Guida completa al modulo di consenso al trattamento dei dati personali: protezione, privacy e regolamento

Sei abbastanza informato sui tuoi diritti rispetto alla privacy online e non? Sai di poterti tutelare, ma non hai mai approfondito l’argomento? Se anche tu quando al fondo di un form trovi il “modulo di consenso al trattamento dei dati personali” spunti senza leggere, oggi ti spiegheremo perché è invece importante proteggere i tuoi dati, e come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) ha aumentato l’attenzione a privacy e cybersicurezza.

Iniziamo ⬇

Il consenso al trattamento dei dati personali consiste in “qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento” (art. 4, n. 11 del GDPR).

Il modulo di consenso al trattamento dei dati personali è quindi il documento che sigilla l’accordo tra l'interessato (l'individuo a cui i dati si riferiscono) ed il titolare (l'entità o l'organizzazione che raccoglie e gestisce i dati personali). 

Si può incontrare questo tipo di documento in vari contesti, digitali o fisici: ricezione di newsletter, acquisto di prodotti o servizi, partecipazione a sondaggi o concorsi, ecc.

Il modulo si basa sul principio fondamentale della trasparenza e del consenso informato, in linea con i requisiti del GDPR.

Riferendosi al GDPR (all'art. 4, par. 1, n. 7), il titolare del trattamento dei dati personali è la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica o il servizio che decide le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

Il titolare del trattamento può trattare i dati personali di persone fisiche e stabilire autonomamente le finalità e i mezzi del trattamento. Il titolare deve rendere conto agli interessati e all'autorità di controllo competente delle sue scelte.

Le attività del titolare del trattamento includono:

• il rispetto dei principi del GDPR;
• la valutazione dei rischi e la loro mitigazione tramite misure tecniche e organizzative;
• l'adozione di misure di sicurezza per garantire la privacy degli interessati;
• la redazione del registro dei trattamenti;
• la designazione di figure terze per la gestione dei dati;
• la cancellazione dei dati quando richiesto dalla legge o dagli interessati;
• l'informazione agli interessati sui trattamenti condotti e la notifica di eventuali violazioni di dati trattati.

Il titolare è responsabile per qualsiasi violazione della normativa e dei diritti degli interessati. Notiamo comunque una sfumatura importante: questi danni devono essere imputabili alla propria organizzazione e non alla condotta dell’interessato. Eventuali individui danneggiati possono quindi fare reclamo e pretendere un risarcimento presso il titolare in caso di violazione.

L'interessato al trattamento è la persona fisica cui si riferiscono i dati personali. Oggi, il concetto di interessato è cambiato, includendo l'intera società a causa dei trattamenti di dati personali diffusi, come delle app di fitness, i social media, le telecamere di sorveglianza, ecc.

L'interessato può essere solo una persona fisica, non una persona giuridica o un'associazione (Secondo la normativa GDPR).

I diritti dell'interessato comprendono:

• Il diritto di essere informato sui dati trattati (diritto di informazione);
• Il diritto di accedere ai dati in possesso del titolare (diritto di accesso);
• Il diritto di aggiornare o correggere i dati personali;
• Il diritto di cancellare i dati in possesso del titolare;
• Il diritto di opporsi al trattamento;
• Il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento;
• Il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati e alla profilazione;
• Il diritto di richiedere la trasformazione dei dati in forma anonima;
• Il diritto di richiedere il blocco o la limitazione dei dati trattati illegalmente o non necessari;
• Il diritto alla portabilità dei dati;

Il diritto di informazione implica che l'interessato deve ricevere informazioni complete riguardanti il trattamento, inclusi i destinatari dei dati, la base giuridica, l'esistenza di processi decisionali automatizzati e altro. Tutto ciò avviene attraverso un'informativa dedicata a informare l'interessato.

Non si può parlare di modulo di consenso al trattamento dei dati personali e senza nominare l’informativa privacy. Sono in effetti correlati e si integrano a vicenda.
Il modulo di consenso rappresenta l'accordo esplicito e formale dell'interessato al trattamento dei propri dati personali.

L’informativa privacy è il testo dettagliato che fornisce le informazioni riguardo a come e perché i dati saranno trattati. Non bisognerebbe dunque mai firmare il modulo di consenso senza aver letto attentamente l’informativa sulla privacy a lui complementare.

È quindi importante la chiarezza dell’informazione: il modulo di consenso deve fare riferimento all'informativa privacy, in modo che l'interessato possa esaminare le informazioni complete prima di accettarle.
L'informativa privacy, a sua volta, deve riflettere le opzioni di consenso disponibili e fornire un collegamento diretto al modulo. Questo accesso consentirà quindi all'interessato di dare il consenso in modo semplice e immediato.

• Finalità del trattamento: una spiegazione limpida dello scopo per cui i dati personali sono raccolti e trattati. Citiamo per esempio la gestione degli ordini, l'invio di comunicazioni promozionali, l'analisi delle preferenze degli utenti, ecc.
  
• Tipi di dati trattati: elenco esaustivo delle tipologie di dati personali che saranno oggetto di trattamento. Le più comuni sono nome, indirizzo email, numero di telefono, dati finanziari, ecc.
  
• Base giuridica del trattamento: questa deve essere indicata affinché sia autorizzato legalmente il trattamento dei dati. Può essere il consenso dell'interessato, l'esecuzione di un contratto, l'adempimento di obblighi legali o altri interessi legittimi.
  
• Destinatari dei dati: specifica delle categorie di destinatari con cui i dati personali possono essere condivisi. Generalmente include fornitori di servizi, partner commerciali o autorità competenti.
  
• Trasferimento dei dati al di fuori dell'UE: le informazioni su trasferimenti dei dati a paesi extracomunitari e le misure di sicurezza adottate, se applicabile. 
  
• Durata del trattamento: ovvero il periodo di tempo per cui i dati personali saranno conservati e trattati dal titolare.
  
• Diritti dell'interessato: informazione riguardo ai diritti garantiti all'interessato dal GDPR, citati sopra. 
  
• Revoca del consenso: spiegazione del diritto dell’interessato di revocare il consenso in qualsiasi momento e metodologia per farlo.

Il modulo di consenso al trattamento dei dati personali non è solo una questione di dati online. Dobbiamo anche nominare gli eventi e le attività promozionali alle quali si partecipa fisicamente. In questo caso, come assicurarsi la normativa  venga rispettata?

Gli eventi sportivi, di raccolta fondi, di networking, ecc. sono tutte occasioni nelle quali verranno probabilmente raccolti una serie di dati personali dei partecipanti: nome, indirizzo email, numero di telefono ed altre informazioni private.

Ottenere il consenso esplicito degli interessati attraverso il modulo di consenso, prima di procedere con la raccolta di qualsiasi dato è quindi essenziale. Il modulo dovrebbe essere incluso nel processo di registrazione all'evento fornire i seguenti dati:

• Un'informativa completa riguardo alle finalità del trattamento dei dati;
• I destinatari dei dati, la durata del trattamento e i diritti degli Interessati. 

Solo dopo aver ottenuto il consenso, l'organizzazione potrà trattare i dati personali dei partecipanti in conformità con le disposizioni del GDPR.

Lo stesso principio si applica anche alle attività promozionali, quando ad esempio un'azienda organizza una campagna di marketing, cercando quindi di raccogliere dati personali.

Il passaggio dal tradizionale modulo di consenso cartaceo a un modulo di consenso digitale offre numerosi vantaggi. Può sembrare stupido, ma i moduli cartacei possono essere soggetti a smarrimenti, ritardi e difficoltà di archiviazione. I moduli digitali, invece, consentono un processo più efficiente ed ecologico (il famoso paperless). Inoltre, la gestione dei moduli digitali viene  semplificata grazie all'archiviazione elettronica, il che facilita la ricerca e la consultazione dei consensi ottenuti.

L'utilizzo di strumenti digitali per la raccolta e la gestione dei consensi consente miglioramento dell'efficienza e una riduzione potenziale degli errori umani. Si possono infatti integrare i moduli di consenso direttamente nei siti web, form di registrazione o app, in un processo fluido per gli utenti. Questi strumenti possono anche inviare notifiche automatiche agli interessati per chiedere la revoca del consenso quando necessario.

Un caso d'uso interessante del modulo di consenso si trova nell'ambito delle firme elettroniche. 

Le firme elettroniche, sia semplici che avanzate, sono sempre più utilizzate come metodo per ottenere l'approvazione o l'autorizzazione di documenti, contratti, e altre forme di accordo. Quando la firma elettronica viene utilizzata per apporre la propria firma su un documento relativo a un accordo, il modulo di consenso può essere integrato direttamente nel flusso di firma.

In questo modo, la persona interessata può apporre la firma elettronica sul documento, leggere e fornire il proprio consenso al trattamento dei dati personali, nell'ambito della firma del documento specifico.

Bisogna comunque assicurarsi di adattare il testo alle normative e alle leggi vigenti del paese nel quale si conclude l’accordo e di fornire informazioni precise e chiare agli interessati riguardo al processo di firma e al trattamento dei dati personali.

la lettura dell’informativa e il processo di consenso al trattamento dei dati garantisce che l'interessato è informato correttamente riguardo ai diritti e alle finalità del trattamento dei dati personali, prima di procedere col dare delle informazioni personali durante un’attività digitale o non e durante il processo di firma elettronica.

Per risparmiare tempo nei processi di firma e autenticazione, consigliamo vivamente di passare alla firma elettronica. La soluzione Yousign può aiutarti con quasi tutti i contratti che devi firmare. Yousign è conforme alla normativa eIDAS.

Per ogni firma, viene creato un file di prova contenente informazioni sui firmatari, il tipo di firma, l'indirizzo, ecc. Questo file viene poi marcato temporalmente per garantirne l'autenticità.

In questo modo, Yousign fornisce una firma elettronica certificata e sicura, oltre a garantire la verifica e l'autenticazione dell'identità del firmatario.

L'autenticazione della firma è un passo importante per garantire la validità legale dei documenti. Sia che si opti per l'autenticazione tradizionale o per i metodi moderni, bisogna assicurarsi di rispettare le procedure legali in vigore. Una soluzione di firma elettronica come Yousign offre un'alternativa pratica e sicura.

Non dimenticare che l'autenticazione della firma è essenziale per garantire la validità legale dei documenti, quindi prendi il tempo necessario per informarti sulle procedure appropriate e utilizza mezzi sicuri per proteggere tutte le tue firme.