Firma elettronica e firma scansionata: qual è la differenza?

Se stai cercando di accelerare il flusso delle firme di atti amministrativi e commerciali, sarai impaziente di risolvere questo dubbio!

• Che differenza c'è tra una firma elettronica e una firma scansionata?
• Qual è il loro valore legale?
• Quale scegliere in base alle proprie esigenze? 

Continua a leggere per trovare tutte le risposte!

E in più per te: un'infografica riassuntiva.

La firma elettronica è una procedura tecnica e legale che permette di esprimere il proprio consenso e approvazione firmando dei documenti elettronicamente. Grazie all’utilizzo di strumenti sicuri e tecnologie crittografiche, è possibile sottoscrivere contratti, accordi o dichiarazioni direttamente online, con piena validità giuridica. La firma elettronica semplifica i processi aziendali e personali, riducendo tempi, costi e l’uso della carta, mantenendo al contempo un alto livello di affidabilità, sicurezza e conformità normativa, in particolare al regolamento europeo eIDAS.

Come specificato nel numero 10 dell’articolo 3 del regolamento eIDAS 910/2014, si può definire una firma elettronica come un insieme di “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare;”

La firma elettronica è legalmente vincolante: si inserisce nel quadro del Regolamento europeo eIDAS, in Italia adattato nel codice dell'amministrazione digitale (CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82).

Una firma in formato elettronico ha carattere vincolante in caso di controversia poiché permette di:

• Identificare la persona che firma.
• Manifestare il consenso del firmatario.
• Garantire delle condizioni favorevoli alla conservazione dell'integrità del documento e della firma.

Le firme elettroniche, se gestite correttamente, offrono un alto livello di sicurezza. I rischi emergono solo se mancano misure come l’autenticazione o la protezione del documento.

Il regolamento europeo stabilisce tre tipi di firma elettronica:

✒ la firma elettronica semplice (FES )
✒ la firma elettronica avanzata (FEA )
✒ la firma elettronica qualificata (firma digitale)

Possiamo distinguerle per il rispettivo livello di sicurezza e per le fasi di verifica dell'identità del firmatario, che nelle prime due tipologie sono meno scrupolose.

Nella  maggioranza dei casi, la firma elettronica semplice è tuttavia quella più utilizzata, in quanto vanta un livello di sicurezza sufficiente per firmare la maggior parte dei documenti.

Spetta quindi all'utente scegliere il livello che più si adatta alle sue esigenze di sicurezza e alle sue applicazioni.

Come suggerisce il nome, la firma scansionata è la rappresentazione digitale di una firma autografa, ovvero una firma apposta manualmente su un documento cartaceo e successivamente acquisita tramite scanner o fotografia, per essere poi inserita in un file digitale (come un PDF o un documento Word).

Si tratta quindi di una semplice immagine della firma, ottenuta attraverso una procedura di digitalizzazione. Questo tipo di firma può risultare esteticamente simile a una firma vera, ma non ha alcun valore legale.

I motivi sono principalmente due:

• Non è verificabile l’identità del firmatario: chiunque potrebbe aver scansionato o copiato la firma.
• Non è garantito il consenso reale: non esiste un processo sicuro o certificato che dimostri che il firmatario abbia effettivamente approvato i contenuti del documento.

Per questi motivi, la firma scansionata è considerata una soluzione puramente estetica e priva di validità giuridica. Se hai bisogno di firmare un documento in modo legalmente riconosciuto, è necessario affidarsi a una firma elettronica semplice, avanzata o qualificata, tramite strumenti certificati come quelli offerti da Yousign.

In termini di livello di sicurezza, la firma scansionata è facilmente falsificabile e non offre garanzie sufficienti in caso di contenzioso. Si tratta infatti semplicemente di un’immagine della firma apposta a mano e poi digitalizzata, che può essere facilmente copiata, incollata o modificata senza alcuna tracciabilità. In assenza di elementi che ne comprovino l'autenticità, la firma scansionata viene considerata alla stregua di una semplice copia, priva di valore probatorio reale. Non è dunque equiparabile, né in termini legali né tecnologici, a una vera firma elettronica.

Per questo motivo, la firma scansionata non ha validità legale, in particolare nei processi contrattuali aziendali o nei documenti che richiedono un'autenticazione formale e l’integrità del contenuto. Anche se si aggiunge una fase di autenticazione del firmatario – ad esempio tramite un codice OTP via SMS – questo non è sufficiente a garantire né l’identità certa della persona, né la non alterazione del documento successivamente alla firma.

In sostanza, la firma scansionata manca di due requisiti fondamentali riconosciuti a livello europeo (eIDAS): l’autenticazione del firmatario e l’integrità del documento. Di conseguenza, non può essere considerata una firma elettronica ai sensi della normativa vigente, e il suo utilizzo in contesti formali o contrattuali comporta seri rischi legali.

Casi d’uso della firma elettronica

• Contratti di lavoro e assunzione
• Accordi commerciali e fornitori
• Documenti fiscali (bilanci, dichiarazioni)
• Consensi informati in ambito medico

Casi d’uso (limitati) della firma scansionata

L’uso della firma scansionata può essere accettabile solo in contesti informali o a basso rischio, dove non è richiesta una validità legale formale. Alcuni esempi:

• Approvazioni interne tra colleghi
• Moduli informativi non vincolanti
• Comunicazioni aziendali generiche
• Documentazione temporanea o provvisoria

Tuttavia, anche in questi casi è preferibile accompagnarla con strumenti che ne confermino l’autenticità (es. invio via PEC o email tracciata). Per qualsiasi documento contrattuale, legale o vincolante, è invece fortemente consigliato usare una firma elettronica, che offre garanzie di identità, integrità e valore legale riconosciuto.

Per ottenere garanzie legali e di sicurezza reali, l’unica opzione valida è la firma elettronica. A differenza della firma scansionata, la firma elettronica è riconosciuta dalla normativa europea (Regolamento eIDAS) e offre un livello di protezione molto più elevato in termini di identificazione del firmatario, integrità del documento e valore probatorio in sede legale. Grazie ai suoi diversi livelli (semplice, avanzata e qualificata), consente di adattarsi a ogni tipo di esigenza, dalle operazioni quotidiane ai contratti a elevata rilevanza giuridica.

E ora, come promesso, ecco un'infografica che riassume le principali differenze tra questi due tipi di firma.

Per firmare i tuoi documenti con pieno valore legale, affidati a una soluzione di firma elettronica come Yousign.

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Questo documento è fornito esclusivamente a scopo informativo. Non ne garantiamo la completezza, né che sia aggiornato rispetto alle normative vigenti. Questo documento non è fornito in sostituzione di una consulenza legale.