Per quanti anni bisogna conservare le bollette?

Chi non ha mai desiderato liberarsi in un sol colpo di tutte le pile di documenti accumulati in casa? La tentazione di mettere ordine tra le proprie carte è universale e irresistibile.

Tuttavia, prima di cedere a questo impulso, è fondamentale assicurarsi che quei documenti non siano più necessari per evitare rischi in futuro. Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altri documenti simili devono essere conservati per il periodo di tempo necessario, rispettando la loro validità, al fine di averli a disposizione in caso di futuri controlli fiscali. 

Mentre parliamo del dilemma della conservazione delle bollette cartacee, immaginiamo il cliente alla ricerca disperata di un luogo adatto, forse un cassetto traboccante o un colorato schedario, dove mettere tutti questi documenti in vista di potenziali accertamenti futuri. La conservazione delle bollette per un certo periodo di tempo è inevitabile, ma niente paura, sto per svelarti quanto tempo dovrai resistere prima di liberarti di questo peso!

Sappiamo tutti quanto sia importante conservare diligentemente i documenti cartacei fondamentali per poter affrontare futuri controlli, come ad esempio quelli relativi a multe o imposte non pagate. Tuttavia, per evitare di trasformare la propria abitazione in un caos di carta inutile, è sempre utile avere a portata di mano un pratico prontuario che fornisca indicazioni precise sui tempi di conservazione per ciascun tipo di documento. 

Nella vita di tutti i giorni, si accumulano numerosi documenti che, in molti casi, possono diventare indispensabili quando si tratta di dimostrare i propri diritti o evitare pagamenti aggiuntivi in caso di dispute. Tra questi, le bollette di acqua, luce, gas e telefono rivestono un ruolo fondamentale. Questi documenti dovrebbero essere conservati attentamente per un periodo specifico, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti finanziari. Per esempio, è consigliabile tenere le bollette del telefono per almeno 5 anni dalla loro data di emissione.

Tuttavia, c'è un dettaglio importante da tenere a mente: per le bollette di luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a soli 2 anni in caso di significativi ritardi nella fatturazione, se la colpa ricade sul fornitore. Ecco perché è essenziale comprendere i tempi di conservazione corretti per ciascun tipo di documento e risparmiare tempo, denaro e disagi in caso di contestazioni. La nostra guida ti fornirà tutte le informazioni necessarie per gestire in modo efficace la conservazione dei documenti e proteggere i tuoi diritti.

Ma vediamo le cose più in dettaglio e scopriamo cosa dice la legge italiana sull’argomento. 

L'articolo 293 del Codice Civile chiarisce che i fornitori di luce e gas hanno un limite temporale per richiedere il pagamento delle loro fatture. Conoscere questo periodo è cruciale, poiché determina per quanto tempo siamo obbligati a conservare le bollette relative a questi servizi. Superato questo limite temporale stabilito dalla legge, il fornitore non può più richiedere il pagamento al cliente.

Ecco per te una lista con le tempistiche da rispettare a seconda del tipo di bolletta, così saprai esattamente quando poterti liberare di tutte quelle scartoffie.

• Bollette di energia elettrica e gas: Si consiglia di conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° marzo 2018 o per 5 anni se emesse prima di tale data. Questo vale sia per la luce che per il gas, considerando l'anno successivo (cioè dall'1 marzo 2019).
• Bollette dell'acqua: È consigliabile conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° gennaio 2020 o per 5 anni se emesse prima del 1° gennaio 2019.
• Bollette del telefono: È opportuno conservarle per 5 anni a partire dalla data di emissione.
• Documenti fiscali/bancari: Si consiglia di conservarli per un periodo compreso tra 5 e 10 anni dalla data di emissione.

Se ti stessi ancora domandando a cosa serve conservarle: pensiamo, ad esempio, a una situazione in cui potrebbe sorgere la necessità di dimostrare un pagamento avvenuto a causa di un ritardo nei pagamenti. In questo caso, potrebbe accadere che il fornitore invii un sollecito o richieda una prova del pagamento effettuato. È in momenti come questi che diventa cruciale avere a disposizione una copia della ricevuta del pagamento della bolletta, da poter inviare al fornitore tramite posta, fax o posta elettronica. 

Ora che sai quanto per tempo dovrai conservare le tue bollette e perché farlo, passiamo a vedere dei metodi che ci possono semplificare questo compito.

In effetti, la conservazione delle bollette diventa un passo necessario per proteggersi da spiacevoli sorprese future. Benché possa sembrare scomodo dover archiviare tutte queste bollette, rappresenta l'unico modo per garantire di poter documentare correttamente i pagamenti effettuati al fornitore. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di gestire in modo adeguato la conservazione delle bollette:

1. Dedica un cassetto alle fatture energetiche: Riserva uno spazio specifico dove poter riporre ordinatamente tutte le tue bollette energetiche. Questo rende più semplice l'accesso quando ne hai bisogno. Inoltre puoi pensare alla digitalizzazione dei tuoi archivi per ridurre lo spazio occupato e guadagnare tempo.

1. Crea una copia delle bollette su disco esterno o cloud se le ricevi digitalmente: Considera la possibilità di archiviare una copia delle bollette su un disco rigido esterno o in un servizio di cloud storage sicuro. In questo modo, saranno protette da eventuali perdite o danni fisici grazie alla conservazione digitale.

1. Elimina periodicamente le fatture con più di due o cinque anni (a seconda del documento): Per mantenere un archivio pulito e aggiornato, prendi l'abitudine di eliminare le bollette che hanno superato il periodo di conservazione raccomandato di cinque anni.

1. Esegui una copia digitale delle fatture tramite scanner: Scannerizza i tuoi documenti e le tue bollette in formato digitale utilizzando il tuo smartphone o uno scanner e organizzale in una cartella sul tuo computer. Questo metodo è utile per avere una copia di backup facilmente accessibile.

Questo ultimo punto può essere una soluzione molto valida, ma che pero’ può indurre ad alcuni rischi sull’originalità del documento conservato, quindi vediamo una soluzione che ci libererà in modo sicuro e 100% legale dalle pile di documenti. 

Bisogna tenere conto che molti ormai decidono di pagare le proprie bollette attraverso domiciliazione bancaria, in questo caso quindi il fornitore di gas o elettricità preleva la somma direttamente sul conto bancario della persona. Questo metodo permette sia al fornitore che al cliente di semplificare il processo di pagamento delle bollette o delle fatture, perché il tutto avviene attraverso un sistema automatico. 

In questo caso, il cliente non avrà più bisogno di conservare tutte le bollette e le fatture che riceve via posta, ma basterà in caso di bisogno scaricare l’estratto conto dove appare l’avvenuto pagamento, e in questo modo giustificare la propria situazione. 

Senza dubbi la soluzione migliore, se si desidera evitare la noiosa catalogazione e l'archiviazione a lungo termine delle bollette energetiche, è optare per la fattura elettronica in aggiunta all’ubicazione bancaria. 

La fattura elettronica rappresenta un'alternativa conveniente e pratica alla conservazione fisica delle bollette cartacee. Invece di dover gestire fisicamente un accumulo di documenti in un cassetto, con il rischio di perderne alcuni o non trovarli quando ne hai bisogno, sempre più utenti stanno abbracciando la comodità della fatturazione elettronica e del pagamento tramite domiciliazione bancaria.

Questo approccio elimina la necessità di conservare fisicamente le bollette, consentendo loro di essere facilmente archiviate in formato digitale. Inoltre, il pagamento automatico attraverso la domiciliazione bancaria semplifica notevolmente il processo di pagamento delle bollette, riducendo il rischio di dimenticanze o ritardi nei pagamenti. In definitiva, la fattura elettronica rappresenta un modo pratico per semplificare la gestione delle bollette e garantire una corretta registrazione dei pagamenti.

Molto spesso i fornitori di luce e gas mettono a disposizione attraverso le loro app per i clienti l’archiviazione di tutte le bollette, alle quali si può accedere utilizzando le proprie credenziali. Bastano pochi clic per avere accesso all’elenco completo delle proprie bollette (normalmente in formato pdf) di solito elencate in ordine cronologico, permettendoti di ritrovarle con facilità. 

• È fondamentale conservare le bollette del telefono per un periodo di almeno 5 anni dalla loro data di emissione. Tuttavia, la legge italiana stabilisce tempi specifici per ciascun tipo di bolletta, quindi è essenziale conoscere queste scadenze.
• Per le bollette di energia elettrica e gas, è consigliabile conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° marzo 2018 o per 5 anni se emesse prima di tale data. Per le bollette dell'acqua, il periodo di conservazione è di 2 anni se sono state emesse dopo il 1° gennaio 2020 o 5 anni se emesse prima del 1° gennaio 2019. Le bollette del telefono invece dovrebbero essere conservate per 5 anni dalla data di emissione.
• È importante dedicare uno spazio specifico per archiviare ordinatamente le bollette e considerare la creazione di copie digitali per proteggerle da danni fisici o smarrimenti. Inoltre, eliminare periodicamente le bollette scadute aiuta a mantenere un archivio pulito e ordinato.
• La fattura elettronica e il pagamento tramite domiciliazione bancaria sono soluzioni pratiche per semplificare la gestione delle bollette, eliminando la necessità di conservazione fisica. Molte compagnie fornitrici offrono opzioni per archiviare le bollette in formato digitale attraverso le loro app per i clienti.

In effetti l’utilizzo degli strumenti tecnologici ci permette di facilitare la vita e occuparci di cose più interessanti. 

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L'utilizzo della firma elettronica di Yousign rappresenta un modo pratico e semplice di firmare documenti. Permette di semplificare il processo di firma, eliminando la necessità di firmare a mano i documenti su carta. 

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