La risposta è sì ! Non solo è possibile, ma questo è uno dei maggiori benefici dell’implementazione di una soluzione di firma elettronica nelle PMI e grandi aziende, qualsiasi sia il settore in cui operano.
L’importanza della firma elettronica per migliorare i processi aziendali
La firma elettronica non è solo una tecnologia operativa, ma può diventare una vera e propria soluzione strategica per snellire i processi aziendali, accelerare la trasformazione digitale, migliorare la comunicazione e la collaborazione tra dipartimenti ed infine automatizzare una parte delle proprie attività amministrative di routine.
Soprattutto nelle grandi aziende, infatti, un banale processo di approvazione e firma di un documento può diventare un’operazione costosa, in termini di tempo e di denaro. Spesso, la trafila operativa coinvolge funzioni aziendali diverse - procurement, legal, finance, amministrazione, commerciale, risorse umane - che rende necessarie diverse modifiche ai documenti e lunghi tempi di attesa per concludere un processo in realtà molto semplice come una firma.
Automatizzare i processi aziendali con la firma elettronica
In questo scenario, la firma elettronica gioca un ruolo importantissimo in ottica di semplificazione dei processi aziendali di contract management: porta, infatti, tutti i soggetti coinvolti - sia interni che esterni all’azienda - su un’unica piattaforma tecnologica, dando visibilità a tutti gli stakeholder, tenendo sotto controllo lo stato di avanzamento della firma. Dematerializzando completamente il processo, e rendendolo quindi possibile anche a distanza o comunque senza dover far fisicamente incontrare tutte le parti coinvolte.
Come funziona un processo di firma elettronica di Yousign che coinvolge diversi dipartimenti
Sia che si scelga un Integrazione API o un applicazione chiavi in mano, con Yousign apporre una firma su un documento PDF è semplicissimo. Chi inizia il processo, dovrà semplicemente accedere alla web app, inserire i dettagli dei firmatari, caricare i documenti da far firmare ed impostare le zone di firma; è possibile invitare al processo tutte le parti che si desidera coinvolgere, che avranno ruoli di firmatario o di validatore e personalizzare i flussi in base alle esigenze del team; il firmatario (interno o esterno) riceverà tramite email un link che lo porterà sull'interfaccia di firma per completare la procedura, esso sarà accessibile da qualunque device (tablet, pc, smartphone) ; infine, la dashboard di Yousign permette di tracciare lo stato della procedura e inviare solleciti automatici nel caso di ritardi, automatizzando quindi in modo significativo la gestione documentale.
