L'intelligenza artificiale per la gestione documentale delle aziende

• Definizione: L'intelligenza artificiale trasforma la gestione documentale grazie a machine learning, automazione e Natural Language Processing (NLP).
• Funzionalità chiave: Apprendimento automatico per individuare errori, analisi automatizzate per estrarre dati preziosi, NLP per interagire in linguaggio naturale.
• Benefici principali: Riduzione costi, risparmio tempo fino al 30%, maggiore efficienza e sicurezza, conformità garantita.
• Sfide: Scelta della soluzione giusta, resistenza al cambiamento, integrazione tecnica e conformità GDPR.
• Consiglio pratico: Analizzare obiettivamente le proprie esigenze prima di investire in una soluzione di IA per la gestione documentale.

Prima di andare a vedere il ruolo che l'IA può assumere per migliorare il modo in cui la tua azienda o organizzazione gestisce i suoi documenti, facciamo una breve panoramica delle principali sfide che le imprese devono affrontare oggi in questo ambito:

• Crescente produzione di documenti - informative sulla privacy, contratti, condizioni di vendita, certificazioni, documentazione di training e legale, e-mail...le aziende oggi producono più documenti che mai, per la maggior parte in formato digitale.
• Requisiti di conformità più complessi - i regolamenti di conformità delle imprese sono oggi più intricati che mai, e spesso si basano sull'esistenza e la conservazione di specifici documenti, anch'esse regolate dalle normative.
• Dati preziosi da sfruttare all'interno dei documenti - in un mondo sempre più basato sui dati, i documenti sono una miniera d'oro di informazioni preziose per l'azienda, che possono aiutarla ad aumentare il fatturato, scoprire nuove tendenze, intercettare i problemi prima che diventino pericoli.
• Necessità di ridurre i costi - che la tua impresa sia una startup alle prime armi, una PMI o una grande azienda con diverse sedi e centinaia se non migliaia di dipendenti, ridurre i costi è sempre un imperativo, specialmente in tempi di incertezza economica. E un ambito spesso costoso come la gestione documentale non può non esserne toccato.
• Volontà di diminuire l'impronta ambientale - quella verso una maggiore sostenibilità è una strada ormai imboccata dalla maggior parte delle imprese per ridurre il loro impatto sull'ambiente.
• Crescenti pericoli per la sicurezza dei sistemi - con gli attacchi dei cybercriminali che si fanno sempre più abili e mirati, i documenti delle aziende devono essere presidiati con misure di sicurezza in grado di restare al passo.
• Dematerializzazione - sia le aziende che, in misura maggiore, la pubblica amministrazione sono ormai da anni impegnate nella digitalizzazione dei vecchi documenti cartacei, al fine di liberare i vecchi e ingombranti archivi e consentire una maggiore fruizione dei documenti. Tuttavia, questo processo può presentare notevoli difficoltà, come la leggibilità del documento scansionato dagli strumenti digitali che poi consentono, ad esempio, la ricerca all'interno dello stesso. Se il testo non è leggibile dagli strumenti, infatti, la versione digitale del documento non è altro che un'immagine su supporto informatico, che poi il sistema non riesce a "leggere".

Se gran parte di queste sfide sono oggi già affrontate dai classici software per la gestione documentale (i cosiddetti DMS, acronimo che sta per document management system), l'IA può tuttavia contribuire in maniera decisiva a incrementare efficienza ed efficacia dei sistemi.

L'intelligenza artificiale può significativamente ottimizzare il modo in cui un'impresa gestisce i suoi documenti digitali, e questo grazie a tre funzionalità fondamentali:

Spiegazione dettagliata delle funzionalità:

• Machine learning, ovvero l'apprendimento automatico. L'IA è in grado di apprendere le modalità di funzionamento della tua azienda, individuando errori e punti deboli e intervenendo per superarli.
• Analisi automatizzate. I tuoi documenti, come dicevamo poco sopra, sono una fonte preziosissima di informazioni sui tuoi clienti e sul tuo business. L'IA può fornirti analisi automatiche che prevedono zero o quasi lavoro umano manuale.
• Natural Language Processing (NLP), ovvero processamento del linguaggio naturale, una funzione che rende l'IA in grado di interagire con i dipendenti dell'azienda tramite richieste compiute nel linguaggio normale, ad esempio tramite una finestra di chat, senza che gli utenti debbano apprendere nel dettaglio a utilizzare il sistema. Questo migliora di molto l'usabilità dei tuoi software per la gestione documentale, ampliando la platea degli utenti che possono utilizzarli e diminuendo l'esigenza di complicati corsi di formazione.

Vediamo ora in maggiore dettaglio i servizi che l'IA può offrire alle imprese per rendere più efficiente la gestione documentale.

Integra facilmente la firma elettronica nei tuoi sistemi di gestione documentale:

• Conformità GDPR e eIDAS garantita - Rispetta tutte le normative europee
• 75% dei documenti firmati in meno di 1 ora - Velocizza i tuoi processi
• Integrazione nativa con i principali DMS - Connetti facilmente i tuoi sistemi
• Archiviazione sicura su server francesi - Proteggi i tuoi dati sensibili

L'intelligenza artificiale rappresenta, come avrai avuto modo di capire, un'innovazione di grande portata per la gestione dei tuoi documenti, ma vediamo nel dettaglio cosa può fare:

• Classificazione semplificata e senza errori - con il supporto dell'intelligenza artificiale, la classificazione dei tuoi documenti viene almeno in parte automatizzata mentre gli errori umani si riducono al minimo, grazie a suggerimenti e alert. L'automazione dei processi di classificazione garantisce maggiore precisione.
• Estrazione di informazioni fondamentali - con l'IA i tuoi documenti diventano un motore di innovazione e valore per il tuo business. Grazie all'estrazione dati e insight preziosi, puoi ottenere una guida in più per le tue iniziative e i tuoi progetti, che si tratti dell'elaborazione di nuovi prodotti o della creazione di campagne di marketing.
• Ricerca e analisi facili e immediate - niente più tempo perso alla ricerca di un documento o per svolgere analisi e creare report. Con l'IA i compiti più dispendiosi in termini di ore di lavoro possono essere risolti in pochi minuti.
• Processi ottimizzati - non solo uno strumento in grado di offrire dei servizi, ma una vera e propria guida per l'ottimizzazione dei tuoi processi documentali. Incrementando automazione ed efficienza avrai processi più fluidi, agili e capaci di stare al passo con il tuo business.
• Risparmio di tempo e risorse - la riduzione del lavoro manuale, del tempo necessario per svolgere compiti complessi e l'aumento dell'efficienza hanno un risultato fondamentale: il risparmio in termini di ore di lavoro e di conseguenza, di denaro. Potrai impiegare i tuoi lavoratori su progetti a maggiore valore aggiunto, senza che le loro giornate siano impiegate su operazioni routinarie che ormai le macchine possono svolgere per loro. Un impiego più intelligente delle ore di lavoro significa maggiore produttività e, quindi, maggiore redditività per l'azienda.
• Conformità e sicurezza all'altezza del tuo settore - questo punto è valido per tutti gli ambiti, ma in particolare per quelli che hanno dei requisiti di conformità particolarmente stringenti, come ad esempio il settore della salute, dove garantire il rispetto delle normative e la massima protezione dei dati ha un'importanza critica.
• Tecnologie OCR migliorate - l'IA può essere di grande aiuto anche per migliorare l'efficacia degli strumenti OCR, vale a dire quei tool che consentono il riconoscimento ottico dei caratteri in un testo scansionato, e che lo rendono quindi fruibile in ambito digitale.

Se fino ad ora ci siamo concentrati sui vantaggi dell'implementazione dell'intelligenza artificiale nella gestione documentale, non possiamo non tenere conto delle sfide che le sono proprie. Nessuna delle quali, ci teniamo a dire, è insuperabile!

Con l'entusiasmo dilagante sull'intelligenza artificiale e l'immissione di un volume immenso di nuovi prodotti di IA sul mercato, la sfida numero uno che le aziende, le organizzazioni e la PA devono affrontare è scegliere la soluzione giusta per loro. Occorre conoscere le proprie esigenze, pensare a quelle del futuro e trovare uno strumento in grado di corrispondere alle proprie necessità senza portare con sé un bagaglio di funzionalità inutili (e costose).

Ecco perché prima di mettere mano al portafogli, ti consigliamo di fare un'analisi obiettiva di ciò di cui hai realmente bisogno.

Una certa resistenza da parte del personale o persino dalla dirigenza verso l'introduzione di una modalità di lavoro che modifica lo status quo può essere un'altra difficoltà di una certa importanza.

Comunicare chiaramente i vantaggi della nuova politica e proporre una formazione efficace agli utenti dovrebbe consentirti di superare la diffidenza, facendo entrare l'IA nella cultura aziendale.

Una ulteriore difficoltà può essere di tipo tecnico, dal momento che l'integrazione delle funzionalità di IA che desideri nel tuo DMS potrebbe non essere semplice. Per fortuna, sempre più aziende di DMS stanno mettendo a punto degli strumenti di IA per i loro sistemi.

La conformità e il rispetto delle normative in termini, ad esempio, di GDPR può rappresentare un'altra sfida significativa, soprattutto se scegli di usare dei tool basati al di fuori dell'UE. E tanto più se utilizzi anche una soluzione di firma elettronica. Assicurati sempre che i tuoi fornitori rispettino le normative europee sulla protezione dei dati sensibili.

Con un'esperienza forte del lavoro con oltre 283.000 utenti nel solo 2024, Yousign offre una soluzione di firma elettronica capace di integrarsi facilmente con i tuoi sistemi DMS, ma disponibile anche in versione SaaS, e in grado di garantire conformità e sicurezza alle tue firme.

Non solo, ma il 75% dei documenti inviati per la firma tramite la nostra soluzione vengono restituiti firmati entro un'ora. Perfettamente in regola con la normativa in vigore in UE e in Italia, Yousign offre un hosting basato in Francia e policy di archiviazione e di data protection in linea non solo con la legge, ma anche con le best practice di settore.

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L'intelligenza artificiale sta rivoluzionando la gestione documentale, offrendo alle imprese opportunità senza precedenti per ottimizzare i processi, ridurre i costi e migliorare la sicurezza. Dalla classificazione automatica all'estrazione dati, dal machine learning al Natural Language Processing, le tecnologie di IA trasformano i documenti da semplici archivi a veri e propri motori di innovazione.

La chiave del successo sta nell'analizzare attentamente le proprie esigenze, scegliere la soluzione giusta e accompagnare il team nel cambiamento. Con gli strumenti adeguati e una strategia ben definita, la tua azienda può recuperare fino al 21,3% di produttività persa e liberare risorse preziose per attività a maggior valore aggiunto.