Firma elettronica per condomini: verso assemblee, verbali e delibere digitali

Cominciamo questa panoramica sulle possibilità offerte dalla digitalizzazione nell'ambito dell'amministrazione condominiale, con particolare riferimento alla firma elettronica, con uno sguardo a quello che dice la normativa.

Le leggi più rilevanti in questo campo sono:

L'articolo 66 Disposizioni per l'attuazione del codice civile e disposizioni transitorie offre la possibilità di svolgere le assemblee condominiali per via telematica, e stabilisce le modalità informatiche tramite cui la convocazione può essere inviata.

In particolare, l'articolo afferma:

Il Codice dell'Amministrazione Digitale stabilisce all'articolo 20 che un documento informatico è valido dal punto di vista giuridico solo se firmato con firma elettronica qualificata, avanzata o attraverso una procedura che garantisce sicurezza e riconducibilità al firmatario.

Citiamo:

Il Regolamento europeo eIDAS n°910/2014 stabilisce un quadro europeo comune, descrive le caratteristiche tecniche delle diverse tipologie di firma e istituisce la figura del prestatore di servizi fiduciari qualificati, ovvero l'azienda o ente conforme alla legge e di conseguenza autorizzato a emettere firme elettroniche.

Prima di proseguire è bene chiarire le caratteristiche delle varie firme elettroniche che saranno citate da qui in avanti.

Questa categoria include tutte le firme che vengono apposte digitalmente senza particolari accorgimenti tecnici per il riconoscimento dei firmatari, la verifica dell'integrità del documento e così via.

Si tratta, in genere, di firme che possono essere apposte con grande rapidità, e comprende modalità molto diverse tra loro, dalle semplici spuntature sulle caselle per l'accettazione delle condizioni di vendita di un sito di e-commerce, allo scarabocchio apposto sul terminale portatile di un corriere alla consegna di un pacco.

Com'è facile comprendere, questa tipologia ha un livello di sicurezza basso e in tribunale in caso di controversia il suo valore legale viene stabilito caso per caso per decisione del giudice. Può essere resa più robusta con l'utilizzo di una one-time-password o OTP, un codice da utilizzare una volta sola inviato al firmatario in genere via SMS.

Tipologia descritta in dettaglio dal Regolamento europeo eIDAS, permette l'identificazione del firmatario, la connessione univoca tra quest'ultimo e la firma e tra la firma e il documento. Inoltre, garantisce l'inalterabilità del documento e fornisce una prova del consenso del firmatario.

Con la sua identificazione forte e le sue garanzie di sicurezza, può essere utilizzata per documenti di grande importanza, come i verbali di assemblea condominiale e i rendiconti.

Viene apposta tramite una coppia di chiavi asimmetriche, una pubblica (in mano al fornitore di servizi fiduciari qualificati) e una privata. Quest'ultima è sotto esclusivo controllo del firmatario.

Per la sua apposizione, è necessario l'utilizzo di un dispositivo fisico controllato dal firmatario (chiavetta USB o smartcard) o di un token virtuale. Ha valore in tutto e per tutto uguale alla firma autografa, e per questo è la tipologia più sicura in assoluto.

È particolarmente indicata per documenti condominiali di alto valore giuridico, come i regolamenti condominiali.

Le assemblee condominiali online sono ormai una realtà consolidata grazie all'art. 66 delle Disposizioni attuazione del Codice Civile. Ma come si organizzano nel concreto?

L'amministratore di condominio deve inviare la convocazione almeno 5 giorni prima della data fissata, utilizzando uno dei seguenti canali:

• Posta raccomandata
• Posta elettronica certificata (PEC)
• Fax
• Consegna a mano

La convocazione deve indicare:

• Ordine del giorno dettagliato
• Luogo e ora (oppure piattaforma digitale e ora, se online)

Le assemblee condominiali online richiedono:

• Una piattaforma di videoconferenza affidabile
• La possibilità per ogni condomino di intervenire e votare
• La verifica dell'identità dei partecipanti
• La registrazione della seduta (opzionale ma consigliata)

Quali sono, dunque, i documenti che riguardano l'amministrazione di un condominio che possono beneficiare dell'uso delle firme elettroniche? Vediamone alcuni.

In questo caso la priorità dal punto di vista giuridico è la prova che il condomino ha ricevuto tale convocazione. Un modo per ottenere tale prova è inviare la comunicazione via PEC (mentre la semplice e-mail non è sufficiente), oppure ottenere la sua firma (ad esempio una firma elettronica avanzata) sul documento.

Come stabilito dall'art. 1136, comma 7, del Codice Civile, il verbale è il documento, trascritto nel registro tenuto dall'amministratore, in cui sono riportate le deliberazioni dell'assemblea.

Anche se la firma del presidente e del segretario non sono indispensabili per validare la veridicità del contenuto del verbale (a patto che tale veridicità possa essere dimostrata in altra maniera con elementi probatori adeguati), in genere il documento viene firmato, e sempre più spesso si sceglie di farlo tramite firma elettronica.

Visto che i verbali di assemblea sono considerati degli scritture private, è importante che le firme apposte siano delle tipologie più « robuste », vale a dire o firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (FEQ o firma digitale).

Anche per questa tipologia di importante documento, è meglio optare per una firma che garantisca sicurezza e validità legale, come FEA o FEQ.

Dato il peso giuridico del regolamento condominiale, anche in questo caso gli strumenti più appropriati per la sottoscrizione sono la FEA e la FEQ o firma digitale.

Per tutte quelle comunicazioni che non hanno importanza legale, ma di cui serve semplicemente accertare la presa di visione, è possibile ricorrere a una comune firma elettronica semplice.

Le firme elettroniche non sono, naturalmente, l'unico strumento di digitalizzazione di grande supporto per gli amministratori di condominio. Tra gli altri, ci sono:

I software gestionali specifici per i condomini aiutano a monitorare il budget e i consumi energetici (magari in sinergia con dispositivi di smart home), emettere documenti, gestire le aree comuni e così via.

Molti di questi software includono funzionalità per la gestione assemblee online, la redazione automatica di verbali e l'invio di convocazioni via PEC.

Le piattaforme per assemblee virtuali sono di solito soluzioni di videoconferenza generiche che però integrano anche funzioni di trascrizione per facilitare la stesura del verbale.

Alcuni esempi includono Zoom, Microsoft Teams e Google Meet, che possono essere configurate per garantire la partecipazione conforme dei condomini.

La PEC garantisce comunicazioni sicure e ha valore legale equivalente alla raccomandata con ricevuta di ritorno. È lo strumento ideale per l'invio di convocazioni, delibere e altre comunicazioni ufficiali.

Ovvero dei portali web in cui possono essere « affissi » gli avvisi, condivisi i verbali, inviate segnalazioni, ricordate le rate da pagare e così via.

Questi strumenti migliorano la trasparenza e facilitano l'accesso alle informazioni per tutti i condomini.

La digitalizzazione offre senza dubbio grandi vantaggi agli amministratori condominiali: più efficienza, meno carta, più certezza nelle comunicazioni, e molti altri. Ma ci sono alcune buone pratiche che coloro che desiderano aumentare il loro ricorso agli strumenti digitali dovrebbero conoscere e seguire:

Occorre scegliere strumenti che garantiscano un assoluto rispetto della legge in termini di protezione dei dati personali (GDPR), conservazione digitale e normativa eIDAS, e così via.

Ovunque ci siano dati di un qualche valore (come quelli derivanti dalla gestione condominiale) questi possono finire nel mirino dei cybercriminali. Ecco perché occorre un'adeguata formazione sulla cybersecurity, oltre a misure tecniche di protezione come la criptazione, i firewall o altri.

Uno strumento digitale serve a renderci la vita più semplice, non a complicarla. Occorre puntare su soluzioni che offrano funzionalità utili a velocizzare e automatizzare il più possibile il lavoro, e che siano allo stesso tempo facili e intuitive da utilizzare.

Progettata con un focus sulla semplicità d'uso e la conformità alle normative italiane ed europee, la soluzione di firma elettronica di Yousign (Youtrust) offre tipologie di firma con livello di sicurezza crescente (FES, FEA e FEQ), funzionalità di automazione, un'applicazione SaaS pronta all'uso, un'API integrabile con facilità nei software gestionali, e molto altro!

• Gestione dei verbali di assemblea: Consente di far firmare i verbali con firma elettronica avanzata o qualificata in pochi minuti
• Rendiconti e bilanci: Raccogli le firme su rendiconti e bilanci consuntivi in modo sicuro e conforme
• Regolamenti condominiali: Utilizza la firma digitale (FEQ) per documenti di alto valore giuridico
• Integrazione con software gestionali: API e webhook consentono di automatizzare i flussi di lavoro

Con sede e hosting in Francia, Yousign ti offre sicurezza e adesione alle normative eIDAS e GDPR, per firme sicure e conservate a norma di legge.

La digitalizzazione dell'amministrazione condominiale è ormai una realtà consolidata, supportata da un quadro normativo chiaro (Codice Civile, CAD, eIDAS) e da strumenti tecnologici sempre più accessibili.

Le firme elettroniche – in particolare la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FEQ) – permettono agli amministratori di gestire in modo efficiente e conforme verbali di assemblea, rendiconti, regolamenti e convocazioni.

Adottare soluzioni digitali significa non solo risparmiare tempo e risorse, ma anche garantire maggiore trasparenza e sicurezza nella gestione del condominio.