La firma elettronica per i contratti di franchising

Il contratto di franchising è regolamentato dalla legge n. 129/2004, e si caratterizza per la presenza di due figure:

• L'affiliante, detto anche franchisor o Casa Madre, è un'azienda che ha costruito le sue pratiche commerciali e il suo brand, e che desidera perseguire un'espansione commerciale tramite l'apertura di punti vendita all'interno di una rete di affiliazione, ben più semplice ed economica rispetto alla vera e propria gestione di un sistema multi-sede.
• L'affiliato, detto anche franchisee, è un'azienda che, legandosi contrattualmente all'affiliante, può beneficiare dei suoi prodotti, del suo brand e delle sue relazioni di fornitura, potendo così entrare sul mercato senza dover partire da zero e con costi più vantaggiosi.

Possiamo raggruppare i contratti di franchising in tre tipologie:

• Franchising di servizi, laddove l'attività non riguarda la vendita di beni, ma appunto di servizi. Rientrano in questa categoria gli accordi di franchising nel settore alberghiero, nella ristorazione, nella telefonia, nei servizi assicurativi o finanziari e così via.
• Franchising di produzione, tipico del settore dell'abbigliamento, prevede un accordo tra una Casa Madre che produce i beni e un affiliato che li vende.
• Franchising di distribuzione, anche questo molto comune nell'abbigliamento ma non solo, prevede che la Casa Madre acquisti grandi stock di merci da diversi produttori e poi li distribuisca ai suoi affiliati.

Vediamo ora a grandi linee il funzionamento di un contratto di franchising:

• L'oggetto del contratto è la concessione da parte della Casa Madre all'affiliato di know-how, diritti di proprietà industriale o intellettuale, brevetti, assistenza tecnica e commerciale, e così via.
• In cambio l'affiliato deve alla Casa Madre il pagamento di una fee d'ingresso una tantum e di royalties mensili, che possono essere fisse o in percentuale sui guadagni.
• La Casa Madre offre all'affiliato tutta una serie di servizi esclusivi, come l'onboarding dedicato ai partner, una formazione ciclicamente aggiornata su prodotti e pratiche commerciali, il Manuale Operativo, assistenza e via dicendo.
• L'affiliato, per parte sua, è tenuto alla massima riservatezza, anche nei confronti dei suoi dipendenti e collaboratori, riguardo all'accordo.

Sono molti i benefici che è possibile ottenere da una firma elettronica per contratti di franchising, vantaggi che riguardano sia gli affiliati che, soprattutto, i franchisor.

La firma di contratti, autorizzazioni, rinnovi e ogni altro documento può avvenire in pochi minuti, garantendo agilità alle operazioni commerciali. Il modo migliore per accelerare l'espansione della vostra rete di franchising.

Un'azienda con un quartier generale a Milano può effettuare la gestione dei suoi contratti di franchising su tutto il territorio nazionale senza bisogno che i suoi rappresentanti effettuino spostamenti costosi, lunghi e complicati.

La firma elettronica garantisce che i contratti digitali siano non solo sicuri, ma per certi versi persino più sicuri di quelli cartacei, e questo per tre ragioni:

• Autenticazione forte dei firmatari (a patto di scegliere la tipologia di firma elettronica giusta) che garantisce un minor rischio di frode.
• Validità in tutta la UE, utilizzando una firma elettronica conforme eIDAS.
• Protezione dei dati grazie a sistemi di conservazione sicuri e archivi digitali a norma di legge.

Le soluzioni di firma elettronica - come Yousign - integrano delle funzionalità di automazione che permettono di velocizzare e semplificare la gestione dei contratti con gli affiliati. Tra queste, ad esempio, la creazione di template per i contratti, l'invio automatico di solleciti per le firme non ancora apposte, e via dicendo.

Uno dei maggiori vantaggi della digitalizzazione del franchising in generale, e di quella dei processi di firma in particolare, è la completa tracciabilità delle operazioni, che permette una governance chiara, la possibilità di creare audit e l'assegnazione certa di responsabilità.

Con workflow guidati, processi chiari, modelli e un sistema di conservazione digitale dei documenti è possibile ridurre al minimo gli errori umani che possono ritardare l'inizio dei contratti o addirittura provocare la perdita di documenti.

L'applicazione di uno standard efficace ed efficiente è indispensabile in ogni aspetto del business del franchising, e la gestione documentale non fa eccezione.

L'apposizione delle firme non è, naturalmente, l'unico ambito in cui la digitalizzazione può essere di grande utilità per il franchising. Altri settori in cui accrescerla può portare enormi vantaggi di business sono:

• Onboarding dei partner - oggi, grazie a strumenti come gli LMS, è possibile offrire una formazione completa ai propri affiliati in modo efficiente e completamente da remoto.
• Supply chain - le relazioni di fornitura possono beneficiare enormemente di strumenti digitali come l'EDI e altri.
• Customer care - dall'utilizzo di chat bot alla reportistica, passando per i sistemi di alert e la creazione di riassunti automatici delle interazioni con i clienti, quello del supporto alla clientela è uno degli ambiti in cui la digitalizzazione avanza più rapidamente.
• Logistica - la tecnologia entra, naturalmente, anche nella gestione dei magazzini, permettendo un efficiente monitoraggio degli stock e una movimentazione più efficace e rapida delle merci.
• Marketing - i clienti sono sempre più esigenti, e la tecnologia è divenuta indispensabile per personalizzare la loro esperienza con il brand e tararla in base alle loro esigenze e abitudini di consumo.
• Produzione - grazie a una maggiore digitalizzazione, gli impianti produttivi possono operare secondo una logica just in time, riducendo al minimo gli sprechi e la permanenza delle merci nei magazzini.

Vediamo ora alcuni consigli per implementare l'uso della firma elettronica nel franchising in sicurezza e beneficiando al massimo dei suoi vantaggi:

• Scegli la firma giusta: la firma elettronica avanzata o quella qualificata (anche nota come firma digitale) sono le uniche adatte a garantire conformità e sicurezza al livello richiesto dal settore.
• Crea processi standardizzati: la standardizzazione, come dicevamo, è fondamentale per garantire efficienza e conformità nelle relazioni di franchising, e questo vale anche per i processi di firma.
• Forma il tuo team: la formazione dei dipendenti è cruciale per assicurarsi che qualunque elemento di digitalizzazione venga adottato correttamente e al pieno delle sue potenzialità, senza resistenze.
• Adotta una policy zero trust: assicurati che solo le persone che davvero devono occuparsi di firme nella tua azienda abbiano accesso al tuo strumento di firma elettronica, così da rendere più solida la tua sicurezza informatica. Utilizza un sistema di stratificazione dei diritti di accesso per ridurre al minimo il rischio in caso di cyber attacchi.
• Scegli la soluzione di firma più adatta: all'interno del framework normativo eIDAS, le firme elettroniche sono emesse da delle aziende o enti noti come fornitori di servizi fiduciari qualificati. Questi ultimi in genere offrono, oltre alle firme stesse, delle piattaforme attraverso cui i documenti possono essere inseriti (o addirittura creati) e inviati ai firmatari, dove l'identità di questi ultimi viene verificata, e dove si trovano molte altre funzionalità. Una soluzione di firma adatta alle tue esigenze può rendere l'implementazione della firma elettronica nelle tue pratiche contrattuali molto più facile e vantaggiosa.

Progettata per le imprese e forte dell'esperienza guadagnata in anni di attività con decine di migliaia di clienti in tutta Europa, Yousign è la soluzione di firma a misura di azienda. Adatta sia alle grandi imprese che alle PMI e alle startup, offre tutta una serie di utili funzionalità:

• Verifica automatica dell'identità e dei documenti dei firmatari con Yousign Verify
• Scelta tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata (o firma digitale)
• Un'applicazione SaaS pronta all'uso
• Un'API da integrare nei sistemi informatici aziendali
• Sigilli elettronici
• Modelli per i documenti più frequenti
• Flussi di lavoro tutto-in-uno
• Conformità con i tuoi obblighi di settore
• Certificazione digitale eIDAS
• Hosting in Francia

La firma elettronica rappresenta un'opportunità strategica per le aziende del settore franchising che vogliono accelerare la loro espansione, ridurre i costi operativi e garantire la piena conformità normativa. Scegliendo la tipologia di firma appropriata e adottando le buone pratiche di implementazione, è possibile trasformare la gestione dei contratti di franchising in un processo semplice, veloce e sicuro.