Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: obblighi e scadenze

Viene chiamata conservazione sostitutiva una modalità di archiviazione digitale delle fatture elettroniche che permette di garantirne il valore legale, in base a parametri stabiliti dalla legge.

Affinché le fatture in formato elettronico abbiano la stessa validità giuridica del vecchio cartaceo, infatti, non basta che siano, ad esempio, salvate in formato PDF su una cartella del nostro PC, ma vanno archiviate tramite un processo tecnico e legale specifico, senza il quale, in caso di controlli da parte dell'Agenzia delle Entrate, si rischiano multe salate.

Per essere a norma di legge, la conservazione sostitutiva deve garantire:

• la leggibilità della fattura nel tempo
• la sua integrità, ovvero la certezza dell'assenza di modifiche successive all'emissione
• la sua autenticità, vale a dire l'identificazione certa di chi l'ha emessa.

Affinché tali caratteristiche si realizzino, occorre che siano impiegati diversi strumenti:

• un archivio digitale conforme a determinati requisiti tecnici che assicurino sicurezza e continuità nel tempo, perché i documenti rimangano accessibili per tutta la durata dell'obbligo di legge;
• la firma digitale da apporre sulla fattura, allo scopo di garantire l'identificazione di chi l'ha emessa;
• la marca temporale che "fotografa" il documento in un preciso istante e ne assicura l'integrità e l'assenza di modifiche.

Proprio come nel caso del vecchio cartaceo, una fattura elettronica, sia emessa che ricevuta, va conservata per un tempo di 10 anni, come stabilito dall'art. 39 del DPR n. 633/1972.

Chiunque emetta e riceva una fattura elettronica ha l'obbligo di conservarla a norma di legge. A partire dal 2026, questo coinvolge anche le aziende e i professionisti titolari di una Partita IVA a regime forfettario.

La corretta conservazione delle fatture elettroniche deve essere implementata entro tre mesi dalla scadenza dei termini di presentazione della Dichiarazione dei redditi.

Questo significa, ad esempio, che per le fatture dell'anno 2024, che rientrano nella Dichiarazione dei redditi del 2025, tale scadenza è fissata al 31 gennaio 2026, tre mesi dopo la data del 31 ottobre 2025 che era il termine ultimo per la presentazione della Dichiarazione.

Per chi non assolve l'obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, sono previste sanzioni che vanno da 1.000 a 8.000 euro, ma le conseguenze possono anche essere molto più gravi.

Se il file di una fattura non è conservato correttamente, infatti, può essere considerato nullo in sede giudiziaria in caso di contenzioso. Inoltre, può far scattare un accertamento induttivo da parte dell'Agenzia delle Entrate. Questa, infatti, non potendo accertare il volume d'affari dell'azienda (perché i documenti fiscali non sono ritenuti validi) può supporlo su una base di una stima.

Ultimo punto, ma il più grave, in caso di procedure concorsuali o fallimento dell'azienda, si rischia di essere accusati addirittura di bancarotta fraudolenta.

Vediamo ora quali sono le norme che governano questo tema:

• DPR 26 ottobre 1972, n. 633 - istituisce l'obbligo di conservare fatture e registri IVA per un minimo di 10 anni dalla loro emissione o registrazione;
• Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) - si tratta della normativa chiave per la digitalizzazione in materia amministrativa, fiscale, contrattuale e via dicendo. Stabilisce che cos'è un documento informatico e quali caratteristiche deve avere per essere legalmente valido. Inoltre, stabilisce anche il valore legale della firma elettronica.
• D.M. 17 giugno 2014 - istituisce l'obbligo della fattura elettronica e ne definisce importanti caratteristiche.

Ci sono fondamentalmente due modi che è possibile utilizzare per assicurarsi una conservazione sostitutiva a norma:

• utilizzare il servizio gratuito all'interno del sistema dell'Agenzia delle Entrate. Quest'ultimo è accessibile nell'Area riservata, nella sezione Fatture e corrispettivi;
• affidarsi ai servizi di un'azienda privata di conservazione. Ai fini della conformità, tale azienda deve risultare accreditata presso l'AgID, l'Agenzia per l'Italia digitale che è l'ente preposto al controllo di tutti i servizi fiduciari, dalle firme elettroniche ad, appunto, gli archivi digitali.

Le aziende più grandi potrebbero avere le infrastrutture necessarie a gestire l'archiviazione digitale internamente, ma questo è praticamente impossibile per una PMI, una startup o un singolo professionista.

Anche se apparentemente può apparire complessa, la conservazione sostitutiva rappresenta un'innovazione ricca di vantaggi per le aziende e i professionisti. Vediamo come:

• Risparmio sui costi - niente più carta, inchiostro, stampanti e faldoni in cui archiviare e conservare le fatture per 10 anni.
• Meno spazio - ora che la conservazione delle fatture è diventata digitale, non serve più dedicare spazio in azienda per ingombranti archivi cartacei.
• Più dinamismo - un'azienda digitalizzata è un'azienda più dinamica. La fine degli archivi cartacei offre un'opportunità per rendere la tua impresa più agile e moderna, ad esempio incentivando lo smart working per i lavoratori di ambiti come la contabilità, che un tempo, proprio a causa degli archivi cartacei, erano strettamente legati alla presenza in ufficio.
• Più sicurezza - in dieci anni, una fattura cartacea può andare persa, rovinarsi irrimediabilmente o addirittura andare distrutta, specialmente se l'azienda subisce importanti cambiamenti, come ad esempio un trasferimento di sede, l'acquisizione da parte di un'altra impresa e così via. Gli archivi digitali devono invece corrispondere a precise caratteristiche tecniche che ne garantiscono la continuità e una corretta gestione dei dati per lunghi periodi di tempo, conservando i tuoi documenti in tutta sicurezza.
• Meno errori umani - la digitalizzazione della contabilità aziendale in generale, e la conservazione digitale delle fatture in particolare, riduce drasticamente gli errori umani, diminuendo quindi anche il rischio di sanzioni.
• Più sostenibilità - il minor ricorso alla carta e all'inchiostro, così come il ridotto impiego di spazi, permettono di migliorare la sostenibilità dell'azienda, riducendone l'impronta ambientale.
• Conformità con il GDPR - un altro vantaggio degli archivi digitali è la conformità in termini di GDPR, che in parte non viene più gestita direttamente dall'azienda.
• Protezione da contenziosi - grazie alla firma digitale e alla marca temporale, l'integrità dei documenti viene garantita e non può essere contestata.

Elenchiamo ora in breve delle linee guida per assicurarsi di conservare correttamente le proprie fatture elettroniche:

• Scegli il sistema di conservazione giusto - per una micro impresa, una startup o un professionista, il servizio gratuito offerto dall'Agenzia delle Entrate può essere sufficiente, e dovrai solo assicurarti di aver aderito correttamente visionando la tua Area riservata nel sito dell'Agenzia. Un'impresa di dimensioni più significative invece potrebbe preferire un servizio più completo e ricco di funzionalità.
• Attenzione alla scadenza - come dicevamo sopra, il termine massimo è di tre mesi dopo la scadenza per la presentazione della Dichiarazione dei redditi. Per il 2024, la data è il 31 gennaio 2026.
• Sono inclusi anche i forfettari - il 2026 è il primo anno in cui hanno l'obbligo di conservazione sostitutiva anche le Partite IVA che rientrano nel regime forfettario.

Scopri la soluzione di firma elettronica europea già scelta da oltre 30.000 aziende. Pensata per adattarsi alle esigenze delle piccole imprese così come di quelle più grandi, Yousign (Youtrust) offre una piattaforma intuitiva, affidabile e conforme, disponibile tramite applicazione Saas o API da integrare nei tuoi sistemi.

Le sue funzionalità includono:

• diverse tipologie di firma elettronica (incluse firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata o firma digitale)
• verifica dell'identità anti-frode con Verify
• sigillo elettronico
• flussi di lavoro specifici per settore
• processo di firma in pochi click
• hosting in Francia
• conformità alle normative CAD, eIDAS e GDPR.