DMS (Document Management System): cos’è e perché adottarlo in azienda

Ogni azienda, che sia una PMI o una grande impresa con migliaia di dipendenti, si trova a gestire una mole di documenti. Dai contratti dei dipendenti alle fatture dei fornitori, dai documenti che riguardano la conformità ai bilanci. Un tempo, naturalmente, tutto questo era stampato su carta e immagazzinato dentro grandi archivi, a detrimento dell'ambiente e dell'azienda stessa, che doveva impiegare grandi spazi e ingenti risorse nella creazione e conservazione della documentazione. 

Oggi, grazie a un processo di digitalizzazione crescente, sempre più aziende gestiscono la loro burocrazia esclusivamente attraverso modalità digitali, minimizzando l'uso della carta. Ed è qui che entrano in gioco i document management system o DMS. 

La sigla DMS, come abbiamo visto, sta per document management system o in italiano, letteralmente sistema di gestione documentale, ed indica una categoria di software specializzati nella gestione, organizzazione e archiviazione di documenti digitali aziendali. 

Noto anche come sistema di gestione di documenti, un DMS è uno strumento fondamentale per semplificare le procedure che riguardano i documenti e garantire la sicurezza, proteggendoli da modifiche o cancellazioni non autorizzate. Ecco perché, ad esempio, è uno strumento importante per la digitalizzazione delle risorse umane e di altri uffici particolarmente burocratizzati.

Grazie a workflow automatizzati, accessi controllati, monitoraggio degli interventi e condivisione centralizzata degli archivi, un software di questo tipo permette di rendere più efficienti e sicure le procedure amministrative e contabili di ogni azienda.

È importante notare che la sigla DMS sta anche a indicare i cosiddetti dealer management system, i sistemi di gestione per concessionari d'auto, attraverso i quali è possibile gestire vendite, magazzino, contabilità e listino.

Infine, un sistema di gestione documentale è diverso da un digital asset management system o un enterprise content management system, che rientrano nella categoria dei content management system. I contenuti trattati in questi casi (blog post, video, social media, immagini, ecc.) sono diversi dai documenti amministrativi o fiscali tipicamente gestiti da un DMS.

Anche se ogni settore può beneficiare di una più efficiente gestione elettronica dei documenti, questa è particolarmente rilevante nei seguenti ambiti:

• PMI: come abbiamo discusso in un precedente articolo, adottare strategie di gestione oculate per le piccole e medie imprese, che hanno in genere risorse limitate, può essere una questione di cruciale importanza. Evitare gli sprechi, ottimizzare le ore di lavoro, ridurre al minimo le problematiche dovute a ritardi o errori amministrativi, può fare una reale differenza nei bilanci a fine anno.
• Aziende di contabilità e gestione amministrativa: qualunque agenzia che si occupi della contabilità e dell'amministrazione di altre imprese – ma si pensi anche ad esempio ai condomini – ha l'imperativo di mantenere i documenti dei clienti al sicuro, di agire in conformità con la normativa e di trattarli in modo efficiente e ben organizzato, perché è proprio quello il servizio che i clienti pagano.
• Servizi per la salute: cliniche, ambulatori, laboratori di analisi e via dicendo devono sempre gestire grandi quantità di documentazione contenente dati personali coperti da confidenzialità e contenenti informazioni di importanza critica per i pazienti. Devono quindi garantirsi una gestione assolutamente impeccabile dei loro documenti, che vanno dai referti alle cartelle cliniche, passando per i moduli di consenso informato.
• Agenzie di consulenza e agenzie interinali: tutte le aziende il cui principale “prodotto” è la forza lavoro qualificata inviata presso i clienti, devono gestire grandi quantità di contratti, documenti relativi agli incarichi, e così via. 
• Studi legali: un DMS può essere uno strumento utilissimo anche per quegli studi legali che si occupano di casi particolarmente complessi, con molti documenti, o che hanno grandi numeri di clienti. 

Andiamo ora a vedere quali sono le più importanti funzionalità di un DMS:

• riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), indispensabile per digitalizzare documenti cartacei e renderne più efficiente l'utilizzo;
• elaborazione automatica di fatture, bilanci e altri documenti finanziari;
• archiviazione sicura e a norma di legge dei documenti (anche, ad esempio, per quanto riguarda il GDPR)
• monitoraggio di scadenze e promemoria;
• visualizzazione contemporanea dei file da parte di più utenti;
• controllo e differenziazione dei livelli di accesso per sicurezza e compliance;
• flussi di lavoro chiari, che includono elementi di automatizzazione;
• timbratura automatica dei documenti;
• cronologia del flusso di documenti;
• per quelle aziende che hanno bisogno di condividere documentazione con la clientela, un portale clienti da cui questi possono visualizzare e scaricare i documenti in autonomia;
• ricerca avanzata negli archivi;
• possibilità di personalizzazione, ad esempio dei flussi di lavoro;
• monitoraggio in tempo reale delle attività;
• commenti e feedback;
• integrazione con gli altri sistemi informatici dell'azienda.

Come vedi, sono moltissime le funzioni che un DMS può ricoprire nella tua azienda, supportando il lavoro di uffici come contabilità, HR, vendite, management e altri. 

Come avrai già intuito, l'utilizzo di un DMS offre notevoli benefici:

• Creazione, classificazione e archiviazione elettronica dei documenti. Niente più grandi archivi cartacei, con tutte le spese che ne derivano. Le sedi dell'azienda possono diventare più agili e gli spazi disponibili possono essere utilizzati per attività più produttive.
• Maggiore sicurezza degli accessi e scambi tracciabili. Solo chi è autorizzato può accedere ai documenti, e puoi creare diversi livelli di accesso a seconda della tipologia di documento, dai meno sensibili ai più sensibili. Inoltre tutto ciò che accade all'interno del sistema è tracciato, garantendo trasparenza, tracciabilità e responsabilità.
• Risparmio di tempo e denaro. Si stima che archiviare un documento costi a un'azienda 20$ in lavoro, per trovare un documento classificato in modo errato si arrivi a 120$, mentre riprodurre un documento perso possa raggiungere addirittura i 220$. Inoltre, un'altra statistica riferita sempre agli Stati Uniti ha rilevato che il 46% dei dipendenti delle PMI perdono tempo in processi inefficienti che riguardano documenti cartacei. Un DMS riduce i tempi spesi nei compiti documentali e riduce le possibilità di errore.
• Automatizzazione dei flussi di lavoro. I flussi di lavoro automatici assicurano l'efficienza e la compliance a livello di tutta l'azienda, istituendo procedure solide che non possono essere bypassate e in cui non possano esserci errori umani.
• Accesso centralizzato alle informazioni. Conservando i documenti in formato digitale in un unico luogo virtuale, è possibile accedervi al di là delle barriere di geografiche. Un documento generato in una sede di Roma può essere consultato nella sede di Milano in tempo reale.
• Conformità con il GDPR e le altre normative. I provider di DMS si assicurano di conservare i documenti nel rispetto delle normative nazionali ed europee, come il GDPR e il Codice dell'Amministrazione Digitale. Quest'ultimo, tra le altre cose, prevede l'uso di sistemi di conservazione certificati e definisce gli standard per una conservazione digitale a norma di legge. 
• Integrazione di funzionalità di firma elettronica. Grazie all'utilizzo di un DMS i documenti possono essere firmati digitalmente da remoto, senza bisogno della presenza fisica in ufficio del firmatario. Questo velocizza procedure come l'avvio di nuovi contratti di lavoro, la realizzazione e l'accettazione di preventivi, la creazione di nuovi contratti di vendita e così via. 

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