casa, ma anche maggiore flessibilità in termini di orari, organizzazione del lavoro e strumenti utilizzati.

Non solo una modalità di lavoro da remoto, dunque, ma una prestazione lavorativa in modalità agile che può essere svolta in autonomia dal lavoratore sulla base di obiettivi e risultati. Per adottare questa filosofia in pieno non basta dunque garantire ai lavoratori la possibilità di svolgere i propri compiti da casa, ma anche concedere loro maggiore flessibilità, compatibilmente con le esigenze dell'azienda, in termini di orari di inizio e termine della giornata lavorativa, organizzazione del lavoro e via dicendo.

Lo smart working, dunque, dà al lavoratore la responsabilità di gestire i propri compiti in modo almeno in parte indipendente, a patto che determinati risultati siano raggiunti.

I vantaggi di questo approccio sono moltissimi:

• Risparmio significativo – gli studi ci dicono che lo smart working taglia significativamente i costi per le aziende, con risparmi che vanno da 500 fino a 2.500 euro annui per ogni lavoratore, grazie a sedi di dimensioni più ridotte, meno costi di elettricità e riscaldamento, meno spese di pulizia quotidiana e vigilanza.
• Più risorse per investimenti strategici – il budget risparmiato può essere impiegato in investimenti che vanno in direzione di una crescita dell'azienda, come ricerca e sviluppo, formazione dei dipendenti, assunzione di nuove figure e così via.
• Incremento della produttività – secondo un'indagine del King's College di Londra condotta su una grande azienda multinazionale del settore dei call center con 3.500 impiegati, il passaggio allo smart working ha provocato un aumento della produttività del 10%, grazie soprattutto a un ambiente di lavoro più tranquillo rispetto a quello dei caotici uffici.
• Tasso di abbandono ridotto – secondo un articolo pubblicato su Nature, anche questo redatto a seguito di uno studio su una grande azienda in questo caso cinese, l'adozione dello smart working diminuisce di un terzo il tasso di abbandono dei dipendenti, permettendo alle aziende di conservare i propri talenti.
• Migliore work-life balance – l'equilibrio tra vita privata e lavorativa è uno dei fattori che maggiormente influenzano il coinvolgimento e il desiderio di restare in un posto di lavoro per la forza lavoro di oggi. I dati ci dicono che chi lavora da remoto riporta una work-life balance migliorata del 25%, con un impatto decisamente positivo su tutta una serie di altri indicatori di performance.
• Più sostenibilità – secondo uno studio realizzato da Microsoft e dalla Cornell University, i lavoratori impiegati al 100% da remoto possono avere un'impronta ambientale del 54% più bassa rispetto a quelli che si recano al lavoro in ufficio, grazie soprattutto ai mancati spostamenti da casa al luogo di lavoro.
• Miglioramento dell'immagine aziendale – un'azienda che permette l'esecuzione della prestazione lavorativa da remoto o comunque con l'impiego dello smart working appare subito più moderna e interessante per i lavoratori, che come accennavamo sopra sono sempre più alla ricerca di un miglior equilibrio tra vita privata e impiego.

Quali possono essere le sfide e i problemi che si trovano ad affrontare le aziende che desiderano ricorrere allo smart working? Vediamoli insieme:

• Cultura manageriale datata – perché l'adozione dello smart working sia per prima cosa possibile e poi benvenuta, occorre abbandonare una cultura manageriale ancora molto presente nel nostro paese, basata sul micromanagement e il controllo stringente dei lavoratori. Una cultura che soffoca l'autonomia dei lavoratori e il progresso tecnologico, che è decisamente ora di lasciarsi alle spalle.
• Mancanza di competenze tecnologiche – con un'età media dei lavoratori elevata, talvolta l'adozione dello smart working può scontrarsi con le scarse competenze tecnologiche di parte dello staff.
• Conformità legislativa – un punto che è importante tenere a mente sono gli obblighi di legge per le aziende che adottano lo smart working. La normativa di riferimento è la Legge 22 maggio 2017, n. 81, in particolare negli articoli 18, 19 e 22. Tale legge stabilisce la parità di trattamento economico tra i lavoratori da remoto e quelli in presenza, la necessità di un accordo scritto tra dipendente e datore di lavoro, la comunicazione telematica obbligatoria al Ministero del Lavoro e l'obbligo di fornire al dipendente degli strumenti che consentano la protezione dei dati che vengono trattati al di fuori della sede di lavoro, in linea con il GDPR. Non vanno poi tralasciati gli obblighi per quanto riguarda l'informativa sulla salute e la sicurezza introdotti con la Legge annuale sulle PMI.

L'accordo individuale di smart working deve essere obbligatoriamente formalizzato per iscritto e comunicato telematicamente al Ministero del Lavoro entro 5 giorni dalla stipula. La mancata comunicazione può comportare sanzioni amministrative.

• Rischi per la cybersicurezza – i rischi per la sicurezza informatica rappresentano un problema tanto in sede quanto nel lavoro da remoto. In quest'ultimo caso, occorre prevedere alcuni accorgimenti in più, che permettano di ovviare a un'eventuale debolezza della rete domestica del dipendente.
• Rischio di burnout – laddove il lavoro da remoto non si accompagna con il rispetto del diritto alla disconnessione del dipendente, quest'ultimo può non riuscire a separare adeguatamente il tempo di lavoro da quello libero, arrivando fino al burnout.
• Diminuzione della motivazione – nell'isolamento del lavoro da remoto, alcuni dipendenti possono sperimentare un calo della motivazione.

Ora che abbiamo sottolineato le potenziali difficoltà, andiamo a vedere le migliori pratiche che non solo ti permetteranno di superarle, ma anche di beneficiare al meglio dei vantaggi dello smart working nella tua azienda.

Perché l'implementazione dello smart working avvenga in modo fluido, privo di intoppi e capace di offrirti tutti i vantaggi di questa modalità di lavoro, c'è bisogno di tenere a mente alcune buone pratiche che ti illustriamo qui di seguito.

Esistono tre diversi approcci all'implementazione dello smart working in azienda. La scelta dell'approccio più adatto dipende dalla cultura aziendale, dal settore e dalle esigenze specifiche dell'organizzazione:

L'approccio collaborativo sembra essere la soluzione che garantisce i migliori risultati, poiché va in direzione di un equilibrio tra esigenze organizzative e personali, favorendo il raggiungimento degli obiettivi aziendali senza sacrificare il benessere dei lavoratori.

La formazione della tua forza lavoro rispetto ai nuovi strumenti e processi che si troverà a impiegare nella nuova modalità di lavoro smart è cruciale per la buona riuscita delle giornate da remoto fin da subito.

Inoltre, è indispensabile per ridurre al minimo i rischi per la cybersicurezza legati agli errori umani, ad esempio nel caso di phishing o accesso non autorizzato a dati sensibili.

La formazione dovrebbe coprire:

• Utilizzo degli strumenti di collaborazione digitale
• Best practices di sicurezza informatica
• Gestione del tempo e dell'organizzazione personale
• Comunicazione efficace in modalità remota

In che modo i tuoi lavoratori in smart working dovranno comunicare nel corso della loro giornata? Come si svolgeranno le riunioni? Come verranno assegnati compiti e priorità? Queste sono alcune delle domande a cui dovrai rispondere.

Fai in modo che i nuovi processi e le nuove regole siano chiari fin da subito, per evitare incomprensioni e momenti caotici che possono avere un impatto negativo sulle performance.

Le comunicazioni e le richieste relative al lavoro andrebbero limitate agli orari e alle giornate di lavoro dei dipendenti, per evitare che le notifiche li disturbino nel loro tempo libero.

Il diritto alla disconnessione è fondamentale per evitare il burnout e consentire una rigida distinzione tra tempo di lavoro e tempo di riposo che talvolta, lavorando in smart working, può essere più difficile da mantenere.

Come abbiamo accennato poco sopra, alcuni dipendenti potrebbero vedere un calo della motivazione quando lavorano in isolamento. Puoi ovviare al problema organizzando:

• Eventi di team building (anche virtuali)
• Momenti di condivisione informale
• Riconoscimenti dei risultati raggiunti
• Check-in regolari one-to-one con i manager

Queste attività alimentano il senso di appartenenza all'azienda e alla sua missione.

L'adozione di tecnologie e software informatici all'altezza delle sfide che la tua azienda si trova ad affrontare è un'assoluta priorità. Il percorso verso la trasformazione digitale corre parallelo a quello verso una modalità di lavoro più smart, e ne condivide moltissimi strumenti.

Gli strumenti essenziali includono:

• Tool di comunicazione (videoconferenze, chat aziendale)
• Software per la timbratura da remoto
• Task manager e project management
• Strumenti per la gestione di ferie e permessi
• Calendari digitali condivisi
• Soluzioni di firma elettronica per la gestione documentale

Quest'ultimo punto è particolarmente importante: lo smart working genera inevitabilmente la necessità di gestire contratti, accordi e documenti amministrativi in modalità completamente digitale. È qui che entra in gioco la firma elettronica.

Quando si parla di smart working, la gestione documentale digitale diventa una priorità assoluta. Pensaci: come fai a firmare l'accordo individuale di smart working richiesto dalla Legge 81/2017 se il dipendente è da remoto? Come gestisci contratti, autorizzazioni, moduli HR senza passare per la stampante?

La risposta è la firma elettronica, uno strumento che non solo facilita il lavoro a distanza, ma è spesso un requisito di conformità normativa.

Con una soluzione studiata per accompagnare le imprese verso una gestione più moderna di tutti gli aspetti burocratici e amministrativi, la firma elettronica di Yousign ti offre:

• Conformità normativa garantita – Yousign rispetta il regolamento eIDAS e ti permette di firmare l'accordo individuale di smart working con piena validità legale, rispettando gli obblighi della Legge 81/2017.
• Gestione documentale da remoto – firma contratti, accordi, autorizzazioni e qualsiasi altro documento senza bisogno di stampare, scansionare o spedire nulla. Tutto avviene online, in pochi clic.
• Onboarding digitale completo – assumi nuovi dipendenti e falli partire in smart working dal primo giorno, gestendo contratti di lavoro, patti di non concorrenza, informative privacy completamente da remoto.
• Automazione dei processi – con le funzionalità di workflow automation, puoi impostare flussi di firma ricorrenti (ad esempio per rinnovi di accordi di smart working) e risparmiare tempo prezioso.

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Lo smart working rappresenta un'opportunità concreta per le aziende italiane di ridurre i costi, aumentare la produttività e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. Come abbiamo visto, i dati parlano chiaro: risparmi fino a 2.500€ per dipendente, produttività in crescita del 10%, e un work-life balance significativamente migliorato.

Tuttavia, il successo dell'implementazione dipende da una pianificazione attenta: scegliere l'approccio giusto, formare adeguatamente il personale, stabilire processi chiari e dotarsi degli strumenti digitali appropriati sono i pilastri su cui costruire un progetto smart working di successo.

E non dimenticare: la conformità normativa non è opzionale. Assicurati di rispettare gli obblighi della Legge 81/2017 e di dotarti di strumenti come la firma elettronica per gestire accordi e documentazione in modo sicuro e conforme.