Lettera d’incarico: come farla firmare da remoto?

Sommario

• Che cos’è una lettera di incarico?
• La lettera di incarico: la sua struttura e le sue peculiarità
• La lettera di incarico professionale per un commercialista
• Far firmare a distanza una lettera d’incarico con Yousign

In questo articolo proveremo a spiegare in dettaglio che cos’è una lettera di incarico professionale, quali sono le sue peculiarità e caratteristiche e quali sono i suoi usi più comuni nell’ambito lavorativo di tutti i giorni. Inoltre vi spiegheremo come sia possibile firmare elettronicamente tale lettera da remoto in modo da risparmiare tempo e denaro.

Per fare ciò, iniziamo dalla sua definizione: una lettera di incarico professionale non è altro che un documento “con cui si disciplinano tutti gli aspetti che attengono al rapporto tra il professionista e il proprio cliente: oggetto della prestazione, modalità di svolgimento dell'incarico, entità del compenso e via discorrendo.” (fonte: moduli.it) 

Tendenzialmente, una lettera di incarico puo’ essere redatta in maniera specifica o generica.

In caso si optasse per una lettera di incarico generica, basterà scaricare un modello dei tanti presenti online, partendo dal presupposto che la prestazione professionale del servizio potrà essere generata da un consulente del lavoro, un architetto, un ingegnere, un commercialista o un geometra.

Una lettera di incarico generica, avrà quindi lo stesso aspetto della lettera presente qui di seguito, ove soltanto le informazioni più importanti dovranno essere sostituite e compilate:

Nel caso in cui invece si desiderasse creare una lettera di incarico specifica, legata ad un particolare servizio offerto/ professionista, basterà seguire le regole di redazione presenti nel paragrafo che segue!

Buona lettura :) 

Una lettera di incarico professionale, per essere valida e legalmente riconosciuta, deve contenere dopo la sua stesura i seguenti dettagli.

Prima di tutto, dopo aver iniziato la sua redazione, si dovranno accuratamente riportare al suo interno i dati anagrafici e i dati di recapito sia del committente dell’incarico che del professionista. 

In un secondo momento, dopo la stesura della parte iniziale, sarà necessario specificare:

1. L’oggetto del mandato e dell’incarico - in questa sezione si dovrà specificare il tipo di attività svolta dal professionista (es. consulenza, redazione di un progetto, la prestazione attesa… etc.). In questa fase della stesura della lettera sarà anche necessario specificare se il professionista dovrà avvalersi di collaboratori o di personale dipendente per portare a termine il suo incarico.

2. Il compenso previsto per l’incarico svolto - in questa sezione della lettera si dovrà mettere nero su bianco il compenso che il professionista riceverà al termine dell’incarico svolto. Il compenso sarà composto da un onorario fisso, deciso in comune accordo dalle due parti, e di eventuali aggiunte variabili quali rimborsi spese o simili.

3. La durata dell’incarico e le modalità di recesso - in questa sono quindi indicati la decorrenza e la durata dell’incarico assegnato al professionista tenendo conto che la stessa puo’ essere rinnovata tacitamente alla sua scadenza - se precedentemente indicato nella lettera e concordato - o puo’ prendere fine alla conclusione della prestazione.
Per quanto riguarda le modalità di recesso di un contratto, le stesse possono variare a seconda della categoria di professionisti alla quale si è fatto appello.

Per i Dottori Commercialisti, per esempio, si potranno adottare le seguenti condizioni:

“Il Cliente può recedere dal contratto in qualsiasi momento, revocando il mandato conferito, senza alcun obbligo di motivazione. In tal caso il cliente sarà comunque tenuto a rimborsare le spese sostenute ed a pagare il compenso dovuto per l’opera già svolta.”

4. Gli obblighi del professionista - in questa sezione della lettera di incarico sono indicati tutti gli obblighi ai quali il professionista dovrà sottostare durante tutta la durata della prestazione. Più in dettaglio:

“Il Professionista, con la sottoscrizione per accettazione, si impegna:

• a prestare la propria opera usando la diligenza richiesta dalla natura dell’attività esercitata, dalle Leggi e dalle norme deontologiche della professione e, ai sensi dell'art. 2235 del c.c.,
• a trattenere la documentazione fornita dal Cliente per il tempo strettamente necessario all’espletamento dell’incarico, salvo diversi accordi con il Cliente,
• a rispettare il segreto professionale non divulgando fatti o informazioni dei quali sia venuto a conoscenza in relazione all’espletamento dell’incarico. “
  

5. Gli obblighi del committente - In questa sezione vengono indicati tutti gli obblighi del committente della lettera di incarico e della missione affidata al professionista. Normalmente vengono indicati oltre all’obbligo di messa a disposizione del professionista di tutta la documentazione relativa all’incarico, anche il pagamento degli onorari pattuiti. Inoltre, “il mandante ha l’obbligo di informare tempestivamente il Professionista, mediante atti scritti, su qualsivoglia variazione che abbia inerenza al mandato conferito”.

6. La clausola risolutiva espressa - ovvero una “particolare clausola con la quale le parti stabiliscono ex ante, dunque nel momento stesso in cui stipulano il contratto, che il rapporto nascente dall'accordo sottoscritto dovrà considerarsi risolto qualora una determinata obbligazione non venga adempiuta affatto o non venga adempiuta secondo le modalità stabilite dal contratto sottoscritto.”

7. La polizza assicurativa per responsabilità civile contro i rischi professionali - viene indicata all’interno della lettera di incarico nella modalità seguente:

“Il Professionista indica di seguito i dati della propria polizza assicurativa:…..avente massimale pari ad €…”

Che aspetto avrà quindi la lettera di incarico professionale per un commercialista?

Anche se, per convenzione, il conferimento dell’incarico professionale ad un commercialista avviene per forma orale, è sempre consigliato di avere a disposizione una copia cartacea della lettera di incarico e degli estremi della polizza assicurativa per essere tutelati al meglio in caso di controversia.

Tenendo conto delle norme esplicitate nel Codice Civile e delle indicazioni fornite dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, è bene che i seguenti punti siano riportati nella lettera di incarico professionale.

Prima di tutto, come spiegato anche nel paragrafo precedente, l’oggetto dell’incarico è di fondamentale importanza e deve essere correttamente ed esaustivamente specificato. 

Nel caso dei commercialisti possono quindi essere elencati i seguenti compiti: “consulenza ed assistenza in materia fiscale e tributaria, redazione contabilità aziendale, contenzioso tributario, assistenza e adempimenti in materia di diritto del lavoro, di diritto e applicazioni della previdenza e assistenza sociale, di diritto sindacale, elaborazione prospetti di paga, selezione del personale, denunce previdenziali ed assicurative, etc…”

In secondo luogo sarà opportuno indicare il compenso per la prestazione fornita dal commercialista. In questo caso è necessario che vi sia un elenco dettagliato di tutti i compensi percepiti per ogni singola prestazione fornita. Inoltre, ai compensi standard verrà aggiunto un contributo del 4%, l’IVA ed eventuali rimborsi spese.

Per quanto riguarda la specifica della durata e del recesso della lettera di incarico del dottore commercialista, è bene specificare che “il mandato professionale commercialista può prevedere che l'incarico decorra dalla data di sottoscrizione dello stesso e si intenda conferito per “enne” anni (1, 2, ..), con rinnovo tacito alla scadenza e per un eguale periodo”. (fonte: moduli.it)
Bisognerà quindi definire delle eventuali modalità di recesso dell’incarico da parte del mandante o del commercialista stesso specificando le casistiche di adempimento delle prestazioni del commercialista nei 15 giorni che seguiranno il suddetto recesso.

Infine, verranno elencati in dettaglio sia gli obblighi del professionista che quelli del cliente. 

In maniera più specifica, “il commercialista, (...)  si impegna a prestare la propria opera usando la massima diligenza, a trattenere presso i propri uffici la documentazione contabile fornita dal cliente per il tempo strettamente necessario all’espletamento dell’incarico e a rispettare il segreto professionale“ mentre “il cliente ha l’obbligo di far pervenire tempestivamente presso lo Studio del commercialista tutta la documentazione in suo possesso, esonerando quest'ultimo da qualsiasi responsabilità per mancata o tardiva esecuzione di certe prestazioni dovute al ritardo nella consegna o nel rilascio di documenti inesatti, falsi o non completi”. (fonte: moduli.it)

Ora, vediamo insieme come firmare una lettera di incarico professionale - in tutta sicurezza - con Yousign!

Come abbiamo visto nei paragrafi precedenti, la lettera di incarico per un professionista - in questo caso il commercialista - è essenziale per garantire una migliore tutela delle parti del contratto e per evitare future controversie.

Infatti, specificando in maniera dettagliata alcuni punti fondamentali come l'oggetto dell’incarico e le prestazioni del professionista e elencando esaustivamente le prestazioni escluse dall’incarico, la maggior parte delle controversie in tribunale puo’ essere evitata.

In generale, però, è essenziale che la validità della lettera di incarico sia ben definita! 

Si dovrà quindi evitare di firmare una lettera di incarico utilizzando un'immagine di firma in formato .png in quanto la stessa non ha valore legale.

Essendo pertanto solo un’immagine, la sua creazione non prevede l’uso di strumenti crittografici capaci di garantire l’autenticità, l’integrità e il valore giuridico della firma stessa.

Per evitare quindi un disconoscimento della firma apposta sulla lettera di incarico, si potrà quindi optare per firmarla elettronicamente.

In questo caso infatti, firmando una lettera di incarico con una soluzione di firma elettronica si dovrà prestare attenzione al fatto che l’operatore utilizzato soddisfi i requisiti tecnici richiesti e approvati dalla regolamentazione eIDAS e che sia un fornitore di servizi sicuro e certificato dall’Unione Europea.

Solamente il file di prova, infatti,  generato univocamente per ogni firmatario del documento  dopo la firma dello stesso, puo’ provare e garantire davanti ad un giudice l’autenticità della firma ed assicurarsi che sia legalmente valida.

Al giorno d’oggi non è per niente pratico di dire al proprio cliente di presentarsi in ufficio per firmare una semplice lettera di incarico. In effetti, soprattutto in periodi di forte pressione e di rincorsa alle scadenze, l’ideale sarebbe poter risparmiare minuti preziosi senza dover stampare, firmare, scansionare un documento o chiamare ripetutamente un cliente che si è dimenticato di inviarti la copia per email… ma come ovviare a tutto cio’? 

Utilizzando la soluzione di firma elettronica Yousign!

Per evitare di perdere tempo infatti - e di farlo perdere anche ai tuoi clienti ;) - puoi utilizzare una soluzione come Yousign che ti permetterà di far firmare una lettera di incarico professionale in pochi e semplici clic!

E’ infatti facile e veloce, di seguito ti mostriamo come fare :) 

Prima di tutto ti basterà preparare la tua lettera di incarico - compilando tutti i campi richiesti - per poi convertirla in formato PDF.

In secondo luogo ti basterà cliccare su “Nuova Richiesta” 

per iniziare il processo di caricamento della lettera in formato PDF sulla nostra webapp

 e procedere alla scelta dei firmatari del documento.

Ricorda: Potrai inserire tante caselle di firma quanti sono i firmatari della lettera di incarico - normalmente 2 se i firmatari saranno il committente ed il professionista - .

Se necessario si potrà aggiungere una “Dicitura” sulla lettera di incarico come - per esempio - “Letto e approvato in data#”, che farà automaticamente apparire la data di firma della lettera in automatico sul documento. Fantastico vero?

Se ne dovessi aver bisogno poi, si potranno inserire facilmente degli allegati quali, ad esempio, informativa privacy o informativa antiriciclaggio: 

Quando avrai caricato tutti i documenti ed avrai inserito le caselle di firma, non ti resterà che cliccare su “Conferma ed invia ora” per inviare la tua lettera di incarico per la firma!

Tutto cio’ in meno di 3 minuti: questo è il tempo necessario per inviare una richiesta di firma con Yousign, a prescindere dal livello di sicurezza scelto!

La firma elettronica Yousign è sicura perchè la nostra soluzione è certificata eIDAS e conforme al GDPR, veloce, flessibile e ti permette di seguire la firma di documenti in tempo reale.