Come firmare un contratto a distanza? 

Ti sei mai ritrovato a chiederti come far firmare un contratto a distanza ad un tuo cliente?  Spesso non è infatti possibile spostarsi fisicamente per varie ragioni e negli ultimi tempi ciò è stato ancora più difficile a causa delle restrizioni. L’unica soluzione è quindi apporre le firme necessarie senza incontrarsi. Come? Te ne parliamo in modo dettagliato in questo articolo. Continua a leggere!

Partiamo dal principio. Cos'è un contratto firmato a distanza? Forse lo saprai già ma per chiarire qualsiasi dubbio ti forniamo la definizione del Codice del Consumo:

Si definisce: “contratto a distanza”“contratto a distanza” qualsiasi contratto concluso tra il professionista e il consumatore nel quadro di un regime organizzato di vendita o di prestazione di servizi a distanza senza la presenza fisica e simultanea del professionista e del consumatore, mediante l’uso esclusivo di uno o più mezzi di comunicazione a distanza fino alla conclusione del contratto, compresa la conclusione del contratto stesso. (Articolo 45, comma 1, lettera g)

In parole semplici, un contratto firmato a distanza è un accordo che viene completato interamente online o tramite altri canali digitali, senza che le parti debbano incontrarsi fisicamente.
Ognuno firma il documento separatamente, una volta ricevuto via email, piattaforma o app, utilizzando dispositivi digitali come PC, smartphone o tablet.

Si ricorre alla firma di un contratto a distanza quando si è obbligati per diverse ragioni o se si preferisce questo metodo ad altri. E’ infatti una soluzione legalmente valida regolamentata dal Codice del Consumo.Tuttavia, è bene che tu sappia che non tutti i tipi di contratti possono essere stipulati a distanza. Ci sono alcuni casi in cui le norme non vengono applicate secondo l’articolo 47 del Codice di Consumo. Sono elencate dalla lettera a) alla o), i principali sono i seguenti:

• I servizi sociali, compresi gli alloggi popolari, l’assistenza all’infanzia e il sostegno alle famiglie e alle persone temporaneamente o permanentemente in stato di bisogno, ivi compresa l’assistenza a lungo termine;
• l’assistenza sanitaria, per i servizi prestati da professionisti sanitari a pazienti, al fine di valutare, mantenere o ristabilire il loro stato di salute, ivi compresa la prescrizione, la somministrazione e la fornitura di medicinali e dispositivi medici, sia essa fornita o meno attraverso le strutture di assistenza sanitaria;
• le attività di azzardo che implicano una posta di valore pecuniario in giochi di fortuna, comprese le lotterie, i giochi d’azzardo nei casinò e le scommesse;
• i servizi finanziari;
• i servizi che rientrano nell'ambito di applicazione della disciplina concernente i viaggi, le vacanze ed i circuiti “tutto compreso”, di cui agli articoli da 32 a 51 del decreto legislativo 23 maggio 2011, n. 79

Oltre ai casi in cui un contratto a distanza non è riconosciuto, è importante anche sapere come recedere nell’eventualità che si cambi idea. Basterà appellarsi al diritto di recesso o di ripensamento, ovvero il diritto del consumatore di sciogliere il contratto concluso a distanza senza il bisogno di dover fornire alcuna motivazione né di pagare una penale. Si dovrà agire nell’arco di 14 giorni inviando una raccomandata o il modulo fornito dal professionista. I 14 giorni iniziano dal giorno della conclusione del contratto, o dal giorno della consegna della merce nel caso di contratti di vendita di beni o servizi. 

La possibilità di recedere si applica quindi anche ai contratti digitali firmati a distanza, purché il processo di firma – ad esempio tramite firma elettronica o OTP – rispetti i criteri previsti dalla normativa. Che il cliente firmi da smartphone, tablet o altro dispositivo, il valore legale del contratto resta pienamente valido. In contesti come servizi online, abbonamenti o documenti gestiti via piattaforme, è importante che il professionista fornisca tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e trasparente.

Ci sono diversi modi per sottoscrivere un contratto a distanza. Per aiutarti a fare chiarezza distinguiamo due tipi di procedimenti. 

• Spedire i documenti                                                                                                  Per quanto riguarda la prima categoria, il primo metodo che ti verrà in mente sarà probabilmente quello di spedire i documenti via posta, e farli firmare al destinatario che poi te li rimanderà a sua volta. Un metodo apparentemente sicuro che però presenta non pochi problemi. E’ innanzitutto dispendioso, specialmente se devi far firmare il contratto a più persone. In secondo luogo richiede tempi piuttosto lunghi, immagina se inoltre c’é di mezzo il weekend. Altro rischio da tenere in conto è la possibilità che questi documenti vadano persi tra una spedizione e l’altra. Ci si ritroverebbe quindi costretti a ricominciare tutto daccapo.
• La firma autografa scansionata                                                                              Una soluzione simile che non necessita di corrieri consiste invece nell’inviare il contratto via mail in formato PDF al cliente, affinché questo lo stampi, aggiunga la sua firma e lo scansioni per inviartelo nuovamente. In questo modo si riducono un po’ i tempi e i costi, ma resta comunque poco pratico e non molto efficace. Per di più, la firma autografa scansionata non ha purtroppo valore legale in quanto non è possibile dimostrare l’identità del firmatario. 

• La firma .png                                                                                                                Entriamo ora nel mondo digitale. Hai mai usato la firma in formato .png per firmare o far firmare i tuoi documenti? In caso tu non sappia cosa sia, il formato .png è semplicemente l’immagine della tua firma. Si può ottenere scansionando la propria firma oppure disegnandola col mouse o su un tablet. Una volta creata, è possibile applicarla su un documento utilizzando programmi specifici come ad esempio Acrobat Reader, il più conosciuto. Questo possiede infatti la funzione specifica “compila e firma” che ti permetterà di firmare velocemente tutti i tuoi documenti. In pratica è una via di mezzo tra una firma autografa e una firma elettronica. Tuttavia, per quanto sia una soluzione apparentemente comoda, comporta un grandissimo svantaggio: anche la firma .png non ha alcun valore legale. Trattandosi di una semplice immagine, infatti, non ha valore giuridico né garantisce l’autenticità della stessa. Il tuo contratto non sarà quindi riconosciuto dalla legge. Avrai notato che tutte le opzioni menzionate prevedono dei rischi più o meno considerevoli. Non preoccuparti, dobbiamo ancora presentarti un’ultima alternativa estremamente vantaggiosa sotto qualsiasi punto di vista: la firma elettronica. 
• La firma elettronica                                                                                                    La firma elettronica è una soluzione paperless sempre più diffusa ed utilizzata per la sua praticità e rapidità. E’ infatti ideale per qualsiasi tua esigenza poiché, a seconda del tipo di firma scelto, può essere usata per firmare documenti di varia natura, da contratti di lavoro a contratti assicurativi. Sempre più aziende la scelgono -abbandonando gli altri tipi di firma- per la sua semplicità, velocità e sicurezza. In particolare, quando si parla di firma elettronica la scelta ideale ricade su Yousign. 

La firma a distanza si adatta a tanti contesti diversi, dal mondo del lavoro al settore immobiliare. Ecco alcune situazioni concrete in cui viene utilizzata ogni giorno, in modo pratico e sicuro. 

Settore immobiliare e compravendite

• Contratti di locazione residenziale o turistica
• Delega per vendita di un immobile
• Procura per la compravendita
• Compravendita tra privati
• Gestione di preliminari o proposte d’acquisto a distanza

Risorse umane e contrattualistica lavorativa

• Contratti di assunzione o collaborazione
• Lettere di incarico
• Accordi di riservatezza (NDA)
• Moduli di onboarding e policy aziendali

Servizi digitali e attività commerciali

• Abbonamenti e contratti di fornitura
• Adesione a servizi online o piattaforme
• Ordini e condizioni generali di vendita
• Contratti B2B tra fornitori e clienti

Ambito legale e amministrativo

• Procure speciali o generali
• Autorizzazioni legali
• Contratti di consulenza professionale
• Comunicazioni ufficiali con enti pubblici

In alcuni casi più delicati, però, è sempre bene controllare che il tipo di firma scelto sia adatto e conforme alle regole previste.

Yousign è una scale-up in forte espansione oggi presente in diversi paesi dell’UE. Il suo successo è dovuto alla sua soluzione di firma rapida, semplice, efficace ed intuitiva. 

Oggi offre tre tipi di firma tra cui puoi scegliere a seconda delle tue esigenze. Nel caso di un contratto, la FES e la firma elettronica con OTP sono i livelli di firma più adatti da usare.

Il procedimento per firmare i tuoi contratti usando una Firma Elettronica Semplice è piuttosto rapido e per nulla complesso. Ti basterà collegarti alla nostra webapp -anche dal tuo smartphone-, caricare i documenti, digitalizzandoli, e in seguito firmarli in soli due click. Facile, no? Può essere usata per firmare contratti di lavoro, contratti di servizio, contratti con il fornitore, etc.

Se invece desideri rafforzare il processo di firma, c'è la possibilità di aggiungere un passaggio. In questo caso parliamo di firma elettronica con OTP. OTP sta per “one time password”, ovvero “password valida solo una volta”. E’ infatti un tipo di identificazione che consiste nell’inserire un codice solitamente a 4 cifre, ricevuto via SMS. Tale codice è appunto valido una sola volta per firmare uno o più documenti. 

E’ ideale per firmare pre-contratti, contratti di locazione o lettere d’incarico. 

Alla fine del procedimento riceverai un certificato di firma -detto anche audit trail- come prova di firma dei tuoi documenti. Questo contiene infatti tutte le informazioni del firmatario e serve per dimostrare che un documento firmato è legalmente valido. Puoi scaricarlo in qualsiasi momento dalla nostra webapp, mentre l’originale sarà conservato nei nostri archivi per una durata di 10 anni.

Nel mercato italiano la firma elettronica semplice (FES) è attualmente la più utilizzata. Si crede erroneamente che sia un tipo di firma debole e poco sicura in quanto non necessita di un’identificazione da parte del firmatario, ma è in realtà la soluzione più adatta per la maggior parte dei documenti aziendali in quanto permette di risparmiare tempo e denaro ed è al 100% valida quanto gli altri tipi di firma. Ricorrere a firme avanzate o qualificate sarebbe quindi un inutile spreco di soldi. 

Secondo il regolamento eIDAS, infatti, “a una firma elettronica semplice (FES) non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.”

Ciò significa che anche una firma apposta online tramite servizi di firma elettronica come Yousign, accompagnata da una tracciabilità del firmatario e dalla garanzia di integrità del documento, ha piena validità giuridica nell’Unione Europea.

Avrai notato che i vantaggi della firma elettronica Yousign sono molti:

• puoi far firmare i tuoi documenti a distanza, anche attraverso il tuo smartphone;
• hai ampia scelta tra tre livelli di firma a seconda delle tue esigenze;
• la firma è legalmente vincolante;
• riceverai un audit trail che certifica la sua validità;
• il procedimento è semplice e rapido, ti porterà via solo qualche minuto.

Inoltre, Yousign ti offre una prova gratuita di 14 giorni senza impegno. In questo lasso di tempo avrai la possibilità di testare tutte le sue funzionalità e chiarire ogni tuo possibile dubbio. 

Riassumendo, è possibile e sempre più diffuso firmare contratti a distanza poiché sono legalmente validi e riconosciuti dal Codice del Consumo. Esistono tuttavia alcune eccezioni in cui le norme non vengono applicate, per esempio nell’ambito dei servizi finanziari. Qualora si volesse recedere, si ha un periodo di 14 giorni per esercitare il diritto di recesso. 

Vi sono due modi per firmare un contratto a distanza: per via cartacea e digitalmente.

Metodi cartacei: spedire il documento via posta correndo il rischio che venga perso oltre a calcolare tempi lunghi di spedizione e i costi;

Inviare il documento in formato PDF, farlo stampare, firmare e scansionare. Più rapido, ma la firma autografa scansionata non è legalmente valida. 

Metodi digitali: ricorrere alla firma in formato .png. Prevede l’uso di software specifici e specializzati nella firma .png, ma come la firma scansionata non ha nessun valore giuridico;

La firma elettronica, invece, rappresenta la soluzione più moderna ed efficace: è rapida, intuitiva, utilizzabile da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o PC) e soprattutto legalmente vincolante. Grazie a soluzioni come la firma elettronica con OTP, puoi firmare documenti in sicurezza, rispettando i requisiti previsti dalle normative europee.
Una scelta ideale per chi cerca un metodo affidabile per firmare documenti digitali a distanza in pochi clic e senza complicazioni.