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Time management: 5 tecniche utili per migliorare la tua produttività

Gestire il tempo al lavoro
Patricia Boateng

Patricia Boateng

Content manager Italy

Illustration: Mélusine Vilars

Ti capita mai di sentirti poco produttivo, stressato, ansioso e letteralmente sopraffatto dal lavoro? Hai mai la sensazione di non avere abbastanza tempo per svolgere e portare a termine i tuoi compiti? Se sì, potresti avere un problema di time management!

Il time management è una life skill che consiste nella capacità di saper organizzare e pianificare al meglio il flusso di lavoro in modo da portare a termine il maggior numero di task in poco tempo. Attenzione: ciò non significa lavorare di più, bensì lavorare in modo più intelligente. E’ importante padroneggiare questa skill poiché la produttività e l’ottimizzazione del tempo sono alla base del buon funzionamento di un’azienda. 

Ci sono diversi metodi per riuscire a gestire al meglio il tempo mentre lavori, in questo articolo te ne illustriamo alcuni. Combinarli o applicarne anche soltanto uno potrebbe cambiare e migliorare il tuo modo di lavorare. Vuoi saperne di più? Continua a leggere! 

Sommario

  • 1. Programma la tua giornata
  • 2. Individua le priorità 
  • 3. Prova la tecnica del pomodoro
  • 4. Liberati delle attività di routine
  • 5. Applica il monotasking
  • Sfrutta la potenza dei tools informatici
  • Conclusione

1. Programma la tua giornata

Imparare a gestire al meglio il tuo tempo può portare diversi benefici: aumenta la produttività, fa calare lo stress, ti fa sentire più rilassato, sicuro di te, e ti fa acquisire la consapevolezza di come sfruttare al meglio il tempo a tua disposizione per completare molteplici task. Non esistono regole universali per sviluppare questa competenza poiché ognuno ha un modo diverso per gestire la sua giornata, però ci sono dei suggerimenti efficaci che ti potranno sicuramente aiutare se praticati regolarmente.  

Il primo step del time management è stilare una to do list. Avere una lista dettagliata degli obiettivi da raggiungere è infatti un buon punto di partenza per mettere chiarezza su cosa fare, non dimenticare qualche task e restare poi focalizzato durante il giorno, perché tutto quello che dovrai fare è seguire la tua scaletta. Una chiara pianificazione contribuisce infatti a mantenere la concentrazione e a ottenere migliori risultati. Inoltre, spuntare un task completato dopo l’altro da un bellissimo senso di soddisfazione. 

Oggi esistono diverse app con questa funzionalità, alcune si possono anche condividere con il gruppo di lavoro, ma se preferisci usare carta e penna puoi tranquillamente servirti di un’agenda cartacea. 

2. Individua le priorità

Anche se elenchi tutte le cose che devi fare continui ad avere problemi di time management? Forse dovresti organizzare meglio i tuoi task suddividendoli a seconda della loro importanza per capire a quali dare la precedenza. Non sempre è facile individuare i compiti più importanti, per questo è molto utile ricorrere alla “matrice di Eisenhower”. Questa pratica consiste nel dividere le attività in quattro gruppi:

  1. Attività importante/urgente: sono le azioni che hanno la massima precedenza e che non si possono delegare. Un esempio sono le scadenze o telefonate a potenziali clienti.
  2. Attività importante/ non urgente: si tratta di task importanti ma che si possono fare in un secondo momento, come pianificare l’agenda settimanale
  3. Attività non importante/urgente: comprende azioni che si possono tranquillamente delegare, per esempio la revisione di un dossier
  4. Attività non importante/non urgente: sono attività superflue, che si potrebbero eliminare 

3. Prova la tecnica del pomodoro

Prendersi regolarmente delle pause è un altro punto fondamentale da non trascurare: il nostro cervello ha bisogno di riposare qualche minuto per ricaricarsi. In questo caso, è molto utile ed efficace usare la celebre tecnica del pomodoro. Questa prevede intervallare 25 minuti di lavoro no stop a 5 minuti di pausa usando un timer, con lo scopo di massimizzare il livello di concentrazione. 

Per esempio, devi terminare un report in due ore? Alternare 25 minuti di lavoro intenso a 5 minuti di riposo aumenterà al massimo la tua concentrazione e la tua produttività. Otterrai risultati notevolmente migliori rispetto a quelli che potresti avere lavorando per due o tre ore di fila. Il nostro cervello ha infatti un bisogno fisiologico naturale di staccare regolarmente data la nostra soglia di attenzione limitata. Un cervello riposato ha molta più energia e lavora nettamente meglio. Inoltre, è un metodo estremamente utile per evitare di procrastinare

4. Liberati delle attività di routine

Un altro metodo che potresti applicare sul luogo di lavoro è il principio di Pareto. Ne hai mai sentito parlare? Questo consiste nel selezionare le attività che richiedono meno tempo e svolgerle per prima, anche se non sono urgenti. In questo modo ti ritroverai con l’80% del lavoro svolto col 20% di sforzo. Infatti, dopo esserti sbarazzato rapidamente di questi task, avrai a tua disposizione il resto della giornata per focalizzarti completamente e tranquillamente sulle cose che richiedono più tempo. 

In alternativa è buona abitudine imparare a delegare, specialmente quando si tratta di attività quotidiane e ripetitive di cui può occuparsi un tuo collega o il tuo gruppo di lavoro. A volte prendersi carico di tutto, osservare una to do list che non finisce mai, può causare un fortissimo stress. Delegare ti permette di concentrarti sui task più impegnativi e più lunghi in totale serenità. Ma se non ti fidi e vuoi occuparti in prima persona delle tue operazioni puoi sempre utilizzare dei tools informatici che ti permetteranno di automatizzare i processi.

5. Applica il monotasking

Non sempre il multitasking è sinonimo di efficienza. Riuscire a gestire più compiti alla volta è indubbiamente un’ottima competenza, ma talvolta può nuocere. Occuparsi di diverse attività richiede infatti fatica e altissimi livelli di concentrazione. 

Prova invece a focalizzarti su un unico task fino al suo completamento o fino al momento della pausa. Sentirai meno pressione, sarai più concentrato e ti sentirai meno stanco. Potresti abbinare il monotasking con la tecnica del pomodoro! Imposta 25 minuti di lavoro su una sola attività seguiti da 5 minuti di pausa, per poi tornare al lavoro o passare al compito successivo. 

Sfrutta la potenza dei tools informatici

Imparare a gestire e programmare i tuoi task in modo efficace e al contempo risparmiare tempo in attività che normalmente richiederebbero minuti o ore, è una combo perfetta per aumentare al massimo la produttività. Questo è ormai possibile attraverso tools specifici grazie alla continua evoluzione della tecnologia. 

Un esempio è Google Calendar che ti permette di organizzare in modo chiaro blocchi di lavoro. Altri strumenti sono invece focalizzati sull’automation. E’ infatti di estrema utilità automatizzare i processi di lavoro in modo da eseguire automaticamente compiti ripetitivi o di routine. Yousign, una soluzione SaaS di firma elettronica ti aiuta esattamente in questo. Nel giro di qualche minuto ti permette di far firmare i tuoi documenti a distanza in pochissimi click. Vuoi saperne di più? Leggi il nostro articolo sull'automatizzazione dei processi aziendali.

Conclusione

Speriamo che questi consigli ti siano stati utili. Ricorda che queste sono tecniche che si assimilano col tempo e che richiedono quindi pratica e allenamento costante. Saper gestire il tempo non è una competenza che si acquisisce immediatamente. Con un po’ di perseveranza ti renderai conto dell’enorme quantità di tempo che hai in realtà a disposizione!

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