Fatture attive e passive: come gestirle in modo efficace e conforme

Addentriamoci dunque subito in questo tema andando a scoprire la definizione di queste due tipologie di fattura, andando anche a scoprire cosa le contraddistingue.

Una fattura attiva è un documento emesso da te (azienda o professionista) verso un cliente, che serve a registrare in modo ufficiale il denaro che riceverai dal cliente in questione a seguito della vendita di un prodotto o servizio. Va notato che il cliente può essere un consumatore finale (se il tuo ambito è B2C, ovvero business to consumer) o un altro professionista/azienda (se al contrario operi in un ambito B2B, ovvero business to business).

La fattura attiva va emessa prima di ricevere la somma a corrispettivo del tuo prodotto o servizio, e rappresenta dunque un credito che tu hai nei confronti del cliente. Credito che, se non pagato, puoi fare valere in sede giudiziaria.

Questa tipologia di fatture è detta "attiva" proprio perché registra del denaro in entrata nella tua gestione della fatturazione. Al momento dell'emissione, devi rispettare una serie di regole formali affinché sia a norma di legge, quindi dovrai conservarla in un apposito archivio.

Una fattura passiva, al contrario di quanto detto sopra, rappresenta del denaro in uscita, ovvero un debito che tu hai nei confronti di un fornitore, azienda o professionista, che ti ha venduto un prodotto o servizio. Non è dunque emessa da te, ma da un'azienda o professionista di cui sei cliente. Si tratta di fatture ricevute dai fornitori che devi gestire con altrettanta attenzione.

Nel momento in cui la ricevi, dovrai verificare che i tuoi fornitori abbiano indicato tutte le informazioni correttamente, quindi dovrai conservarla per un certo periodo di tempo.

Andiamo ora a riassumere le differenze tra le due categorie di fattura attiva e passiva in una pratica tabella.

Le fatture, di qualunque tipologia siano, hanno tempi di conservazione delle fatture elettroniche stabiliti dalla legge, che sono legati alle tempistiche entro le quali l'Agenzia delle Entrate può svolgere degli accertamenti. Come stabilito dall'articolo 2220 del Codice Civile, ecco quali sono i termini di conservazione:

• 10 anni a partire dal 31 dicembre dell'anno di emissione per gli imprenditori commerciali (secondo l'articolo 2220 c.c. per le scritture contabili)
• 5 anni a partire dal 31 dicembre dell'anno di emissione per tutti gli altri soggetti

Tali termini possono essere prorogati in caso di accertamento in corso da parte dell'Agenzia delle Entrate o se è in corso una causa con quest'ultima, o ancora se non hai presentato la dichiarazione annuale IVA.

Andiamo ora a precisare quali sono i dati che una fattura deve contenere per essere in regola, secondo quanto stabilito dall'Agenzia delle Entrate. La corretta indicazione di queste informazioni è un elemento distintivo della fattura conforme e ti protegge da sanzioni:

• Numero progressivo della singola fattura a partire dall'anno solare
• Data di emissione: 5%: alcuni alimenti specifici. 4%: alimentari di base, bevande, prodotti agricoli, libri e giornali
• Ammontare imponibile e ammontare dell'IVA
• Ammontare totale (pari al totale della fattura)
• Eventuale nota con esplicitazione a norma di legge se la vendita è esente IVA o ci sono altre ragioni di esenzione, se l'operazione non è imponibile e così via

Anche se non è obbligatorio, per comodità è sempre consigliabile indicare in fattura anche gli estremi per effettuare il pagamento della fattura e la scadenza di pagamento. In genere quest'ultima è a 30, 60 o 90 giorni.

Come abbiamo già discusso nei nostri post sulla gestione documentale, gestire in modo corretto i documenti aziendali, e in primis le fatture, è cruciale per il benessere di un'impresa.

Quando si parla di documenti contabili, come le fatture, tale cura non può che assumere un'importanza ancora più fondamentale, dato che è da essa che dipende il corretto movimento dei flussi finanziari di un'azienda. Le fatture attive e passive consentono di avere una visione chiara dei debiti e dei crediti dell'azienda, permettendo di:

• Monitorare la salute economica in tempo reale
• Pianificare la cassa e prevedere le entrate e uscite
• Assegnare le risorse dove sono più necessarie
• Rispettare gli obblighi fiscali e normativi

Non solo, ma una gestione scorretta della fatturazione può innescare costose sanzioni in caso di accertamento da parte dell'Agenzia delle Entrate.

La digitalizzazione è ormai una realtà nella maggior parte degli uffici contabilità delle aziende, ma per molte microimprese e professionisti può rappresentare ancora una novità.

Se le imprese di grandi e medie dimensioni, così come molte PMI e startup innovative, già lavorano da tempo con il supporto di specifici software per la gestione della fatturazione attiva e passiva, alcuni imprenditori pensano che cambiare uno status quo ormai rodato possa rappresentare più una difficoltà che un beneficio. Tuttavia, si tratta di un errore.

La digitalizzazione offre infatti enormi vantaggi per quanto riguarda la gestione delle fatture elettroniche e degli altri documenti contabili, che possono risultare estremamente utili anche alle aziende di dimensioni più ridotte e ai professionisti o artigiani:

• Semplifica l'adempimento degli obblighi fiscali - grazie a una maggiore facilità nell'invio dei documenti necessari per la Dichiarazione dei redditi, che si traduce anche in minori costi di gestione da parte del servizio di assistenza fiscale a cui ci si affida
• Riduce l'errore umano - automatizzando parte della creazione delle fatture, si riducono al minimo quegli errori - ad esempio nell'indicazione del numero progressivo o della data di emissione - che un tempo erano estremamente frequenti
• Aiuta a tenere traccia dei pagamenti - un sistema digitale di gestione documentale può avvisare se un pagamento è in ritardo, o addirittura inviare un sollecito automatico ai clienti ritardatari
• Garantisce la conformità - la normativa italiana ha esteso l'obbligo della fatturazione elettronica e dell'invio delle e-fatture al Sistema di Interscambio (SDI), oltre a prevedere precise regole per la conservazione delle fatture. Un sistema informatico specifico per la contabilità assicura il rispetto della normativa in modo il più possibile automatizzato e riducendo il carico di lavoro agli addetti alla contabilità
• Offre visibilità e trasparenza - un sistema contabile digitale permette di elaborare report e di tenere sempre sotto controllo la situazione finanziaria dell'azienda in tempo reale
• Processi più sicuri - a prescindere dal settore, con un sistema di redazione, emissione e conservazione delle fatture digitalizzato e basato su flussi di lavoro ben stabiliti, non solo si riducono gli errori ma anche i rischi per la sicurezza legati a truffe e attacchi informatici. Le aziende sono infatti nel mirino di cybercriminali che, impersonando ad esempio il CEO (è il caso dei cosiddetti "CEO scam"), contattano i dipendenti richiedendo pagamenti per fatture inesistenti. Con un sistema digitalizzato è più facile identificare le truffe e i tentativi di estorcere denaro tramite falsa identità

Vogliamo dedicare qualche parola in più alla conservazione conforme delle fatture elettroniche. Quest'ultima non si esaurisce nel fatto di memorizzare il file della fattura su un dispositivo, ma deve avvenire secondo le regole stabilite dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Come specifica l'Agenzia delle Entrate nella sua guida ufficiale, secondo l'articolo 39 del DPR n. 633/1972, sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

Per fortuna, non sta ai singoli contribuenti rispettare i requisiti tecnologici istituiti dal CAD, dal momento che se ne occupano:

• L'Agenzia delle Entrate, tramite il Sistema di Interscambio (SDI), che registra tutte le fatture emesse e ricevute per via elettronica, e le conserva per ogni utente all'interno dell'Area riservata del sito dell'Agenzia stessa
• In alternativa, ci si può rivolgere a degli operatori privati certificati (i prestatori di servizi fiduciari qualificati) in grado di garantire gli stessi requisiti di sicurezza conformi all'articolo 44 del CAD. Quest'ultima opzione è particolarmente utile se, oltre alle fatture, si intendono conservare in sicurezza anche altre tipologie di documenti (ad esempio bilanci o contratti), o se il numero di fatture emesse e ricevute è molto grande, o ancora se si desidera beneficiare di funzionalità ulteriori che il prestatore offre

Per garantire la conformità delle tue fatture attive, segui questi passaggi essenziali:

1. Assegnare un numero progressivo univoco Ogni fattura deve avere un numero progressivo che parte da 1 all'inizio di ogni anno solare.

2. Inserire i dati completi di emittente e cliente Ragione sociale, indirizzo completo, Partita IVA (e codice fiscale se richiesto) di entrambe le parti.

3. Indicare in modo dettagliato i beni o servizi forniti Descrizione precisa, quantità, prezzo unitario e totale per ogni voce.

4. Calcolare e indicare correttamente l'IVA Specificare l'aliquota applicata, l'imponibile, l'ammontare IVA e il totale complessivo.

5. Specificare la scadenza di pagamento Anche se non obbligatorio, indicare chiaramente i termini e le modalità di pagamento facilita la gestione.

6. Inviare tramite Sistema di Interscambio (SDI) Per le fatture elettroniche B2B e B2C, l'invio tramite SDI è obbligatorio per legge.

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La corretta gestione delle fatture attive e passive è fondamentale per la salute finanziaria di qualsiasi azienda o professionista. Comprendere le differenze tra queste due tipologie di fatture, rispettare gli obblighi di conservazione e sfruttare le opportunità offerte dalla digitalizzazione ti permette non solo di essere conforme alla normativa, ma anche di ottimizzare i tuoi processi e migliorare la tua efficienza operativa.

Con strumenti digitali adeguati e una gestione documentale ben strutturata, puoi trasformare la fatturazione da un obbligo amministrativo in un vero vantaggio competitivo.